2.1.4 Buchen der Verwaltungsgebühr1 Buchen der Verwaltungsgebühr (Jahresbeitrag) Die Verwaltungsgebühr ist immer fällig, wenn folgende Meldung bei der Ausleihe erscheint: Die Meldung zuerst mit Ja beantworten. Nun muss überprüft werden, ob im rechten oberen Eck ein Feld Hauptaus vorhanden ist.
2.1.4 Buchen der Verwaltungsgebühr2 Situation 1: Das Feld ist NICHT vorhanden: Einfach wie gewohnt die Ausleihen buchen und mit Enter abschließen. Die Gebühr wird somit automatisch gebucht und es wird abgefragt, ob der Leser bezahlt. Je nachdem ob der Leser bezahlt, die Abfrage mit Ja oder Nein beantworten.
2.1.4 Buchen der Verwaltungsgebühr3 Situation 2: Das Feld ist vorhanden: Das Feld Hautausw anklicken. Dort am rechten Rand das Feld F2: 1 Jahr:... anklicken. Das Programm springt nun in die Benutzerdatenansicht der Person, die den Hauptausweis für die Familie hat. Es erscheint folgende Meldung, die immer mit ja beantwortet wird (es ist hier nicht von Bedeutung, ob der Leser auch zahlt!):
2.1.4 Buchen der Verwaltungsgebühr4 Nun die Benutzermaske mit OK schließen. Je nachdem ob der Leser bezahlt, die nun erscheinende Abfrage mit Ja oder Nein beantworten. Um nun fortzusetzen kann einfach auf Ausleihe und dann auf Letzter Leser geklickt werden. Es erscheint das Leserkonto vom Anfang. Erscheint nun wieder die selbe Gebührenmeldung, wurde die Gebühr falsch oder nicht verbucht. In der Benutzermaske ist nun automatisch im Feld Bezahlt bis die Gültigkeitsdauer um ein Jahr erhöht worden.
2.1.4 Buchen der Verwaltungsgebühr5 Vertiefender Hinweis: Warum darf nicht von Hand ins Feld Bezahlt bis das neue Datum eingetragen werden? Das Programm arbeitet bei der Gebührenbuchung mit der Doppelten Buchführung. Das bedeutet in diesem Fall: Mit dieser Meldung wird zuerst ins Gebührenkonto eingetragen, dass der Jahresbeitrag fällig ist. Dies würde nicht passieren, wenn nur von Hand ins Feld Bezahlt bis das Datum eingetragen würde. Erst später wird gebucht, dass die Gebühr bezahlt wurde. Im Gebührenjournal sind beide Buchungen sichtbar: