Excel- Grundlagen Die Präsentation eignet sich für einen Impulsvortrag von ca. 30 Minuten. Sie eignet sich für ein interaktives Lehrgespräch mit einer Dauer von ca. 1,5 Std. und für einen Kurs mit 2 x 2 Std. Wie üblich gilt ©: Die Datei können alle ehrenamtlich arbeitenden PC-Trainer nutzen und sie auch auf ihre Bedürfnisse anpassen, wenn sie die Quelle (SII und Bernhard Peitz) im Vor- oder Abspann nennen. Kommerziell arbeitende Trainer dürfen die Datei nicht, auch nicht auszugsweise nutzen.

Sinn und Zweck Zahlen erfassen und rechnerisch verknüpfen (z.B. Haushaltsbuch, KFZ-Kosten, usw.) Grafische Auswertung von Zahlenreihen und Rechenergebnissen Komplexe Berechnungen von wiederkehrenden Vorgängen und ihre graphische Darstellung sind die Domäne der Tabellenkalkulation, aber auch einfache Berechnungen in den Grundrechenarten. Aufgaben Welches Projekt möchten Sie sich in diesem Workshop erarbeiten? _________________________________________________________________ Welche Anforderungen stellen Sie an dieses Projekt? 21.07.2012 Bernhard Peitz, Senioren Online Reichenbach/Fils 02

Das Arbeitsblatt Zellen werden in Spalten und Zeilen organisiert. Zellen nehmen die Daten auf (Text oder Zahlen) Inhalte und Formeln werden in der Editierzeile angezeigt und verändert. Die Identifikation einer Zelle über Spalte und Zeile ist der Schlüssel für alle folgenden Aktionen. Auch wenn mittlerweile viele Editierarbeiten komfortabel direkt in der Zelle erfolgen können, bleibt die Editierzeile die Basis aller Änderungen und hier ganz speziell für Formeln. Aufgaben Öffnen Sie eine neue Excel-Tabelle und geben sie in eine Zelle einen Text und in eine andere Zelle eine Zahl ein. Wie reagiert Excel auf diesen Unterschied nach Abschluss der Eingabe durch „Enter“? _________________________________________________________________ Versuchen Sie die Inhalte der Zellen zu ändern. Zunächst direkt in der Zelle und dann in der Editierzeile. Erkennen Sie Unterschiede und wenn ja welche? ________________________________________________________________ 21.07.2012 Bernhard Peitz, Senioren Online Reichenbach/Fils 03

Die ersten Berechnungen Zahlen in Zellen erfassen Formel im Editionsfeld formulieren (mit Enter abschließen) Additionsrichtung Es gibt eine große Zahl von vorgefertigten Berechnungsmöglichkeiten, die wir aber hier noch nicht nutzen. Die Basis für das Verständnis zu den Abläufen in der Tabellenkalkulation ist immer die von Hand eingegebene Formel. Im Beispiel sind eine Zeile, eine Spalte und die Ergebnisse addiert. Daraus sollte sich ein Grundverständnis für die Funktion von Zellen und Formeln entwickeln. Aufgaben Erzeugen Sie je eine kurze Zahlenreihe in horizontaler und vertikaler Richtung. Markieren Sie eine leere Zelle und geben in der Formatierungszeile ein Gleichheitszeichen (=) ein. Markieren Sie jetzt eine Zelle aus der mit Zahlen gefüllten Zeile. Die Adresse der Zelle wird automatisch in die Formatierungszeile eingetragen. Schreiben Sie ein Pluszeichen (+) in die Formatierungszeile und markieren anschließend die nächste Zelle. Wiederholen Sie diese Vorgänge solange, bis alle mit Zahlen gefüllten Zellen der Zeile erfasst sind. Schließen Sie den Vorgang mit „Enter“ ab. Was ist die Folge dieser Aktion? _________________________________________________________________ Wiederholen Sie diese Aktion mit den gefüllten Zellen der Spalte. Was ist die Folge der Aktion? Markieren Sie eine andere beliebige Zell und schreiben in die Formatierungszeile ein Gleichheitszeichen (=). Markieren Sie die Zelle die das Summenergebnis der Zeile enthält. Geben Sie anschließend in die Formatierungszeile ein Pluszeichen (+) ein, markieren die Zelle mit dem Summenergebnis der Spalte und schließen den Vorgang mit „Enter“ ab. Was ist das Ergebnis dieser Aktion? ________________________________________________________________ Wie lauten die Formeln für C8 und F8? 21.07.2012 Bernhard Peitz, Senioren Online Reichenbach/Fils 04

Addition größerer Bereiche Additionsbereich + 1 Zelle markieren und mit Summenfunktion abschließen. Zelle mit der erzeugten Formel in beliebige Zelle verschieben. Zelle mit der erzeugten Formel in eine benachbarte Zelle kopieren Die Summenfunktion im Bereich „Start“ => „Bearbeiten“ => „Summenfunktion“ ist eine der vielen vorbereiteten Formelfunktionen. Beim Verschieben über „Drag and Drop“ oder „Ausschneiden und Einfügen“ bleibt die Formel in der Regel erhalten. Beim Kopieren passt sie sich automatisch der neuen Position an. Hier ist genau zu prüfen, ob die richtige Funktion gewährleistet ist. Eventuell muss sie korrigiert werden. Aufgaben Erzeugen Sie verschiedene Zahlenreihen in horizontaler oder vertikaler Richtung. Markieren Sie alle beschriebenen Zellen einer Zeile oder Spalte plus einer direkt anschließenden leeren Zelle. Wählen Sie dann „Start“ => „AutoSumme“ (im Feld „Bearbeiten“). Was ist das Ergebnis dieser Aktion? _______________________________________________________ Wie unterscheidet sich diese Summen-Formel von der handgeschriebenen Formel auf Folie 4?   Verschieben Sie diese Formel in eine andere Zelle und prüfen Sie die Funktion durch Änderung von Daten in der Zahlenreihe. Was ist das Ergebnis? ______________________________________________________ Kopieren Sie die Summen-Formel in eine benachbarte Zelle. Wie unterscheidet sie sich vom Original? + 21.07.2012 Bernhard Peitz, Senioren Online Reichenbach/Fils 05

Das schelle Ergebnis Hier sind vier Zahlen eingegeben, die anders als beim Taschenrechner jederzeit korrigiert werden können. Nach dem Markieren der Zellen werden in der Fußzeile der Mittelwert und die Summe ausgewiesen. Aufgaben Prüfen sie die in der Folie beschriebene Funktion, indem Sie die entsprechenden Zellen markieren. Testen Sie auch die Windows-Funktion „Strg“ + Auswahl div. Zellen. Prüfen sie die Funktion durch neue Zahlenreihen in horizontaler und vertikaler Richtung. 21.07.2012 Bernhard Peitz, Senioren Online Reichenbach/Fils 06

Einfaches Formatieren Texte formatieren (Größe und Schriftart) Spaltenbreite ändern und Inhalte anordnen (z.B. „mittig“) Spalten, Zeilen oder Zellen Einrahmen und Einfärben. Alle Formatierungsarbeiten sind bereits aus der Textverarbeitung bekannt. Neu ist, dass sie sich je nach Markierung grundsätzlich nur auf die Zelle, Zeile oder Spalte beziehen. Wichtig: Das Gitternetz wird nur ausgedruckt, wenn diese Option auch gewählt ist. Ansonsten werden nur die von Hand eingefügten Rahmen gedruckt. Bei Excel 2010 gilt die Befehlsfolge : „Seitenlayout“=> „Drucktitel“ => Häkchen bei Gitternetzlinien Aufgaben Öffnen Sie ein neues Excel-Dokument. Erstellen Sie die Mustertabelle und formatieren Sie sie entsprechend. Achten Sie darauf, dass die Zeilen und Spalten exakt eingehalten werden. Auf den folgenden Seiten werden wir die Tabelle mehrfach optimieren und uns dabei auf die Zelladressen beziehen. - Texte schreibe / Texte in Schriftgröße und Schriftfarbe einstellen. - Spaltenbreiten an den längsten Text anpassen. Schreiben Sie in die Zellen B7 – B9 eine beliebige Zahl - Erzeugen Sie in der Zelle B10 eine Summenformel, welche die Zellen der Zeilen B7, B8 und B9 addiert. - Schieben Sie die erzeugte Summen-Formel in die Zelle B5 Kopieren Sie die Summen-Formel aus B5 in die Zellen C5, D5, E5 und F5 - prüfen Sie die Funktion der Formeln indem Sie beliebige Zahlen in die Zeilen 7 – 9 eintragen. - Zuletzt die Rahmenlinien setzen und die Zellen einfärben. 21.07.2012 Bernhard Peitz, Senioren Online Reichenbach/Fils 07

Erweitertes Formatieren Dieses Fenster ist die Superwaffe für alle Formatierungen von Zellen, Zeilen und Spalten. Befehlsfolge: „Rechte Maustaste“ => „Zellen formatieren“ => Zunächst sind hier nur die wichtigsten Formatierungspunkte notwendig: Zahlen: Standard, Zahl, Währung, Text Ausrichtung: Zeilenumbruch, Zellen verbinden Schrift, Rahmen und Ausfüllen: sind in der einfachen Formatierung bereits ausreichend abgebildet. Aufgaben Erkunden Sie das Fenster zum Formatieren von Zellen. Wechseln Sie in der Fußzeile von „Tabelle1“ auf „Tabelle 2“. Schreiben Sie in eine Zelle der Spalte „D“ eine beliebige Zahl. Öffnen Sie das Formatierungsfenster (rechte Maustaste => Zellen formatieren) und formatieren die Zelle nacheinander auf Text, Zahl und Währung. Wie unterscheiden sich die Anzeigen? Bei Text __________________________________________________________ Bei Zahl __________________________________________________________ Bei Währung ______________________________________________________ Schreiben Sie in die Zelle links von der Zahl einen beliebigen, aber zu langen Text und schließen Sie mit Enter ab. Was passiert mit dem Text? In der Zelle _______________________________________________________ In der Formatierungszeile ___________________________________________ Markieren Sie die Zelle mit dem Text. Öffnen Sie das Formatierungsfenster und wählen dort „Ausrichtung“ => Zeilenumbruch. Wie wird der Text jetzt in der Zelle angezeigt? ________________________________________________________________ Markieren Sie jetzt die Zelle mit dem Text und die leere Zelle links daneben und Wählen im Formatierungsfenster „Ausrichtung“ => Zellen verbinden. Wie wird der Text jetzt in der Zelle angezeigt? Einfach einmal alle Funktionen nacheinander ausprobieren und die Ergebnisse anschauen. 21.07.2012 Bernhard Peitz, Senioren Online Reichenbach/Fils 08

Ein Musterprojekt gestalten Einfügen neuer Zeilen/Spalten und Verbinden von Zellen Formeln in beliebige Zellen eingeben und Berechnungsbereiche definieren An beliebiger Stelle des Arbeitsblattes können Zeilen und Spalten eingefügt und entfernt werden. Die Liste der Eintragungen in einem Haushaltsbuch kann sehr lang werden, deshalb empfiehlt es sich die Summen unabhängig von der Listenlänge im Kopfbereich der Liste anzulegen. Hier kann es sein, dass die Spaltenbreite bei einigen Zellen nicht ausreicht. Dann müssen mehrere Zellen verbunden werden. Das Muster zeigt zwei Beispiele. Verbindung von zwei nebeneinander liegenden Zellen und einem Block von nebeneinander und übereinander liegenden Zellen. Aufgaben - Wechseln Sie in der Fußzeile wieder von „Tabelle 2“ auf „Tabelle 1“. Markieren Sie die „Zeile 2“ und fügen Sie vier leere Zeilen ein. - Befehlsfolge „Start“ => „Zellen“ => Einfügen. Schreiben Sie die Begriffe Summe Einnahmen, Summe Ausgaben und Differenz in die Zellen A3, A4 und A5. Verbinden Sie in den Zeilen 3 – 5 jeweils die Spalten A und B miteinander. - Formatieren Sie die eingegebenen Texte auf Fett und 12 pk. Markieren sie die Zelle C3 und schreiben Sie in die Formatierungszeile ein Gleichheitszeichen (=). Markieren Sie anschließend die Zelle B9 und schließen Sie den Vorgang mit Enter ab. Was wird jetzt angezeigt? In der Zelle C3 ___________________________________________________ In der Formatierungszeile __________________________________________ Markieren Sie jetzt die Zelle C4 und schreiben in die Formatierungszeile ein Gleichheitszeichen. Addieren jetzt hier die Zellen C9+D9+E9+F9 und schließen dann mit Enter ab. Was wird jetzt angezeigt? In der Zelle C4 __________________________________________________ In der Formatierungszeile _________________________________________ Wie sieht die Formel aus die in Zelle C5 die Differenz von C3 zu C4 anzeigt? Geben Sie sie auch in C5 ein. ______________________________________________________________ Markieren Sie die Zelle B9. Was wir in der Formatierungszeile angezeigt? Addiert werden also die Zellen der Zeilen 11 – 13. Wie kann das sein? In Folie 7 hatten wir die Zeilen 7 – 9 addiert. Was müssen Sie an der Formel ändern, wenn hier bis zu 100 Einträge addiert werden sollen? Zeile oder Spalte markieren und dann das entspr. Werkzeug benutzen. 21.07.2012 Bernhard Peitz, Senioren Online Reichenbach/Fils 09

Das Datenblatt teilen So kann z.B. der Kopf mit den Summen stehen bleiben und der Rest der Tabelle kann gescrollt werden. Bei sehr langen Listen ist es sinnvoll, die Tabelle zu teilen. Aufgaben Fügen Sie unterhalb der Zeile 10 eine Trennlinie ein. Befehlsfolge: Zeile 11 markieren => „Ansicht“ => Fenster – Teilen. Jetzt können Sie die untere Tabellenhälfte scrollen. Die obere Hälfte bleibt stehen. Geben z. B. in der Zeile 20 einen Wert ein und beobachten was sich in der Zeile 9 (Summenzeile) tut. 21.07.2012 Bernhard Peitz, Senioren Online Reichenbach/Fils 10

Eine Grafik erstellen Den Bereich markieren. Befehlskette: „Einfügen“ => Diagrammauswahl Aufgaben Erstellen Sie eine Grafik für Summen Einnahmen, Ausgaben und Differenz. Befehlskette: Zellen A3 – C5 markieren => „Einfügen“ => Diagramme – Säule => Auswahl. Erstellen Sie eine Grafik für die Summen und Begriffe der Zeilen 8 und 9. Welche Zellen müssen Sie markieren? _________________________________ Wie lautet die Befehlskette?: ________________________________________ 21.07.2012 Bernhard Peitz, Senioren Online Reichenbach/Fils 11

Weitere Berechnungen Multiplikation Division Prozentrechnung Aufgaben Wie müssten die Tabellen und die Formeln in der Formatierungszeile aussehenden? 20 x 4 = ? ________________________________________________________ 20 : 4 = ? ________________________________________________________ Wie müssten die Tabelle und die Formeln für folgende Aufgabe aussehen? 2010 hatten wir einen Heizölverbrauch von 6000 Litern. Nach der Renovierung der Heizung waren es in 2011 nur noch 4000 Liter. Wie viel Prozent konnten eingespart werden? 21.07.2012 Bernhard Peitz, Senioren Online Reichenbach/Fils 12

Urheber der Präsentation ist Bernhard Peitz im Netzwerk der Senior Internetinitiativen in Baden-Württemberg