Die Präsentation wird geladen. Bitte warten

Die Präsentation wird geladen. Bitte warten

IT-Solutions IT-Management Aufbewahrungspflichten und Dokumentation Intranet für die GoBS Gesetze - Umsetzung GoBS - GDPdU – GoBScape © h&p Consulting.

Ähnliche Präsentationen


Präsentation zum Thema: "IT-Solutions IT-Management Aufbewahrungspflichten und Dokumentation Intranet für die GoBS Gesetze - Umsetzung GoBS - GDPdU – GoBScape © h&p Consulting."—  Präsentation transkript:

1 IT-Solutions IT-Management Aufbewahrungspflichten und Dokumentation Intranet für die GoBS Gesetze - Umsetzung GoBS - GDPdU – GoBScape © h&p Consulting 2004, 2005, 2006

2 h & p Consulting Seite 2 April 2006 IT-Solutions Aufbewahrung und Archivierung steuerrelevanter Unterlagen Dokumentation nach den GoBS im Intranet Anforderungen Gesetze und Pflichten (wer – was – wie) Relevante Dokumente und Daten Interpretation – Anwendung Durchgang GoBS / GDPdU und Folgen Anwender-Situation (IST DW) ERP- und Archivierungs-Software Relevante Dokumente Geschäftsvorfälle / Personal Gliederung I

3 h & p Consulting Seite 3 April 2006 IT-Solutions Gliederung II Realisierung und Konsequenzen (SOLL) Methodik/Vorgehensweise Dokumente und Daten ERP und Archiv Geschäftsvorfälle / Personal Ausblick XML

4 h & p Consulting Seite 4 April 2006 IT-Solutions AO:= Abgabenordnung (Steuergesetz) HGB:= Handelsgesetzbuch GoB:= Grundsätze ordnungsgemäßer Buchf. GoS:=Grunds. ordnungsgem. Speicherbuchf. GoBS:= Grundsätze ordnungsmäßiger DV- gestützter Buchführungssysteme GDPdU:= Grunds. Datenzugriff u. Prüfbarkeit BPO:= Betriebsprüfungsordnung Abkürzungen

5 h & p Consulting Seite 5 April 2006 IT-Solutions HandelsrechtSteuerrecht Kaufleute (Handelsgewerbe) Geschäftsleute (Kaufleute u. Untern.) Aufbewahrungspflichten Aufbewahrungspflichten und Recht Anforderungen

6 h & p Consulting Seite 6 April 2006 IT-Solutions Drittes Buch.21 Handelsbücher - Erster Abschnitt. Vorschriften für alle Kaufleute Erster Unterabschnitt. Buchführung, Inventar § 238.1) Buchführungspflicht. (1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buch- führung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. (2) Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten. Gesetze und Pflichten GoBS – HGB / § 238

7 h & p Consulting Seite 7 April 2006 IT-Solutions HGB § 239Führung der Handelsbücher (ref. GoB) HGB § 257 Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen HGB § 261 Vorlegung von Unterlagen auf Bild- und Datenträgern AO § 145Allgem. Anford. an die Buchführung u. Aufzeichnungen AO § 146 Ordnungsvorschriften für die Buchfrng. und für Aufz. AO § 147 Ordnungsvorschriften. f. die Aufbewahrung von Unterl. Grundsätze GoB/GoS/GoBS BpO 2000Betriebsprüfungsordnung vom GDPdUGrunds. zum Datenzugriff / Prüfbarkeit digitaler Unterlagen Gesetze und Pflichten Anforderungen

8 h & p Consulting Seite 8 April 2006 IT-Solutions Umfassende Dokumentationspflichten Relevante Geschäftsvorfälle Beleg-, Journal-, u. Kontenfunktion Internes Kontrollsystem Daten- und Verfahrenssicherheit Verfahrensbeschreibung Gesetze und Pflichten GoBS

9 h & p Consulting Seite 9 April 2006 IT-Solutions Jeder Kaufmann Handelsgewerbe Handelsrecht Steuerrecht Kapitalgesellschaften verantwortlich für die Aufbewahrung ist der gesetzliche Vertreter Nach §§ 140,141,147 AO Jeder Kaufmann Unternehmer nach §§ 1-7 HGB Wer - Was - Wie Anforderungen

10 h & p Consulting Seite 10 April 2006 IT-Solutions Handelsrecht §§ 238, 257, 261 Anmerkung: Handelsbriefe sind auch digit. Nachrichten EDI, s, Faxe. Steuerrecht AO §147, Abs. 1 Handelsbücher/Inventare Eröffnungsbilanzen Jahresabschlüsse Lageberichte Konzernabschlüsse (inkl. Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen) Handelsbriefe (empf.:orig) Handelsbriefe (out: copy) Buchungsbelege ohne Lageberichte Konzernabschlüsse sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind + Handelsbücher/Inventare Wer - Was - Wie Anforderungen

11 h & p Consulting Seite 11 April 2006 IT-Solutions bildlich und inhaltlich Original Aufbewahrung Wiedergabe auf Bild- / Datenträger analogdigital a/b := z.B. Farbkopie d/b := z.B. Tiff-File a/i :=Rechnung auf Blanko d/i :=Rechnung auf Bildsch. Wer - Was - Wie Anforderungen

12 h & p Consulting Seite 12 April 2006 IT-Solutions Unterscheidung nach Handels- und Steuerrecht bei Aufbewahrungsform und –fristen nicht mehr nötig Beide – Handels- und Steuerrecht – beziehen sich auf die GoBS (bzw. GoB und GoS) Mit Ausnahme von Eröffnungsbilanzen, Jahres- und Konzernabschlüssen, dürfen alle anderen Unterlagen in bildlicher Wiedergabe (Faksimile) oder nur inhalt- licher Wiedergabe (CI) auf Bild- oder Datenträgern aufbewahrt werden. Anforderungen Auswirkungen der GoBS

13 h & p Consulting Seite 13 April 2006 IT-Solutions Original CI Faksimile Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe Buchungsbelege Eröffnungsbilanzen Konzern- und Jahresabschlüsse Handelsbücher Inventare Lageberichte Arbeitsanweisungen Organisationsunterl. versandte Handelsbriefe Original – Faksimile – CI (anzuwendende Aufbewahrungsform) Anforderungen

14 h & p Consulting Seite 14 April 2006 IT-Solutions DokumentFrist Buchungsbelege, Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Arbeitsanweisungen, Organi-sationsunterlagen (Verfahrensdokumentation) 10 empfangene und versandte Handelsbriefe und Geschäftsbriefe, Daten mit Belegfunktion 6 sonstige Unterlagen, sofern relevant für die Besteuerung 6 Ausnahme: § 169 AO: Die festen Aufbewahrungsfristen können sich für besteuerungsrelevante Unterlagen verlängern, wenn die Festsetzungsfrist für Steuern nach der AO noch nicht abgelaufen ist. Aufbewahrungsfristen Anforderungen

15 IT-Solutions IT-Management Quer durch die GoBS

16 h & p Consulting Seite 16 April 2006 IT-Solutions Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen können nach § 146 Abs. 5 Abgabenordnung 1977 (AO) auf Datenträgern geführt werden. Form der Buchführung und angewandtes Verfahrens müssen GoB entsprechen. § 147 Abs. 2 AO lässt die Aufbewahrung von Unterlagen auf Datenträgern zu: Bildträgern und maschinell lesbaren Datenträger wie Diskette, Magnetband/-platte, elektro-optische Speicherplatte. Die Ordnungsmäßigkeit der DVgB Buchführung ist nach den gleichen Prinzipien zu beurteilen wie die der manuellen Buchführung. GoBS präzisiert die allgemeine GoB für die DV-gestützten Buchführung (DVgB). Beachte: Handelsrechtliche Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (vgl. hierzu insbesondere §§ 238, 257 und 261 HGB) und die §§ 145 bis 147 AO. Die GoBS betrifft nicht nur auf die konventionelle Speicherbuchführung. Sie sind neben dem COM-Verfahren auch bei ähnlichen Verfahren (COLD) sowie bei Dokumenten-Management-Systemen entsprechend anzuwenden. I. Anwendungsbereich GoBS (Tz. 1 der GoBS) GoBs

17 h & p Consulting Seite 17 April 2006 IT-Solutions Geschäftsvorfälle der DVgB müssen retrograd und progressiv prüfbar sein. Progressiv: Vom Beleg, via Grundaufzeichnungen, Konten bis zur Bilanz / GuV bis zur Steueranmeldung / Steuererklärung; retrograde Prüfung umgekehrt. Belegfunktion verlangt: Angaben zur Kontierung, Ordnungskriterium für die Ablage, Buchungsdatum auf Beleg und Reihenfolgedokumentation. Durchführungsnachweis für die ordnungsgem. Anwendung jedes Verfahrens durch jeweils verfahrensintegrierte Kontrollen u. a. durch Programmprotokolle und Verfahrensdokumentation (vgl. zu IV.). Das DV-Verfahren muss die Erfassung aller in den Verarbeitungsprozess einfließenden Informationen und deren "Nicht-Unterdrückbarkeit" sichern. (§ 146 Abs. 4 AO). Bei verdichteten Zahlen sind die Einzelpositionen übersichtlich darzustellen. Die GoB verdichteter Zahlen erfordert den Nachweis der darin enthaltenen Einzelposten. Der Buchführungspflichtige ist nach § 147 Abs. 5 AO verpflichtet, auf Verlangen der Finanzbehörde gespeicherte Informationen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen (vgl. VIII.) II. Beleg-, Journal- und Kontenfunktionen (Tz. 2 der GoBS). Beleg Journal Konten

18 h & p Consulting Seite 18 April 2006 IT-Solutions Eine einmal erfolgte Buchung darf nicht verändert werden. Fehlerhafte Buchungen können wirksam und nachvollziehbar durch Stornierungen oder Neubuchungen geändert werden. Es bestehen deshalb kein Bedarf und keine Notwendigkeit für weitere nachträgliche Veränderungen einer einmal erfolgten Buchung. Sollte eine Buchung ausnahmsweise verändert werden, ist § 146 Abs. 4 AO zu beachten. § 146 Abs. 4 AO : Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss läßt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind. III. Buchung (Tz. 3 der GoBS). Buchungen

19 h & p Consulting Seite 19 April 2006 IT-Solutions Als IKS wird grundsätzlich die Gesamtheit aller aufeinander abgestimmten und miteinander verbundenen Kontrollen, Maßnahmen und Regelungen bezeichnet, die die folgenden Aufgaben haben: Sicherung und Schutz von Vermögen und Informationen vor Verlusten aller Art: Bereitstellung vollständiger, genauer, aussagefähiger und zeitnaher Aufzeichnungen Förderung der Effizienz durch Auswertung und Kontrolle der Aufzeichnungen Unterstützung der Regeln der Geschäftspolitik (Richtlinien/Anweisungen). Ziel des IKS einer DVgB muss es sein, die Gesetz- und Satzungsmäßigkeit von Buchführung und Jahresabschluss sicherzustellen sowie einen Überblick über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens zu verschaffen. Das IKS allein indiziert noch nicht die Ordnungsmäßigkeit der DVgB. Die Beschreibung des IKS – soweit für das Verständnis des DVgB relevant – ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation. Die Wirksamkeit eingerichteter Kontrollen und Sicherungen sollte als Systemprüfungshandlung in die Prüfung einbezogen werden. IV. Internes Kontrollsystem I (IKS/Tz 4 der GoBS) IKS

20 h & p Consulting Seite 20 April 2006 IT-Solutions IKS: Wegen komplexer Abläufe und Strukturen reichen einzelne, voneinander isolierte Kontrollmaßnahmen keinesfalls aus; es bedarf einer planvollen und lückenlosen Vorgehensweise für ein effizientes Kontrollsystem mit aufeinander abgestimmten maschinellen und manuellen Kontrollen zur Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Die Zuständigkeit/Verantwortung für betriebliche Funktionen muss eindeutig und mit Funktionstrennung geregelt sein. Ist eine Funktionstrennung nicht möglich / wirtschaftlich nicht zumutbar, so sind weitere organisatorische Kontrollen in angemessener Form notwendig. Buchungsrelev. Arbeitsabläufe müssen in Schritten und Schrittfolge definiert sein. Ausgeführte manuelle und maschinelle Kontrollen - in Programmabläufe integrierte Prüfbedingungen - müssen dokumentiert werden Abstimmungskontrollen, Plausibilitätskontrollen, Freigabeverfahren). Das IKS ist zu beschreiben; insbesondere ist hierbei den Mensch-Maschine- Schnittstellen besondere Bedeutung beizumessen. IV. Internes Kontrollsystem II (IKS/Tz 4 der GoBS) IKS

21 h & p Consulting Seite 21 April 2006 IT-Solutions Im Rahmen eines funktionsfähigen IKS muss auch die Programmidentität, d.h. Entsprechung: eingesetzte DV-Buchführung dokumentiertes System periodenbezogen sichergestellt werden (der Groß-DV bis Stand-alone-PC ). Sicherstellung der Programmidentität ist insbesondere das Vorhandensein und das abgestimmte Ineinanderwirken aktueller, den unternehmensspezifischen Besonderheiten Rechnung tragender Richtlinien für Programmierung / Tests / Freigaben / Änderungen Änderungen von Stamm- und Tabellendaten Zugriffs- und Zugangsverfahren ordnungsgemäßer Einsatz: Datenbanken, Betriebssysteme und Netzwerke Einsatz von Testdatenbeständen/-systemen Programmeinsatzkontrollen. Entsprechend den Anforderungen an Transparenz, Kontrollierbarkeit und Verläss- lichkeit des eingesetzten maschinellen Verarbeitungssystems muss autorisiert und zweckbestimmt die Nutzung jedes produktiv eingesetzten Programm sichergestellt werden. Die jeweils aktuelle Programmversion muss feststellbar sein und dokumentiert werden. IV. Internes Kontrollsystem III (IKS/Tz 4 der GoBS) IKS

22 h & p Consulting Seite 22 April 2006 IT-Solutions Zu sichern und zu schützen sind neben den genannten Informationen auch die Änderungen der Tabellen- und Stammdaten. Ihre Sicherung gleichbedeutend wie die Sicherung anderer Programm- und Stammdaten. Der Schutz der sensiblen Informationen des Unternehmens auch gegen unberechtigte Kenntnisnahme bezieht sich nicht auf die Vorlage der Unterlagen im Rahmen einer Außenprüfung. Ziel der Datensicherungsmaßnahmen ist es, die Risiken für die gesicherten Programme/Datenbestände hinsichtlich Unauffindbarkeit, Vernichtung und Diebstahl zu vermeiden. Systematische Verzeichnisse über die gesicherten Programme u. Datenbe- stände sollen das Risiko der Unauffindbarkeit ausschließen. Das Risiko der Vernichtung der Datenträger ist durch geeignete Aufbewahrungsorte zu ver- meiden. V. Datensicherheit (Tz 5 der GoBS) Datensicherheit

23 h & p Consulting Seite 23 April 2006 IT-Solutions Für jedes DVgB ist eine Dokumentation zu erstellen (Verfahren). Die GoBS zeigen auf, worauf die sich die Verfahrensdokumentation insbesonders erstrecken muss; sie ist keine abschließende Aufzählung aufbewahrungs-pflichtiger Dokumentationsunterlagen, sondern lediglich um einen Rahmen für deren Umfang. Der Umfang der Dokumentation wird dadurch bestimmt, was zum Verständnis der Buchführung notwendig ist. Bestandteil der Verfahrensdokumentation ist auch eine Beschreibung der vom Programm zugelassenen Änderungen von Systemeinstellungen durch den Anwender. Die Beschreibung der variablen, benutzerdefinierten Aufgabenstellungen ist Teil der sachlogischen Beschreibung. Die Beschreibung der programmtechnischen Lösung beinhaltet auch die Gültigkeitsdauer einer Tabelle. Zum Nachweis der Programmidentität ist das sog. Programmprotokoll (Umwandlungsliste, Übersetzungsliste) erforderlich. Als Teil der Verfahrensdokumentation stellt dieses Protokoll regelmäßig den einzigen genauen Nachweis über den Inhalt des tatsächlich verwendeten Programms dar (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO ). VI. Dokumentation und Prüfbarkeit (Tz 6 der GoBS) Doku - Prüfbarkeit

24 h & p Consulting Seite 24 April 2006 IT-Solutions Die in Tz. 7 der GoBS genannten Aufbewahrungsfristen können sich gemäß § 147 Abs. 3 Satz 2 AO verlängern. Zur Anwendung dieser Bestimmung ist eine Verwal- tungsregelung ergangen (Bundessteuerblatt 1977 Teil I S. 487 ). VII. Aufbewahrungsfristen (Tz 7 der GoBS) Fristen

25 h & p Consulting Seite 25 April 2006 IT-Solutions Wer aufzubewahrende Unterlagen nur in Form einer Wiedergabe auf einem Datenträger vorlegen kann, hat auf seine Kosten Hilfsmittel zur Lesbarmachung der Unterlagen bereitzustellen. Auf Verlangen der Finanzbehörde hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken bzw. lesbare Reproduktionen beizubringen. § 147 Abs. 2 AO schreibt zur Archivierung von Unterlagen auf digitalen Datenträgern keine bestimmte Technologie vor. Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz ist damit die Speicherung bzw. Archivierung der aufbewahrungspflichtigen Dokumente auf digitalen Datenträgern als sog. andere Datenträger i. S. d. § 147 Abs. 2 AO zulässig. Dabei sind grundsätzlich zwei Verfahren zu unterscheiden: Archivierung von gescannten Dokumenten (Faksimiles) Archivierung originär digitaler Daten und Dokumente VIII. Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen I (Tz 8 der GoBS) Wiedergabe

26 h & p Consulting Seite 26 April 2006 IT-Solutions Speicherung von Dokumenten in Papierform Analoge Dokumente werden im Anschluss an den Scannvorgang auf digitalen Datenträgern archiviert. Der Scannvorgang bedarf einer genauen Organisationsanweisung darüber: wer scannen darf (Berechtigung) wann bzw. zu welchem Zeitpunkt gescannt wird was bzw. welches Schriftgut gescannt wird ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist ( § 147 Abs. 1 Nr. 2 oder 3 AO ) wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat. Das mittels Scannen entstandene digitale Dokument ist mit einem unveränderbaren Index zu versehen und die Unveränderbarkeit des Scan-Ergebnisses sicherzustellen. Im Anschluss an den Scanvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit dem gespeicherten Beleg erfolgen (z. B. Buchungsvermerke). VIII. Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen II (Tz 8 der GoBS) Wiedergabe

27 h & p Consulting Seite 27 April 2006 IT-Solutions Speicherung von originär digitalen Dokumenten I Originär digitale Dokumente werden durch Übertragung der Inhalts- und Formatierungsdaten auf einen digitalen Datenträger archiviert. Hierbei ist durch Hard- und Software sicherzustellen, dass während des Übertragungsvorgangs auf das Speichermedium eine Bearbeitung nicht möglich ist. Die Indexierung hat wie bei gescannten Dokumenten zu erfolgen. Das archivierte digitale Dokument kann nur unter dem zugeteilten Index bearbeitet und verwaltet werden. Die Bearbeitungsvorgänge sind zu protokollieren und mit dem Dokument zu speichern. Das bearbeitete Dokument ist als Kopie zu kennzeichnen. VIII. Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen III (Tz 8 der GoBS) Wiedergabe

28 h & p Consulting Seite 28 April 2006 IT-Solutions Speicherung von originär digitalen Dokumenten II Die gespeicherten Dokumente müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit reproduzierbar, d. h. lesbar sein. Bei der Speicherung auf Datenträgern ist bei bestimmten Unterlagen sicherzustellen, dass die Wiedergabe mit der Originalunterlage bildlich übereinstimmt (§ 147 Abs. 2 Nr. 1 AO). Vollständige Farbwiedergabe ist erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt. Der Verzicht auf einen herkömmlichen Beleg darf die Möglichkeit der Prüfung des betreffenden Buchungsvorgangs in formeller und sachlicher Hinsicht nicht beeinträchtigen. Der Erhalt der Verknüpfung zwischen Index, digitalem Dokument und Datenträger muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein. VIII. Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen IV (Tz 8 der GoBS) Wiedergabe

29 IT-Solutions IT-Management Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GDPdU

30 h & p Consulting Seite 30 April 2006 IT-Solutions Der Finanzbehörde ist das Recht eingeräumt, die mithilfe eines DV-Systems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen. Ab dem 1. Januar 2002 ist der Vorsteuerabzug aus elektronischen Abrechnungen mit qualifizierter elektronischer Signatur und Anbieterakkreditierung möglich. Das Recht auf Datenzugriff beschränkt sich ausschließlich auf steuerrelevante Daten. Die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung sind für den Datenzugriff zur Verfügung zu halten. Die Finanzbehörde kann nach ihrem Ermessen mehrere Möglichkeiten in Anspruch nehmen: Z1. Unmittelbar Nur-Lesezugriff auf das DV-System des Steuerpflichtigen. Z2. Steuerpflichtiger wertet nach Vorg. maschinell aus / lässt von 3. auswerten Z3. Überlassung von Datenträgern an die Finanzbehörde. Datenzugriff durch die Finanzbehörde GDPdU

31 h & p Consulting Seite 31 April 2006 IT-Solutions 1. Elektronische Abrechnungen im Sinne des § 14 Abs. 4 Satz 2 UStG Die qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung ist Bestandteil der elektronischen Abrechnung. Der Originalzustand des übermittelten bzw. verschlüsselten Dokuments muss jederzeit überprüfbar sein. Dies setzt voraus, dass für elektronischen Abrechnung und sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen vor einer weiteren Verarbeitung der elektronische Abrechnung die qualifizierte elektronische Signatur bzgl. Integrität der Daten und Signatur- Berechtigung geprüft werden und das Ergebnis dokumentiert wird; der Signaturprüfschlüssel aufbewahrt wird; die Speicherung der elektronischen Abrechnung auf einem Datenträger erfolgt, der Änderungen nicht mehr zulässt. Änderungen nicht möglich bei temporären Speicherung. Prüfbarkeit digitaler Unterlagen I GDPdU

32 h & p Consulting Seite 32 April 2006 IT-Solutions bei Konvertierung der elektronischen Abrechnung in ein Inhouse-Format beide Versionen archiviert und nach GoBS mit demselben Index verwaltet werden sowie die konvertierte Version als solche gekennzeichnet wird; bei Einsatz von Kryptographietechniken die verschlüsselte und die entschlüsselte Abrechnung sowie der Schlüssel zur Entschlüsselung der elektronischen Abrechnung aufbewahrt wird; der Eingang der elektronischen Abrechnung, ihre Archivierung und Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung protokolliert werden; die Übertragungs-, Archivierungs- und Konvertierungssysteme den Anforderungen der GoBS, insbesondere an die Dokumentation, an das interne Kontrollsystem, an das Sicherungskonzept sowie an die Aufbewahrung entsprechen; das qualifizierte Zertifikat des Empfängers aufbewahrt wird. Prüfbarkeit digitaler Unterlagen II GDPdU

33 h & p Consulting Seite 33 April 2006 IT-Solutions 2. Sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen Bei sonstigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (§ 147 Abs. 1 AO), die digitalisiert sind und nicht in Papierform übermittelt werden, muss das dabei angewendete Verfahren den GoBS entsprechen. nachfolgend gilt, sinngemäß wie unter 1. Elektronische Abrechnungen.. : Der Originalzustand.... Bei Einsatz von Kryptographietechniken... Bei Umwandlung (Konvertierung) Wenn Signaturprüfschlüssel oder kryptographische Verfahren.... Bei sonstigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen sind der Eingang... Prüfbarkeit digitaler Unterlagen III GDPdU

34 IT-Solutions IT-Management Archivierungsgesetze 2002 GoBScape Realisierung – Methodik - Vorgehen

35 h & p Consulting Seite 35 April 2006 IT-Solutions Rollen – Abteilungen Mitarbeiter - Systeme Stammdaten - Belege & Dokumente - Journale Konten - Geschäftsvorfälle Richtlinien Kontrollen Anweisungen Systemereignisse phänomenologisch wahrnehmbare statische Objekte Objekte der Geschäftsdynamik (business objects) (Regeln) Objekte der Geschäftspolitik, Systemereignisse Realisierung Modell

36 h & p Consulting Seite 36 April 2006 IT-Solutions Nach diesem Modell wird die GoBS-/GDPdU-Relevanz und BPO untersucht und der Plan zur Herstellung der Entsprechung entwickelt. Definition: Ein Geschäftsvorfall GVF ist ein 6-Tupel: G={A, R, AK, AN, S, D}; (Leg.: >:= dominiert) Axiom: R > AK, AK > AN, AN > S; Definition: Ein Verfahren V ist eine Menge systemgesteuerter Geschäfts- vorfälle zur methodischen Abwick- lung eines Geschäftsprozesses; Definition: Verfahrensbeschreibung ist die Menge der Darstellungen der Vorfälle, Daten, Akteure, Systeme und der Regeln der Interaktion zwischen diesen &. der Handhabung und Pflege von Systemen und Daten. Output Daten Geschäftsvorfall Auslöser Input Aktionen Systeme Regeln Daten Akteure Realisierung Entwicklung der Methodik I Methode

37 h & p Consulting Seite 37 April 2006 IT-Solutions Geschäfts- vorfall Dokumente Belege Akteure MA/System Aktion (Rolle) Systeme BW/DM/A Stammdaten Journale Konten Richtlinien, Kontrollen, Anweisungen und Systemereignisse (Bereitstellung u. Admin.) Realisierung Entwicklung der Methodik II Methode

38 h & p Consulting Seite 38 April 2006 IT-Solutions AbteilungenBezeichnung Beschreibung Rollen (singuläre Funktionen)Bezeichnung, kurzer Satz, Abtlg. Mitarbeiter (beteiligt an GoBS-/GDPdU- relevanten Vorfällen Mitarbeiter, Rollen (von-bis) Systeme (DV-Stützung von GobS-/DDPdU rele. Geschäftsvorfällen Bezeichnung, Einsatz_von_bis, Zugang, Pflege etc. Dokumente / BelegeBezeichnung, Parameter Stammdaten - Konten - JournaleBezeichnung, Ordnung, Parameter GeschäftsvorfälleParameter gemäß Definition Richtlinien – Maßnahmen Systemereignisse Verbale Darstellung betr. Abtlg. Bezeichnung, Paramer o. Hinweis wo Realisierung Entwicklung der Methodik III Methode

39 h & p Consulting Seite 39 April 2006 IT-Solutions Extraktion CSV DMS Links GDPdU Daten Archiv auch Fax EDI.. Datenbeschreibung Auswertungssystem Datenträger für Überlassung Realisierung Vorgehen GoBS I Vorgehen

40 h & p Consulting Seite 40 April 2006 IT-Solutions Realisierung Vorgehen GoBS II GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS Einbettung in das Intranet Aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle Beschreibung Belege – Journale - Konten Verfahrensbeschreibung nach TÜVit Dokumentation von Ereignissen (Sicherung, Tests, Prüfläufe, Freigaben etc.) Dokumentation von Rollen, Einsatz von Personen Abteilungsübergreifende Bearbeitung (Mehrbenutzer)

41 h & p Consulting Seite 41 April 2006 IT-Solutions Realisierung Vorgehen GoBS III GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS Einbettung in das Intranet Einfache Handhabung der Datenvernetzung Direkte Abbildung des TÜVIT-Standards Abbildung der GoBS in Menu-Strukturen Import der Dokumentation der Hersteller und Integratoren Nebeneffekt: Wissensbasis für die eigenen Mitarbeiter (Geschäftsvorfälle) Schnelle Orientierung für die Außenprüfer

42 h & p Consulting Seite 42 April 2006 IT-Solutions Realisierung GoBScape I GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS

43 h & p Consulting Seite 43 April 2006 IT-Solutions Realisierung GoBScape II GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS

44 h & p Consulting Seite 44 April 2006 IT-Solutions Realisierung GoBScape III GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS

45 h & p Consulting Seite 45 April 2006 IT-Solutions Realisierung GoBScape IV GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS

46 h & p Consulting Seite 46 April 2006 IT-Solutions Realisierung GoBScape V GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS

47 h & p Consulting Seite 47 April 2006 IT-Solutions Realisierung GoBScape VI GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS

48 h & p Consulting Seite 48 April 2006 IT-Solutions Realisierung GoBScape VII GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS

49 h & p Consulting Seite 49 April 2006 IT-Solutions Realisierung GoBScape VIII GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS

50 h & p Consulting Seite 50 April 2006 IT-Solutions Bezogen auf die GoBS: Die GoBS zeigt Bereiche auf, auf die sich die Verfahrensdokumentation insbesondere erstrecken muss. Es handelt sich nicht um eine abschließende Aufzählung aller aufbewahrungspflichtigen Dokumentationsunterlagen, sondern lediglich um einen Rahmen für den Umfang der Dokumentation. Der Umfang der im Einzelfall erforderlichen Dokumentation wird dadurch bestimmt, was zum Verständnis der Buchführung notwendig ist. Bezogen auf das Intranet: Leichte Anpassbarkeit Flexible Gestaltung des Umfangs Individualisierbarkeit Realisierung Komplexität der Pflichten GoBS / GoBScape

51 h & p Consulting Seite 51 April 2006 IT-Solutions , /16:42 kunden- nummer artikelpreiszeit-stempel Inhaltliche Daten werden mit Tags gem. DTD versehen Archiv Ausblick XML I XML

52 h & p Consulting Seite 52 April 2006 IT-Solutions Opt. Träger Thesaurus DTD Dokumente Dokumentation Ausblick XML II XML

53 h & p Consulting Seite 53 April 2006 IT-Solutions Browser-Applikation Opt. Träger Thesaurus SAX Dokumente DOM Dokument Schlüssel DTD XSLT Signaturen Ausblick XML III XML

54 h & p Consulting Seite 54 April 2006 IT-Solutions BMF-Schreiben, ; Aufbewahrungsfristen nach § 147 Abs.3 AO. BMF-Schreiben, ; GoBS. BMF-Schreiben, ; GDPdU. Seiler, David, RA: Einhaltung ges. Aufbew. mit digit. Signaturen; NJW 3/99. Dauen, Sabine: Aufbewahrungspflichten; Haufe BMF: HGB; Beck Oestereich, Bernd: Die UML-Kurzreferenz f.d. Praxis, Oldenburg Herling u. Mathes: Der Buchführungsratgeber; Beck/dtv Wöhe, Günter: Einführung. i.d. allg. BWS, Vahlen Literaturangaben Literatur

55 h & p Consulting Seite 55 April 2006 IT-Solutions h & p Consulting Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit !


Herunterladen ppt "IT-Solutions IT-Management Aufbewahrungspflichten und Dokumentation Intranet für die GoBS Gesetze - Umsetzung GoBS - GDPdU – GoBScape © h&p Consulting."

Ähnliche Präsentationen


Google-Anzeigen