Aufbewahrungspflichten und Dokumentation

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1 Aufbewahrungspflichten und Dokumentation
Intranet für die GoBS Gesetze - Umsetzung GoBS - GDPdU – GoBScape © h&p Consulting 2004, 2005, 2006

2 Gliederung I Aufbewahrung und Archivierung steuerrelevanter Unterlagen
Dokumentation nach den GoBS im Intranet Anforderungen Gesetze und Pflichten (wer – was – wie) Relevante Dokumente und Daten Interpretation – Anwendung Durchgang GoBS / GDPdU und Folgen Anwender-Situation (IST DW) ERP- und Archivierungs-Software Relevante Dokumente Geschäftsvorfälle / Personal

3 Gliederung II Realisierung und Konsequenzen (SOLL)
Methodik/Vorgehensweise Dokumente und Daten ERP und Archiv Geschäftsvorfälle / Personal Ausblick XML

4 Abkürzungen AO : = Abgabenordnung (Steuergesetz)
HGB : = Handelsgesetzbuch GoB : = Grundsätze ordnungsgemäßer Buchf. GoS : = Grunds. ordnungsgem. Speicherbuchf. GoBS : = Grundsätze ordnungsmäßiger DV- gestützter Buchführungssysteme GDPdU : = Grunds. Datenzugriff u. Prüfbarkeit BPO : = Betriebsprüfungsordnung

5 Aufbewahrungspflichten
Aufbewahrungspflichten und Recht Anforderungen Handelsrecht Steuerrecht Kaufleute (Handelsgewerbe) Geschäftsleute (Kaufleute u. Untern.) Aufbewahrungspflichten

6 Gesetze und Pflichten GoBS – HGB / § 238
Drittes Buch.21 Handelsbücher - Erster Abschnitt. Vorschriften für alle Kaufleute Erster Unterabschnitt. Buchführung, Inventar § 238.1) Buchführungspflicht. (1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buch- führung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. (2) Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten.

7 Gesetze und Pflichten HGB § 239 Führung der Handelsbücher (ref. GoB)
Anforderungen HGB § 239 Führung der Handelsbücher (ref. GoB) HGB § 257 Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen HGB § 261 Vorlegung von Unterlagen auf Bild- und Datenträgern AO § 145 Allgem. Anford. an die Buchführung u. Aufzeichnungen AO § Ordnungsvorschriften für die Buchfrng. und für Aufz. AO § Ordnungsvorschriften. f. die Aufbewahrung von Unterl. Grundsätze GoB/GoS/GoBS BpO 2000 Betriebsprüfungsordnung vom GDPdU Grunds. zum Datenzugriff / Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

8 Gesetze und Pflichten Umfassende Dokumentationspflichten
GoBS Umfassende Dokumentationspflichten Relevante Geschäftsvorfälle Beleg-, Journal-, u. Kontenfunktion Internes Kontrollsystem Daten- und Verfahrenssicherheit Verfahrensbeschreibung

9 Wer - Was - Wie Anforderungen Handelsrecht Steuerrecht nach §§ 1-7 HGB
Nach §§ 140,141,147 AO Jeder Kaufmann Handelsgewerbe Jeder Kaufmann Unternehmer Kapitalgesellschaften verantwortlich für die Aufbewahrung ist der gesetzliche Vertreter

10 Wer - Was - Wie + Anforderungen Handelsrecht §§ 238, 257, 261
Steuerrecht AO §147, Abs. 1 Handelsbücher/Inventare Eröffnungsbilanzen Jahresabschlüsse Lageberichte Konzernabschlüsse (inkl. Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen) Handelsbriefe (empf.:orig) Handelsbriefe (out: copy) Buchungsbelege Handelsbücher/Inventare ohne Lageberichte Konzernabschlüsse + sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind Anmerkung: Handelsbriefe sind auch digit. Nachrichten EDI, s, Faxe.

11 bildlich und inhaltlich
Wer - Was - Wie Anforderungen Wiedergabe auf Bild- / Datenträger Aufbewahrung bildlich und inhaltlich Original digital analog a/b := z.B. Farbkopie d/b := z.B. Tiff-File a/i := Rechnung auf Blanko d/i := Rechnung auf Bildsch.

12 Auswirkungen der GoBS Anforderungen Unterscheidung nach Handels- und Steuerrecht bei Aufbewahrungsform und –fristen nicht mehr nötig Beide – Handels- und Steuerrecht – beziehen sich auf die GoBS (bzw. GoB und GoS) Mit Ausnahme von Eröffnungsbilanzen, Jahres- und Konzernabschlüssen, dürfen alle anderen Unterlagen in bildlicher Wiedergabe (Faksimile) oder nur inhalt- licher Wiedergabe (CI) auf Bild- oder Datenträgern aufbewahrt werden.

13 Original – Faksimile – CI (anzuwendende Aufbewahrungsform)
Anforderungen Original CI Faksimile Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe Buchungsbelege Eröffnungsbilanzen Konzern- und Jahresabschlüsse Handelsbücher Inventare Lageberichte Arbeitsanweisungen Organisationsunterl. versandte Handelsbriefe

14 Aufbewahrungsfristen
Anforderungen Dokument Frist Buchungsbelege, Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Arbeitsanweisungen, Organi-sationsunterlagen (Verfahrensdokumentation) 10 empfangene und versandte Handelsbriefe und Geschäftsbriefe, Daten mit Belegfunktion 6 sonstige Unterlagen, sofern relevant für die Besteuerung Ausnahme: § 169 AO: Die festen Aufbewahrungsfristen können sich für besteuerungsrelevante Unterlagen verlängern, wenn die Festsetzungsfrist für Steuern nach der AO noch nicht abgelaufen ist.

15 Quer durch die GoBS

16 I. Anwendungsbereich GoBS (Tz. 1 der GoBS)
Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen können nach § 146 Abs. 5 Abgabenordnung 1977 (AO) auf Datenträgern geführt werden. Form der Buchführung und angewandtes Verfahrens müssen GoB entsprechen. § 147 Abs. 2 AO lässt die Aufbewahrung von Unterlagen auf Datenträgern zu: Bildträgern und maschinell lesbaren Datenträger wie Diskette, Magnetband/-platte, elektro-optische Speicherplatte. Die Ordnungsmäßigkeit der DVgB Buchführung ist nach den gleichen Prinzipien zu beurteilen wie die der manuellen Buchführung. GoBS präzisiert die allgemeine GoB für die DV-gestützten Buchführung (DVgB). Beachte: Handelsrechtliche Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (vgl. hierzu insbesondere §§ 238, 257 und 261 HGB) und die §§ 145 bis 147 AO. Die GoBS betrifft nicht nur auf die konventionelle Speicherbuchführung. Sie sind neben dem COM-Verfahren auch bei ähnlichen Verfahren (COLD) sowie bei Dokumenten-Management-Systemen entsprechend anzuwenden.

17 II. Beleg-, Journal- und Kontenfunktionen (Tz. 2 der GoBS).
Beleg Journal Konten Geschäftsvorfälle der DVgB müssen retrograd und progressiv prüfbar sein. Progressiv: Vom Beleg, via Grundaufzeichnungen, Konten bis zur Bilanz / GuV bis zur Steueranmeldung / Steuererklärung; retrograde Prüfung umgekehrt. Belegfunktion verlangt: Angaben zur Kontierung, Ordnungskriterium für die Ablage, Buchungsdatum auf Beleg und Reihenfolgedokumentation. Durchführungsnachweis für die ordnungsgem. Anwendung jedes Verfahrens durch jeweils verfahrensintegrierte Kontrollen u. a. durch Programmprotokolle und Verfahrensdokumentation (vgl. zu IV.). Das DV-Verfahren muss die Erfassung aller in den „Verarbeitungsprozess“ einfließenden Informationen und deren "Nicht-Unterdrückbarkeit" sichern. (§ 146 Abs. 4 AO). Bei verdichteten Zahlen sind die Einzelpositionen übersichtlich darzustellen. Die GoB verdichteter Zahlen erfordert den Nachweis der darin enthaltenen Einzelposten. Der Buchführungspflichtige ist nach § 147 Abs. 5 AO verpflichtet, auf Verlangen der Finanzbehörde gespeicherte Informationen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen (vgl. VIII.)

18 III. Buchung (Tz. 3 der GoBS).
Buchungen Eine einmal erfolgte Buchung darf nicht verändert werden. Fehlerhafte Buchungen können wirksam und nachvollziehbar durch Stornierungen oder Neubuchungen geändert werden. Es bestehen deshalb kein Bedarf und keine Notwendigkeit für weitere nachträgliche Veränderungen einer einmal erfolgten Buchung. Sollte eine Buchung ausnahmsweise verändert werden, ist § 146 Abs. 4 AO zu beachten. § 146 Abs. 4 AO : Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss läßt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.

19 IV. Internes Kontrollsystem I (IKS/Tz 4 der GoBS)
Als IKS wird grundsätzlich die Gesamtheit aller aufeinander abgestimmten und miteinander verbundenen Kontrollen, Maßnahmen und Regelungen bezeichnet, die die folgenden Aufgaben haben: Sicherung und Schutz von Vermögen und Informationen vor Verlusten aller Art: Bereitstellung vollständiger, genauer, aussagefähiger und zeitnaher Aufzeichnungen Förderung der Effizienz durch Auswertung und Kontrolle der Aufzeichnungen Unterstützung der Regeln der Geschäftspolitik (Richtlinien/Anweisungen). Ziel des IKS einer DVgB muss es sein, die Gesetz- und Satzungsmäßigkeit von Buchführung und Jahresabschluss sicherzustellen sowie einen Überblick über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens zu verschaffen. Das IKS allein indiziert noch nicht die Ordnungsmäßigkeit der DVgB. Die Beschreibung des IKS – soweit für das Verständnis des DVgB relevant – ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation. Die Wirksamkeit eingerichteter Kontrollen und Sicherungen sollte als Systemprüfungshandlung in die Prüfung einbezogen werden.

20 IV. Internes Kontrollsystem II (IKS/Tz 4 der GoBS)
IKS: Wegen komplexer Abläufe und Strukturen reichen einzelne, voneinander isolierte Kontrollmaßnahmen keinesfalls aus; es bedarf einer planvollen und lückenlosen Vorgehensweise für ein effizientes Kontrollsystem mit aufeinander abgestimmten maschinellen und manuellen Kontrollen zur Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Die Zuständigkeit/Verantwortung für betriebliche Funktionen muss eindeutig und mit Funktionstrennung geregelt sein. Ist eine Funktionstrennung nicht möglich / wirtschaftlich nicht zumutbar, so sind weitere organisatorische Kontrollen in angemessener Form notwendig. Buchungsrelev. Arbeitsabläufe müssen in Schritten und Schrittfolge definiert sein. Ausgeführte manuelle und maschinelle Kontrollen - in Programmabläufe integrierte Prüfbedingungen - müssen dokumentiert werden Abstimmungskontrollen, Plausibilitätskontrollen, Freigabeverfahren). Das IKS ist zu beschreiben; insbesondere ist hierbei den „Mensch-Maschine-Schnittstellen“ besondere Bedeutung beizumessen.

21 IV. Internes Kontrollsystem III (IKS/Tz 4 der GoBS)
Im Rahmen eines funktionsfähigen IKS muss auch die Programmidentität, d.h. Entsprechung: eingesetzte DV-Buchführung <:=:> dokumentiertes System periodenbezogen sichergestellt werden (der Groß-DV bis Stand-alone-PC ). Sicherstellung der Programmidentität ist insbesondere das Vorhandensein und das abgestimmte Ineinanderwirken aktueller, den unternehmensspezifischen Besonderheiten Rechnung tragender Richtlinien für Programmierung / Tests / Freigaben / Änderungen Änderungen von Stamm- und Tabellendaten Zugriffs- und Zugangsverfahren ordnungsgemäßer Einsatz: Datenbanken, Betriebssysteme und Netzwerke Einsatz von Testdatenbeständen/-systemen Programmeinsatzkontrollen. Entsprechend den Anforderungen an Transparenz, Kontrollierbarkeit und Verläss-lichkeit des eingesetzten maschinellen Verarbeitungssystems muss autorisiert und zweckbestimmt die Nutzung jedes produktiv eingesetzten Programm sichergestellt werden. Die jeweils aktuelle Programmversion muss feststellbar sein und dokumentiert werden.

22 V. Datensicherheit (Tz 5 der GoBS)
Zu sichern und zu schützen sind neben den genannten „Informationen“ auch die Änderungen der Tabellen- und Stammdaten. Ihre Sicherung gleichbedeutend wie die Sicherung anderer Programm- und Stammdaten. Der Schutz der sensiblen Informationen des Unternehmens auch gegen unberechtigte Kenntnisnahme bezieht sich nicht auf die Vorlage der Unterlagen im Rahmen einer Außenprüfung. Ziel der Datensicherungsmaßnahmen ist es, die Risiken für die gesicherten Programme/Datenbestände hinsichtlich Unauffindbarkeit, Vernichtung und Diebstahl zu vermeiden. Systematische Verzeichnisse über die gesicherten Programme u. Datenbe-stände sollen das Risiko der Unauffindbarkeit ausschließen. Das Risiko der Vernichtung der Datenträger ist durch geeignete Aufbewahrungsorte zu ver-meiden.

23 VI. Dokumentation und Prüfbarkeit (Tz 6 der GoBS)
Doku - Prüfbarkeit Für jedes DVgB ist eine Dokumentation zu erstellen (Verfahren). Die GoBS zeigen auf, worauf die sich die Verfahrensdokumentation insbesonders erstrecken muss; sie ist keine abschließende Aufzählung aufbewahrungs-pflichtiger Dokumentationsunterlagen, sondern lediglich um einen Rahmen für deren Umfang. Der Umfang der Dokumentation wird dadurch bestimmt, was zum Verständnis der Buchführung notwendig ist. Bestandteil der Verfahrensdokumentation ist auch eine Beschreibung der vom Programm zugelassenen Änderungen von Systemeinstellungen durch den Anwender. Die Beschreibung der variablen, benutzerdefinierten Aufgabenstellungen ist Teil der sachlogischen Beschreibung. Die Beschreibung der programmtechnischen Lösung beinhaltet auch die Gültigkeitsdauer einer Tabelle. Zum Nachweis der Programmidentität ist das sog. Programmprotokoll (Umwandlungsliste, Übersetzungsliste) erforderlich. Als Teil der Verfahrensdokumentation stellt dieses Protokoll regelmäßig den einzigen genauen Nachweis über den Inhalt des tatsächlich verwendeten Programms dar (§ 147 Abs. 1 Nr. 1 AO ).

24 VII. Aufbewahrungsfristen (Tz 7 der GoBS)
Die in Tz. 7 der GoBS genannten Aufbewahrungsfristen können sich gemäß § 147 Abs. 3 Satz 2 AO verlängern. Zur Anwendung dieser Bestimmung ist eine Verwal-tungsregelung ergangen (Bundessteuerblatt 1977 Teil I S. 487 ).

25 VIII. Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen I (Tz 8 der GoBS)
Wer aufzubewahrende Unterlagen nur in Form einer Wiedergabe auf einem Datenträger vorlegen kann, hat auf seine Kosten Hilfsmittel zur Lesbarmachung der Unterlagen bereitzustellen. Auf Verlangen der Finanzbehörde hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken bzw. lesbare Reproduktionen beizubringen. § 147 Abs. 2 AO schreibt zur Archivierung von Unterlagen auf digitalen Datenträgern keine bestimmte Technologie vor. Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz ist damit die Speicherung bzw. Archivierung der aufbewahrungspflichtigen Dokumente auf digitalen Datenträgern als sog. „andere Datenträger“ i. S. d. § 147 Abs. 2 AO zulässig. Dabei sind grundsätzlich zwei Verfahren zu unterscheiden: Archivierung von gescannten Dokumenten (Faksimiles) Archivierung originär digitaler Daten und Dokumente

26 VIII. Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen II (Tz 8 der GoBS)
Speicherung von Dokumenten in Papierform Analoge Dokumente werden im Anschluss an den Scannvorgang auf digitalen Datenträgern archiviert. Der Scannvorgang bedarf einer genauen Organisationsanweisung darüber: wer scannen darf (Berechtigung) wann bzw. zu welchem Zeitpunkt gescannt wird was bzw. welches Schriftgut gescannt wird ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist ( § 147 Abs. 1 Nr. 2 oder 3 AO ) wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat. Das mittels Scannen entstandene digitale Dokument ist mit einem unveränderbaren Index zu versehen und die Unveränderbarkeit des Scan-Ergebnisses sicherzustellen. Im Anschluss an den Scanvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit dem gespeicherten Beleg erfolgen (z. B. Buchungsvermerke).

27 VIII. Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen III (Tz 8 der GoBS)
Speicherung von originär digitalen Dokumenten I Originär digitale Dokumente werden durch Übertragung der Inhalts- und Formatierungsdaten auf einen digitalen Datenträger archiviert. Hierbei ist durch Hard- und Software sicherzustellen, dass während des Übertragungsvorgangs auf das Speichermedium eine Bearbeitung nicht möglich ist. Die Indexierung hat wie bei gescannten Dokumenten zu erfolgen. Das archivierte digitale Dokument kann nur unter dem zugeteilten Index bearbeitet und verwaltet werden. Die Bearbeitungsvorgänge sind zu protokollieren und mit dem Dokument zu speichern. Das bearbeitete Dokument ist als „Kopie“ zu kennzeichnen.

28 VIII. Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen IV (Tz 8 der GoBS)
Speicherung von originär digitalen Dokumenten II Die gespeicherten Dokumente müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist jederzeit reproduzierbar, d. h. lesbar sein.  Bei der Speicherung auf Datenträgern ist bei bestimmten Unterlagen sicherzustellen, dass die Wiedergabe mit der Originalunterlage bildlich übereinstimmt (§ 147 Abs. 2 Nr. 1 AO). Vollständige Farbwiedergabe ist erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt. Der Verzicht auf einen herkömmlichen Beleg darf die Möglichkeit der Prüfung des betreffenden Buchungsvorgangs in formeller und sachlicher Hinsicht nicht beeinträchtigen. Der Erhalt der Verknüpfung zwischen Index, digitalem Dokument und Datenträger muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein.

29 Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GDPdU

30 Datenzugriff durch die Finanzbehörde
GDPdU Der Finanzbehörde ist das Recht eingeräumt, die mithilfe eines DV-Systems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen. Ab dem 1. Januar 2002 ist der Vorsteuerabzug aus elektronischen Abrechnungen mit qualifizierter elektronischer Signatur und Anbieterakkreditierung möglich. Das Recht auf Datenzugriff beschränkt sich ausschließlich auf steuerrelevante Daten. Die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung sind für den Datenzugriff zur Verfügung zu halten. Die Finanzbehörde kann nach ihrem Ermessen mehrere Möglichkeiten in Anspruch nehmen: Z1. Unmittelbar Nur-Lesezugriff auf das DV-System des Steuerpflichtigen. Z2. Steuerpflichtiger wertet nach Vorg. maschinell aus / lässt von 3. auswerten Z3. Überlassung von Datenträgern an die Finanzbehörde.

31 Prüfbarkeit digitaler Unterlagen I
GDPdU 1. Elektronische Abrechnungen im Sinne des § 14 Abs. 4 Satz 2 UStG Die qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung ist Bestandteil der elektronischen Abrechnung. Der Originalzustand des übermittelten bzw. verschlüsselten Dokuments muss jederzeit überprüfbar sein. Dies setzt voraus, dass für elektronischen Abrechnung und sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen vor einer weiteren Verarbeitung der elektronische Abrechnung die qualifizierte elektronische Signatur bzgl. Integrität der Daten und Signatur- Berechtigung geprüft werden und das Ergebnis dokumentiert wird; der Signaturprüfschlüssel aufbewahrt wird; die Speicherung der elektronischen Abrechnung auf einem Datenträger erfolgt, der Änderungen nicht mehr zulässt. Änderungen nicht möglich bei temporären Speicherung.

32 Prüfbarkeit digitaler Unterlagen II
GDPdU bei Konvertierung der elektronischen Abrechnung in ein Inhouse-Format beide Versionen archiviert und nach GoBS mit demselben Index verwaltet werden sowie die konvertierte Version als solche gekennzeichnet wird; bei Einsatz von Kryptographietechniken die verschlüsselte und die entschlüsselte Abrechnung sowie der Schlüssel zur Entschlüsselung der elektronischen Abrechnung aufbewahrt wird; der Eingang der elektronischen Abrechnung, ihre Archivierung und Konvertierung sowie die weitere Verarbeitung protokolliert werden; die Übertragungs-, Archivierungs- und Konvertierungssysteme den Anforderungen der GoBS, insbesondere an die Dokumentation, an das interne Kontrollsystem, an das Sicherungskonzept sowie an die Aufbewahrung entsprechen; das qualifizierte Zertifikat des Empfängers aufbewahrt wird.

33 Prüfbarkeit digitaler Unterlagen III
GDPdU 2. Sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen Bei sonstigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen (§ 147 Abs. 1 AO), die digitalisiert sind und nicht in Papierform übermittelt werden, muss das dabei angewendete Verfahren den GoBS entsprechen. nachfolgend gilt, sinngemäß wie unter 1. Elektronische Abrechnungen.. : Der Originalzustand .... Bei Einsatz von Kryptographietechniken ... Bei Umwandlung (Konvertierung) Wenn Signaturprüfschlüssel oder kryptographische Verfahren .... Bei sonstigen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen sind der Eingang...

34 Archivierungsgesetze 2002
GoBScape Realisierung – Methodik - Vorgehen

35 Realisierung Richtlinien Kontrollen Anweisungen Systemereignisse
Modell (Regeln) Objekte der Geschäftspolitik, Systemereignisse Richtlinien Kontrollen Anweisungen Systemereignisse Objekte der Geschäftsdynamik (business objects) Stammdaten - Belege & Dokumente - Journale Konten - Geschäftsvorfälle phänomenologisch wahrnehmbare statische Objekte Rollen – Abteilungen Mitarbeiter - Systeme

36 Realisierung Entwicklung der Methodik I
Methode Output Daten Geschäftsvorfall Auslöser Input Aktionen Systeme Regeln Akteure Definition: Ein Geschäftsvorfall GVF ist ein 6-Tupel: G={A, R, AK, AN, S, D}; (Leg.:“ >“:= dominiert) Axiom: R > AK, AK > AN, AN > S; Definition: Ein Verfahren V ist eine Menge systemgesteuerter Geschäfts- vorfälle zur methodischen Abwick-lung eines Geschäftsprozesses; Definition: Verfahrensbeschreibung ist die Menge der Darstellungen der Vorfälle, Daten, Akteure, Systeme und der Regeln der Interaktion zwischen diesen &. der Handhabung und Pflege von Systemen und Daten. Nach diesem Modell wird die GoBS-/GDPdU-Relevanz und BPO untersucht und der Plan zur Herstellung der Entsprechung entwickelt.

37 Stammdaten Journale Konten
Realisierung Entwicklung der Methodik II Methode Geschäfts- vorfall Dokumente Belege Akteure MA/System Aktion (Rolle) Systeme BW/DM/A Stammdaten Journale Konten Richtlinien, Kontrollen, Anweisungen und Systemereignisse (Bereitstellung u. Admin.)

38 Realisierung Entwicklung der Methodik III
Methode Abteilungen Bezeichnung Beschreibung Rollen (singuläre Funktionen) Bezeichnung, kurzer Satz, Abtlg. Mitarbeiter (beteiligt an GoBS-/GDPdU-relevanten Vorfällen Mitarbeiter, Rollen (von-bis) Systeme (DV-Stützung von GobS-/DDPdU rele. Geschäftsvorfällen Bezeichnung, Einsatz_von_bis, Zugang, Pflege etc. Dokumente / Belege Bezeichnung, Parameter Stammdaten - Konten - Journale Bezeichnung, Ordnung, Parameter Geschäftsvorfälle Parameter gemäß Definition Richtlinien – Maßnahmen Systemereignisse Verbale Darstellung betr. Abtlg. Bezeichnung, Paramer o. Hinweis wo

39 Datenträger für Überlassung
Realisierung Vorgehen GoBS I Vorgehen GDPdU Daten auch Fax EDI.. Extraktion CSV DMS Links Archiv Datenbeschreibung Auswertungssystem Datenträger für Überlassung

40 Realisierung Vorgehen GoBS II
GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS Einbettung in das Intranet Aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle Beschreibung Belege – Journale - Konten Verfahrensbeschreibung nach TÜVit Dokumentation von Ereignissen (Sicherung, Tests, Prüfläufe, Freigaben etc.) Dokumentation von Rollen, Einsatz von Personen Abteilungsübergreifende Bearbeitung (Mehrbenutzer)

41 Realisierung Vorgehen GoBS III
GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS Einbettung in das Intranet Einfache Handhabung der Datenvernetzung Direkte Abbildung des TÜVIT-Standards Abbildung der GoBS in Menu-Strukturen Import der Dokumentation der Hersteller und Integratoren Nebeneffekt: Wissensbasis für die eigenen Mitarbeiter (Geschäftsvorfälle) Schnelle Orientierung für die Außenprüfer

42 Realisierung GoBScape I
GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS

43 Realisierung GoBScape II
GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS

44 Realisierung GoBScape III
GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS

45 Realisierung GoBScape IV
GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS

46 Realisierung GoBScape V
GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS

47 Realisierung GoBScape VI
GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS

48 Realisierung GoBScape VII
GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS

49 Realisierung GoBScape VIII
GoBScape Dokumentationsplattform für GoBS

50 Realisierung Komplexität der Pflichten
GoBS / GoBScape Bezogen auf die GoBS: „Die GoBS zeigt Bereiche auf, auf die sich die Verfahrensdokumentation „insbesondere“ erstrecken muss. Es handelt sich nicht um eine abschließende Aufzählung aller aufbewahrungspflichtigen Dokumentationsunterlagen, sondern lediglich um einen Rahmen für den Umfang der Dokumentation. Der Umfang der im Einzelfall erforderlichen Dokumentation wird dadurch bestimmt, was zum Verständnis der Buchführung notwendig ist.“ Bezogen auf das Intranet: Leichte Anpassbarkeit Flexible Gestaltung des Umfangs Individualisierbarkeit

51 Ausblick XML I Archiv XML <buchungszeile>
kunden-nummer artikel preis zeit-stempel 4711 123.56 Inhaltliche Daten werden mit Tags gem. DTD versehen <buchungszeile> <kunden-nummer>4711</kunden-nummer> <artikel> </artikel> <preis>123,56</preis> <zeitstempel> /16:42</zeitstempel> </buchungszeile> Archiv

52 Ausblick XML II XML Thesaurus Opt. Träger DTD Dokumente Dokumentation

53 Ausblick XML III Opt. Träger SAX DOM Dokument Dokumente Schlüssel DTD
XSLT Signaturen Browser-Applikation Opt. Träger Thesaurus SAX Dokumente DOM Dokument

54 Literaturangaben Literatur BMF-Schreiben, ; Aufbewahrungsfristen nach § 147 Abs.3 AO. BMF-Schreiben, ; GoBS. BMF-Schreiben, ; GDPdU. Seiler, David, RA: Einhaltung ges. Aufbew. mit digit. Signaturen; NJW 3/99. Dauen, Sabine: Aufbewahrungspflichten; Haufe 2002. BMF: HGB; Beck 1999. Oestereich, Bernd: Die UML-Kurzreferenz f.d. Praxis, Oldenburg 1001. Herling u. Mathes: Der Buchführungsratgeber; Beck/dtv 2001. Wöhe, Günter: Einführung. i.d. allg. BWS, Vahlen 2000.

55 für Ihre Aufmerksamkeit!
h & p Consulting Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!