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Definition Erfolgsfaktoren Risikofaktoren Teildisziplinen Nutzen !Projektauftrag Projektfreigabe Meilensteine Auflösung Projektzeitpunkt Projektauswahl.

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Präsentation zum Thema: "Definition Erfolgsfaktoren Risikofaktoren Teildisziplinen Nutzen !Projektauftrag Projektfreigabe Meilensteine Auflösung Projektzeitpunkt Projektauswahl."—  Präsentation transkript:

1 Definition Erfolgsfaktoren Risikofaktoren Teildisziplinen Nutzen !Projektauftrag Projektfreigabe Meilensteine Auflösung Projektzeitpunkt Projektauswahl Archetypen Change Controlling Vorprojekt Planung Realisierung Abschluß

2 Phase Instrument WikiMethodikBeschreibung REALISIERUNGREALISIERUNG Projekt Start Startsitzung Information Dokumentation Log-Buch Umsetzung - Prozeß Lenkungsauschuß Status-Bericht Meilenstein

3 Phase Instrument WikiMethodikBeschreibung ABSCHLUSS PHASEABSCHLUSS PHASE Präsentation Struktur Abschlußbericht Bericht Evaluierung Auflösung Unterzeichnung

4 PROJEKTMANAGEMENT DEFINITION Laut DIN 69901: Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und –mitteln für die Abwicklung eines Projektes Ein Projekt: 1. ist zeitlich begrenzt 2. hat eine eigene Projektorganisation 3. ist interdisziplinär und abteilungsübergreifend 4. ist komplex und dynamisch 5. ist neuartig und risikobehaftet 6. hat ein Ziel

5 PROJEKTAUSWAHL UmsatzKostenQualitätInnovationMotivation Strategie Organisation Produktentw. Softwareentw. Forschung Marketing Human Res. Bau Projekte Aeonospace Automotive uam Die Projekte richtig machen ist das EINE! Die richtigen Projekte machen das ANDERE! Bewertung Projekt Typen

6 PRODUKT-PROJEKT PHASEN Forschung & EntwicklungEinführungReifeRückgangAuslauf KonzeptPlanungUmsetzung - EinführungAbschluss Produkt CAPEX Projekt Investition Ertrag Umsatz

7 ERFOLGSFAKTOREN DER PROJEKTARBEIT Projektwürdige Aufgabenstellung Projektauftrag mit messbaren Zielen Machtpromotoren Kompetente Projektleiter & Teammitglieder Projektmanagement mit Augenmaß Zeitliche Ressourcen Klare Rollenverteilung Gezielte Projekt – Kommunikation Elektronische Hilfsmittel Projekt – Management – Kultur

8 RISIKOFAKTOREN DER PROJEKTARBEIT 1.Personalmangel 2.Unrealistische Zeitpläne 3.Unzureichendes Budget 4.Mangelnde Qualifikation 5.Fehlendes Controlling 6.Externe Lieferanten (Qualität, Termine) 7.Unvollständiges Lastenheft 8.Schnelle Anfangserfolge 9.Änderungen durch Auftraggeber 10.Konflikte im Projektteam

9 PROJEKTMANAGEMENT – REGELKREIS Vor Projekt Planung + RealisierungNach Projekt Maßnahmen Projekt – Planung Projekt – Controlling Projekt – Steuerung Ab- weichung SOLL Änderung IST Messdaten SOLL Mengengerüst

10 PROJEKT – CONTROLLING Vorgehensmodell: 1.Feststellen des IST-Zustandes 2.Feststellen einer etwaigen Abweichung zum Plan Abweichungsanalyse Ursachenforschung Trendanalysen 3.Festlegen von Projektsteuerungsmaßnahmen nicht erwünschte Entwicklungen auszugleichen anbahnende Abweichungen vermeiden KONTROLLE + EINLEITEN VON STEUERNDEN MAßNAHMEN

11 PROJEKTMANAGEMENT-TEILDISZIPLINEN Integrations- management Kosten- management Qualitäts- management Personal- management Umfangs- management Zeit- management Beschaffungs- management Risiko- management Kommunikations- management (Nach PMBOK = Projekt Management Body of Knowledge)

12 NUTZEN DES PROJEKTMANAGEMENTS Effektivität durch interdisziplinäre Teamarbeit Effizienz durch konzentriertes planvolles Vorgehen Kontrolle durch gezielte Projektsteuerung Termintreue durch professionelle Planung Transparenz durch Projektdokumentation Personalentwicklung durch Führung im Projektteam Wissensmanagement durch Teamarbeit

13 SITUATIONSANALYSE – MINDMAPPING Ziel der Situationsanalyse ist es eine tieferes und umfassendes Verständnis für die Ausgangssituation zu bekommen Zeigt Mängel im aktuellen Zustand auf und setzt sie in Beziehung zu dem angestrebten SOLL Zustand Methoden der Situationsanalyse Beobachten…………………………. Dokumentenanalyse……………….. Befragung…………………………… Systemanalyse…………………….. Mapping Tools………………………

14 MINDMAP ZUR SITUATUIONS-ANALYSE 15 % >15 % FinanzTRS ROI EBITDA Projekt X Personal Kompetenzen Recht Wirkung Trends Erfolgsfaktoren Bedürfnisse Anspruchsträger Frustration Hygiene Motivation darf nicht muss sein Wünsche Mangel extern intern Förderung Regulator Hype MAFO intern Mode EU speed fern wirk neben wirk Technology Demograf Medien Globalis. andereeigene %

15 URSACHE-WIRKUNGSANALYSE Ishikawa-Diagramm: Visualisierung eines Problemlöseprozesses bei dem nach den primären Ursachen eines Problems gesucht wird. Technik der 5 Warum`s:Bis zu fünf Warum Fragen erforderlich bis man an die eigentliche Wurzel des Problems gelangt. Erstellen des Diagramms:In einer moderierten Arbeitsgruppe mit je einem Vertreter der Problem-Kategorie. Kategorien im Diagramm:Fünf M Mensch Material Methode Maschine Milieu Umfeld, Management, Messung, Prozesse (Ishikawa - Diagramm)

16 ISHIKAWA (FISBONE) DIAGRAMM Mensch MaterialMethode Maschine Milieu Problem

17 PROJEKT – ZIEL 1.eindeutig und allgemein verständlich 2.realistisch und erreichbar sein 3.den Lösungsweg nicht vorschreiben 4.in Subziele gegliedert sein 5.in 3 Sätzen kommunizierbar sein 6.Teilziele müssen messbar sein

18 ZIELE-HIERARCHIE Hauptziel Teilziele Messkriterien LeistungTerminKosten Ziel

19 PROJEKTABGRENZUNG Projekt-Ketten:sind als mehrere Projekte zu behandeln Projekt-Netzwerke:bedürfen einer Multiprojekt – Organisation Workflows:sind Teile des Operationsmanagement Abgrenzung von der Umgebung:zeitliche inhaltliche soziale Nicht-Ziel:Die wichtigsten NICHT-Ziele sind im Lastenheft angeführt. (NICHT-Ziele)

20 NICHT-Projekt PROJEKT ABGRENZUNG Projekt Projektidee

21 UMFELDANALYSE – PORTER´S 5 FORCES (Kräfte aus dem externen Umfeld) Rivalität zwischen existierenden Unternehmen [Prestige] Verhandlungsstärke der Zulieferer [Monopolstellung] Bedrohung durch neue Konkurrenten [Ein anderer kann es besser] Bedrohung durch Ersatzprodukte [Man braucht es nicht mehr] Verhandlungsstärke der Kunden [Alternativangebote] zB.: Erdgas - russische Sicht zB.: Mobile Phones - Siemens Sicht

22 UMFELDANALYSE – SWOT StärkenSchwächenChancenGefahren StrengthsWeaknessesOpportunitiesThreats Vorgehensmodell: 1.Auflistung aller internen Stärken und Schwächen 2.Auflistung aller externen Chancen und Risken 3.Stärken + Chancen Maximieren 4.Schwächen + Gefahren Minimieren Innerbetriebliche Stärken und Schwächen; Externe Chancen und Gefahren

23 SWOT ANALYSE MATRIX DARSTELLUNG SWOT Interne Analyse [S] Stärken[W] Schwächen SO [SO] Strategie Chancen, die zu den Stärken des Unternehmers passen WO [WO] Strategie Schwächen eliminieren um neue Möglichkeiten zu nutzen ST [ST] Strategie Stärken Nutzen um Bedrohungen abzuwenden WT [WT] Strategie Verteidigen! Externe Analyse [T] Gefahren [0] Chancen

24 AUFWANDS- UND KOSTENSCHÄTZUNG Vorgehensweise: 1.Aus den Teilzielen werden Hauptaufgaben definiert 2.Ermittlung der direkten Projektkosten Personal Consulter Material Reisen Werkzeug Messgeräte, IT 3.Ermittlung der indirekten Projektkosten Gemeinkosten Raummiete Energie, Strom IKT (TOP-DOWN)

25 AUFWANDSCHÄTZUNG (Excel Sheet)

26 MATemporärMA Temporär PROJEKTORGANISATION Lenkungsausschuss Projekt Auftraggeber Controller Assistenz Projektleiter

27 PROJEKTORGANISATION FunktionNameZieleAufgabenKompetenzen AuftraggeberErreichen der Projektergebnisse Abstimmung mit U-Strategie Auftragserteilung Entscheidungen - Abweichung Nominierung Projektleiter Budgetfreigabe ProjektleiterErreichen der Projektdefinition Erreichen aller Projektziele Vorprojekt bis Lastenheft Projektplanung + Steuerung Kommunikation, Dokumentation, Bericht Zusammenstellen Projekt-Team Führung des Projektteams Verfügung über Projektbudget Lenkungs- Ausschuss Einhaltung U-Strategie Synergie zu anderen Projekten Abstimmung bei Meilensteinen Lobbing; Projekt- Controller ProjektcontrollingPlanung, IST-Erfassung Abweichungsanalyse Einfordern von IST Team- Mitglieder Eigenverantwortliche Erreichung der Teilziele Termingerechte Erfüllung Berichtsplicht Projektsitzungen Auswahl Hilfsmittel Anspruch auf Information Vorgesetzte von Teammitgliedern Gesamtübersicht über Projekte des MA Know How - Transfer Kooperative Zusammenarbeit Disziplinäre Verantwortung Einhaltung Zeitressource

28 UNTERNEHMENSORGANISATION Reine Projektorganisation Stabs Projektorganisation Matrix Projektorganisation Board Projekt 1 Projektleiter Projekt 2Projekt 3 Board ProduktionServiceVertrieb ProduktionServiceVertrieb Projekt 1 Projekt 2 Projekt 3 Projekt = Org. Einheit Management by Projekt Netzwerk Gleichberechtigter wenige Projekte Projektleiter = Stabstelle keine dauerhaften Mitarbeiter Matrix zwischen Linien und Projektleitung führt häufig zu Konflikten zwischen Projektleitung und Linienführung

29 MATRIX - PROJEKTORGANISATION Weak Matrix Strong Matrix Balanced Matrix Composite Matrix Projektkoordination CEO f2f3f1 CEO f2f3f1 Projektleiter Projekte CEO f2f3f1 Projektleiter CEO f2f3f1 Projektleiter Projekte Projekt A Projekt B

30 PROJEKTLEITER - EFFIZIENZ Leistung: Entscheidung: Führung: L = K x M E = Q x A F = A x M [Können mal Mitarbeiter] [Qualität mal Akzeptanz] [Aufgaben mal Mitarbeiter] Zeit SachebeneBeziehung

31 PROJEKTLEITER - AUFGABEN FähigkeitenWas ist zu tun? TeambildungAuswahl nach fachlicher UND sozialer Kompetenz Teamführung Konfliktfähigkeit Fachkompetenz Planerisches Denken Organisieren Unternehmerisch Denken Administrative Fähigkeiten Ressourcen Zuordnung Beziehungsfähigkeit Ziele definieren und kommunizieren Konflikte sofort ansprechen Selber Hand anlegen Methoden einsetzen Service für Teammitglieder Einfaches GuV - Modell einsetzen Möglichst automatisieren Nach Verlässlichkeit der Teammitglieder Nähe schafft Beziehung

32 PROJEKT TEAM - TEAMBILDUNG Forming (Orientierung) Abhängigkeiten klären Führung akzeptieren Storming (Konflikt) Meinungsverschiedenheiten, Spannungen Widerstand gegen Führung Norming (Struktur) etablieren von Normen und Beziehungen erhöhtes Vertrauen zur Führung Performing (Arbeit) Aufgabenorientierung, Zielerreichung Kooperation Adjourning (Auflösung) Abschluss der Aufgaben verringern der Abhängigkeit (Bruce Tuchman)

33 PROJEKT – TEAM: ZUSAMMENSETZUNG TeamrolleRollenbeitragfachlicher BeitragNamen Innovatorbringt neue Ideen Wegbereiterentwickelt Kontakte Integratorfördert Zusammenarbeit Macherüberwindet Hindernisse Beobachteruntersucht Vorschläge Mitarbeiterarbeitet am Objekt Umsetzersetzt Pläne um Perfektionistvermeidet Fehler Spezialistliefert Fachwissen HANDELN INTER- AKTION DENKEN Nach Belbin arbeiten Teams dann effektiv, wenn sie aus einer Vielzahl heterogener Rollentypen zusammen gesetzt sind.

34 DAS LASTENHEFT Das Lastenheft ist die Gesamtheit der Anforderungen des Auftraggebers an die Lieferungen und Leistungen eines Auftragnehmers sollte vom Auftraggeber formuliert sein Grundlage zur Einholung von Angeboten In der Bauwirtschaft auch als LV = Leistungsverzeichnis benannt Auftragnehmer schreiben häufig das Lastenheft selbst Auftraggeber kann es nicht WAS WOFÜR zu erarbeiten ist

35 1.Spezifikation des zu erstellenden Produktes (die Last) 2.Anforderungen an das Produkt bei einer späteren Verwendung [zB. Temperatur, Speicher, Geschwindigkeit] 3.Rahmenbedingungen für Produkt und Leistungserbringung [zB. Material, Normen, Richtlinie, …] 4.Vertragliche Konditionen [zB. Gewährleistung, Risiko, …] 5.Anforderungen an den Auftragnehmer [zB. Zertifizierung, …] 6.Anforderungen an das Projektmanagement [zB. Dokumentation, Messverfahren …] Gliederung des Lastenheftes:

36 PROJEKT - AUFTRAG Vertrag zwischen Projektleiter und Auftraggeber Inhalte eines Projektauftrages: Projekttitel Ausgangssituation Projektziele Budget – Kostenschätzung Wirtschaftlichkeit Projektorganisation Verweis auf Lastenheft Mit der Unterzeichnung endet die Vorprojektphase kein Projekt ohne Projektauftrag


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