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Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie 1 Projektmanagement Gliederung: 1. Grundlagen 2. Projektstart 3. Projektziele 4. Projektstrukturplan.

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1 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie 1 Projektmanagement Gliederung: 1. Grundlagen 2. Projektstart 3. Projektziele 4. Projektstrukturplan 5. Terminplanungsverfahren 6. Projektcontrolling 7. Projektende

2 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie 2 1. Grundlagen Fragen zu Kapitel 1. Grundlagen: Was ist ein Projekt ? Was ist Projektmanagement ? Wie werden Projekte organisiert ? Wie werden Projekte umgesetzt ? Qualität bei Projekten - wie kann sie erreicht werden ? Was sind die häufigsten Probleme ?

3 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie 3 Was ist ein Projekt ? Projekte sind Aufgaben mit besonderen Merkmalen: Sie sind in der Regel komplex, einmalig und beinhalten ein hohes Risiko Sie haben genaue Zielvorgaben, die zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbart werden Sie sind sowohl zeitlich begrenzt, als auch kosten- und kapazitätsintensiv Sie unterliegen bestimmten Qualitätsanforderungen Sie haben für das durchführende Unternehmen meist strategische Bedeutung Sie besitzen einen definierten Anfang und ein definiertes Ende 1. Grundlagen

4 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie 4 1. Grundlagen Projekt ist nach DIN ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Ein- maligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist. Was ist ein Projekt ? Staatliche Projekte: z.B. Förderung von wirtschaftlich schwachen Regionen, Bau von BAB Private Projekte: z.B. Bau einer privaten Fachhochschule, Planung und Finanzierung der Ausbildung, Bau der ICE-Trasse von Köln nach Frankfurt Betriebliche Projekte; beinhalten meist ein Organisationsproblem eines Unternehmens. Sie können folgende Ausprägung besitzen: Einzelprojekt [z.B. Neuentwicklung eines Produktes] Gruppenprojekt [z.B. Gestaltung von Fertigungsinseln] Bereichsprojekt [z.B. EDV-Einführung im Marketing] Unternehmensprojekt [z.B. Werksneubau]

5 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie 5 1. Grundlagen Was ist Projektmanagement ? Pro- jekt ZeitQualität Kosten Projektmanagement stellt die umfassende Führungskonzeption eines Projektes dar, die dafür benötigt wird, das komplexe Vor- haben Projekt effektiv und effizient abzu- wickeln. Innerhalb eines Projektes werden die 3 Dimensionen Kosten, Zeit und Qualität eines zu erstellenden Produktes oftmals nicht in dem ursprünglich geplanten Um- fang eingehalten werden können – Auf- Gabe des Projektmanagement ist es, dies doch (nach besten Kräften) zu rea- lisieren.

6 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie 6 1. Grundlagen Lebenszyklus eines Produktes Zeit Einführungsphase 2 Wachstumsphase 3 Reifephase 4 Sättigungsphase (Degeneration) Wie werden Projekte organisiert ? Je höher Kosten und/oder Risiken eines Produktes sind, desto wichtiger ist ein gutes Projektmanagement:

7 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie 7 1. Grundlagen Wie werden Projekte organisiert ? Es gibt in einem Projekt viele Beteiligte. Der Projektgruppe steht ein Projektleiter vor. Er kann sich durch Fachausschüsse oder externe Berater unterstützen lassen. Der Auftraggeber besitzt die Verantwortung für das Projekt und genehmigt das Budget. Die Entscheidungen fällt letztendlich der Auftraggeber. Er kann sich unterstützen lassen durch einen Lenkungsausschuss, durch Spezialisten oder Top-Manager. Der Lenkungsausschuss ist für den korrekten Ablauf des Projektes ver- antwortlich und berichtet dem Auftrag- geber – ebenso wie der Projektleiter dem Auftraggeber Bericht erstattet. Projektleiter Lenkungs- ausschuss Projektgruppe Auftrag- geber Fach- aus schuss

8 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie 8 1. Grundlagen Auftraggebende Instanz / Auftraggeber/Auftraggeberin hat folgende Aufgaben: Projektauftrag erteilen Projektleiter/Projektleiterin ernennen Generelle Projektorganisation festlegen Entscheidungsbefugnisse regeln Projektprioritäten regeln Generelle Meilensteine vorgeben Projektleiter/Projektleiterin in den Aufgaben unterstützen Wie werden Projekte organisiert ?

9 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie 9 1. Grundlagen Projektleiter/Projektleiterin: Ein(e) Projektleiter(in) hat folgende Aufgaben: Projektverantwortungfür z.B. Personal, Budget, Termine, Ergebnisse oder Sachmittel Projektbefugnisseabhängig vom Projekt; z.B. Anweisungs-, Informations- oder Entscheidungsbefugnis Projektaufgabenz.B. Projektdefinition, -planung, -gestaltung, -steuerung, -kontrolle und –abschluss im Sinne der P.-verantwortung Ein(e) Projektleiter(in) muss folgende Anforderungen besitzen: Persönliche Qualifikationz.B. Teamfähigkeit, Kreativität, Initiative, Verhandlungs- geschick, Frustrationstoleranz, Entscheidungsfreude Fachliche Qualifikationz.B. Kenntnisse von Organisationsmethoden, Fertigkeiten mit Organisationstechniken, Erfahrungen aus Projekten Wie werden Projekte organisiert ?

10 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Grundlagen Die Zusammensetzung der Projektgruppe ist entscheidend für das Gelingen der Projektarbeit. Die einzelnen Individuen müssen teamfähig sein. Nörgler, Clowns, Pedanten, Intriganten, Besserwisser oder Drücke- berger (u.a.) können ein ganzes Projekt gefährden. Der Projektleiter muss mit seinem Führungsstil der Situation Herr werden. Maßgebend für die Zusammensetzung ist u.a.: - die Projektaufgabe und ihre Komplexität - die notwendige Nutzung unterschiedlicher Kenntnisse und Erfahrungen - die Einbeziehung von Fachabteilungen oder Externer in die Arbeit Wie werden Projekte organisiert ?

11 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Grundlagen Wie werden Projekte organisiert ? Phasen der Projektgruppenentwicklung Phase 1 Forming Phase 3 Norming Phase 2 Storming Phase 4 Performing Phase 5 Adjourning Projektgruppe:

12 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Grundlagen Wie werden Projekte organisiert ? Projektgruppe: Projektgruppe und Kohäsion Kohäsion hoch niedrig hohe Produktivität niedrige Produktivität mittlere bis niedrige Produktivität mittlere Produktivität Leistungsnormen

13 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Grundlagen Wie werden Projekte organisiert ? Projektgruppe: Teamgröße und Projektdauer Konsequenzen : Normale Teamgröße - 3 bis 10 MA Umfangreiche Projekte - aufspalten in Teilprojekte mit Teams Eher größere Teams, wenn … - Standardisierung vorliegt - auszuführende Arbeiten ähnlich - MA sind selbständig Eher kleinere Teams, wenn … - Teammitglieder unselbständig - komplexe Aufgaben - viele unterschiedliche Aufgaben Teamgröße Projektdauer Wertschöpfende Arbeit Gesamtdauer Kommuni- kations- aufwand

14 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Grundlagen Wie werden Projekte organisiert ? Projektgruppe und Funktionen Teilaufgabe 1 Teilaufgabe 2 Teilaufgabe 3 Teilaufgabe 4 Teilaufgabe 5 Teilaufgabe 6 Teilaufgabe 7 usw. Funktionen / Teilaufgaben Beteiligte Stellen

15 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Grundlagen Wie werden Projekte organisiert ? Projektaufbauorganisation - Gestaltungsformen Projektgruppen müssen in die betriebliche Organisationsstruktur eingebunden sein. Folgende Grundtypen haben sich herausgebildet: Reines Projektmanagement Stabs-Projektmanagement Matrix- Projektmanagement In der Praxis treten diese drei Standardformen meist in abgewandelter Mischform auf, da sie an unternehmens- und projektspezifischen Anforderungen angepasst werden müssen.

16 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Grundlagen Wie werden Projekte organisiert ? Gestaltungsform reines Projektmanagement Hier (auch Totales Projektmanagement oder Task-Force genannt) kann die Projektgruppe ausschließlich für die Ziele des Projektes arbeiten. Der Pro- jektleiter hat relativ viel Macht. Unternehmens- leitung P 1 VPRFuERWEK P 2 Fachabteilungen

17 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Grundlagen Wie werden Projekte organisiert ? Gestaltungsform Stab-Projektmanagement Unternehmens- leitung P 1 VPRFuERWEK Fachabteilungen Hier (auch Koordinations- oder Einfluss-Projektmanagement genannt) ist die Projektgruppe aus Mitarbeitern aus Abteilungen zusammengesetzt. Projektleiter hat Koordinationsaufgaben und ist der UL direkt unterstellt. Die Macht liegt bei den Fachabteilungsleitern.

18 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Grundlagen Wie werden Projekte organisiert ? Gestaltungsform Matrix-Projektmanagement Hier gibt es bereichsbezogene – zuständig Fachabteilung – und projektbezogene Belange – zuständig Projektleiter (= Machthalbierung). Ein Mitglied der Projektgruppe untersteht 2 Weisungsbefugten. Fachabteilungen Unternehmens- leitung VPRFuERWEK P 2 P 1

19 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Grundlagen Wie werden Projekte organisiert ? Matrix-Projektmanagement - Aufgaben des (der) Projektleiters(in) ( vgl. auch Folie 9 ) Projektstart / Kick-off organisieren Projektteam aufstellen Projektstruktur und -detailzielsetzungen festlegen Projektablauf planen und –fortschritt überwachen Projektaktivitäten koordinieren Projektsitzungen organisieren Projektorganisation realisieren Meilensteine veranlassen und vorbereiten Projektaktivitäten koordinieren Projektbeteiligte informieren Projektvertretung (intern und extern) Projektteam führen Projektfortschritt überwachen

20 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Grundlagen Wie werden Projekte organisiert ? Entscheidungsbefugnisse bei dem Projektleiter Entschei- dungsbefugnisse bei der Fachabteilung Projektleitung in der Linie Einfluss Projekt- organisation Schwache Matrix- Organisation Auftrags- Projektorganisation Reine Projekt- organisation

21 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Grundlagen Was sind die häufigsten Probleme ? In der Praxis treten folgende Probleme auf (ungewichtete Reihenfolge): Planung und Realisierung stimmen nicht überein (monetär; terminlich; qualitätszielbezogen) Anforderungen und Zielvorgaben nicht exakt Benutzer werden nicht genug einbezogen Ziele und Anforderungen ändern sich Fehlende Unterstützung durch das Management Mangelhafte Planung Nicht ausreichende Ressourcen Erwartungen unrealistisch

22 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie 22 Projektumsetzungsorganisation - Phasen Projektumsetzung Projekt- anstoss Projekt- planung Projekt- gestaltung Projekt- steuerung Projekt- kontrolle Projekt- abschluss Wie werden Projekte umgesetzt ? 1. Grundlagen

23 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektstart Fragen zu Kapitel 2. Projektstart: Wie kommt es zu einem Startprozess ? Welche Dokumente und Informationen sind wichtig ? Welches Ziel hat der Startprozess ? Welche Grundstruktur eines Projektes gibt es ?

24 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie 24 Projektumsetzungsorganisation - Projektanstoß Problemerkennung Problemanalyse Projektdefinition Benchmarking Schwachstellenanalyse Checklistentechnik IST-Beschreibung IST-NICHT-Beschreibung Besonderheiten ermitteln Veränderungen bei Besonderheiten Sammeln der Ursachen Prüfung der Ursachen Projektaufgaben Projektziele 2. Projektstart Wie kommt es zu einem Startprozess ?

25 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie 25 Projektanstoß - Startprozess (Kick-Off) 2. Projektstart Wie kommt es zu einem Startprozess ? Gemeinsames Aufgabenverständnis finden Vorkenntnisse, Ressourcen, Erfahrungen erfragen Zielvorstellungen abstimmen Inhalt Organisation Beziehung Arbeitsform klären Verantwortung, Kompetenzen regeln Termine und Aufwand abstimmen Informations- und Kommunikationsmittel festlegen einander Kennen lernen Erwartungen und Interessen aussprechen Vertrauen aufbauen, Spielregeln aufstellen

26 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie 26 Projektanstoß - Ziel des Startprozesses 2. Projektstart Wie kommt es zu einem Startprozess ? Präzisierung der Erwartungen in das Projekt Rollenverteilung der Projektbeteiligten Integration des Projektes in das Unternehmensgefüge Projektkultur aufbauen und festigen Informations- und Kommunikationssystem aufbauen Projektziele und Projektvisionen verdeutlichen Dies kann erreicht werden durch Einzelgespräche (Gesprächscharakter; dient meist zur Vorbereitung) Start-Workshop (Seminarcharakter; 2-3 Tage) Kick-Off-Meeting (Informationsveranstaltungscharakter; 2 Stunden)

27 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektstart Welche Grundstruktur eines Projektes gibt es ? Projektauftrag Vor- studie Zielsuche Haupt- studie Teil- studie n1 Teil- studie n2 Teil- studie n3 Lösungs- suche Auswahl und Entscheidung Umsetzung

28 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektziele Fragen zu Kapitel 3. Projektziele: Welche Arten von Projektzielen gibt es ? Wie können Ziele definiert werden ? Wie können Ziele hierarchisiert werden? Wie funktioniert ein Zielklärungsprozess ?

29 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektziele Welche Arten von Projektzielen gibt es ? Zielausrichtung Ergebnisziele vs. Arbeitsziele Zielinhalte Qualitative Ziele vs. Quantitative Ziele Zielkategorien Strategische Ziele vs. Taktische Ziele vs. Operative Ziele Projekt ziele

30 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektziele Welche Arten von Projektzielen gibt es ? Zielherleitung Die Ziele leiten sich aus den Unternehmenszielen ab: Unternehmensziele Bereichsziele Projektziele Projektziele sind meist vielfältiger Art; so sollten aber berücksichtigen: Ökonomische Prinzip Konsequente Kundenfokussierung Systematische Prozess- orientierung Umweltschonung

31 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektziele Welche Arten von Projektzielen gibt es ? Zielkonflikt Die vielfältigen Ziele können/sollen zielgerecht, termingerecht, wirtschaftlich, vollständig, konfliktfrei, fehlerfrei und ressourcenoptimierend erreicht werden. Dass dabei Konflikte auftreten Zielkonflikt des Projektmanagements können ist selbstredend. Das Projektmanagement muss Zielkonflikte erkennen und Prioritäten setzen. Termintreue Qualität Funktionalität Wirtschaftlichkeit

32 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektziele Wie können Ziele definiert werden ? Zieldefinition 1.Zieldefinitionsteam bilden 2.Sammlung möglicher Einzelziele erstellen 3.Ziele hierarchisch gliedern 4.Einzelziele präzisieren 5.Zieldefinition überprüfen 6.Zieldefinition verabschieden Nur realistische Ziele formulieren Projektziele so weit wie möglich quantifizieren Auch Nicht-Ziele festlegen Muss-Ziele formulieren Soll-, Kann- oder Wunschziele vermeiden (Dornröschen-Syndrom) Abhängigkeit von Zielen ermitteln Nicht mehr als 6 bis 8 Projektziele formulieren

33 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektziele Wie können Ziele hierarchisiert werden ? Kunden-Ziel definieren Ziele der Interessengruppen (Stakeholder) ermitteln: Projekt- leitung Auftrag- geber Nutzer Team- mitglieder System- betreuer Unter- nehmen

34 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektziele Wie können Ziele hierarchisiert werden ? Beispiel einer Zielhierarchisierung

35 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektziele Wie funktioniert ein Zielklärungsprozess ? Unsicherheit der Ziele VorstudieAnalyseEntwurf Implemen- tierung Zeit Projekt- start Lasten- heft Pflichten- heft Grob- ziele Fein ziele Start- Workshop Verabschie- dete Ziele

36 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektstrukturplan Fragen zu Kapitel 4. Projektstrukturplan: Was ist ein PSP ? Wie kann man im Projekt vorgehen ? Welche Vorgehensmodelle gibt es ? Wie ist ein Projektstrukturplan aufgebaut ?

37 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie 37 Aufgaben in der Projektplanung Aufgabenplanung Terminplanung Personalplanung Sachmittelplanung Kostenplanung Finanzplanung 4. Projektstrukturplan Was ist ein PSP ? Budgetplanung Ressourcenplanung Ablaufplanung

38 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie 38 Projekt Nebenast Hauptast Nebenast Mindmap als erste Strukturierungsmaßnahme 4. Projektstrukturplan Was ist ein PSP ?

39 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektstrukturplan Der Projektstrukturplan (PSP) ist ein Modell des Projekts, das die zu erfüllenden Projektleistungen hierarchisch gliedert. Er ist die operative Basis für die weiteren Planungsschritte im Projekt, z.B. für die Ablauf-, Kosten-, Termin- und Kapazitätsplanung oder die Kalkulation sowie das Projekt-Controlling. Er macht das Projekt überschaubar und erleichtert aus Sicht der Orga- nisation Projektkoordination und -durchführung. Er zeigt den Arbeitsaufwand auf, den ein Projekt beinhaltet. Was ist ein PSP ?

40 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektstrukturplan Ein Projektstrukturplan (PSP) ist ein formales Hilfsmittel, mit dem ein Projekt überschaubar wird: Er bildet die Grundlage für Organisation und Koordination im Projekt Er zeigt den Arbeitsaufwand, Zeitaufwand und Kostenumfang auf, den ein Projekt beinhaltet Der Projektstrukturplan ist die operative Basis für die weiteren Planungsschritte im Projekt. Die Darstellung der Projektstruktur kann nach verschiedenen Gesichts- punkten erfolgen nach Phasen (logikorientiert) nach Funktionen (funktionsorientiert) nach Objekten (objektorientiert) Was ist ein PSP ?

41 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektstrukturplan Was ist ein PSP ? PSP-Elemente Die einzelnen Strukturelemente beschreiben eine Maßnahme oder ein Vorhaben innerhalb des Projektstrukturplans. Die Strukturelemente werden im Projektsystem als Projektstruktur- planelemente (PSP-Elemente) bezeichnet. PSP-Elemente können sein: Aufgaben Teilaufgaben, die weiter untergliedert werden Arbeitspakete

42 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektstrukturplan Was ist ein PSP ? Arbeitspakete Unter Arbeitspaket versteht man Aufgaben, die im PSP nicht weiter untergliedert werden - was aber nicht bedeutet, dass zur Feinplanung Arbeitspakete nicht doch noch weiter in z.B. Arbeitsvorgang, Mini- Meilenstein untergliedert werden können. Jedes Arbeitspaket ist klar gegliedert und ist eine abgeschlossene Einheit. Jedes Arbeitspaket kann hinsichtlich Zeit und Kosten genau überprüft werden. Jedes Arbeitspaket kann genau Verantwortlichen zugeordnet werden. Jedes Arbeitspaket kann eindeutig einer Projektphase zugeordnet werden.

43 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektstrukturplan Ein Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure WBS) stellt also alle notwendigen Aufgaben hierarchisch dar, die notwendig sind, um das Projektziel zu erreichen. PSP …. als Baumdiagramm: …. als Gliederungsliste: Was ist ein PSP ? Produkt A 1.Ebene 2.Ebene 3.Ebene 4.Ebene Planung KonzeptRealisierung Modul 1Modul 2Modul 3 Teil 1Teil 2Teil 3Teil 4 Neues Produkt Handy-Navi Konzept GPS-Antenne UMTS-Antenne TMC-Antenne Empfangsverstärker Empfangsmodulator

44 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektstrukturplan Beispiel für den Aufbau eines Projektstrukturplans

45 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektstrukturplan Wie kann man im Projekt vorgehen ? Projekte werden in Phasen gegliedert, damit sie überschaubar werden Am Phasenende werden dem Management die Phasenergebnisse präsentiert; dann wird über die nächste Phase entschieden. Normalerweise geht ein Review (Überprüfung) der Präsentation voraus. Das Ende (und somit auch der Beginn) einer Phase sind wichtige Meilensteine zur Kontrolle des Projektfortschrittes. Normalerweise werden auch innerhalb von Phasen Meilensteine eingerichtet. Details des Projektes können erst nach der Festlegung der Phasen und der Meilensteine geplant werden (Grob- und Feinplanung). Zur Festlegung der Projektablaufstrategie stehen eine Reihe von Projekt-Lebenszyklusmodellen zur Verfügung. Festlegung von Projektphasen und Meilensteinen

46 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie 46 Welche Vorgehensmodelle gibt es ? Es gibt eine Vielzahl von Vorgehensmodellen, die hier nur erwähnt werden sollen: Sequentieller Lebenszyklus - Klassisches Wasserfall-Modell - Wasserfall-Modell mit Prototyping Simultaneous Engineering (SE) - Wasserfall-Modell mit parallelisierten Phasen Inkrementelle / Evolutionäre Modelle - Inkrementelle und evolutionäre Implementierung - Inkrementeller und evolutionärer Entwurf - Evolutionäres Prototyping Spiralmodell (bei technischem Neuland) 4. Projektstrukturplan

47 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektstrukturplan Welche Vorgehensmodelle gibt es ? Einordnung der Modelle Festlegung des Projektablaufs Ganzheitlichkeit des Vorgehens Evolutionäres Prototyping Sehr flexibel Sehr starr Sehr hoch Sehr gering Simultaneous Engineer. Wasserfall- modell Wasserfall- modell mit Unterproj. Evolutionäre Implemen- tierung Inkrementelle Implemen- tierung Evolutionärer Entwurf Evolutionäre Entwicklung Inkrementeller Entwurf Inkrementelle Entwicklung

48 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektstrukturplan Wie ist ein Projektstrukturplan aufgebaut ? 1)Vorbereitung zur Strukturierung - Sichtung vorhandener Unterlagen (insb. Lasten-/Pflichtenheft) - Vorgehensmodell als Orientierung 2)Entwurf eines vorläufigen Strukturplans - Phasen Objektstruktur Aktivitäten - Zuordnung von Aufgaben zu Verantwortlichen (Funktionendiagramm) 3)Überprüfung des Entwurfs - Vollständigkeit - Überschneidungsfreiheit - Verantwortungszuordnung - Budgetüberprüfung 4)Sinnhafte Nummerierungssystematik 5)Arbeitspakete schnüren und Meilensteine setzen 6)Verabschiedung des PSP 7)Änderungsdienst einrichten Möglicher Ablauf einer PSP-Erstellung

49 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektstrukturplan Teilaufgabe 1 Teilaufgabe 2 Teilaufgabe 3 Teilaufgabe 4 Teilaufgabe 5 Teilaufgabe 6 Teilaufgabe 7 usw. Funktionen / Teilaufgaben Beteiligte Stellen Wie ist ein Projektstrukturplan aufgebaut ? Beispiel für ein Funktionendiagramm Mögliche Abkürzungen: G = Genehmigung V = Verantwortung M = Mitarbeit R = Review Namenskürzel Personalnummer

50 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektstrukturplan Wie ist ein Projektstrukturplan aufgebaut ? Beispiel für eine Vorgangsliste mit Vorgängerangaben 1Projektanfang 2Fundamente errichten 5 T 1 HI 3Kanalisationsanschlüsse 9 T 1 HI 4Kellerboden ausgießen 5 T 2 FA 5Kellerwände hochziehen 12 T 2 MA 6Kellerwände isolieren 9 T 5 FA 7 ….. 8 ….. Nr. Vorgangsbeschreibung Dauer Vorgänger Arbeitskräfte Abkürzungen: HI = Hilfsarbeiter FA = Facharbeiter MA = Maurer EL = Elektriker

51 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektstrukturplan Wie ist ein Projektstrukturplan aufgebaut ? Methoden zur Vorgangsschätzung 1Schätzung durch den Projektleiter oder das Projektbüro - Beteiligte Mitarbeiter unbedingt einbinden! 2Schätzungen fallen meist zu positiv aus ! - Mangelnde Erfahrungen - Selbstüberschätzung - Cost-to-Win-Schätzungen 3Mittel für eine höhere Schätzgenauigkeit: - Erfahrungsrückgriff (Daten sichern; Datenbanken) - Rückgriff auf gesicherte Daten früherer Projekte 4Methodische Unterstützung: - Expertenbefragung (Delphie-Methode) - parametrische Schätzsysteme (z.B. Function Point, COCOMO, Data-Point) - Kreativitätstechniken

52 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektstrukturplan Wie ist ein Projektstrukturplan aufgebaut ? Beispiele parametrischer Schätzsysteme 1Function-Point-Methode - Geeignet für Informatikprojekte; Funktionspunkte (einfach, mittel, kom- plex) werden für Eingabe, Ausgabe, Datenbestand, Referenzdaten, Onlinezugriff) aus vorgegebenen Tabellen entnommen um so den Per- sonalbedarf zu ermitteln 2COCOMO - (COnstructive COst MOdel) - Schätzungsgleichung bei Softwareentwicklungsprojekten - Organische SW-Entwicklung: PM = 2,4 x KQB Eingebettete SW-Entwicklung: PM = 3,6 x KQB Teilintegrierte SW-Entwicklung:PM = 3,0 x KQB KQB = 1000 Quellcodebefehle 3Data-Point-Methode - Bei objektorientierter SW-Entwicklung zur Personalbedarfsermittlung - Datenpunkte ergeben sich aus der Anzahl von Informationsobjekte; Attribute; Kommunikationsobjekte; Eingaben; Ausgaben; Datensichten - ermittelte Datenpunkte werden zu Mitarbeitermonaten (MM) ungerechnet

53 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektstrukturplan Exkurs: Kostenüberwachung ! Wichtige, in der Vorlesung nicht behandelte PM-Gebiete: Neben der hier angerissenen Kostenüberwachung sind innerhalb eines Projektes Ebenfalls von großer Wichtigkeit die Risikoanalyse, Termin- und Leistungsüberwachung

54 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektstrukturplan Exkurs: Kostenüberwachung ! Wie gelangt man zu einer Kostenüberwachung?

55 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektstrukturplan Exkurs: Kostenüberwachung ! Kumulierte Kostenverläufe: Earned Value Analysis: Soll-Kosten, Ist-Kosten und Fertigstellungswerte werden unter- sucht. Abweichungen können so festgestellt werden...

56 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Überschallflugzeug Concorde Dach Olympiastadion München Olympisches Dorf Montreal Überschreitung in %Ist-Kosten in Mio DM Plankosten in Mio DM Projekt 4. Projektstrukturplan Exkurs: Kostenüberwachung ! Beispiele für Kostenüberschreitungen in Projekten:

57 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Terminplanungsverfahren Fragen zu Kapitel 5. Terminplanungsverfahren: Welche Arten von Planungsverfahren gibt es ? Was sind Vorgangslisten ? Wie sieht ein Gantt-Diagramm aus ? Wie funktionieren Netzpläne ?

58 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Terminplanungsverfahren Welche Arten von Planungsverfahren gib es ? Terminplanungsverfahren ListungstechnikBalkendiagrammtechnikNetzplantechnik Gantt- Diagramm PLANNET- Diagramm Vorgangs- pfeiltechnik Vortganga- knotentechnik Ereignis- knotentechnik

59 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Terminplanungsverfahren Beispiel einer Informationsmatrix (Listungstechnik) Welche Arten von Planungsverfahren gib es ?

60 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Terminplanungsverfahren Beispiel einer Vorgangsliste (Listungstechnik) Was sind Vorgangslisten ? Terminliste zur Vorbereitung des Betriebsfestes Kurz- Projektvorgang Dauer Anfang Ende zeich. A Angebote für Saal einholen E Einladungen drucken V Einladungen versenden F Festlokal auswählen R Festredner auswählen 30 3 S Showangebote ermitteln W Shownummern auswählen L Vertragsabschluss Lokal X Verträge mit Show abschließen Z Zusage Festredner einholen

61 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Terminplanungsverfahren Wie sieht ein Gantt-Diagramm aus ? Über einer Zeitachse werden die einzelnen Vorgänge analog ihrer Dauer aufgetragen. (nach Henry L. Gantt benannt)

62 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie 62 Zeitachse Die Zeitachse besteht aus mehreren Zeitskalen: Planungszeitraum Der Planungszeitraum bezieht sich auf den Starttermin des Projekts. Liegt der Starttermin in der Vergangenheit, bezieht sich der Planungszeitraum auf das aktuelle Datum (Heute-Datum). Auswertungsvorlauf Der Auswertungsvorlauf stellt in der Regel die Vergangen- heit dar. Er basiert auf dem Starttermin des Projekts. Auswertungsnachlauf Der Auswertungsnachlauf stellt in der Regel die Zukunft dar. Er basiert auf dem Endtermin des Projekts. 5. Terminplanungsverfahren Wie sieht ein Gantt-Diagramm aus ?

63 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Terminplanungsverfahren Wie sieht ein Gantt-Diagramm aus ? Die Art der Anordnungsbeziehung legt fest, wie die einzelnen Vorgänge miteinander verknüpft sind: Normalfolge: Anordnungsbeziehung vom Ende eines Vorgangs zum Anfang seines Nachfolgers (EA-Beziehung). Anfangsfolge: Anordnungsbeziehung vom Anfang eines Vorgangs zum Anfang seines Nachfolgers (AA-Beziehung). Endfolge: Anordnungsbeziehung vom Ende eines Vorgangs zum Ende seines Nachfolgers (EE-Beziehung). Sprungfolge: Anordnungsbeziehung vom Anfang eines Vorgangs zum Ende seines Nachfolgers (AE-Beziehung).

64 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Terminplanungsverfahren Wie sieht ein Gantt-Diagramm aus ? PLANNET-Technik (PLANning NETwork) - die Weiterentwicklung des Gantt-Diagramms unter Berücksichtigung der Abhängigkeiten und der Pufferzeiten Gantt:PLANNET:

65 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie 65 Absoluter oder prozentualer Zeitabstand Absolute Werte: Projektunterstützende Software rechnet standardmäßig mit absoluten Zeitabständen, z.B. zwei Tage, fünf Stunden. Prozentuale Werte: Die Prozentwerte für den Zeitabstand beziehen sich auf die Dauer des Vorgängers oder des Nachfolgers. 5. Terminplanungsverfahren Wie sieht ein Gantt-Diagramm aus ?

66 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Terminplanungsverfahren Wie sieht ein Gantt-Diagramm aus ? Nennen Sie die abgebildeten Anordnungsbeziehungen !

67 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Terminplanungsverfahren Wie sieht ein Gantt-Diagramm aus ? Nennen Sie die abgebildeten Anordnungsbeziehungen !

68 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie 68 Ein Netzplan bildet den Ablauf eines Projekts oder einer Aktivität aus dem Projekt ab. Die verschiedenen Strukturelemente eines Projekts und deren Abhängigkeiten voneinander werden mit Methoden der Graphentheorie dargestellt. Die wesentlichen Elemente, aus denen ein Netzplan besteht, sind: Vorgänge Anordnungsbeziehungen Darstellungselemente sind: Knoten; z.B.: Pfeile; z.B.: 5. Terminplanungsverfahren Wie funktionieren Netzpläne ?

69 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie 69 Vorgänge Die wichtigsten Daten, durch die ein Vorgang im Projektsystem beschrieben werden, sind: der Arbeitsplatz, an dem der Vorgang ausgeführt werden soll, die Dauer, die für die Durchführung des Vorgangs benötigt wird, die Termine für den Start und das Ende des Vorgangs, der Ressourcenbedarf, der für die Durchführung des Vorgangs bereitstehen bzw. gedeckt werden soll sowie Texte und Dokumente, die den Vorgang beschreiben. 5. Terminplanungsverfahren Wie funktionieren Netzpläne ?

70 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Terminplanungsverfahren Die Art der Anordnungsbeziehung legt fest, wie die einzelnen Vorgänge miteinander verknüpft sind: Normalfolge: Anordnungsbeziehung vom Ende eines Vorgangs zum Anfang seines Nachfolgers (EA-Beziehung). Anfangsfolge: Anordnungsbeziehung vom Anfang eines Vorgangs zum Anfang seines Nachfolgers (AA-Beziehung). Endfolge: Anordnungsbeziehung vom Ende eines Vorgangs zum Ende seines Nachfolgers (EE-Beziehung). Sprungfolge: Anordnungsbeziehung vom Anfang eines Vorgangs zum Ende seines Nachfolgers (AE-Beziehung). Wie funktionieren Netzpläne ?

71 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Terminplanungsverfahren Damit Sie Anordnungsbeziehungen pflegen können, müssen Sie folgende Voraussetzungen erfüllt haben: Sie müssen einen Netzplan oder ein Standardnetz angelegt haben Sie müssen Vorgänge angelegt haben Wie funktionieren Netzpläne ?

72 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Terminplanungsverfahren Wie funktionieren Netzpläne ? Vorgangspfeilnetz (VPN) … ist ein Netzplan, in dem die Vorgänge beschrieben und durch Pfeile dargestellt werden. Die Vorgangspfeile werden durch Konten so verknüpft, wie es der Reihenfolge der Vorgänge im Projektablauf entspricht. Vorgangsknotennetz (VKN) … ist ein Netzplan, in dem die Vorgänge beschrieben und durch Konten dargestellt werden. Die Vorgangsknoten werden durch Pfeile so verknüpft, wie es der Reihenfolge der Vorgänge im Projektablauf entspricht. Ereignisknotennetz (EKN) … ist ein Netzplan, in dem die Ereignisse beschrieben und durch Konten dargestellt werden. Die Ereignisknoten werden durch Pfeile so verknüpft, wie es der Reihenfolge der Vorgänge im Projektablauf entspricht.

73 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Terminplanungsverfahren Netzplan: Vorgangspfeil-Technik … auch CPM-Verfahren (Critical Path Method) vorausgehende Vorgänge nachfolgende Vorgänge Wie funktionieren Netzpläne ?

74 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Terminplanungsverfahren Netzplan: Vorgangsknoten-Technik … auch MPM-Verfahren (Metra Potential Method) Wie funktionieren Netzpläne ?

75 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Terminplanungsverfahren Darstellungsbeispiele Wie funktionieren Netzpläne ?

76 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Terminplanungsverfahren Netzplan: Ereignisknoten-Technik … auch PERT-Verfahren (Program Evaluation and Review Technique) Ereignisnummer ## Legende: FEZ = Frühester Ereigniszeitpunkt SEZ = Spätester Ereigniszeitpunkt Ereignis- benennung FEZ SEZ Wie funktionieren Netzpläne ? Formeln: OD + 4 HD + PD 6 PD – OD 6 Dreizeitenschätzung: Der MD = mittleren Dauer durch: 1.HD = häufigste Dauer 2.PD = pessimistische Dauer 3.OD = optimistische Dauer MD = VAR = ²

77 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Terminplanungsverfahren Netzplan: Ereignisknoten- vs. Vorgangsknoten-Technik Vorgangsknotennetz: Anfang Trasse vorbereiten Armaturen montieren Graben ausheben Rohre verlegen Graben zuschütt. Druck- prüfung Bau der Pumpstation Ereignisknotennetz: Anfang Trasse vorbereitet Armaturen montiert Graben fertig Rohre verlegt Graben zu Ende Druck- prüfung Pumpstation fertig Wie funktionieren Netzpläne ?

78 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie 78 Beschreibung der Vorgänge: 8Motor einbauenL 6Motorblock zusammenbauenK 5Kolben ersetzenJ 1Pleuellager erneuernH 6Zylinder schleifenG 7Kurbelwelle schleifenF 2Kurbelwelle/Kolben ausbauenE 2Kopf zusammenbauenD 3Ventile schleifenC 1Zylinderkopf zerlegenB 4Motor ausbauenA Dauer (h)BeschreibungVorgangEreignis 5. Terminplanungsverfahren Wie funktionieren Netzpläne ? Beispiel: Motorüberholung

79 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie A B E F C J D H KL G 5. Terminplanungsverfahren Wie funktionieren Netzpläne ? Beispiel: Vorganspfeilnetzplan (VRN) oder: CPM

80 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Terminplanungsverfahren Wie funktionieren Netzpläne ? Beispiel: Vorganspfeilnetzplan (VRN) oder: CPM

81 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Weg: A E F H K L Mit Stunden Zeit = 28 Stunden = CP 5. Terminplanungsverfahren Wie funktionieren Netzpläne ? Beispiel: Vorganspfeilnetzplan (VRN) oder: CPM

82 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie 82 Beispiel: Vorgansknotennetzplan (VKN) oder: MPM 5. Terminplanungsverfahren Wie funktionieren Netzpläne ?

83 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Terminplanungsverfahren Wie funktionieren Netzpläne ? Beispiel: Vorgansknotennetzplan (VKN) oder: MPM 5. Terminplanungsverfahren Wie funktionieren Netzpläne ? Legende: V = Vorgang laut Tabelle D = Dauer des Vorgangs FAZ = Frühester Anfangszeitpunkt FEZ = Frühester Endzeitpunkt SAZ = Spätester Anfangszeitpunkt SEZ = Spätester Endzeitpunkt

84 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektcontrolling Fragen zu Kapitel 6. Projektcontrolling: Welche Hilfsmittel gibt es zum Controllen ? Welche Aufgaben sind zu erledigen ? Welche Möglichkeiten hat der Projektcontroller ? Welche Instrumente stehen zur Verfügung ?

85 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektcontrolling Instrumente des Projektcontrolling Aufgabenlisten; Arbeitspaketbeschreibungen Arbeitsfreigabelisten Projektsteuerungssitzungen (Jour fixe) Projektfortschrittsberichte Management by Walking Around (MbWA) Technische Reviews und Audits Top-10-Risikoliste Außerplanmäßige Aktionen (Action-Item-List) ………. Welche Hilfsmittel gibt es zum Controllen ?

86 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektcontrolling Vorsteuerung Projektleiter Realisation Störgrößen Projektziel [Sollvorgaben] Nachsteuerung Projektcontrolling Projektplanung Welche Aufgaben sind zu erledigen ?

87 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektcontrolling Controllen mit Projekttermin-Planungsverfahren Netzplantechniken Balkendiagramm- techniken Listungstechnik Vorgangspfeilnetz VPN Vorgangsknotennetz VKN Ereignisknotennetz EKN Gantt-Diagramm PLANNET-Diagramm Welche Hilfsmittel gibt es zum Controllen ? Liste mit: #; Projektvorgang; Vorgangsdauer; Anfang; Ende (Endtermin = Anfangstermin + Vorgansdauer)

88 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektcontrolling Beispiel für die Auswirkungen von Störgrößen, die zu Abweichungen führen

89 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie 89 Projektumsetzungsorganisation - Projektkontrolle Projektleiter Vorgaben des Projektplans: Erreichen der Projektziele Zweckentsprechender Mitarbeitereinsatz Erfolgreiche Aufgabenerfüllung Effiziente Sachmittelnutzung Terminvorgaben einhalten Einhalten der Kostenvorgaben Nichtüberschreiten der Finanz- mittel Ermittlung von Abweichungen und deren Ursachen Korrektur der Projektplanung Berichte erstatten 6. Projektcontrolling Welche Aufgaben sind zu erledigen ?

90 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektcontrolling Planungsaufgabenfür Aufgaben, Personal, Termine, Kosten Sachmittel und/oder Finanzen KontrollaufgabenFeststellen der Ist-Daten durch Berichtswesen Ermitteln der Abweichungen zu Soll-Daten Analyse der Abweichungsursachen Feststellung der Beeinflussbarkeit der Gründe Informationsversorgung/Berichtswesen: Projektstatusberichte Projektsonderberichte Projektabschlussbericht Projektdokumentation Steuerungsaufgabendurch Erkenntnisse der Kontrollaufgaben Steuerungsmaßnahmen ergreifen. Dies ist eine intuitive Aufgabe, die viel Erfahrung und Fantasie erfordert. Welche Aufgaben sind zu erledigen ?

91 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektcontrolling Projekt- controller Information Kommunikation Steuerung Projektentwicklung ProjektcontrollingProjektplanung Welche Möglichkeiten hat der Projektcontroller ?

92 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektcontrolling Einfluss auf Projektplanung und –entwicklung: Welche Möglichkeiten hat der Projektcontroller ? 1) Projektdatenerfassung 2) Soll – Ist - Vergleich 3)Abweichungsanalyse 4)Steuerungsmaßnahmen Erhebung, Prüfung und Aufbereitung von Daten zur aktuellen Projektlage Vergleich zwischen den Plan- und Ist-Daten und - eventuell – Feststellung von Abweichungen Feststellung der Abweichungsursachen und Aufzeigen möglicher Korrekturmaßnahmen Entscheidung, Umsetzung und Kontrolle von Zielerreichungsmaßnahmen und Korrektur von Abweichungen

93 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektcontrolling Beispiel: Abweichungsanalysen 1) Kostenabweichung 2) Leistungsabweichung 3)Terminabweichung Kostenabweichung = Istkosten – Arbeitswert Arbeitswert = Wert der bisher geleisteten Arbeit (Earnde Value; Sollkosten) Leistungsabweichung = Arbeitswert – Plankosten Terminabweichung = Bearbeitungsdauer x ( - 1) Welche Instrumente stehen zur Verfügung ? (vgl. auch Kapitel 5: Terminplanungsverfahren) Arbeitswert Plankosten

94 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektcontrolling Beispiel: Arbeitswertermittlung 1) Time-to-Complete-Methode 2) Methode 3)%-Fertig-Methode 4)Mini-Meilenstein-Methode Ermittlung aus den Angaben der Arbeitspaketver- antwortlichen zur erwarteten Restbearbeitungsdauer Welche Instrumente stehen zur Verfügung ? (vgl. auch Kapitel 5: Terminplanungsverfahren) Bei kleinen Arbeitspaketen: Noch nicht gestartet: 0 % In Bearbeitung: 50 % Abgeschlossen: 100 % Individualschätzung der Arbeitspaketverantwortlichen zum prozentualen Fertigungsstellungsgrad Aufteilen der Arbeitspakete in Mini-Meilensteine von Arbeitsaufwandseinheiten mit 1- bis 2-Tage Dauer

95 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektcontrolling Beispiel: Reviews und Audits 1) Technische Reviews 2) Management Reviews 3)Sitzungen 4)Audits Technische Inhalte der Berichte, z.B. Entwürfe, Codes Welche Instrumente stehen zur Verfügung ? (vgl. auch Kapitel 5: Terminplanungsverfahren) Organisatorische Inhalte der Berichte, z.B. Status, Termine, Budgetentwicklung Zusammenkünfte mit einem projektbezogenem Zweck, z.B. interne Teamsitzungen, Arbeitskreissitzungen, Trainings-Veranstaltungen, Besprechungen zum Zwecke der Vorgehensweise für Projektlösungen bei Problemen

96 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektcontrolling Beispiel: Technische Reviews und Fragestellungen Welche Instrumente stehen zur Verfügung ? (vgl. auch Kapitel 5: Terminplanungsverfahren) Ist die gefundene Lösung vollständig ? Wird der festgelegte Ablaufplan eingehalten ? Entspricht die Lösung vorhandenen Standards ? Sind bestimmte Spezifikationen eingehalten ? Wurden Auswirkungen auf nachfolgende Arbeitsschritte beachtet ? Kann die Lösung konfliktfrei implementiert werden ? ………. Beispiel: Management Reviews und Fragestellungen Werden Termine, Vorgaben, Kosten, Richtlinien eingehalten ? Werden die vorhandenen Ressourcen ausgelastet ? Bleibt der Ablaufplan im Soll ? Gefährden Risiken den geplanten Erfolg ? Kann die Lösung konfliktfrei implementiert werden ? ……….

97 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektende Fragen zu Kapitel 7. Projektende: Was sollten Sie zum Projektende alles veranlassen ?

98 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektende Projektabschluss ProjekteinführungProjektdokumentation Projektabschlussbericht Projektpräsentation Projektdurchsetzung Projekthandbuch Entscheidungsbilanz Zielerreichung Was sollten Sie zum Projektende alles veranlassen ?

99 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektende Was sollten Sie zum Projektende alles veranlassen ? Projekteinführung ProjektabschlussberichtProjektauftrag - Ergebnisse der Problemanalyse - Problemdefinition - Daten der Projektplanung - Ergebnisse/Probleme/Grenzen der Problemlösung - Mängel des Projektes - Abnahmeprotokolle ProjektpräsentationPräsentationsziel - Teilnehmermerkmale - Prä- sentationsaufbau - Präsentationsmethoden - Präsentationstechniken - Präsentationsort - Präsentationszeitpunkt ProjektdurchsetzungInformations- und Kommunikationsmittel: Persönliche Kontakte - Persönliche Briefe oder Mitteilungen - Schwarzes Brett - Rund- schreiben - Werkszeitschrift - - bulletin board - CSCW

100 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektende Was sollten Sie zum Projektende alles veranlassen ? Projektabschlussbericht Projektauftrag und Projektziel Projektlösung Projektergebnisse Probleme bei der Projektdurchführung Projektmängel Gründe für die Projektmängel Zusammenfassende Abschlussanalyse Ansprechpartner für die weitere Betreuung Projektpräsentation Präsentation des Projektergebnisses mit allen interessierten Experten (Einladungen !) Projektdurchsetzung Arbeiten im Vorfeld und Verfechtung des Ergebnisses vor Entscheidungsträgern

101 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie 101 Typischer Verlauf kumulierter Projektkosten- und -nutzenkurve Kosten Nutzen 7. Projektende Was sollten Sie zum Projektende alles veranlassen ?

102 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektende Was sollten Sie zum Projektende alles veranlassen ? Projekthandbuch Projektauftrag und Projektziel Problemanalyse Projektplanung und Ergebnisse der Ist-Aufnahme Pflichten- und Lastenheft Lösungsalternativen und Alternativenauswahl Alternativenausarbeitung und Lösungskonzeption Programmvorgaben Testvorgaben und Testergebnisse Programme Handbücher Abnahmeprotokolle Projektabschlussbericht

103 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie 103 Was sollten Sie zum Projektende alles veranlassen ? Entscheidungsbilanz Auswirkungsermittlung Gewichtete Gegenüberstellung der Vor- und Nachteile des Projektes Vollständige Ermittlung aller Vor- und Nachteile Auswirkungsgewichtung Ergebnisermittlung Gewichtung aller Vor- und Nachteile Einfache (3-stufige) oder komplexe (bis 10-stufige) Faktoren; Prozentsätze Addition aller Vor- und Nachteilsfaktoren; -prozentsätze Bilanzierung der Vor- und Nachteilsfaktoren bzw. -prozentsätze 7. Projektende

104 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie Projektende Was sollten Sie zum Projektende alles veranlassen ? Zielerreichung Ziele der Interessengruppen (Stakeholder) Gegenüberstellung der geplanten und erreichten Ziele des Projektes Vollständige Erfassung aller Ziele aller Beteiligten beim Projektstart Bewertung der Ziele der Interessengruppen Ergebnisermittlung Bewertung und Gewichtung aller Ziele beim Projektstart Einfache (3-stufige) oder komplexe (bis 10-stufige) Faktoren; Prozentsätze Bewertung und Gewichtung aller erreichten Ziele Bilanzierung der Abweichungen gesteckte vs. erreichte Ziele (vgl. auch Kapitel 3: Projektziele)

105 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie 105 Was sollten Sie zum Projektende alles veranlassen ? 7. Projektende …… und nicht die zünftige Abschlussfeier vergessen !!

106 Projektmanagement für Modul 136 (Studienprojekt) Folie 106 Quellenempfehlungen: Literatur: Litke, H.-D.: Projektmanagement: Methoden, Techniken, Verhaltensweisen München, Wien, 1996 Steinbuch, P.A. (Hrsg.): Projektorganisation und Projektmanagement Ludwigshafen, 2000 Schwarze, L.: Projektmanagement mit Netzplantechnik Herne, Berlin, 2001 Internet: (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement)


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