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Hessisches Kultusministerium Amt für Lehrerbildung Projekte erfolgreich und sinnvoll planen.

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Präsentation zum Thema: "Hessisches Kultusministerium Amt für Lehrerbildung Projekte erfolgreich und sinnvoll planen."—  Präsentation transkript:

1 Hessisches Kultusministerium Amt für Lehrerbildung Projekte erfolgreich und sinnvoll planen

2 Hessisches Kultusministerium Amt für Lehrerbildung Projektmanagement Projektmanagement in Unterrichtsprojekten SchuB SchuB - IV Kurs 2 Modul 3 Frei nach (Dr. Makku Klingelhöfer)

3 Hessisches Kultusministerium Amt für Lehrerbildung Einführung Auftragsklärung & Zieldefinition Rollen & Verantwortlichkeiten Struktur & Ablaufplan Risikomanagement Projektcontrolling & -abschluss

4 Hessisches Kultusministerium Amt für Lehrerbildung Wie wird ein Projekt definiert? Es ist gekennzeichnet durch:...Einmaligkeit der Bedingungen (Einmaligkeit der Aufgabe),...eine definierte Zielvorgabe,...Begrenzungen zeitlicher, finanzieller, personeller oder andere Art, …Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben, …eine spezifische Organisation.

5 Hessisches Kultusministerium Amt für Lehrerbildung Magisches Dreieck Das magische Dreieck der Projektsteuerung ERGEBNIS KOSTENTERMINE ( personelle, finanzielle & materielle Ressourcen)

6 Hessisches Kultusministerium Amt für Lehrerbildung Einführung Auftragsklärung & Zieldefinition Rollen & Verantwortlichkeiten Struktur & Ablaufplan Risikomanagement Projektcontrolling & -abschluss

7 Hessisches Kultusministerium Amt für Lehrerbildung

8 Hessisches Kultusministerium Amt für Lehrerbildung WOZU Relevanz / Hintergrund WIEVIEL Output / Ergebnisse WANN Anfang / Ende WAS Umfang / Scope WO zentral / regional WOMIT Ressourcen z.B. Personen / Geld Auftrags - klärung

9 Hessisches Kultusministerium Amt für Lehrerbildung Ziel- definiti on Rollen & Verantw ort- lichkeite n Struktur - plan Ablauf- plan Relevanz des Projektes und Definition, was erreicht werden soll Festlegung Von Rollen & Verantwort- lichkeiten Welche Arbeitspakete müssen zur Zielerreichung bearbeitet werden Wann werden welche Arbeitspakete bearbeitet Risikomanagement - Controlling - Kommunikation Anwendung der Tools des Projektmanagements

10 Hessisches Kultusministerium Amt für Lehrerbildung Ein Ziel … … ist ein Zustand (und kein Prozess)! … wird in einem Satz formuliert! … muss SMART sein: Spezifisch (klar und eindeutig) Messbar Aktionsorientiert (herausfordernd, motivierend) Realistisch Terminiert

11 Hessisches Kultusministerium Amt für Lehrerbildung

12 Hessisches Kultusministerium Amt für Lehrerbildung Einführung Auftragsklärung & Zieldefinition Rollen & Verantwortlichkeiten Struktur & Ablaufplan Risikomanagement Projektcontrolling & -abschluss

13 Hessisches Kultusministerium Amt für Lehrerbildung Auftraggeber Projektleitung / Koordination Projektteam Projektorganisation Rollen & Verantwortlichkeiten müssen vor der Projektdurchführung eindeutig definiert sein Trägt strategische Verantwortung für die Projektdurchführung Definiert Projektziele und -umfang Entscheidet über Projektteamempfehlungen Entscheidet über Ressourcenbereitstellung Regelmäßige Information zum Projektfortschritt Trägt operative Verantwortung für die Projektzielerreichung Führt und koordiniert das tägliche Projektmanagement Kommuniziert mit allen Projektbeteiligten (Auftragsgeber, Projektteam) Aktive Mitarbeit zur Erreichung der Projektziele Verantwortlich für spezifische Aufgabenpakete Identifiziert Informationsquellen und bereitstelle spezifischer Informationen aus den Fachbereichen (Botschafter des entsendenden Fachbereichs) Identifiziert mögliche Problemfelder und notwendige Kommunikationsbedürfnisse Rollen & Verantwortlichkeiten

14 Hessisches Kultusministerium Amt für Lehrerbildung Einführung Auftragsklärung & Zieldefinition Rollen & Verantwortlichkeiten Struktur & Ablaufplan Risikomanagement Projektcontrolling & -abschluss

15 Hessisches Kultusministerium Amt für Lehrerbildung Meilen - stein Meilen - stein Meilensteine strukturieren Projekte in verschiedenen Phasen. Arbeitspakete sind Aufgaben, die während einer Projektphase ausgeführt werden müssen. Arbeitspaket 1 Arbeitspaket 2 Arbeitspaket 3 Arbeitspaket 4 Arbeitspaket 5 Arbeitspaket 6 Arbeitspaket 7 Phase I Phase II Phase III Arbeitspakete und Meilensteine machen ein Projekt zeitlich planbar

16 Hessisches Kultusministerium Amt für Lehrerbildung Meilensteine … bieten ein Mittel zur Messung des Projektfortschrittes …sind grundlegend für das erreichen des Gesamtzieles des Projektes …bieten die Möglichkeit Während der Projektdauer Go und No Go Entscheidungen zu treffen Arbeitspakete … sind messbar bezügl. Kosten, Ressourcen und Zeit …liefern ein eindeutiges, messbares Resultat …haben einen klaren Start und Endpunkt …liegen in der Verantwortung einer einzelnen Person

17 Hessisches Kultusministerium Amt für Lehrerbildung Einführung Auftragsklärung & Zieldefinition Rollen & Verantwortlichkeiten Struktur & Ablaufplan Risikomanagement Projektcontrolling & -abschluss

18 Hessisches Kultusministerium Amt für Lehrerbildung Neubewertung Effektivitäts- prüfung Maßnahmen- durchführung Maßnahmen- planung BewertungIdentifizierung Der Risiko-Management Prozess ermöglicht die Sammlung und Bewertung von Risiken

19 Hessisches Kultusministerium Amt für Lehrerbildung Nr.RisikoEinstufung PriorisierungGegenmaß- nahmen Verant- wortlich Eintrittswahr- scheinlichkeit AuswirkungGewichtung Zentraler Bestandteil ist die Risikoanalyse mit einer Bewertung der einzelnen Risiken

20 Hessisches Kultusministerium Amt für Lehrerbildung Die Ergebnisse der Risikoanalyse visualisiert in der Risikomatrix den einzelnen Risikofaktor Auswirkung Hoch Mittel niedrig kleinmittelgroß Eintrittswahrscheinlichkeit

21 Hessisches Kultusministerium Amt für Lehrerbildung Einführung Auftragsklärung & Zieldefinition Rollen & Verantwortlichkeiten Struktur & Ablaufplan Risikomanagement Projektcontrolling & -abschluss

22 Hessisches Kultusministerium Amt für Lehrerbildung Ist Plan Zeit Standardverfahren des Projektcontrollings ist die Messung von Plan-Ist-Abweichungen Ressourcen

23 Hessisches Kultusministerium Amt für Lehrerbildung Bei veränderten Zielvorgaben (Moving Targets) muss der Projektplan angepasst werden die goldene Regel: Vereinbartes Ziel Modifiziertes Ziel Moving Targets sind realisierbar, wenn …. modifizierte Ziele vereinbart sind. erforderliche Ressourcen vorhanden sind. Endtermine nicht kritisch sind. alle Änderungen dokumentiert werden.

24 Hessisches Kultusministerium Amt für Lehrerbildung

25 Hessisches Kultusministerium Amt für Lehrerbildung Am Ende jedes Projektes steht ein Abschlussbericht Projektbeschreibung Kurze Schilderung des Projektes Thematik Ziele Ist-Situation Vorgehensweise Kurze Beschreibung von Methoden und Prozessen Aufgaben Zeitrahmen Team/Mitwirkende Hauptergebnisse Hauptergebnisse sollen in einem Satz präsentiert werden Auswirkungen Kundenzufriedenheit Ausblick Lessons learned Kurze Beschreibung von Bedeutenden Erfolgsfaktoren Barrieren und einschränkende Faktoren

26 Hessisches Kultusministerium Amt für Lehrerbildung


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