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Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering.

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Präsentation zum Thema: "Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering."—  Präsentation transkript:

1 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 1 PROJEKTMANAGEMENT (Project Management) 6. Planungssoftware MS Project 2003 Prof. Zielgruppe: StudentInnen der Informatik LV-Leiter: Andreas WÖBER Inf Lehre - VOÜbung - UE

2 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 2 Übersicht: Planungssoftware – Microsoft Project 2003 Prof. für 6. Termin am Do., 6. April Übersicht - Balkendiagramm / Netzplan 2.Methoden zur Steuerung und Kontrolle 3.Einführung in die Netzplantechnik 4.Arbeiten mit Microsoft Project 2003 a)Bildschirmaufbau – Arbeitsoberfläche, b)Erfassen der zeitlichen Rahmenbedingungen, c)Anlegen eines Projektkalenders, d)Planung und Erfassung der Ressourcen, e)Erfassen der Vorgänge (Tätigkeiten), f)Balkendiagramm (Zeitskala und Zeitmaßstab), g)Darstellungsmöglichkeiten (Filter / Tabellen), h)Netzplan-Diagramm, i)Kalender und Berichte, j)Ressourcenausgleich. Anwendung auf das eigene Projekt

3 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 3 Ziele für die 6. Einheit: Planungssoftware Ein GANTT-Diagramm mit einer Planungssoftware, z.B. Microsoft Project 2003 gezielt erstellen und laufende Änderungen im Projekt dabei berücksichtigen können, Planung und Erfassung von Projektressourcen aufgrund der Vorgaben des Auftraggebers,

4 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 4 Zwischenpräsentationen am Do., 6. April 2006 ca. 15 Minuten pro Projektgruppe über folgende Inhalte: Projektorganisation, Projektstrukturplan (PSP) –Verrichtungsorientiert und –objektorientiert Aktionsplan und Arbeitsplan, Funktionenmatrix, Stellenbeschreibungen, Meilensteine im Projekt (Ereignis, Soll- und Ist-Termin) Überführung der Planung und Ergebnisse in das Projekthandbuch und Microsoft Project 2003 Prof. (Gantt-Diagramm)

5 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 5 Aufgabenstellungen für 6. Termin am Do., 6. April )Erfassen der zeitlichen Rahmenbedingungen, 2)Anlegen eines Projektkalenders, 3)Planung und Erfassung der Ressourcen, 4)Erfassen der Vorgänge (Tätigkeiten), 5)Balkendiagramm (Zeitskala und Zeitmaßstab), 6)Darstellungsmöglichkeiten (Filter / Tabellen), 7)Netzplan-Diagramm, 8)Kalender und Berichte, 9)Ressourcenausgleich. Planung und Eingabe in Microsoft Project 2003

6 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 6 1a. Balkendiagramm / Netzplan (I/III) Aufgaben: Balkendiagramme (Gantt-Diagramme) dienen der Planung, Steuerung und Überwachung von Projekten;Gantt-Diagramme In den Diagrammen kann abgelesen werden, wann Aktivitäten beginnen, wie lange sie dauern und wann sie enden; Beispiel: Balkendiagramm (mit Microsoft Project 2003 erstellt) Vorteil: bei nicht zu umfangreichen Projekten eine einfache Handhabung sowie Anschaulichkeit + Tätigkeiten Tasks

7 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 7 1a. Gantt-Diagramme (Ergänzung) Merkmale Benannt nach dem Amerikaner Henry L. Gantt ( ) Weite Verbreitung, durch den Einsatz und die Verbreitung von Projektmanagementsoftware, Vorteil: Sicht auf den zeitlichen Verlauf der Tasks. Ursprung und Aufgabe Ursprünglich ein Kontrollwerkzeug Anfang des 20. Jhdt., Der Balken stellt in diesem Zusammenhang das Zeitfenster dar, in dem der Task abzuwickeln ist, Eigenschaften, die aus den Netzplänen stammen und zur besseren Projektkontrolle dem ursprünglichen Gantt-Diagramm hinzugefügt wurden, sind Pfeile zur Verknüpfung der Aufgaben, welche die Balken miteinander verbinden. können. Quelle: Virtuelles Software Engineering Kompetenzzentrum URL: abgefragt am Do., 6. April 2006http://www.software-kompetenz.de/?22445

8 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 8 1b. Balkendiagramm / Netzplan (II/III) Bei größeren Projekten werden Balkendiagramme durch Netzpläne ersetzt, da die Zusammenhänge zwischen den Aktivitäten und Pufferzeiten nicht mehr auf einen Blick erkennbar sind. Der Begriff der Netzplantechnik bezeichnet lt. DIN alle Verfahren zu Analyse, Beschreibung, Planung, Steuerung und Überwachung von Abläufen auf der Grundlage der Graphentheorie, wobei Zeit, Kosten, Ressourcen und weitere Einflussgrößen berücksichtigt werden können.

9 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 9 1c. Balkendiagramm / Netzplan (III/III) Folgende Begriffe sind wichtig für die Netzplantechnik: Projekt Begriff für ein zu planendes und auszuführendes Vorhaben, eine Aufgabe, ein Problem, Ablauf, etc. Vorgang (Tätigkeiten, Aktivität) Ein Vorgang ist eine zeitbeanspruchende Teilarbeit oder Handlung, die zwischen einem Anfangs- und Endzeitpunkt stattfindet. Ereignis Ereignisse haben keine zeitliche Ausdehnung. Sie stellen Zeitpunkte dar, zu denen bestimmte Teilvorgänge beendet oder andere beginnen müssen.

10 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie Methoden zur Steuerung und Kontrolle 1.Kostenkontrolle a)Die Kostenentwicklung im Projekt soll ständig überschaubar sein, b)Geplante und angefallene Kosten werden gegenübergestellt, c)Die tatsächliche Kosten müssen kurzfristig verfügbar sein, d)Eindeutige Zuordnung von Kosten zu Arbeitsabschnitten (im Netzplan oder im Projektstrukturplan), e)Graphische Darstellung: Kostenhistogramm und Kostensummenkurven. 2.Leistungs- / Fortschrittskontrolle a)Hauptaufgabe des Projektmanagements ist die Feststellung des tatsächlichen Fortschrittes der Arbeiten, b)Die Leistungskontrolle soll sicherstellen, dass das Ergebnis der durchgeführten Arbeiten in Qualität und Umfang der im Auftrag festgehalten Leistung entspricht. c)Die Fortschrittskontrolle muss feststellen, zu wie viel Prozent eine bestimmte Projektaufgabe bereits abgeschlossen ist.

11 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 11 3a. Einführung in die Netzplantechnik (I/II) umfassendes Planungsinstrument für komplexe Projekte, bietet übersichtlichen Überblick über den Projektablauf, inklusive der eindeutigen Darstellung der Abhängigkeiten einzelner Vorgänge im Ablauf, ermöglicht genaue Zeitschätzung bzw. Terminfestlegung für den Gesamtablauf sowie für einzelne Vorgänge, Erkennen der zeitintensivsten Ablauffolge: kritischer Weg, ermöglicht relativen Vergleich der Konsequenzen von Terminen, Kosten und Einsatzmitteln verschiedener Planungsvarianten, fördert rechtzeitige Entscheidungen, da mögliche Konsequenzen im Netzplan ersichtlich sind.

12 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 12 3b. Einführung in die Netzplantechnik (II/II) Netzplantechnik ist geeignet für: - Strukturplan, - Zeitplan, - Einsatzmittelplan, - Kostenplan. bewährte Arten von Netzplänen: - CPM: Critical Path Method - PERT: Program Evaluation and Review Technic - MPM: Metra-Potential-Method zahlreiche Softwareprodukte unterstützen den Einsatz der Netzplantechnik; oft: Zusammenfassung verschiedener Arten von Netzplänen; daher: Vorsicht auf Konsistenz!

13 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 13 3c. Darstellungsarten für Netzpläne Vorgangs-Pfeil-Darstellung: z.B. CPM Vorgang als Pfeil, Ereignis als Kreis dargestellt Schwerpunkt: Vorgang ( = Tätigkeit) mit Dauer Vorgangs-Knoten-Darstellung: z.B. MPM Vorgang als Knoten (meist Rechteck) dargestellt, Pfeil gilt als Beziehung (Gantt) Ereignis-Knoten-Darstellung: z.B. PERT Ereignis als Knoten (meist Kreis) dargestellt, Pfeil gilt als Beziehung: Zustandsübergang mit Dauer Schwerpunkt: Ereignis: beschreibt Projektzustand Zustandsübergang kann mehrere Vorgänge umfassen, die nicht näher beschrieben werden. CPMCPM MPMMPM PERTPERT

14 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 14 4a. Arbeiten mit Microsoft Project - Bildschirmaufbau Tätigkeiten Tasks

15 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 15 4a. Arbeiten mit Microsoft Project - Balkenarten Menü: Format Balkenarten

16 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 16 4a. Aufgaben: Anpassung des Arbeitsplatzes 1.Teilen Sie den Bildschirm in einen oberen und unteren Ausschnitt. Ändern Sie die Größe der Ausschnitte (Trennungslinie mit der Maus verschieben). 2.Wählen Sie für den oberen Ausschnitt ANSICHT – Ressource: Tabelle 3.Vergrößern Sie den oberen Ausschnitt wieder auf Bildschirmgröße

17 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 17 4b. Erfassen der zeitlichen Rahmenbedingungen Für Ihre Projektplanung gelten folgenden zeitliche Rahmenbedingungen: Der Projektstart ist am z.B. 2. März 2006, Das Projekt muss bis zum 11. Mai 2006 fertig gestellt sein, Die Mitglieder der Projektgruppe arbeiten z.B. in der Zeit zwischen 17:00 und 19:30 am Projekt. Anlegen eines Projektkalenders Der Projektkalender berücksichtigt für geplante Arbeitszeit an einem bestimmten Projekt, Tages-, wochen- oder monatsweise können Arbeitszeiten, Arbeits- und arbeitsfreie Tage festgelegt werden.

18 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 18 4c. Aufgaben: Eintragung der Arbeitstage und -zeiten Legen Sie den Projektkalender Projektarbeit an und tragen Sie jene Arbeitstage und Arbeitszeiten, welche für das Projekt und die Projektgruppe gelten. Öffnen des Kalender: EXTRAS – Arbeitszeit ändern Anlegen eines neuen Basiskalenders: Button Neu, dabeiKopie erstellen von aktivieren. Einstellen der neuen Arbeitszeit: Mo bis Fr im Kalenderblatt mit der Maus selektieren, die Arbeitszeit 15:00 bis 20:00 eintragen und den Button Arbeitszeit aktivieren. Geänderte Tage werden grau dargestellt. Anschließend müssen unter Optionen die Stunden pro Tag Stunden pro Woche eingetragen werden (MS Project berechnet diese Werte nicht automatisch)

19 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 19 4c. Aufgaben: Arbeitszeit ändern, neuer Basiskalender tägliche Arbeitszeit ändern

20 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 20 4c. Aufgaben: Erfassen der freien (Arbeits-)Tage 2. Erfassen Sie die freien Tage: Erfassen der freien Tage: Einzelnen Tag selektieren und Arbeitsfreie Zeit auswählen. Für das Projekt relevant ist die Zeit ab März Erfasst werden müssen: Ostern 2006 (13.4. und )

21 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 21 4c. Verwenden der Datei-Info (Projektinfo) Aufgabe: Tragen Sie in der Datei-Info den Anfangstermin und Namen des Projektkalenders ein (Menü: PROJEKT – Projektinfo) Damit die Einstellungen des Projektkalenders wirksam werden, muss in der Datei- Info (Projektinfo) des Projektes (erreichbar unter Projekt – Projektinfo) der Name des Projektkalenders eingetragen werden. Ebenso ist hier der geplante Projektbeginn einzutragen.

22 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 22 4d. Ressourcen Ziel: Planung der Personal-, Materialkosten, … Kosten = Werteinsatz zur Leistungserstellung Projektkosten Zuordnung aller Mitteln (MitarbeiterInnen und Geräten) folgender Kosten (Umwandlung der Aufwendungen in Kosten): Personalkosten (Stundenlöhnen, Überstunden?), Materialkosten, Kosten für Anschaffungen von Geräten, Miete von Räumen

23 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 23 4d. Erfassung der Ressourcen Aufgaben: Erfassen Sie Ihre Ressourcen (alle Personen und Geräte) im Ressourcenblatt von Microsoft Project Erfassen der Ressourcen: ANSICHT – Ressource: Tabelle

24 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 24 4d. Erfassen und Zuordnen der Ressourcen Ressourcenname (z.B. Vorname) Eindeutige Zuordnung!!! Kürzel (1. Buchstabe wird vorgeschlagen, ansonst wählbar) Gruppe: PG für Projektgruppe, AG für Auftraggeber Max. Einheit: bei allen 1 Standardsatz: laut Angabe bzw. eigene Stundensätze Überstunden Satz: (im Kopf rechnen), Standardsatz * 1,5 Kosten/Einsatz: bleiben Offen Fällig am: Wichtig für die Finanzplanung, Bleibt auf Anteilig Basiskalender: bei allen Ressourcen auf Projektarbeit stellen Code (z.B. für Kostenstellen): P für Personal, G für Geräte

25 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 25 4d. Abschätzung der gesamten Projektkosten Aufgabe: Wie hoch schätzen Sie die Gesamtkosten dieses Projektes ein? (Halten Sie Ihre Schätzung hier schriftliche fest, um später Ihre Treffsicherheit zu überprüfen!) Anpassen der Ressourcenkalender Berücksichtigung (individuelle) Termine der am Projekt Beteiligten Personen Ändern Sie in den entsprechenden Ressourcen- kalendern die Verfügbarkeit der Projektmitarbeiter. Aufgabe: Berücksichtigung von Seminare, Schulungen, … Ändern der Ressourcenkalender: Über EXTRAS – Arbeitszeit ändern können in den einzelnen Ressourcenkalendern Änderungen vorgenommen werden.

26 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 26 4e. Erfassen der Vorgänge (II/II) Aufgabe: Erfassen Sie alle Tätigkeiten aus der Projektplanung (Aufgabentabelle) Am einfachsten sind die Vorgänge in der ANSICHT – Weitere Ansichten … - Vorgang Tabelle zu erfassen. Im unteren Teil des Bildschirmes kann die Maske ANSICHT – Weitere Ansichten … - Vorgang: Maske angezeigt werden. Alternativen für das Eintragen der verwendeten Ressourcen: Voller Ressourcenname in der Tabelle (mehrere durch Semikolon getrennt), Übernahme des Ressourcennamens aus der Drop-Down-Liste in die Eingabezeile, Ressourcenkürzel oder –nummer in der Vorgangsmaske eintragen.

27 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 27 4e. Erfassen der Vorgänge (II/II) Ist die verwendete Ressourcenanzahl ungleich 1, wo wird dies bei der entsprechenden Ressource vermerkt (alternativ): Tabelle: Anzahl in eckigen Klammern nach dem Ressourcennamen, Maske: Anzahl in der entsprechenden Spalte eingetragen (Gesamtzeit wird automatisch berechnet!) Achtung! Unbekannte Ressourcen (Tippfehler, etc.) werden sofort in die Ressourcenliste aufgenommen. Ressourcennamen daher in der Vorgangstabelle immer richtig schreiben! Überflüssige Ressourcen: Zeile in der Ressourcentabelle löschen.

28 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 28 4f. Balkendiagramm (I/II) Nachdem Sie erfolgreich alle Vorgänge erfasst haben, beschäftigen Sie sich mit dem Balkendiagramm. Folgende Hinweise können Ihnen helfen: Das gesamte Projekt auf einen Blick erhält man durch verändern der Zeitskala über FORMAT – Zeitskala oder über die +/- Lupe in der Symbolleiste. Balkendiagramm: Es stehen insgesamt 4 Darstellungen des Balkendiagramms zur Verfügung: Standardansicht aus dem ANSICHT – Menü (hier wird kein kritischer Pfad dargestellt), Einzelheiten Überwachen Verzögerung ANSICHT – Weitere Ansichten ausgewählt

29 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 29 4f. Balkendiagramm (II/II) Hinweis Die Einstellungen für das Balkendiagramm (z.B. Zeitskala) müssen für jede Darstellungsart vorgenommen werden. Der Menüpunkt FORMAT ermöglicht eine Vielzahl von Einstellungen für das Balkendiagramm: Balkenart, -farben, -stärken, … Balkentext, Gitternetzlinien, Layout (Verbindungslinien der Vorgänge) … Der Balkenplan-Assistent (ebenfalls im Menüpunkt FORMAT zu finden) hilft Schritt für Schritt bei der Formatierung des Balkenplanes (z.B. Balkenform, angezeigte Textinformationen, …

30 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 30 4f. Zeitskala und Zeitmaßstab Aufgabe: Sie möchten Ihr gesamtes Projekt auf einen Blick sehen. Finden Sie einen Zeitmaßstab, sodass der gesamte Projektverlauf (mit Vorgangsbezeichnungen im linken Bildschirmteil) auf einem Bildschirm dargestellt werden kann (Sie dürfen dabei auch die Tabelle bzw. die Tabellenspalten schmäler machen) Darstellungsformen der Balken Aufgabe: Ändern Sie die Verknüpfungslinien Ihres Balkendiagramms Beschriften im Balkendiagramm Aufgabe: Beschriften Sie die Balken: Rechts vom Balken einer Aktivität sollen die dabei verwendeten Ressourcen stehen Hinweis: Verwenden Sie FORMAT – Balkenart – Text (Register).

31 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 31 4g. Darstellungsmöglichkeiten (Filter / Tabelle) (I/III) Durch Filter können nur bestimmte Vorgänge des Projektes dargestellt werden. Die Tabelle (links vom Balkendiagramm) gibt Informationen zu den einzelnen Vorgängen. Auswahl bestimmter Vorgänge durch Filter Bestimmte Vorgänge im Balkendiagramm können ausgeblendet werden durch die Anwendung von Filtern. Ein Filter kann eingestellt werden über –Das Menü PROJEKT – Filter … oder –Über die Drop-Down-Filterliste in der Symbolleiste.

32 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 32 4g. Darstellungsmöglichkeiten (Filter / Tabelle) (II/III) Tabelle: Bei der Darstellung eines Balkendiagramms (Gantt) ist der Bildschirm vertikal in 2 Bereiche unterteilt: Linker Teil: Tabelle Rechter Teil: Balkendiagramm Trennungslinien (horizontal oder vertikal) können mit der Maus beliebig verschoben werden. Die Darstellung von Tabelle und Balkendiagramm werden in unterschiedlichen Menüpunkten angewählt: –Tabelle: ANSICHT – Tabelle: … –Gantt-Diagramm: ANSICHT – Balkendiagramm oder ANSICHT – Weitere Ansichten - Balkendiagramm

33 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 33 4g. Darstellungsmöglichkeiten (Filter / Tabelle) (III/III) Aufgaben: 1.Stellen Sie nur Vorgänge des kritischen Pfades dar. 2.Stellen Sie alle Vorgänge dar, bei welchen nur einzelne Ressourcen (Personen und Geräte) verwendet werden. 3.Stellen Sie im linken (Tabellen-)Teil die Kosten jedes Vorganges dar. 4.Stellen Sie im linken (Tabellen-)Teil die benötigten Arbeitsstunden dar (alle Ressourcen). 5.Wählen Sie wieder die Darstellung ANSICHT – Weitere Ansichten – Vorgang: Tabelle für die Tabelle und EXTRAS – Filter: Alle Vorgänge für das Balkendiagramm

34 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 34 4h. Netzplan-Diagramm: Übersicht Die Projektstruktur (Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aktivitäten) können Sie im Netzplan-Diagramm sehen. Die Übersichtsdarstellung ermöglich Ihnen einen Überblick über das gesamte Projekt.

35 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 35 4h. Aufgabe: Netzplan-Diagramm (1/2) 1.Editieren Sie Ihren Netzplan mit der Maus, um eine übersichtlicher Darstellung zu erhalten. Verwenden Sie die Funktionen Zoom und Layout. Menü Format - Layout Menü Ansicht - Zoom

36 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 36 4h. Aufgabe: Netzplan-Diagramm (2/2) 2.Informieren Sie sich über einzelne Tätigkeiten sowie über deren Vorgänger und Nachfolger (horizontalen Scrollbar verwenden!). Die Bezeichnung EA bei den Knoten gibt die Art der Abfolge (Ende – Anfang d.h. Normalfolgen) an.

37 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 37 4i. Kalender und Berichte (I/II) Kalender und Berichte sind wichtige Hilfsmittel zur Steuerung und Kontrolle eines Projektes. Die erfassten Informationen lassen sich einfach in unterschiedlichsten Formen darstellen. Kalender: Der Menüpunkt ANSICHT – Kalender stellt Kalenderblätter dar, in welchen die geplanten Aktivitäten in Form von Balken eingetragen sind. Die Form des Kalenderblattes kann in dieser Ansicht über FORMAT – Zeitskala individuell angepasst werden. Berichte: Über ANSICHT – Berichte ist die Auswahl der einzelnen Berichtsarten aufzurufen.

38 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 38 4i. Kalender und Berichte (II/II) Hinweis: Für die Lösung der Aufgaben verwenden Sie die Berichtsarten Übersicht, Kosten, Ressourcen. Menüpunkt ANSICHT – Berichte

39 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 39 4i. Aufgabenstellungen: Kalender und Berichte (1/2) Aufgaben 1.Für Ihren Projektordner benötigen Sie eine übersichtlichen Kalender, in welchem schon die Projektaktivitäten eingetragen sind. Drucken Sie das erste Monat Ihres Projektes aus (Seitenansicht!) 2.Auf jedem Kalenderblatt sollen der Kalender des vorigen bzw. des folgenden Monats angezeigt werden. 3.Erstellen Sie eine Projektübersicht, einen Kostenrahmen, eine Liste Wer-macht-was.

40 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 40 4i. Aufgabenstellungen: Kalender und Berichte (2/2) Analysieren Sie den Kostenrahmen Ihres Projektes: Wie setzten sich die großen Beträge in Ihrer Aufstellung zusammen? Wo können Sparpotentiale verborgen sein? Zu welchen Leistungen kommt man besonders günstig? z.B. Eigenproduktionen, … Verwenden Sie für die Analyse Ihres Projektes die verschiedenen Ansichten und Filtern. Beantworten Sie in einer kurzen Notiz (ca. ½ A4-Seite) die oben angeführte Fragestellungen.

41 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 41 4j. Ressourcenausgleich (I/III) Aufgaben, die durch ProjektleiterIn wahrgenommen werden: Verwaltung der Ressourcen, Überprüfung, ob Belastung der Ressourcen vorliegen. MENÜ – Ansicht Ressource: Grafik Durch den geplanten Einsatz einer Ressource in parallel (gleichzeitig) ablaufenden Vorgängen kann die verfügbare Arbeitszeit bzw. Anzahl der Ressource überschritten werden. Ein automatischer Kapazitätsabgleich kann über das Menü EXTRAS – Kapazitätsabgleich durchgeführt werden (Schaltfläche Neu abgleichen). Microsoft Project verschiebt dabei Vorgänge so lange, bis die gewählte(n) Ressourcen(n) nicht mehr überlastet ist bzw. sind.

42 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 42 4j. Ressourcenausgleich (II/III) Ableichungs- berechnung Abgleichs- zeitraum Überlastungen entfernen Kapazitäs- abgleich

43 Projektmanagement (Project Management) – 6. Planungssoftware (Microsoft Project 2003 Prof.) Universität Wien – Department of Knowledge and Business Engineering Do., 6. April 2006VU: /3 - SS 2006Folie 43 4j. Ressourcenausgleich (III/III) Aufgabestellungen: Überprüfen Sie die Belastung aller Ressourcen. Welche grundsätzlichen Möglichkeiten des Projektmanagements sehen Sie, die Ressourcenüberlastungen aufzulösen? Sie entschließen sich, einen zweiten Projektmitarbeiter in Ihrem Projekt einzusetzen. Führen Sie die entsprechende Eintragung in der Ressourcentabelle durch. Wie verändert sich die Darstellung? Für alle übrigen Ressourcen soll Microsoft Project 2003 den Belastungsausgleich für Sie durchführen. Notieren Sie vorher das Projektende. Wie ändert sich der Projektablauf durch den Ausgleich?


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