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Projekte im Griff Projektmanagement im Krankenhaus mit Fred Schachtl Projektleiter.

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Präsentation zum Thema: "Projekte im Griff Projektmanagement im Krankenhaus mit Fred Schachtl Projektleiter."—  Präsentation transkript:

1 Projekte im Griff Projektmanagement im Krankenhaus mit Fred Schachtl Projektleiter

2 Inhalt 1.Problemstellung und LösungsansatzProblemstellung und Lösungsansatz 2.pris-ma plus – der Prozesspris-ma plus – der Prozess 3.Mit screenshots durch pris-ma plus - vom Antrag bis zum ProjektabschlußMit screenshots durch pris-ma plus - vom Antrag bis zum Projektabschluß 4.Projektablauf verbal beschriebenProjektablauf verbal beschrieben 5.Wer darf was – das RechtekonzeptWer darf was – das Rechtekonzept 6.VorteileVorteile 7.BetriebsformenBetriebsformen Seite 2

3 Die Problemstellung Seite 3 Prozessoptimierung, Qualitätsmanagement, Organisationsentwicklung, Bauvorhaben, Umstrukturierung, Personalplanung sind mit traditionellen, auf Routinetätigkeiten ausgelegten Strukturen nicht mehr effektiv zu bewältigen Komplexe, neuartige und meist interdisziplinäre Vorhaben können in der Regel nur in Projektform gezielt bearbeitet werden

4 Die Lösung: Projektmanagement Seite 4 Projektmanagement muss professionell und ambitioniert betrieben werden –Kein Werkzeug kann hier unterstützen, wenn das Projektteam nicht effektiv arbeitet Risiken müssen minimiert werden –Zu viele parallel laufende Projekte Demotivation –Ineffektive Projekte Vergeudung von Ressourcen –Unklare Auftragsvergabe Falsches Ergebnis –Ändern der Ziele im Projektverlauf Themaverfehlung –Inkonsequentes Projektcontrolling Karteileichen –Schlechte Terminplanung ineffektive Ergebnisse

5 Effizientes Projektmanagement Seite 5 Klarer Auftrag –Aktionismus wird eingeschränkt, –Doppelprojekte werden verhindert, –nicht mit dem Leitbild des Hauses zu vereinbarende Projekte werden gar nicht erst zugelassen –Die klare Formulierung des Projektauftrags (Projektinhalt, Grobziel des Projektes, erste Angaben zum Projektumfang) erleichtert das Verstehen des Projektes

6 Effizientes Projektmanagement Seite 6 Projektziele –Sie sind Richtschnur und Maßstab des Projektes –Alles Handeln im Projekt ergibt sich aus der Zielorientierung –Sie erläutern möglichst detailliert das zu erreichende Ergebnis des Projektes –Sie beschreiben nicht einen negativen oder fehlerhaften Ausgangszustand, sondern den gewünschten positiven Zustand am Ende des Projektes

7 Effizientes Projektmanagement Seite 7 Dokumentation –Alle projektrelevanten Informationen müssen dem Projektteam zur Verfügung stehen –In der Projektbearbeitung können fehlende Dokumente Entscheidungen verhindern oder falsch werden lassen –Standardisierte Dokumentation im gesamten Projektverlauf macht das Projekt transparent und nachvollziehbar –Bemerkungen zum Erreichen von Teilergebnissen optimieren den Projektverlauf

8 Effizientes Projektmanagement Seite 8 Kommunikation und Information –Das Projektteam muß über Veränderungen im Projekt informiert werden –Auch mit Personen ausserhalb der Projektgruppe soll kommuniziert werden können –Ständig aktuelle Information trägt zur Optimierung des Projektverlaufes bei und steigert die Motivation –Die Kommunikation und umfassende Information innerhalb des Projektteams führt zum Gelingen des Projektes

9 Effizientes Projektmanagement Seite 9 Verantwortlichkeiten –Klare Vergabe, wer im Projektteam für welche Aufgabe zuständig und welches Teilergebnis dabei zu erreichen ist –Hierarchische Gliederung der Projektverantwortlichkeiten unterstützt den schonenden Umgang mit den Ressourcen –Durch Übertragung von Teilverantwortlichkeiten wird die Motivation der Mitarbeiter gesteigert, wobei gleichzeitig die Projektleitung entlastet wird Wichtig ist das an den Zielvorgaben orientierte Ergebnis

10 Effizientes Projektmanagement Seite 10 Strukturierter Projektabschluß –Ein normierter Projektabschluß erleichtert die Lesbarkeit und Bewertbarkeit der Projektarbeit wie auch des Ergebnisses –Eine Besprechung, was gut, was schlecht war, führt zur Verbesserung der Projektarbeit im Allgemeinen –Aus vielen Projekten entstehen Folge- aktionen und neue Projekte, die beim Projektabschluß definiert werden müssen

11 Ohne IT gehts nicht Seite 11 Die oft grosse Anzahl an zu beginnenden, laufenden und abgeschlossenen Projekten erschwert den Überblick Transparenz, Dokumentation und Information erfordern strukturierte und automatisierte Arbeitweisen Das Projektteam muß weitestgehend von Routineaufgaben der Projektarbeit befreit sein, um sich auf den Kerninhalt des Projektes konzentrieren zu können

12 Viele Wege, ein Ziel Seite 12 Der Aufwand für Programminstallationen, aber auch die oft umfangreichen Schulungen ist in vielen Fällen zu hoch Der Kosten-Nutzen-Faktor behindert oft die Einführung solcher Werkzeuge Die verfügbaren Funktionen werden nur teilweise genutzt – die Software ist zu mächtig Tabellenkalkulationsprogramme, Terminplaner oder auch Projektmanagementsoftware erfüllen meist die Anforderungen eines Projektmanagements Ob Projekte optimal verlaufen, hängt hierbei oft von der Person des Projektleiters ab

13 Ein neues Werkzeug Seite 13 Auf ein sinnvolles Maß an Funktionen beschränkt, erleichtert pris-ma plus die Projektarbeit durch Überwachungs- und Steuerungsfunktionen und hält alle benötigten Informationen zum Projekt vor. Ausgehend von diesen Vorgaben hat die uhb consulting AG zusammen mit ihren Kunden ein Projektmanagement-Werkzeug geschaffen und weiterentwickelt, das zum einen auf die Vielfältigkeit der Projekte ausgelegt, zum anderen von jedem Mitarbeiter einfach zu bedienen und zu verstehen ist:

14 Seite 14 Jeder Mitarbeiter kann einen Projektantrag stellen, wahlweise online oder zunächst in Papierform anhand der im Intranet angebotenen Vorlage Online erstellte Anträge werden an das Projektmanagement übermittelt, welches sie bei positiver Prüfung an den zuständigen Initiator weiterleitet. Nach Prüfung und Freigabe durch den Projektinitiator (online durch Statusänderung oder auf Papier) bearbeitet das Projektmanagement den Projektantrag. Projektantrag (Prozess)

15 Seite 15 Projektantrag (System)

16 Seite 16 Projektauftrag (Prozess) Wenn der Projektantrag noch nicht im System erfasst ist, wird er durch das Projektmanagement eingepflegt Bei vorliegender Zustimmung passt das Projektmanagement den Antrag formell an und prüft, ob es sich um ein Projekt handelt. Sollte es sich um ein Abteilungsprojekt handeln, wird der Antrag ebenso benannt, der Antragsteller kann das Abteilungsprojekt weiterführen. Wenn der Antrag kein Projekt darstellt, wird er mit Begründung abgelehnt. Aus dem Projektantrag wird nun ein Projektauftrag. Das Projektmanagement stimmt den Projektauftrag mit dem Initiator ab.

17 Seite 17 Projektauftrag (System)

18 Seite 18 Projektkommission (Prozess) Der Projektauftrag wird nun der Projektkontrollkommission zur Prüfung und Entscheidung übergeben. Die Kommission legt den Projektleiter fest. Bei positiver Entscheidung zur Durchführung ändert das Projektmanagement den Status auf aktives Projekt, trägt den Projektleiter ein und bespricht sich mit diesem. Bei notwendigen Änderungen der Projekt- beschreibung muß das Projektmanagement prüfen, ob dadurch wesentliche Merkmale des Projekts verändert werden und gegebenenfalls das geänderte Projekt nochmals der Projektkontrollkommission vorlegen.

19 Seite 19 Aktives Projekt (Prozess) Der Projektleiter beginnt mit der Auswertung des Projektauftrags Das Kick-Off dient zur Information des Projektteams und der Abstimmung der Termine und Arbeitspakete Das Projektmanagement führt ein laufendes Controlling durch und unterstützt beratend den Projektleiter

20 Seite 20 Aktives Projekt (System)

21 Seite 21 Projektabschluß Initiator (Prozess) Der Projektleiter verfasst zusammen mit dem Projektmanagement den Abschlußbericht. Der Status wird auf Projektbericht abgeschlossen gesetzt Der Projektleiter informiert den Initiator über den Abschluß Der Initiator verifiziert den Abschlußbericht. Bei fehlender Zustimmung gibt er das Projekt zur Nacharbeit zurück

22 Seite 22 Projektabschluß Kommission (Prozess) Der Status wird bei positiver Entscheidung auf Projekt abgeschlossen gesetzt Das abgeschlossene Projekt wird der Projektsteuerungskommission vorgelegt. Die Ergebnisse werden besprochen. Bei negativer Entscheidung wird das Projekt zur Nacharbeit zurückgegeben. Die Projektsteuerungskommission gibt bei positiver Entscheidung den Projektabschluß frei. (Status Projekt abgeschlossen und freigegeben)

23 Ihr persönlicher Monitor Seite 23

24 Die Projektübersicht Seite 24 Alle Projektdaten in einer Übersicht Projektverantwortlicher Projektleiter Status- und Versionsanzeige Projektbeschreibung Risiken Kosten Ziele Informationsverteiler Dokumente s und verwandte Projekte Gruppen Meilensteine

25 Projekt- und Auftragsliste Seite 25

26 Teambesprechung Seite 26 Gezielte Planung von Besprechungen durch Vorsortierung der Projekte, die der angemeldete Benutzer mit dem auszuwählenden Benutzer gemeinsam durchführt

27 Projekt anlegen Seite 27 Ein neues Projekt als leeres Projekt, aus einer Projektvorlage oder als Kopie eines bestehenden Projektes anlegen

28 Projekte bearbeiten Seite 28

29 Wer darf was? Seite 29 Jeder Projektantrag erfassen Projektinitiator Projekteinsicht in alle eigenen Projekte, Antragsfreigabe, Freigabe Projektabschluß Projektleiter Projekteinsicht in alle eigenen Projekte, Meilensteinbearbeitung, PL-Status, Abschlußbericht Meilensteinverantwortlicher Projekteinsicht in das Projekt bis zur Erledigung seines Meilensteins Projektmanagement Alle Rechte

30 Projektablauf Seite 30 Erfassung der Projektidee durch Anlage eines Projektantrags Freigabe durch Projektinitiator und Projektmanager Erstellung des Projektauftrags Freigabe des Projektauftrags durch Kommission Freigabe des Projekts Pflichtmeilenstein, den der Projektverantwortliche zu erledigen hat und damit das Projekt zur Durchführung freigibt Information des Projektleiters Kick-Off-Veranstaltung des Projektteams Information des gesamten Projektteams über das Projekt

31 Projektablauf Seite 31 Meilensteine und Arbeitspakete werden abgearbeitet Erledigte Meilensteine werden im Projektmonitor des Projektleiters mit grüner Ampel angezeigt. Projektleiter kann der Erledigung zustimmen, Nacharbeit fordern (der Meilenstein wird wieder im Monitor des Meilenstein- verantwortlichen sichtbar) oder den Meilenstein abbrechen Änderungen am Zeitplan oder dem Projekt selbst Meilensteintermine können vom Projektleiter oder dem Projektmanager verschoben werden Grundsätzliche Änderungen sind nur nach der Anhalten des Projekts möglich Abschlußbericht Sind alle Meilensteine erledigt, öffnet der Projektleiter den Abschlußbericht über den gleichnamigen Pflichtmeilenstein und schließt den Abschlußbericht ab

32 Projektablauf Seite 32 Projektabschluß Nach der Erstellung des Abschlußberichtes durch den Projektleiter öffnet der Projektinitiator den Meilenstein Projektabschluß, evaluiert den Abschlußbericht und gibt das Projekt zum Abschluß frei Das Projektmanagement legt das abgeschlossene Projekt in der Kommission vor, wo der tatsächliche Projektabschluß freigegeben wird Das Projekt ist damit aus dem aktiven Bereich der Projektmonitore genommen, kann jedoch je nach Berechtigung über Projekt wählen (eigene abgeschlossene Projekte oder Auswertungsgruppen) aufgerufen werden. Die Überwachung durch pris-ma plus ist abgeschlossen Das Projekt kann bei der Neuanlage eines Projektes als Kopiervorlage herangezogen werden (nur für berechtigte User)

33 Zurück zum Inhaltsverzeichnis Weiter zu Vorteile Seite 33

34 Vorteile der Projektsteuerung mit Seite 34 Minimaler Schulungsbedarf durch einfache Bedienung Keine Installation beim Anwender durch Internet-Technik Transparenz durch einheitliche Darstellung der Projekte Reduktion der eigenen ToDos im Monitor Schneller Überblick über Handlungsbedarf Grafische Statusdarstellung Automatische Überwachung von Meilensteinen Begleitende Dokumente und s direkt am Projekt Multifunktionelles Benachrichtigungssystem Automatischer Statusreport per Effektives Projektcontrolling durch Superuser-Funktion Mehrstufiges Freigabesystem Selbst umfangreiche Projekte wie die Zertifizierung nach KTQ oder ISO bleiben überschaubar und auch steuerbar Mit anderen Funktionen erweiterbar

35 Betriebsformen Seite 35 Installation im Rechenzentrum der uhb consulting AG Verfügbarkeit über das Internet (SSL-Verschlüsselung empfohlen) Laufende Basis- und Stammdatenpflege auf Zuruf Schnelle Beseitigung eventueller Probleme Regelmäßige Konsistenz- und Stammdatenprüfungen Inklusive aller kommenden Versions-Updates, Betriebssystem- Updates, Server-, Datenbank- und Software-Lizenzen Installation auf einem Webserver in Ihrem Haus Betreuung des Systems durch Mitarbeiter Ihres Hauses oder

36 Seite 36 Projektmanagement im Krankenhaus mit Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

37 Projektantrag

38 Projektantrag gespeichert

39 Projektantrag bearbeiten

40 pris-ma Monitor - Anträge

41 Projektanträge

42 Neues Projekt

43 Projektauftrag erstellen

44 Projektauftrag bearbeiten

45 Projektauftrag freigeben

46 Projekt wählen

47 Projektübersicht

48 Freigegebenes Projekt

49 Projekt anhalten

50 Projekt bearbeiten

51 Meilensteinbearbeitung

52 Teambesprechung

53 Projektabschluß

54 Abgeschlossenes Projekt reaktivieren

55 Anlagemöglichkeiten – aus Vorlage

56 Anlagemöglichkeiten – als Kopie

57 Erste Anmeldung

58 Seite 58 Projektmanagement im Krankenhaus mit Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!


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