Performance Management System at KKU NPP Dr. K. Kotthoff, GRS K. Ramler, KKU NPP Improving Nuclear Safety through Operating Experience Feedback Topical.

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2 Performance Management System at KKU NPP Dr. K. Kotthoff, GRS K. Ramler, KKU NPP Improving Nuclear Safety through Operating Experience Feedback Topical Conference, Cologne, 29-31 May 2006

3 Table of Content Background Requirements regarding KKU PMS Elements of KKU PMS Results (Example) Conclusions

4 Background (1) Event in 1998 highlighting deficiencies in safety management and OEF Decision to develop early warning system (safety indicators) At the same time significant changes in environment due to deregulation Need for more precise control of plant activities and resources

5 Background (2) Safety Indicator system too limited to adequately fulfill both tasks Decision to develop and implement Performance Management System (Integrated Management System)

6 Requirements Regarding KKU PMS Integrated management system based on process model Comprehensive use of measurable targets Integration of all ojectives important for succcessful plant operation Integration of the two aspects – to produce performance – to monitor and improve performance ISO 9000:2000 compliance (certification of PMS)

7 Δ – Analysis KKU Process Controlling Δ – Analysis Process Level Conduct of Processes Corporate Level Process Controlling KKU Process Controlling Corporate Level Standards Plant Specific Standards Process Monitoring Process Monitoring by KKU Process Controlling Process Monitoring by Corporate Level Process Controlling Corporate Level Process Control KKU Level Process Control Process Level Control Cycle Δ – Analysis Corporate Level Process Controlling ActAct Plan Check DoDo Principle of Control of KKU Operation

8 - Analysis Controlling processes - Analysis Process measurement - Analysis Audits - Analysis Reviews - Analysis Controlling processes - Analysis Process measurement - Analysis Audits - Analysis Reviews - Analysis Core / support processes - Analysis Organization - Analysis Asset - Analysis Resources Realization Core process Operation Support processes Maintenance Modification Procurement / Waste M. Protective functions Documentation Communication Accountancy Staffing Licensing and supervision Knowledge Management Realization Core process Operation Support processes Maintenance Modification Procurement / Waste M. Protective functions Documentation Communication Accountancy Staffing Licensing and supervision Knowledge Management Realization Controlling process Process measurement Audits Reviews Realization Controlling process Process measurement Audits Reviews Planning Organisation Asset Ressources Planning Organisation Asset Ressources Measurement Organisation Asset Resources Measurement Organisation Asset Resources Strategic Planning EKK Strategic Planning KKU Longterm objectives Strategic analysis Definition of strategy Transformation of strategy Strategic Planning KKU Longterm objectives Strategic analysis Definition of strategy Transformation of strategy Regulatory Environment Corporate standards Laws, regulations etc Licence Nat. / intern. Standards / rules External OEF Regulatory Environment Corporate standards Laws, regulations etc Licence Nat. / intern. Standards / rules External OEF Main Elements of KKU PMS

9 Implementation Steps of KKU PMS Prozessmodell Process Planning Processmodel Process risk evaluation Modelling of processes Detailed process planning Definition of structure of main and sub processes Classification of processes with respect to risk Definition of process steps Identification of interfaces between processes Targets / nominal values / quality objectives (Process, Process steps) Training of staff Transformation of planning Process Monitoring Process measurement Measurement of process results (individual and overall) Measurement of process step results Measurement of procedural compliance Definition of process specific monitoring intensity based on process classification Process -analysis Definition of methods and tools for analysis Transformation of insights Use of insights from -analysis for modification and / or planning

10 Status of PMS Implementation Process Modelling Computer aided Workflow Indicators (electronic aquisition) Indicators (manuel aquisition) Number of Indicators Plant Operation Maintenance Modification Procurement / Waste M. Protective Functions Documentation Communication Accountancy Staffing Licensing and Supervision Knowledge Management XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX X -X-------X X-X-------X X XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX X -X----X--X X-X----X--X X 7 43 3 12 14 8 3 9 8 12 122

11 Process Measurement (1) - Early Warning Indicatiors - Early Warning Indicators = Process step result Event ( Process Results ) Process Steps (Barriers)

12 Process Measurement (2) Measurement of procedural compliance Self Assessment Supervision by Senior persons Monitoring by process coordinator Audits Reviews Measurement of process results Reklamationen_Anzahl Trades 160 200 110 100 0 10000 20000 30000 50000 Reklamationen (Anzahl) Trades (Anzahl) Auftrag des Kunden liegt vor Orderzettel vervollständigen z.B. Ausführungswünsche Grosse Orders können zur weiteren Bearbeitung direkt von Sales an Sales/Trading gegeben werden. Order kann bei 01-36111 - 01-36114, 01-36211, 01-36214 eingehen. Festpreisgeschäft oder AQR liegt vor Normale Execution liegt vor Order an Executor weiterleiten 01-36211 GER Domestic Institutions 01-36214 International Institutions 01-36211 GER Domestic Institutions 01-36214 International Institutions Orderzettel (Aktien) Orderzettel (Aktien) Order liegt Executor vor Hier gibt es keine eindeutige Regelung. Die Order kann mündlich weitergeleitet werden oder per Orderzettel. Order erfassen Order an Broker weiterleiten GL-TRADE Bestätigung aus GL-Trade liegt vor kann gleichtägig abgerufen werden; telefonische Ausführungs- bestätigung erfolgt taggleich Bestätigung vom Broker liegt vor i.d.R. am nächsten Morgen; telefonische Ausführungs- bestätigung erfolgt taggleich Orderzettel vervollständigen 01-36211 GER Domestic Institutions 01-36214 International Institutions 01-36114 Agency Dealing/ Execution Telefon alternativ (s.o.) Orderzettel vervollständigt Anfrage an Trading stellen Zusage aus Trading liegt vor Orderzettel vervollständigen - Kurs - EB-account - Valuta - Währung Orderzettel vervollständigt Orderzettel (Aktien) Prüfen, ob Kunde Währungssicherungs- geschäft abschliessen will 01-36211 GER Domestic Institutions 01-36214 International Institutions Orderzettel (Aktien) 01-36211 GER Domestic Institutions 01-36214 International Institutions 01-36211 GER Domestic Institutions 01-36214 International Institutions Kunde will Währungssicherungs- geschäft abschliessen Kunde will kein Währungssicherungs- geschäft abschliessen Treasury informieren Kurs und CPD werden auf dem Orderzettel vermerkt Geschäftsbestätigung durch Treasury liegt vor am nächsten Tag Geschäfts- bestätigung abzeichnen 4-Augen-Prinzip Geschäfts- bestätigung abgezeichnet Orderzettel weiterleiten Orderzettel liegt Desk Support vor Broker- bestätigung zuordnen Broker- bestätigung zugeordnet Geschäfts- bestätigung (Treasury) Broker- bestätigung Geschäft erfassen erfolgt erst nach Eingang der Brokerbestätigung - Art des Geschäfts - Menge - Gattung - Limit - brutto/netto - Kunde/account - Währung (bei FW-Sicherungsgeschäft wird die "Trading Cross Rate" auf Basis des Orderzettels erfasst) Geschäft erfasst Faxbestätigung an Kunden senden (Vorabbestätigung) Erfolgt i.d.R. erst nach Eingang der Brokerbestätigung Faxbestätigung an Kunden gesandt Telefon 01-36211 GER Domestic Institutions 01-36214 International Institutions OMNI 01-36211 GER Domestic Institutions 01-36214 International Institutions 01-36211 GER Domestic Institutions 01-36214 International Institutions Orderzettel (Aktien) FAX Settlementinstruktionen zu Kundengeschäft zuordnen Settlementinstruktionen zu Kundengeschäft zugeordnet Geschäfte zu Kunden zuordnen Geschäfte zu Kunden zugeordnet AKTIAS z.B. bei Investment- gesellschaften Zuteilung eines Geschäfts auf mehrere Fonds Aktien abwickeln (Kassa) - Ausland 01-36111 Sales Trading 01-36111 Sales Trading 01-36111 Sales Trading 01-36111 Sales Trading 01-36111 Sales Trading 01-36111 Sales Trading 01-36111 Sales Trading 01-36111 Sales Trading Aktien handeln (Kassa) Auslandsbörsen - Eigenhandel Brokerbestätigung an WPS weiterleiten per Fahrrdakurier Broker- bestätigung Brokerbestätigung an WPS weitergeleitet liegt i.d.R. erst 2-3 Tage in Panmure vor. (eher internes Problem) Taggleiche Weiterleitung an MidOffice! AKTIAS Daten an Schnittstelle zu BSP-TRADE weiterleiten Daten liegen in Schnittstelle zu BSP-Trade vor Vom Ordereingang bis zur Vorlage in der WPS vergehen teilweise ca. 48 Std. Ca. 80% liegen nach einem Tag vor. Settlement muß in der Regel mit T+3 erfolgen. Broker- bestätigung ergänzen Für Weiterbearbeitung in WPS: Kundennummer Kundenname EB-account (ggfs. Zuordnung zu Fonds) (ggfs. FW-Sicherungsgeschäft) Broker- bestätigung ergänzt Broker- bestätigung Orderzettel (Aktien) Bei europäischen Märkten liegen ca. 50% der Bestätigungen gleichtägig (nach 17:00) und ca. 50% am nächsten Morgen vor. Geschäfts- bestätigung ablegen Unterschriebene Geschäftsbestätigung an Treasury weiterleiten Geschäfts- bestätigung (Treasury) 01-36211 GER Domestic Institutions 01-36214 International Institutions 01-36111 Sales Trading Geschäfts- bestätigung (Treasury) Geschäfts- bestätigung abgelegt Geschäfts- bestätigung liegt Treasury vor 01-36211 GER Domestic Institutions 01-36214 International Institutions 01-36111 Sales Trading Orderzettel (Aktien) 01-36211 GER Domestic Institutions Aktien abwickeln (Kassa) - Ausland Broker-Faxe werden per Fax Weiche auch direkt an WPS weitergeleitet. Aktien abwickeln (Kassa) - Ausland Broker- bestätigung liegt vor liegen i.d.R. am nächsten Tag vor! Gehen per Fax oder über GL ein. Kunden über Ausführung informieren taggleich; insbesondere bei Nettokunden erforderlich Kunde über Ausführung informiert Telefon 01-36211 GER Domestic Institutions 01-36214 International Institutions Telefon Orderzettel (Aktien) MA Execution Aktien MA Execution Aktien MA Desk Support Düsseldorf MA Desk Support Düsseldorf MA Desk Support Düsseldorf MA Desk Support Düsseldorf MA Desk Support Düsseldorf MA Desk Support Düsseldorf MA Desk Support Düsseldorf Weiterbearbeitung durch Treasury Trade Control: Marktgerechte Bedingungen überwachen Aktien Orderannahme: - Notieren der Order durch Sales auf einem Orderzettel (papiergestützt!) - keine Vergabe einer lfd. Nummer (nicht MAH-konform) - Orderzettel dient als Grundlage zur weiteren Bearbeitung; Daten auf dem Orderzettel sind nicht immer vollständig vorhanden (Ursache für Fehler in der Weiterbearbeitung) - Sales und Handel füllen Orderzettel teilweise nur unzureichend aus. - keine Systemunterstützung! Vollständig manuelles Arbeiten. Orderverwaltung: - keine Übersicht über vorhandene Orders und jeweiligen Status, da keine Systemunterstützung - Orderzettel liegen lose auf den Händlertischen - keine Übersicht über den Status der Orders, d.h. Gefahr der Doppelbearbeitung oder Nichtbearbeitung Orderausführung: - Manuelle Weiterleitung des Orderzettels zum Execution Desk, Gefahr des Informationsverlustes bei der manuellen Übertragung - Zeitaufwendige, manuelle Ergänzung des Orderzettels erforderlich (z.B. Kurs); es wird letztendlich doppelt erfaßt: 1mal auf Zettel, 1mal im System Weiterbearbeitung: - Manuelle Weiterleitung des Orderzettels an das MidOffice, auch hierbei Übertragungsfehler und zeitliche Verzögerungen - Weiterbearbeitung im MidOffice erst am nächsten Tag - Brokerfax als externe Geschäftsbestätigung wird abgewartet (liegt erst am nächsten Tag vor) - aufgrund der unzureichenden internen Informationslage muss auf externe Daten zurückgegriffen werden; operationelles Risiko! - Daten auf dem Orderzettel weichen von denen auf dem Brokerfax häufiger ab - Daten auf dem Orderzettel sindöfter fehlerhaft Weiterbearbeitung (nächster Tag): - Langwieriger manueller Abgleich der Daten auf dem Orderzettel und Daten auf dem Brokerfax durch MidOffice nötig. - Versenden einer Faxbestätigung an den Kunden (manuell, daher Fehlerquellen und Verzögerungen) Weiterbearbeitung (2 redundante Schritte): 1. - Manuelles Ergänzen des Brokerfaxes um relevante Daten für die Weiterbearbeitung in der WPS Bank (z.B. Kundennummer, Kundenname, EB-account, …) - Weiterleitung des Brokerfaxes per Fahrradkurier (!) an die WPS Bank 2. - Erfassung des Geschäftes im System OMNI (nicht MAH konform, da nicht taggleich) - Ergänzung des Geschäftes (z.B. Settlementinstruktionen) in AKTIAS (Doppelarbeit!) Eingang der externen Brokerbestätigung im Handel ist nicht MAH-konform! Measuring Gauge 1 Measuring Gauge 2 Process Start Ende Secondary Process Measuring Gauge 3 Measuring Gauge 4

13 Information and Presentation Level Operational Level Reporting BFS DMS / VMSSAP Intranet Input System IT Structure P M S PPM Data Warehouse SAP BW (Manuel Input System)

14 Example of Presentation of Results

15 Measurement of Process and Process Step Results Example: Tag-out Process Planning of Work-Order Planning of Tag-out Procedure Check of Planning Conduct of Tag-out Check of Tag-out Early Warning Indicator 1: Failure Rate in Step 1 (Failure to properly define work order) Early Warning Indicator 2: Failure Rate in Step 2 (Failure to properly plan tag-out procedure) Indicator: Process Failure Rate Tag-out Failure Process Result Step 1 Step 2 Step 3 Step 4 Step 5

16 Indicator 1 – Output of Step 1 Rejected because of Deficiencies in Work Order Planning Tag-out Procedure Rejected (Planning Deficiencies) [%] Early Warning Indicator 1: Work Order Rejected because of Deficiencies in Work Order Planning

17 Boundary conditions not adequately taken into account Change of time schedule Description not sufficient Change of responsibility Optimisation Data incomplete / faulty Tag-out procedure necessary Protective Measures not sufficient Work orders not properly bundled Causes of Rejection/Revision of Work Orders [Percent]

18 Tag-out Procedures Rejected (Planning Deficiencies) [%] Early Warning Indicator 2: Tag-out Procedure Rejected Because of Deficiencies in Tag-out Planning

19 Indicator 3: Number of Failures of Tag-out Process Number of Failures of Tag-out Process

20 Conclusions (1) PMS functional and in routine operation – 70 % of processes implemented – Remaining 30 % of processes to be implemented step by step PMS accepted by KKU staff Already large benefit during planning of PMS (modelling of processes and interfaces) Meanwhile PMS fully integrated in work of senior management Use of PMS by sub department heads in progress

21 Conclusions (2) PMS providing much better transparency regarding processes and process results increased awareness more timely taking care of problems Overall considerable improvement of process quality reduction of process failures impacting safety and/or profitability