1 INSTITUT FÜR VERWALTUNGSMANAGEMENT 12.11.2002 UG 2002 - Finanzmanagement UG 2002 – Finanzmanagement Die Vorgaben des UG 2002 und deren Umsetzung Mag.

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1 1 INSTITUT FÜR VERWALTUNGSMANAGEMENT 12.11.2002 UG 2002 - Finanzmanagement UG 2002 – Finanzmanagement Die Vorgaben des UG 2002 und deren Umsetzung Mag. Markus Traxl Wien, 12. November 2002

2 2 INSTITUT FÜR VERWALTUNGSMANAGEMENT 12.11.2002 UG 2002 - Finanzmanagement Vorgaben UG 2002 (1) Definition einer Person öffentlichen Rechts Universität –Übergang des (teilrechtsfähigen) Vermögens auf die Universität als Person öffentlichen Rechts –Übergang der (teilrechtsfähigen) Verpflichtungen auf die Universität als Person öffentlichen Rechts Wegfall der Bestimmungen des BHG, der BHV usw. Neue gesetzliche Grundlage: HGB 3. Buch 1. Abschnitt (vgl. §16 UG)

3 3 INSTITUT FÜR VERWALTUNGSMANAGEMENT 12.11.2002 UG 2002 - Finanzmanagement Vorgaben UG 2002 (2) Erweiterung der wirtschaftlichen Autonomie –Universität verfügt frei über ihre Einnahmen. (d.h. auch: Einnahmen aus Studienbeiträgen verbleiben bei der Universität.) –Universität handelt im eigenen Namen und auf eigene Rechnung. –Möglichkeit der Kreditaufnahme und der Beteiligung an jur. Personen Bilanzierung nach HGB –Grundprinzip der doppelten Buchhaltung –Bilanzierungs- und Bewertungsrichtlinien –Verpflichtung zur Aufstellung von Inventar und Bilanz (daraus folgt: Eröffnungsbilanz / Bestandsverzeichnis per 1.1.2004) –Jahresabschluss bestehend aus Bilanz (= Vermögensrechnung), Gewinn- und Verlustrechnung (= Erfolgsrechnung) und Erläuterungen Einführung einer Kosten- und Leistungsrechnung

4 4 INSTITUT FÜR VERWALTUNGSMANAGEMENT 12.11.2002 UG 2002 - Finanzmanagement Vorgaben UG 2002 (3) Prüfung des Jahresabschlusses durch –Rechnungshof –Wirtschaftsprüfer (Prüfung der ordnungsgemäßen Anwendung der Grundsätze ordentlicher Buchführung) Ergänzung der §§15/16 UG durch VO zum Rechnungsabschluss –Gliederung von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung –In Diskussion: Studienjahr als Rechnungsperiode Geschäftsbereiche laut UG 2002 / VO zum Rechnungsabschluss: –Lehre und Grundlagenforschung –Forschungsaufträge gem. §27 –Universitätslehrgänge und ähnliche Veranstaltungen –Universitätssportinstitut (USI)

5 5 INSTITUT FÜR VERWALTUNGSMANAGEMENT 12.11.2002 UG 2002 - Finanzmanagement Projektgebarung Projekte gem. §26: –Die Angehörigen des wissenschaftlichen und künstlerischen Universitätspersonals sind berechtigt... vs. Projekte gem. §27: –Jede Leiterin und jeder Leiter einer Organisationseinheit ist berechtigt, im Namen der Universität...

6 6 INSTITUT FÜR VERWALTUNGSMANAGEMENT 12.11.2002 UG 2002 - Finanzmanagement Auftragsforschung gem. §26 (ad personam) Aus Drittmitteln finanziert, jedoch kein Universitätsvermögen (daher kein Ausweis in der Bilanz der juristischen Person Universität) Projektleiter verfügt über Geldmittel Meldepflicht für Genehmigung an das Rektorat Universität ist zur Mittelverwaltung verpflichtet (im Rahmen einer Treuhändertätigkeit und in Form einer Einnahmen-Ausgabenrechnung) Voller Kostenersatz für in Anspruch genommene Ressourcen der Universität (Vereinbarung bei Meldung des Projekts!) : –Ersatz sowohl der fixen als auch der variablen Kosten für... –... Personal-, Sach- und laufende Betriebskosten

7 7 INSTITUT FÜR VERWALTUNGSMANAGEMENT 12.11.2002 UG 2002 - Finanzmanagement Drittmittel gem. §27 (ehem. Teilrechtsfähigkeit) Übergang des teilrechtsfähigen Vermögens auf die Universität; Zweckwidmung bleibt erhalten. Vollmacht für: –Leiterin / Leiter aller Organisationseinheiten –Bevollmächtigte Universitätsangehörige Projektleiter verfügt über Geldmittel –Zweckwidmung für das jeweilige Projekt während Projektlaufzeit. –Projektergebnis (Gewinn / Verlust) verbleibt zweckgewidmet bei der Organisationseinheit des Projektleiters. Berichtspflicht an das Rektorat Gleiche Regelung zum vollen Kostenersatz wie bei §26-Projekten Abwicklung des Rechnungswesens durch Quästur der Universität

8 8 INSTITUT FÜR VERWALTUNGSMANAGEMENT 12.11.2002 UG 2002 - Finanzmanagement Umsetzung des UG 2002: 3 Teilprojekte Projekt UNI-SAP (alle Universitäten) –Buchhaltungsprojekt für 21 Universitäten –Einführung der Standardsoftware SAP R/3 Projekt Eröffnungsbilanz (Universität) Projekt Personalverrechnung (Universität)

9 9 INSTITUT FÜR VERWALTUNGSMANAGEMENT 12.11.2002 UG 2002 - Finanzmanagement Projekt UNI-SAP (1) Hintergrund der Einführung –Veränderte gesetzliche Grundlage –Mit 1.1.2004 werden Universitäten aus der Haushaltsverrechnung des Bundes ausgegliedert und bilanzieren nach HGB. –Notwendige Reorganisation des Rechnungswesens Projektumfang –Grundlage: Vertrag des BM:BWK (Auftraggeber) mit Fa. SBS (Generalunternehmer) –Integration von Finanzbuchhaltung, Controlling und Logistik (Bestellwesen und Fakturierung) in einer Applikation

10 10 INSTITUT FÜR VERWALTUNGSMANAGEMENT 12.11.2002 UG 2002 - Finanzmanagement Projekt UNI-SAP (2) Ziele des Projekts UNI-SAP –Implementierung eines flexiblen Informationssystems für das Rechnungswesen (dezentrales, WEB-unterstütztes Berichtswesen) –Aufbau einer folgekostengünstigen Lösung –Integration in bestehende EDV-Anwendungen (z.B. UNIVIS) –Schaffung eines benutzerfreundlichen EDV-Verfahrens Zeitplan –Konzepte Organisationsentwicklung / SAP: November 2002 –Erstellung des UNI-Masters:Jänner 2003 –Roll-out an 21 Universitäten:Feb. – Okt. 2003 –Schulung der Endanwender:Nov. – Dez. 2003 –Produktivsetzung des Systems:Jänner 2004