öffentlichen Verwaltung

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1 öffentlichen Verwaltung
Interne Kontrolle in der öffentlichen Verwaltung FINANZKONTROLLE DER STADT ZÜRICH Interne Kontrolle 12. März Folie 1

2 Finanzkontrolle der Stadt Zürich: Auftrag, Eckdaten
Überblick Finanzkontrolle der Stadt Zürich: Auftrag, Eckdaten Stadt Zürich: Rahmenbedingungen für Interne Kontrolle Praxisbeispiel: IKS-Prüfungen (COSO-Systematik) - Berichterstattung - Unterstützung der operativ Verantwortlichen Interne Kontrolle 12. März Folie 2

3 Finanzkontrolle der Stadt Zürich
Gesetzlicher Auftrag / Fachlich unabhängig: Externe Revisionsaufgaben Stadtrechnung, Bugdet, private Mandate Interne Revisionsaufgaben (ca. 85 %) Beurteilung von Steuerungs-/Kontrollsystemen (IKS) in finanziellen und operativen Bereichen Interne Kontrolle 12. März Folie 3

4 Interne Kontrolle 12. März Folie 4

5 * “Position“ Finanzaufsicht
FINANZKONTROLLE* * “Position“ Finanzaufsicht Interne Kontrolle 12. März Folie 5

6 Stadtverwaltung Zürich 9 Departemente 80 Verwaltungseinheiten
Eckdaten: 9 Departemente Verwaltungseinheiten 25‘500 MA = 20‘000 Stellenwerte 7 Mia. Fr. Aufwand/Ertrag 1 Mia. Fr. Investitionen 10,3 Mia. Fr. Bilanzsumme 0,5 Mia. Fr. Eigenkapital Interne Kontrolle 12. März Folie 6

7 Stadtverwaltung Zürich (Statistisches Jahrbuch)
Stellenwerte Behörden & Allgemeine Verwaltung Präsidialdepartement Finanzdepartement Polizeidepartement Gesundheits- & Umweltdepartement 5210 Tiefbau- & Entsorgungsdepartement 1592 Hochbaudepartement Depart. Industrielle Betriebe (VBZ, EWZ, WVZ etc.) 3238 Schul- & Sportdepartement Sozialdepartement Lehrkräfte Auszubildende Interne Kontrolle 12. März Folie 7

8 Definition „Internes Kontrollsystem“ (IKS)*
Das IKS ist ein Managementinstrument zur zweckmässigen Sicherstellung der Erreichung von Unternehmenszielen in den Bereichen “Prozesse“, “Informationen“, “Vermögensschutz“ und “Compliance“. Das IKS umfasst alle dafür von der Geschäftsleitung planmässig angeordneten organisatorischen Methoden und Massnahmen. * u.a. gemäss IKS-Positionspapier des Vorstandes der Treuhand- kammer vom (siehe „Der Schweizer Treuhänder“ 2006/5) Interne Kontrolle 12. März Folie 8

9 IKS – Rahmenbedingungen (1)
(Verwaltung Stadt Zürich) Finanzbereich (Verwaltung) Internes Buchführungsreglement: IKS (generelle Forderung ) seit 1986 IKS-Systematik seit Interne Kontrolle 12. März Folie 9

10 Reglement Buchführung (Auszug)
Verfügung des Vorstehers Finanzdepartement, Stadt Zürich III. Internes Kontrollsystem (IKS) Art. 11 Definition (Managementinstrument - Zielerreichung) Art. 12 Ziele (Prozesse, Informationen, Vermögen, Compliance) Art. 13 Qualität (5 IKS-Faktoren) Art. 15 Verantwortung/Überwachung (GL) Interne Kontrolle 12. März Folie 10

11 Reglement Buchführung (Auszug) III. Internes Kontrollsystem (IKS)
Verfügung des Vorstehers Finanzdepartement, Stadt Zürich III. Internes Kontrollsystem (IKS) Art. 11 (Definition) Das Interne Kontrollsystem ist ein Führungsinstrument und dient u.a. auch im Rechnungswesen zur syste-matischen Sicherstellung von Unternehmenszielen in den Bereichen Informationen, Prozesse, Vermögens-schutz und Einhaltung von Rahmenbedingungen. Ein IKS umfass alle von der dafür verantwortlichen Geschäftsleitung angeordneten organisatorischen Methoden, Massnahmen, Richtlinien, Verfahren und Aktivitäten, die der Erreichung der gesetzten Ziele dienen. Interne Kontrolle 12. März Folie 11

12 Für das Rechnungswesen sind folgende
Reglement Buchführung (Auszug) Art. 12 (Ziele) Für das Rechnungswesen sind folgende IKS-Zielsetzungskategorien definiert: Zuverlässigkeit und Vollständigkeit von finanziellen Informationen (Ordnungsmässigkeit) Effektivität und Effizienz von Geschäftsprozessen Sicherung des Betriebsvermögens Einhaltung von Rahmenbedingungen (Gesetze, Bestimmungen, interne Regelungen, Verträge etc.) Interne Kontrolle 12. März Folie 12

13 Internes Umfeld, Risikoanalyse, Kontroll- und Steuerungsmassnahmen,
Reglement Buchführung (Auszug) Art. 13 (Qualität) Die Qualität des IKS beruht auf der zweckmässigen Ausgestaltung der folgenden Faktoren: Internes Umfeld, Risikoanalyse, Kontroll- und Steuerungsmassnahmen, Information und Kommunikation sowie Systemüberwachung. Die Finanzkontrolle überprüft die Planung, Realisierung und Einhaltung des IKS. Interne Kontrolle 12. März Folie 13

14 Reglement Buchführung (Auszug)
Art. 15 (Verantwortung/Überwachung) Die Gesamtverantwortung für den Aufbau und die Anordnung des IKS sowie die Sicherstellung der dauernden Wirksamkeit trägt der/die DienstchefIn (...) für den jeweiligen Zuständigkeitsbereich. Im Rahmen ihrer Überwachungsaufgaben haben Vorgesetzte das Funktionieren der Sicherungsmassnahmen zu kontrollieren. Interne Kontrolle 12. März Folie 14

15 IKS – Rahmenbedingungen (2)
(Verwaltung Stadt Zürich) Operativer Bereich (Verwaltung) Stadtinterne Vorgaben (abstrakt und konkret): Aufgaben, Steuerungs- und Kontrollmassnahmen Allgemeine betriebswirtschaftliche Anforderungen Systematische Vorgehensweise für Interne Kontrolle drängt sich auf! Interne Kontrolle 12. März Folie 15

16 Stadtinterne Vorgaben:
z.B. Interne Kontrolle 12. März Folie 16

17 IKS – Rahmenbedingungen (3) Finanzkontrolle
(Verwaltung Stadt Zürich) Finanzkontrolle Finanzverordnung (GRB): “FK“ prüft (...) nach kantonalem und kommunalem Recht und anerkannten Revisionsgrundsätzen. = Externe Revision: HWP, (PS ?) = Interne Revision: HWP, SVIR/IIA-Standards Finanzreglement (StRB): “FK“ überprüft (...) Verfahrensabläufe, insbesondere unter Beachtung der internen Kontrollsysteme. Interne Kontrolle 12. März Folie 17

18 IKS-Rollenverteilung
- Exekutive: Gesamtverantwortung DienstchefIn (DirektorIn): Verantwortlich für IKS (Zweckmässigkeit und Einhaltung in operativen und finanziellen Bereichen) Finanzkontrolle: Beurteilt IKS systematisch und trägt zu dessen Verbesserung bei (IAA-Standard 2100: Kernaktivität der Internen Revision) Interne Kontrolle 12. März Folie 18

19 IKS-Prüfungen: Entwicklung
Seit „jeher“: Punktuelle Prüfungen im IKS-Bereich Schwerpunkt: Finanzbereich, Einhalteprüfungen (Compliance), Funktionentrennung, Vier-Augen-Prinzip Seit 1998: Systematischere Vorgehensweise Seit 2002: - Systematische IKS-Prüfungen ab 2008: - IKS-Prüfungsplanung stadtweit - IKS-Status: Gesamtübersicht Stadt Interne Kontrolle 12. März Folie 19

20 IKS-Prüfungen: Planung/Status
Risikoorientierte Auswahl der Dienstabteilungen und Bereiche, bei denen prioritär IKS-Prüfungen durchgeführt werden. Gesamtübersicht: Wo wurde in welchen Bereichen mit was für einem Resultat das IKS geprüft. Interne Kontrolle 12. März Folie 20

21 Grundsätzliches hat ein IKS Systematische IKS-Prüfungen
Jede Organisationsform (Unternehmen, Verwaltung etc.) hat ein IKS verfügt über interne Steuerungs- und Kontrollmassnahmen Interne Kontrolle 12. März Folie 21

22 Frage: Bestehende Steuerungs- und Kontrollmassnahmen
- decken Risiken vollständig ab? Risikoanalyse sind aufeinander abgestimmt ? sind auf Kontrollziele ausgerichtet ? Interne Kontrolle 12. März Folie 22

23 IST-Zustand “Interne Kontrolle“
Meist gewachsene “IKS“: - Massnahmen aufgrund von Vorfällen punktuelle Umsetzung unterschiedlicher betriebswirtschaftlicher Kenntnisse Vielfach informell, nicht nachvollziehbar IKS-Definition/Terminologie unklar, uneinheitlich (Kontrollmassnahme ?) Unterschiedliches Verständnis, viele Missverständnisse, kein Vorgehens-Standard Interne Kontrolle 12. März Folie 23

24 IKS: Ist-Zustand? IKS: Soll-Zustand
Interne Kontrolle 12. März Folie 24

25 (Organisation, Grösse, Komplexität, Risiko)
Soll-Zustand ? = Optimales IKS Angemessenes IKS (Organisation, Grösse, Komplexität, Risiko) Interne Kontrolle 12. März Folie 25

26 COSO als Rahmenstruktur zur Prüfung Interner Kontrollsysteme.
2001: Modell-Wahl der Finanzkontrolle COSO als Rahmenstruktur zur Prüfung Interner Kontrollsysteme. Standard, der sich mittlerweile in der Schweiz und International durchgesetzt hat! Zum Beispiel im Führungsmodell. Nur Hinweis im Reglement reicht nicht. Muss aktiv betrieben und vom StR eingefordert werden Interne Kontrolle 12. März Folie 26

27 COSO = Rahmenstruktur für Interne Kontrollsysteme
COSO = Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission Interne Kontrolle 12. März Folie 27

28 INTOSAI-Richtlinien für die internen Kontrollnormen im
öffentlichen Sektor Seit 2004: Grundlage COSO-Modell IIA: Praktische Ratschläge zu den Standards für die berufliche Praxis der Internen Revision Seit (2001)/2004: Empfehlung COSO-Modell SVIR: Leitlinie zum Internen Audit Seit 2005: COSO-Modell INTOSAI = Internationale Organisation der obersten Rechnungskontrollbehörden IIA = Institute of Internal Auditors (Intern. Berufsorgan./130‘000 Mitglieder) SVIR = Schweizerischer Verband für Interne Revision Interne Kontrolle 12. März Folie 28

29 Praktischer Ratschlag (Practice Advisories)
Praktischer Ratschlag (Practice Advisories) zum IIA-Standard “ Kontrollen“ (Auszug) ‘‘Das IIA ist der Auffassung, dass das praktikabelste momentan verfügbare Grundlagenwerk über Interne Kontrolle der 1992 vom Committee of Sponsoring Organizations (COSO) der Treadway-Kommission veröffentlichte Bericht "Internal Control - Integrated Framework" ist. (2004) Interne Kontrolle 12. März Folie 29

30 Information & Kommunikation
IKS: Systematische Vorgehensweise COSO-Modell Ziele und Faktoren sind mit- und untereinander vernetzt Ziele Compliance Prozesse Informationen Vermögens-schutz System-Überwachung Aktivitäten Information & Kommunikation Dienstabteilungen IKS-Faktoren Departemente Kontrollmassnahmen Risikoanalyse Bereiche Internes Umfeld Interne Kontrolle 12. März Folie 30

31 COSO – Light ? COSO als Rahmenmodell für Interne Kontrollen ist flexibel genug, sich jeder Organisationsgrösse anzupassen! Interne Kontrolle 12. März Folie 31

32 Heute: IKS für finanzielle und operative Zielsetzungen
COSO I COSO II (ERM) Internal Control Enterprise Risk Management Integrated Framework Integrated Framework seit seit 2004 Ursprünglich: Verlässlichkeit der finanziellen Berichterstattung -- Heute: IKS für finanzielle und operative Zielsetzungen Risikomanagement-System für das ganze Unternehmen Interne Kontrolle 12. März Folie 32

33 COSO I COSO II (ERM) 2004 Internal Control Enterprise Risk Management Integrated Framework Integrated Framework Systemüberwachung Information & Kommunik. Kontrollmassnahmen Reaktion auf Risiken Risikobeurteilung Ereignis-Identifizierung Ziele setzen Internes Umfeld = Neu Interne Kontrolle 12. März Folie 33

34 IKS-Zielsetzungen (gemäss COSO I)
(COSO “+ 1“ = 4 Ziele = IAA-Standard & INTOSAI) - Prozesse: Effektiv und effizient - Informationen: Zuverlässig und (finanziell + operativ) vollständig (Ordnungsmässigkeit) - Compliance: Rahmenbedingungen, Verträgen etc. eingehalten - Vermögen: Materielle Werte, HR, Know-how u.a. geschützt Interne Kontrolle 12. März Folie 34

35 Information & Kommunikation
IKS-Faktoren/Komponenten (gemäss COSO I) (Vorgehens-Systematik) System-Überwachung IKS-Verständnis Organisation/Aufgaben Ethik, Integrität Fach-Kompetenz Management-Philosophie (u.a. abgestimmt mit städtischem Leitbild) IKS-Systematik Information & Kommunikation Kontrollmassnahmen Risikoanalyse Internes Umfeld Interne Kontrolle 12. März Folie 35

36 Information & Kommunikation
IKS-Faktoren/Komponenten Definition Geschäftsbereiche/ Ziele Prozesse und Ziele definieren Risiken identifizieren - Prozesse - Informationen - Betriebsvermögen - Compliance Risiken beurteilen (Relevanz, Eintrittswahrscheinlichkeit, Behandlung) Massnahmen/Kontrollziele festlegen zur Beherrschung der Risiken System-Überwachung Information & Kommunikation Kontrollmassnahmen Risikoanalyse Internes Umfeld Interne Kontrolle 12. März Folie 36

37 sind durch Zielfokussierung
‘‘Risikoanalysen sind durch Zielfokussierung zu systematisieren“ Interne Kontrolle 12. März Folie 37

38 Risikoanalyse Definition Geschäftsbereiche/Ziele
Prozesse und Ziele definieren Risiken identifizieren Wald = Unternehmensweite Risken & Bäume = Prozessrisiken - Prozesse Effektiv/Effizient - Informationen (F/O) Zuverlässig/Vollständig - Vermögensschutz Materielle Werte, HR, Know-how - Compliance Rahmenbedingungen einhalten Interne Kontrolle 12. März Folie 38

39 für Prozessrisiko-Analyse: Ablaufdiagramme
Entscheidungen Kontrollen/Visa Hilfsmittel (For- mulare, Check- listen etc.) u.a. Interne Kontrolle 12. März Folie 39

40 Information & Kommunikation
IKS-Faktoren/Komponenten Definition Geschäftsbereiche/ Ziele Prozesse und Ziele definieren Risiken identifizieren - Prozesse - Informationen - Betriebsvermögen - Compliance Risiken beurteilen (Relevanz, Eintrittswahrscheinlichkeit, Behandlung) Massnahmen/Kontrollziele festlegen zur Beherrschung der Risiken System-Überwachung Information & Kommunikation Kontrollmassnahmen Risikoanalyse Internes Umfeld Interne Kontrolle 12. März Folie 40

41 “Risiken“ der Risikoanalyse:
Nicht zu rudimentär - Systematik verwenden - alle Bereiche und Ziele - alle (wesentlichen) Risiken erfassen Risiko = Möglichkeit, dass ein unerwünschtes Ereignis eine Zielerreichung verhindert Nicht zu kompliziert Nicht in der Systematik „hängen bleiben“, Übersicht behalten, verständlich bleiben Interne Kontrolle 12. März Folie 41

42 Information & Kommunikation
IKS-Faktoren/Komponenten System-Überwachung Umsetzung der Risikoanalyse: - Organisatorische Instrumente - Technische Kontrollen - Führungskontrolle Steuerungs- und Kontrollmassnahmen in Prozesse integrieren! Information & Kommunikation Kontrollmassnahmen Risikoanalyse Internes Umfeld Interne Kontrolle 12. März Folie 42

43 Information & Kommunikation
IKS-Faktoren/Komponenten Informationsbedarf definieren, Informationssysteme bereitstellen: Wer braucht warum was Geeignete Kommunikation sicherstellen: Wer-Wie-Wann (Sitzungen, Protokolle, Mail, Intranet; interne/externe Kanäle etc.) Ziel: u.a. selbständige MA mit hoher Eigenverantwortung: „Jede/r weiss, um was es geht und was zu tun ist“ System-Überwachung Information & Kommunikation Kontrollmassnahmen Risikoanalyse Internes Umfeld Interne Kontrolle 12. März Folie 43

44 Information & Kommunikation
IKS-Faktoren/Komponenten Monitoring: Systematische IKS-Überprüfung (laufend intern und periodisch prozessunabhängig): Dauernde Zweckmässigkeit und Wirksamkeit sicherstellen. System-Überwachung Information & Kommunikation Kontrollmassnahmen Risikoanalyse Internes Umfeld Interne Kontrolle 12. März Folie 44

45 1 IKS-Berichterstattung 1.1 Gesamtbewertung
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46 Interne Kontrolle 12. März Folie 46

47 1 IKS-Berichterstattung 1.2 Detailübersicht (nach COSO-Struktur)
Interne Kontrolle 12. März Folie 47

48 Fazit (1) (Bisher ging‘s doch auch !?)
Ohne einheitliche IKS-Systematik: Unterschiedliche IKS-Lösungen/Standard Improvisations-/Sitzungsaufwand MitarbeiterInnen, die Vakuum ausfüllen (ohne dass der Chef das weiss?!) Unklarheiten, Lehrläufe, Missverständnisse Interne Kontrolle 12. März Folie 48

49 Fazit (2) COSO als Vorgehenssystematik
Unterstützung der Führungs- und Aufsichtsfunktion: Hilft IKS-Anforderungen zu konkretisieren (Klar, Verbindlich) Effektiv/Effizient durch Systematik (Vollständigkeit der Risikoanalyse, keine „Verzettelung“, Synergiegewinne durch Nachvollziehbarkeit) Vergleichbar (Kennzahlen Erfüllungsgrad) Image: Anerkannter, internationaler Standard Interne Kontrolle 12. März Folie 49

50 Anforderungen an IKS-“Beauftragte“/Berater/Revisoren:
- Kenntnis und Verständnis für betriebs- wirtschaftliche Zusammenhänge/Grundsätze - Fähigkeit, Gesamtzusammenhänge und Details zu erkennen/richtig zu gewichten - Ziel- und prozessorientierte Denkweise - Initialaufwand zur Anwendung einer Vorgehenssystematik leisten Interne Kontrolle 12. März Folie 50

51 IKS-Unterstützung der operativ
Verantwortlichen durch die Finanzkontrolle: - IKS-Revisionen IKS-Kaderinformation Checklisten IKS-Selbstdeklaration Informationsgespräche IKS-Internetseite Leitfaden „IKS im Rechnungswesen“ IKS Management-Standards Vorgaben für IKS-“Handbuch“ Managementausbildung: IKS g e p l an t Interne Kontrolle 12. März Folie 51

52 Ende Referat Interne Kontrolle 12. März Folie 52