13. Grundlagen des Seriendrucks

Präsentation zum Thema: "13. Grundlagen des Seriendrucks"—  Präsentation transkript:

1 13. Grundlagen des Seriendrucks
13.1 Das Prinzip des Seriendrucks 13.2 Seriendokument erstellen 13.3 Der Ausdruck 13.4 Datenquelle bearbeiten 13.5 Vorhandene Datenquelle einbinden 13.6 Selektion von Adressen 13.7 Bedingungsfelder einfügen 13.8 Liste erzeugen 13.9 Briefumschläge bedrucken Adreßetiketten bedrucken 13. Grundlagen des Seriendrucks Inhaltsverzeichnis

2 Das Prinzip des Seriendrucks
Hauptdokument Datenquelle Platzhalter (Seriendruckfelder) Serienbrief 13. Grundlagen des Seriendrucks 13.1 Das Prinzip des Seriendrucks

3 Das Hauptdokument Platzhalter Brieftext Platzhalter
«Name» «Vorname» «Straße» «PLZ» «Ort» «Anrede» «Name», mit diesem neuen Rundbrief sollen die neuen Möglichkeiten der Serienbrieffunktion von WORD 6.0 getestet werden. Vielleicht sollten auch Sie in «Ort» einmal darüber nachdenken, wie effektiv dieses Programm Sie bei Ihrer täglichen Arbeit unterstützen kann Platzhalter Brieftext Platzhalter 13. Grundlagen des Seriendrucks 13.1 Das Prinzip des Seriendrucks

4 Die Datenquelle Feldname Datenfeld Steuersatz Datensatz Name Vorname
Adresse1 Postleitzahl Ort Anrede Steuersatz Abel Karin Adenauerstr. 23 10025 Berlin Sehr geehrte Frau Klaussen Helga Königsbergstr. 27 81055 München Sehr geehrte Frau Maier-Schulz Friedrich Am Höfchen 3 70100 Stuttgart Sehr geehrter Herr Meier Klaus Im Tal 3 11000 Berlin Sehr geehrter Herr Datensatz Müller Andrea Lauterstr. 53 26001 Hamburg Sehr geehrte Frau Müller Gabi Moselstraße 123 51188 Mainz Sehr geehrte Frau 13. Grundlagen des Seriendrucks 13.1 Das Prinzip des Seriendrucks

5 Die Arbeitsschritte Serienbrieferstellung EXTRAS - SERIENDRUCK
Neues Hauptdokument erzeugen / vorhandenes öffnen Neue Datenquelle erzeugen / vorhandene öffnen Platzhalter einfügen Dokument auf Fehler prüfen Ausdruck Start des Seriendrucks Neues Vorhandenen Text als Hauptdokument nein Hauptdokument erzeugen benutzen ja Neue Datenquelle erzeugen nein Vorhandene Datenquelle einbinden ja Einfügen von Platzhaltern und Text in das Hauptdokument Prüfen auf Fehler Ausdruck am Bildschirm Ausdruck auf dem Drucker 13. Grundlagen des Seriendrucks 13.1 Das Prinzip des Seriendrucks

6 Seriendokument erstellen
Hauptdokument erstellen DATEI - NEU oder vorhandenes Dokument laden EXTRAS - SERIENDRUCK Im Seriendruck-Manager Schaltfläche Hauptdokument - Erstellen wählen, Option Serienbriefe Hauptdokument im Aktiven Fenster oder in einem Neuen Hauptdokument erstellen 13. Grundlagen des Seriendrucks 13.2 Seriendokument erstellen

7 Datenquelle erstellen
Im Seriendruck-Manager Schaltfläche Daten importieren - Datenquelle erstellen anklicken Jede neue Datenquelle erhält fertigen Steuersatz mit den Feldnamen Evtl. Feldnamen hinzufügen und (¢)-Taste drücken Evtl. nicht benötigte Feldnamen markieren und löschen Evtl. Reihenfolge durch Umstellen ändern OK und Datenquelle abspeichern Liste der Feldnamen 13. Grundlagen des Seriendrucks 13.2 Seriendokument erstellen

8 Datensätze eintragen Datensätze eintragen
Zur Dateneingabe Datenquelle bearbeiten anklicken Datensätze im Dialogfenster Datenmaske eingeben, jeweils mit (¢) abschließen Beenden der Dateneingabe mit OK 13. Grundlagen des Seriendrucks 13.2 Seriendokument erstellen

9 Platzhalter in das Hauptdokument einfügen
Seriendruckfelder in das Hauptdokument einfügen Cursor im Hauptdokument an die Einfügestelle für das Feld setzen Schaltfläche Seriendruckfeld einfügen anklicken. Pop-Up-Liste öffnet sich Feldnamen anklicken, Platzhalter wird eingefügt Weiteren Text eingeben 13. Grundlagen des Seriendrucks 13.2 Seriendokument erstellen

10 Der Ausdruck (1 von 2) Die Seriendruck-Vorschau
Seriendruck-Vorschau starten Zum nächsten Datensatz wechseln Zum letzten Datensatz wechseln Zum vorherigen Datensatz wechseln Zum ersten Datensatz wechseln Seriendruck in ein Dokument Symbol anklicken Jeder Brief wird auf neue Seite geschrieben Symbol anklicken Festlegen, wie Word bei Fehlern reagieren soll 13. Grundlagen des Seriendrucks 13.3 Der Ausdruck

11 Der Ausdruck (2 von 2) Direkter Ausdruck
Auf Symbol klicken oder im Seriendruck-Manager auf Ausführen klicken Drucken in Dokument oder direkt an Drucker auswählen Festlegen, ob alle oder bestimmte Datensätze einbezogen werden Evtl. Leerzeilen unterdrücken Seriendruck starten mit Schaltfläche Verbinden 13. Grundlagen des Seriendrucks 13.3 Der Ausdruck

12 Vorhandene Datenquelle einbinden
Hauptdokument erstellen Im Seriendruck-Manager Datenquelle - Daten importieren und Datenquelle öffnen wählen Im Dialogfenster Datenquelle öffnen Datenquelle auswählen 13. Grundlagen des Seriendrucks 13.5 Vorhandene Datenquelle einbinden

13 Datensätze auswählen Abfrage-Bedingungen definieren
Im Dialogfenster Seriendruck auf Abfrage-Optionen klicken Feld zum Selektieren angeben Vergleichsoperator aus- wählen Vergleichszahl oder -text eingeben Evtl. weitere Selektions- kriterien eingeben 13. Grundlagen des Seriendrucks 13.6 Selektion von Adressen

14 Bedingungsfelder in Serienbriefen (1 von 2)
Bedingungsfelder einfügen HAUPTDOKUMENT ÖFFNEN, Cursor darin plazieren Schaltfläche Bedingungsfeld einfügen anklicken, Feld aus der Liste wählen Evtl. Text, Parameter oder Abfragebedingungen eingeben OK 13. Grundlagen des Seriendrucks 13.7 Bedingungsfelder einfügen

15 Bedingungsfelder in Serienbriefen (2 von 2)
Die Wenn-Dann-Sonst-Bedingung überprüft Datensätze nach den eingegebenen Bedingungen SONST-Angabe nicht zwingend erforderlich 13. Grundlagen des Seriendrucks 13.7 Bedingungsfelder einfügen

16 Liste erzeugen Liste erzeugen
Seriendruck-Manager öffnen, Katalog auswählen Datenquelle beifügen Im Hauptdokument Zeile mit Platzhaltern einfügen Zeile mit (¢) abschließen «Name» «Vorname» «Adresse1» «Postleitzahl» «Ort» ¶ 13. Grundlagen des Seriendrucks 13.8 Liste erzeugen

17 Briefumschläge bedrucken
Als Hauptdokument Option Umschläge wählen, Datenquelle zuordnen, auf Hauptdokument einrichten klicken Einstellungen vornehmen, bei Vorschau kontrollieren Im Dialogfenster Umschlag-Adresse Platzhalter einfügen 13. Grundlagen des Seriendrucks 13.9 Briefumschläge bedrucken

18 Adreßetiketten bedrucken
Als Hauptdokument Option Adreßetiketten wählen, Datenquelle zuordnen Etikettenmarke und -format einstellen (unter Details evtl. eigene Etikettenformate definieren) OK Im Dialogfenster Etiketten erstellen Platzhalter einfügen 13. Grundlagen des Seriendrucks 13.10 Adreßetiketten bedrucken