Aug./Sept.00 © D-56203 Höhr-Grenzhausen, Johann-Kalb-Str. 21, Tel.: 02624/94 51-21, Fax: 02624/94 51-22, 1 Dokumenten-Management.

Präsentation zum Thema: "Aug./Sept.00 © D-56203 Höhr-Grenzhausen, Johann-Kalb-Str. 21, Tel.: 02624/94 51-21, Fax: 02624/94 51-22, 1 Dokumenten-Management."—  Präsentation transkript:

1 Aug./Sept.00 © D-56203 Höhr-Grenzhausen, Johann-Kalb-Str. 21, Tel.: 02624/94 51-21, Fax: 02624/94 51-22, E-Mail: flw.ipc@t-online.de 1 Dokumenten-Management Allgemeine DMS* Infos * DMS = Dokumenten-Management-System

2 Aug./Sept.00 © D-56203 Höhr-Grenzhausen, Johann-Kalb-Str. 21, Tel.: 02624/94 51-21, Fax: 02624/94 51-22, E-Mail: flw.ipc@t-online.de 2 Dokumenten-Management WER weiß was worüber? Informationen = 4. Produktionsfaktor Informationslogistik Informationsmanagement Informationsmanagement = Qualitätsmanagement, Geschäftsprozessmanagement, -Optimierung !

3 Aug./Sept.00 © D-56203 Höhr-Grenzhausen, Johann-Kalb-Str. 21, Tel.: 02624/94 51-21, Fax: 02624/94 51-22, E-Mail: flw.ipc@t-online.de 3 Dokumenten-Management Der Markt DMS DMS Wachstum weltweit. Schätzungen haben ergeben, daß der globale Markt für Dokumenten- Management-Systeme bis 2003 auf über 41 Mrd. US$ anwachsen wird, das bedeutet ein jährliches Durchschnittswachstum von 26%. © Frost & Sullivan IDC: 2003: 9,5 Mrd US $ DMS Wachstum europaweit.

4 Aug./Sept.00 © D-56203 Höhr-Grenzhausen, Johann-Kalb-Str. 21, Tel.: 02624/94 51-21, Fax: 02624/94 51-22, E-Mail: flw.ipc@t-online.de 4 Dokumenten-Management Fax.tif E-mail.rtf Betriebssystem (z.B. WIN98) Netzserver Netzwerk Archiv- server Systemphilosophien Konventionell & ASP & Internet Application-Service-Provider Bridge ArchivBackend VPN Alternativ: Anbindung an ein herkömmliches Archiv und/oder Host- system über COLD - Schnittstelle möglich. Automatisierung der Vorgänge - Connect - Archiv - Retrieval Netzwerk Rechenzentrum Virtual Privat Network WEB Client INTERNET Host-, Applikations- anbindung, z.B. SAP

5 Aug./Sept.00 © D-56203 Höhr-Grenzhausen, Johann-Kalb-Str. 21, Tel.: 02624/94 51-21, Fax: 02624/94 51-22, E-Mail: flw.ipc@t-online.de 5 Dokumenten-Management Datengeschwindigkeit im Telefonnetz Quelle: T-Monitor, 30.08.00

6 Aug./Sept.00 © D-56203 Höhr-Grenzhausen, Johann-Kalb-Str. 21, Tel.: 02624/94 51-21, Fax: 02624/94 51-22, E-Mail: flw.ipc@t-online.de 6 Dokumenten-Management Trends im DMS Markt 1. ASP 2. Der Internetbriefkasten 3. Das virtuelle persönliche Archiv im Internet. ASP Lösungen gibt es in den Ausprägungen: -Mieten der konventionellen Software und Equipment sowie Support im eigenen Haus, evtl. über Remote. -Nutzen des vorhandenen Equipment und Standards, z.B. WEB Browser und Datenhandling im RZ. Der Internetbriefkasten: Dies ist eine Lösung die Unternehmen mit druck- und versandintensiven Prozessen dadurch entlastet, das dieser Paperoutput zukünftig entfällt und dem Empfänger direkt in seinen virtuellen Briefkasten gestellt wird. Z. B. eine Telefonrechnung, oder kommunale Bescheide etc. Dr. Materna, GmbH Das persönliche Weltarchiv: In diesem Szenario wird einem Kunden ein Speicherbereich zu Verfügung gestellt auf den er via Internet von jedem Ort der Welt zugreifen kann. Diese Lösung richtet sich primär an Privatkunden. Siemens AG

7 Aug./Sept.00 © D-56203 Höhr-Grenzhausen, Johann-Kalb-Str. 21, Tel.: 02624/94 51-21, Fax: 02624/94 51-22, E-Mail: flw.ipc@t-online.de 7 Dokumenten-Management Kosten des Papierhandlings manuell elektronisch Basis: (Quelle, Docunet WEB Site) 240 Arb./Tg., 45DM/Std Pers.Kosten, 90 BL/Std Sortierung u. Ablage, 1,50 DM/100 BL Sachmittelkosten, 10 min manuelle Recherchezeit, 20 Seiten scannen/min, 100 Seiten/Std. indizieren, 0,1DM/100 Seiten Sachmittelkosten f. CD-R, 15.000 Seiten/CD-R Seitenkapazität NCI, 0,5 min/Vorgang elektronische Recherchezeit. Einsparung gesamt. 29.736 DM 59.472 DM 148.680 DM 297.360 DM 594.720 DM (Ohne Hard-, Softwareanteil, ohne Reg. Mittel) = Investkapital für DMS.

8 Aug./Sept.00 © D-56203 Höhr-Grenzhausen, Johann-Kalb-Str. 21, Tel.: 02624/94 51-21, Fax: 02624/94 51-22, E-Mail: flw.ipc@t-online.de 8 Dokumenten-Management MEHRWERT bei Einsatz eines elektronischen Archivsystems: 50-90 % Reduktion der Bearbeitungszeit 10-35 % Herabsetzung des Sachbearbeiteraufwands 20-30 % Erhöhung der Sachbearbeiterproduktivität 20-40 % Senkung der Bearbeitungskosten pro Dokument 10-40 % Verringerung der Arbeitsschritte 20-40 % Verkürzung der Durchlaufzeiten 30-50 % Einsparung an Büroflächen 30-60 % Steigerung der Kundenzufriedenheit (Quelle: AWV; Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung)

9 Aug./Sept.00 © D-56203 Höhr-Grenzhausen, Johann-Kalb-Str. 21, Tel.: 02624/94 51-21, Fax: 02624/94 51-22, E-Mail: flw.ipc@t-online.de 9 Dokumenten-Management Entscheidungen Es besteht nicht die Frage, soll ich DMS einführen? Es besteht die Frage, welches DMS ist das Richtige für mein Unternehmen ?

10 Aug./Sept.00 © D-56203 Höhr-Grenzhausen, Johann-Kalb-Str. 21, Tel.: 02624/94 51-21, Fax: 02624/94 51-22, E-Mail: flw.ipc@t-online.de 10 Dokumenten-Management Wo steh´ ich, was will ich? Standort(e) DV Infrastruktur, Netz Hostanwendungen Heterogene Datenquellen Verfügbare, modellierte Prozesse. Daten-, Informationskonsolidierung Archivierung Dokumenten-, Informationshandling D-,I.-Lenkung Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, z. B. AO. Contentmanagement Workflow.

11 Aug./Sept.00 © D-56203 Höhr-Grenzhausen, Johann-Kalb-Str. 21, Tel.: 02624/94 51-21, Fax: 02624/94 51-22, E-Mail: flw.ipc@t-online.de 11 Dokumenten-Management Was muss ich wissen ? Ich muss wissen, DMS Partnerbindung ist in der Regel mehr als ein Lebensabschnittspartner. Aufbewahrungsfristen liegen bei 10 Jahren und mehr (Produkthaftung etc.). Das Unternehmen verändert sich, mit ihm die Prozesse. Ein Konzept ist nie fertig und nie sofort vollständig realisierbar. Das DMS Produkt muss skalierbar sein und gängigen Standards entsprechen. Der DMS Partner muss aufgrund seiner Reputation und des Produktes Investitionsschutz bieten. Das DMS Produkt und alle wichtigen Add One sollten eigene Produkte des Lieferanten sein. Anderenfalls entsteht Zusatzaufwand für Migration und Support. Prioritäten und daraus resultierende Teilschritte (Projekte) sind zu definieren, ein Strategiepapier ist zu erstellen.

12 Aug./Sept.00 © D-56203 Höhr-Grenzhausen, Johann-Kalb-Str. 21, Tel.: 02624/94 51-21, Fax: 02624/94 51-22, E-Mail: flw.ipc@t-online.de 12 Dokumenten-Management Wo positionieren sich die DMS Anbieter ? Quelle: SAPERION Quelle: SER Systems AG Ein objektiver Vergleich aufgrund von Veröffentlichungen, auch unabhängiger Institute, ist schwierig.

13 Aug./Sept.00 © D-56203 Höhr-Grenzhausen, Johann-Kalb-Str. 21, Tel.: 02624/94 51-21, Fax: 02624/94 51-22, E-Mail: flw.ipc@t-online.de 13 Dokumenten-Management DMS, muss kein Griff nach den Sternen sein! DMS, der Griff nach den Sternen? Lassen Sie sich unabhängig beraten und unterstützen. Externe Beratung sichert die Umsetzung der Kundenanforderungen und nicht die Realisierung der Standards der DMS- Lieferanten.

14 Aug./Sept.00 © D-56203 Höhr-Grenzhausen, Johann-Kalb-Str. 21, Tel.: 02624/94 51-21, Fax: 02624/94 51-22, E-Mail: flw.ipc@t-online.de 14 Dokumenten-Management Notizen