Software- und Organisations-Service GmbH www.sos-berlin.com D OCUMENT F ACTORY für Oscare Automatisierte Verarbeitung von Oscare-Dokumenten Software- und.

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1 Software- und Organisations-Service GmbH www.sos-berlin.com D OCUMENT F ACTORY für Oscare Automatisierte Verarbeitung von Oscare-Dokumenten Software- und Organisations-Service GmbH www.sos-berlin.com

2 D OCUMENT F ACTORY für Oscare Gliederung Rollenverteilung & Funktion des Systems Optimierung der Betriebskosten Ausfallsicherheit & Skalierbarkeit

3 Software- und Organisations-Service GmbH www.sos-berlin.com D OCUMENT F ACTORY für Oscare Rollenverteilung bei der Dokumenterstellung RedakteurSachbearbeiterOperateure (RZ) Brieflayout Programmierte Textverarbeitung Überwachen der Dokumenterstellung Konfiguration Second Level Support Geschäftsvorfälle bearbeiten Briefe (Dokumentaufträge) veranlassen Bereitstellen der Ressourcen Überwachen der Ressourcen Unterstützung durch Third Level Resource Support Sachbearbeiter und Redakteur teilen sich die Aufgaben bei der Dokumenterstellung Antworten vom Redakteur Fragen der Sachbearbeiter SOS GmbH Onsite Troubleshooting Unterstützung durch Third Level Support

4 Software- und Organisations-Service GmbH www.sos-berlin.com Drucker- steuerung D OCUMENT F ACTORY für Oscare Komponenten der Dokumenterstellung Dokumentverfolgung Druckerverwaltung Benutzerverwaltung Überwachung der Brieferstellung Konfiguration D OCUMENT F ACTORY M ANAGER Brieflayout im RTF-Format Mapping der Briefvariablen D OCUMENT F ACTORY W EB Oscare-Web-Oberfläche Allgemeine Einstellungen Geschäftsnummern-Mapping Backup RedakteurSachbearbeiterOperateure (RZ) fehlende Variablen ergänzen Briefvorschau aufrufen (Option) D OCUMENT F ACTORY D IALOG Geschäftsvorfall bearbeiten Überwachen der Server-Komponenten Bereitstellen von Ressourcen Daten- bank Oscare Dialog Briefe veranlassen Import überwachen Manueller Abruf der Batch-Briefe Wíederholen von Briefen

5 Software- und Organisations-Service GmbH www.sos-berlin.com D OCUMENT F ACTORY für Oscare Batch-Druckoutput mit D OCUMENT F ACTORY XSF Format = Rohdaten ohne Layout-Information Import-Job Erzeugt Abruf für D OCUMENT F ACTORY (Oscare Web-Oberfläche) RDI Abruf nach Geschäftsstelle und Listenart erzeugt Dokumentauftrag für die D OCUMENT F ACTORY Datenübergabe an ein überwachtes Verzeichnis Abteilungs- drucker Druckcenter Drucker im Rechenzentrum D OCUMENT F ACTORY D OCUMENT F ACTORY M ANAGER Brieflayout im RTF-Format Mapping der Briefvariablen Drucken via Word/Druckertreiber Archiv Datenübergabe an ein überwachtes Verzeichnis Batch-Druckoutput tif pdf

6 Software- und Organisations-Service GmbH www.sos-berlin.com D OCUMENT F ACTORY für Oscare Online-Druck mit D OCUMENT F ACTORY XSF Format = Rohdaten ohne Layout-Information Abteilungs- drucker Druckzenter Drucker im Rechenzentrum Drucken via Word/Druckertreiber Archiv Online-Druck-Output tif pdf Import-Job Erzeugt Dokumentauftrag für D OCUMENT F ACTORY (Oscare Web-Oberfläche) Datenübergabe an ein überwachtes Verzeichnis OTF Format = Smart Forms mit Formulardesign DRUCK PROGRAMM Sachbearbeiter stoßen Dokumentaufträge an D OCUMENT F ACTORY D OCUMENT F ACTORY M ANAGER Brieflayout im RTF-Format Mapping der Briefvariablen

7 Software- und Organisations-Service GmbH www.sos-berlin.com Operateure (RZ) D OCUMENT F ACTORY für Oscare Optimierung von Betriebskosten durch effiziente Arbeitsteilung Redakteur Eindeutige Ansprechpartner bedeuten kurze Wege in der Kommunikation Redakteur kann sich um alle Aspekte der Dokumenterstellung kümmern, mit D OCUMENT F ACTORY ist der Redakteur z.B. in der Lage Briefvorlagen zu erstellen, dadurch entfällt aufwändige Programmierung im RZ oder durch Dritte Help Desk => First Level Support, Redakteur => Second Level Support, Operateure/SOS GmbH => Third Level Support Sachbearbeiter Sachbearbeiter kommunizieren ausschließlich mit dem Redakteur

8 Software- und Organisations-Service GmbH www.sos-berlin.com Redakteur D OCUMENT F ACTORY für Oscare Optimierung von Personalkosten durch Support-Organisation Help Desk Sachbearbeiter kontaktieren Help Desk für den First Level Support Help Desk nimmt Rücksprache mit Redakteur im Second Level Support Operateure greifen nur ein, wenn ein Ressourcen-Problem auftritt SOS GmbH liefert Third Level Support und Troubleshooting Sachbearbeiter Problemmeldung an Help Desk Help Desk liefert Lösung Help Desk kontaktiert Redakteur bzw. Operateure SOS GmbH First Level Support Third Level Support Redakteur kontaktiert SOS GmbH Second Level Support

9 Software- und Organisations-Service GmbH www.sos-berlin.com Operateure (RZ) D OCUMENT F ACTORY für Oscare Optimierung von Betriebskosten durch Automation Redakteur Sachbearbeiter bearbeiten selbstständig die Geschäftsvorfälle Bei fehlenden Briefdaten sendet D OCUMENT F ACTORY eine Benachrichtigung Sachbearbeiter ergänzen fehlende Briefdaten, die Dokumenterstellung kann anschließend automatisch fortgesetzt werden Sachbearbeiter Benachrichtigung D OCUMENT F ACTORY automatische Benachrichtigung Korrektur von Briefdaten

10 Software- und Organisations-Service GmbH www.sos-berlin.com D OCUMENT F ACTORY für Oscare Optimierung von Betriebskosten - Detail Datenstrom ImportDokumentauftragDokumente Sachbearbeiter werden sofort benachrichtigt wenn Briefdaten fehlen Sachbearbeiter kann steuernd eingreifen (analog D OCUMENT F ACTORY D IALOG ) Dokumentauftrag wird erzeugt und automatisch weiterverarbeitet Automatische Verarbeitung mit manueller Eingabe zusätzlicher Briefdaten Automatische Vorverarbeitung durch Integration mit Oscare (Import der Datenströme) Manuelle Ergänzungen von Briefvariablen durch die Sachbearbeiter Automatische Forsetzung der Dokumentverarbeitung

11 Software- und Organisations-Service GmbH www.sos-berlin.com Oscare: Batch-Briefe Optimierung von Betriebskosten - Detail Datenstrom ImportDokumentauftragDokumente Dokumente werden nach Geschäftsstellen und Briefart gruppiert zum Abruf bereitgestellt. Briefdaten können zu Kontrollzwecken in der Web-Oberfläche eingesehen werden. Dokumentaufträge werden nach Abruf erzeugt und automatisch weiterverarbeitet. Automatische Verarbeitung mit manuellem Abruf

12 Software- und Organisations-Service GmbH www.sos-berlin.com D OCUMENT F ACTORY für Oscare Optimierung der Betriebskosten Reduzierte Personalkosten durch kurze Wege in der Kommunikation. Reduzierte Personalkosten durch effiziente Rollenverteilung. Reduzierte Personalkosten, da wenige Redakteure viele Sachbearbeiter betreuen. Bei der AOK Bremen wird z.B. nur ein Mitarbeiter als Redakteur eingesetzt. Reduzierte Personalkosten, da das System automatisierte Abläufe unterstützt.

13 Software- und Organisations-Service GmbH www.sos-berlin.com D OCUMENT F ACTORY für Oscare Ausfallsicherheit Per Monitoring werden im RZ die Systeme überwacht Im Fehlerfall erfolgt ein automatischer Failover vom primären Job Scheduler zum Backup Job Scheduler Der Backup Scheduler übernimmt die Jobs, wenn der primäre Scheduler ausfällt Tritt ein Problem auf, dann werden automatisch eMails an die verantwortlichen Personen versendet Operateure (RZ) Backup Drucker- steuerung Daten- bank Primär Monitoring Drucker Im Problemfall wird ein eMail versandt Redakteur eMail

14 Software- und Organisations-Service GmbH www.sos-berlin.com D OCUMENT F ACTORY für Oscare Skalierbarkeit Anzahl der Server und Job Scheduler Systeme skalierbar Anzahl der parallelen Aufbereiter- und Druckjobs skalierbar Verteilte Verarbeitung der Jobs für beliebige Anzahl von Job Schedulern

15 Software- und Organisations-Service GmbH www.sos-berlin.com D OCUMENT F ACTORY für Oscare Skalierbarkeit – Verteilte Verarbeitung von Jobs 1. Schritt Job Scheduler prüft ob neue Dokumentaufträge ausgelöst wurden 2. Schritt Datenaufbereitung wird vom Job Scheduler gestartet. 3. Schritt Aufträge werden in der Warteschlange eingereiht 4.Schritt Verteilung der Aufträge auf die Server (Load-balancing) 5.Schritt Die Scheduler konkurrieren um die Aufträge zur Verarbeitung 6.Schritt Verarbeitete Jobs (gedruckte Dokumente) sind versandfertig Verarbeitete Jobs Warteschlange Versand Dokumentaufträge aus Oscare Eine beliebige Anzahl von Job Schedulern kann zur Verarbeitung der Jobs eingesetzt werden Datenaufbereitung

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