Kickoff, Vienna, 6 & 7 March 07 Thomas MAYER, Monitoring Team Die Allgemeinen Bestimmungen – Common Provisions Teil 3: Aufgaben der Teilnehmer, Projektänderungen,

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1 Kickoff, Vienna, 6 & 7 March 07 Thomas MAYER, Monitoring Team Die Allgemeinen Bestimmungen – Common Provisions Teil 3: Aufgaben der Teilnehmer, Projektänderungen, Partnerverträge

2 Kickoff, Vienna, 6 & 7 March 07 Thomas MAYER, Monitoring Team Teilnehmer am Projekt Zuschuss- empfänger Ko-Finanzierer EU-Kommission Monitoring Team Partner 3 Partner 2 Partner 1 Lieferant Unterauftrag- nehmer Lieferant Unterauftrag- nehmer Offene Buchhaltung Verwertungsrechte Selbstkosten Verantwortung EU-Kommunikation uro Leistungen Produkte Marktpreise Verwertung uro / Auskunft Rat (unverb.) Projekt-Umsetzung Berichte

3 Kickoff, Vienna, 6 & 7 March 07 Thomas MAYER, Monitoring Team ist rechtlich und finanziell alleine verantwortlich gegenüber der Kommission erhält Zuschuss auf sein Konto, und ist ggf. verantwortlich für die Weiterverteilung der Mittel erstattet Bericht, d.h. ist verantwortlich für Berichte ist direkt [und maßgeblich] an technischer Durchführung beteiligt führt ein analytisches Buchhaltungssystem leistet finanziellen Beitrag schließt Verträge mit Partnern [siehe unten] ist für Ergebnisverbreitung verantwortlich (Art. 17) Zuschussempfänger (CP Art. 4)

4 Kickoff, Vienna, 6 & 7 March 07 Thomas MAYER, Monitoring Team Partner (CP Art. 5) ist an technischer Durchführung beteiligt leistet finanziellen Beitrag setzt nur tatsächliche Mittelflüsse an (z.B. Bruttolöhne anstelle von marktüblichen Tagessätzen) legt Belege offen für Zuschussempfänger / Kommission führt ein analytisches Buchhaltungssystem schließt Vertrag mit Zuschussempfänger

5 Kickoff, Vienna, 6 & 7 March 07 Thomas MAYER, Monitoring Team Fördernehmer + Partner CP Art 17 Fördernehmer (Zuschussempfänger) und Partner sind Besitzer aller Dokumente, der (patentierbaren) Erfindungen sowie des Know- Hows, welche im Projekt erarbeitet wurden Fördernehmer stellt Dokumente, Patente und Fachkenntnisse in der Gemeinschaft zu nicht diskriminierenden und angemessenen geschäftlichen Bedingungen zur Verfügung, sobald sie verfügbar sind. Letzteres gilt bis 5 Jahre nach Ende des Projektes

6 Kickoff, Vienna, 6 & 7 March 07 Thomas MAYER, Monitoring Team Unterauftragnehmer (CP Art. 6) erbringt zeitlich befristete Fremdleistungen für Zuschussempfänger oder Partner leistet keine finanzielle Beteiligung kann marktübliche Tagessätze abrechnen hat keinen Anspruch auf Projektergebnisse

7 Kickoff, Vienna, 6 & 7 March 07 Thomas MAYER, Monitoring Team Ko-Finanzierer (CP Art. 7) steuert finanzielle Mittel zum Projekt bei darf nicht direkt an technischer Durchführung des Projektes beteiligt sein

8 Kickoff, Vienna, 6 & 7 March 07 Thomas MAYER, Monitoring Team Das Monitoring Team –ist unabhängig von den LIFE Projekten und von der Kommission –kann keine rechtsverbindlichen Auskünfte erteilen –ist nicht ermächtigt, Entscheidungen im Namen der Kommission zu treffen –ist nicht in die Verwaltung der Finanzmittel eingebunden –unterliegt Geheimhaltungsbestimmungen

9 Kickoff, Vienna, 6 & 7 March 07 Thomas MAYER, Monitoring Team Ergebnisverbreitung (CP Art. 17) Zuschussempfänger und/oder Partner sind Eigentümer der Ergebnisse (Schriftstücke, Kenntnisse, Erfindungen...) Sie stellen diese Ergebnisse zu nicht diskriminierenden und fairen Bedingungen der Gemeinschaft (innerhalb EU) zur Verfügung, bis 5 Jahre nach Projektende. –Werden z.B. Ergebnisse gegen das Interesse anderer nicht oder nur intern umgesetzt, so kann die Kommission die Fördermittel zurückverlangen. –Der Zuschussempfänger darf aber durchaus die Ergebnisse verkaufen (zu fairen Preisen).

10 Kickoff, Vienna, 6 & 7 March 07 Thomas MAYER, Monitoring Team Personal Costs Actual, gross salary and actual yearly number of worked hours are base for calculation of the hourly rate. Time sheets have to be documented on a daily basis.

11 Kickoff, Vienna, 6 & 7 March 07 Thomas MAYER, Monitoring Team Rechnungsprüfung Finanzbericht muss durch unabhängigen Rechnungsprüfer bestätigt werden, im Falle dass.. –EU Beitrag >= 500,000 –Endzahlung >= 150,000 –Vorschusszahlung >= 750,000 pro Finanzjahr Der Bericht des Rechnungsprüfers muss bestätigen, dass der Finanzbericht im Einklang mit der nationalen Gesetzgebung und den Buchhaltungspraktiken steht sowie die CP des LIFE Programms erfüllt sind CP Art. 27

12 Kickoff, Vienna, 6 & 7 March 07 Thomas MAYER, Monitoring Team Dissemination of Results 1.Medienarbeit (CP §16.1) 2.Web Seite (CP §11.7) –Englische Version – und zusätzliche Sprachen? –INTERESSANT für den Besucher! 3.Logo (CP §16) 4.Audiovisuelles Material (CP §18.1) 5.Informationstafel (CP §16.3)

13 Kickoff, Vienna, 6 & 7 March 07 Thomas MAYER, Monitoring Team Vertragliche Verpflichtungen 6. Veranstaltungen (CP §16.5) 7. "Layman's report" (CP §11.4) 8. "After LIFE Communication Plan"

14 Kickoff, Vienna, 6 & 7 March 07 Thomas MAYER, Monitoring Team Projekt -Änderung Wesentliche Änderung ? Bei Unsicherheit Monitoring Team fragen. Antrag auf Änderung Monitoring Team informieren JANEIN Genehmigung Ja/Nein Erwähnung im nächsten Bericht Begutachtung durch Kommission

15 Kickoff, Vienna, 6 & 7 March 07 Thomas MAYER, Monitoring Team Vorgehen bei Wesentlicher Änderung Liegt tatsächlich eine wesentliche Änderung vor? (Art. 13) Abstimmung mit MoT und Kommission Formloser Antrag muss eingereicht werden sowie alle betroffenen Formblätter mit den Änderungen Rechtlich gesehen ergibt sich ein Nachtrag zur Kommissionsentscheidung (Additional Clause). Änderungsanträge erst einreichen, wenn die Änderung in ihrem Umfang klar ist. Änderungsanträge bis spätestens 3 Monate vor Projektende einreichen, jedoch wesentlich früher ankündigen. Möglichst keinen oder nur einen Änderungsantrag pro Projekt.

16 Kickoff, Vienna, 6 & 7 March 07 Thomas MAYER, Monitoring Team Änderung ist genau beschrieben. Anhang beinhaltet neuen Zeitplan und/oder neues Budget etc. (je nach Änderung) und das neue Budget ist im Vergleich zum alten aufgelistet. Geänderte Antragsformulare liegen bei. Notwendige Garantien für Erfolg des Projekts (z.B. Genehmigungsbescheid, Vertrag etc.) Voraussetzung 1 für die Bewilligung: Vollständigkeit

17 Kickoff, Vienna, 6 & 7 March 07 Thomas MAYER, Monitoring Team Voraussetzung 2 für die Bewilligung: Gute Begründung Die Ursache der Änderung liegt außerhalb des Verantwortungsbereich des Zuschussempfängers Die Probleme wurden in die Hand genommen. Der Änderungsvorschlag ist kosteneffektiv. Änderung ermöglicht den Erfolg, der ohne Änderung nicht mehr möglich wäre.

18 Kickoff, Vienna, 6 & 7 March 07 Thomas MAYER, Monitoring Team Änderung des Projektzeitraumes Änderung des Projektbeginns (Art. 13.2 Abs.1 ) (in der Regel nur, wenn sachlicher Fehler vorliegt, z.B. Entscheidung der Kommission geht später zu als erwartet) Verlängerung der Projektlaufzeit (Unterscheidung länger oder kurzer als 6 Monate) Beispiel für einen Antrag liegt bei.

19 Kickoff, Vienna, 6 & 7 March 07 Thomas MAYER, Monitoring Team Änderungen am übergeordneten Ziel sind schwer vorstellbar (Art. 13.2 Abs.1: nur möglich, wenn das übergeordnete Ziel nicht grundlegend verändert wird). Änderung von Art oder Inhalt der Hauptmaßnahmen und/oder der erwarteten wesentlichen Produkte (Art. 13.2 Abs.2) (Beispiel Membrandach S-House). Inhaltliche Änderung

20 Kickoff, Vienna, 6 & 7 March 07 Thomas MAYER, Monitoring Team Änderung an der finanziellen Beteiligung des Zuschussempfängers, der Partner oder der Kofinanzierer. (Art. 13.2 Abs.6:...der Anteil an der...Beteiligung beträchtlich...verringert.) Eine Erhöhung oder Kürzung bei einer oder mehreren Ausgabenkategorien. (Art. 13.2 Abs.8: 10% - 10.000 Regelung) Finanzielle Änderungen

21 Kickoff, Vienna, 6 & 7 March 07 Thomas MAYER, Monitoring Team Rechtliche Änderungen Änderung der Rechtsform des Zuschussempfängers und/oder eines Partners (Art. 13.2 Abs. 3) Austausch des Zuschussempfängers und/oder Partners (Art. 13.2 Abs 3: nur möglich, wenn neuer Zuschussempfänger/Partner sämtliche Kriterien der Förderwürdigkeit erfüllen, die bei Prüfung des Antrags herangezogen wurden.)

22 Kickoff, Vienna, 6 & 7 March 07 Thomas MAYER, Monitoring Team Fachliche Änderung Änderung der fachlichen Rolle des Zuschussempfängers oder Partners. Maßnahmen, für die der Zuschussempfänger od. Partner zuständig ist, werden einem anderen Teilnehmer - Zuschussempfänger oder Partner zugeteilt.(Art. 13.2 Abs.7: nur möglich, wenn neue Vereinbarung sämtliche Kriterien der Förderwürdigkeit erfüllt, die bei Prüfung des Antrags herangezogen wurden.)

23 Kickoff, Vienna, 6 & 7 March 07 Thomas MAYER, Monitoring Team Partnerverträge (CP Art.4.7) (Siehe dazu auch den beigefügten Beispielvertrag.) Vertrag zwischen Zuschussempfänger und den einzelnen Partnern (Der Empfänger….schließt...alle für die Durchführung der Arbeiten erforderlichen Vereinbarungen...) Es wird ausdrücklich empfohlen, Verträge abzuschließen. Allgemeine Regelungen: Finanzen, Gerichtsstand, Verwertungsrechte, Dauer, Ausführungsfristen, Verantwortlichkeiten, Gewährleistung, Geheimhaltung, Rechte an den Ergebnissen etc. Definition Start- und Schlusstermin: evtl. abweichend von LIFE- Terminen.

24 Kickoff, Vienna, 6 & 7 March 07 Thomas MAYER, Monitoring Team Partnerverträge Die möglichen Schwierigkeiten im Vertrag regeln, nicht den Idealfall. –Zahlung nur, wenn Leistung erbracht wurde. –Regelungen für die Nicht-Erfüllung, Qualitätsmängel, Säumniszuschläge. –Informationspflicht (z.B. Höhe der tatsächlichen Bruttogehälter und nicht nur z.B. BAT 2a) –Regelungen für Eigentum an den Ergebnissen und an der Ergebnisnutzung. –Schlichtung bei Streitfragen, Mediation Stellen Sie sicher, dass die für die Teilnehmer unterzeichnenden Personen auch entsprechend vertretungsberechtigt sind.

25 Kickoff, Vienna, 6 & 7 March 07 Thomas MAYER, Monitoring Team Partnerverträge Formulieren Sie die Risikosituation und Motivation jedes Teilnehmers und leiten Sie daraus die Vertragsgestaltung und Problemfälle ab: –Teilnehmer trägt hohes Risiko z.B. EU-Förderung als Schadensbegrenzung bei riskanter Neuentwicklung oder Scale-Up. Mögliche Probleme: z.B. Projektabbruch, Verzögerungen, Konkurs. –Teilnehmer trägt mäßiges Risiko z.B. Günstigere Installation einer Anlage neuester Technologie mit Förderung durch EU; Einstieg in ein neues Marktsegment. Mögliche Probleme: z.B. Konzentration auf technische Details, geringes Interesse an Dissemination und EU-Formalien. –Teilnehmer trägt geringes Risiko Auslastung der Mitarbeiter / Drittmittelforschung. Mögliche Probleme: Effektivität und Qualität der Arbeit.

26 Kickoff, Vienna, 6 & 7 March 07 Thomas MAYER, Monitoring Team Partnerverträge Kostennachweise, Offenlegung der tatsächlich gezahlten Gehälter gegenüber Fördernehmer oder – alternativ – gegenüber Kommission. (§4 im Beispielvertrag) –Kopien von Rechnungen (mit LIFE-Referenz auf Rechnung) –Korrekt ausgefüllte Finanzdatenblätter (Rechnungsdatum, Bezahldatum, Beschreibung) –Datenschutzregelungen zu Gehaltsnachweisen –Zeitnah unterschriebene Stundennachweise –Was passiert, wenn diese Dinge nicht (rechtzeitig) geliefert werden?

27 Kickoff, Vienna, 6 & 7 March 07 Thomas MAYER, Monitoring Team Partnerverträge Vertragsstrafen, Säumniszuschläge, Haftung (§6+§11) Regelungen für den Fall, dass –ein Partner zu spät oder gar nicht liefert –ein Partner nicht die ausreichende Qualität liefert –das Verschulden eines Partner andere Projektteilnehmer behindert –die Kommission bestimmte Leistungen nicht/nur teilweise als förderfähig anerkennt Regelung der Verwertungsrechte, Patente, Lizenzen. Konkurrenzverbot etc. (§8+ §9) –Wer hat welche Verwertungsrechte? –Bis zu welcher Detailstufe wird veröffentlicht ? –Verpflichtung, bei Veröffentlichungen LIFE -Logo und -Hinweis zu verwenden –Wie werden ggf. Erträge aus Veröffentlichung bzw. Lizenzeinnahmen aufgeteilt?

28 Kickoff, Vienna, 6 & 7 March 07 Thomas MAYER, Monitoring Team Wir danken für Ihre Aufmerksamkeit Ihr Monitoring Team