Projektsteuerung  Inhalt: Methoden und Instrument der Projektsteuerung, Analysetechniken  Durchführung: Lehrgespräch,

Präsentation zum Thema: "Projektsteuerung  Inhalt: Methoden und Instrument der Projektsteuerung, Analysetechniken  Durchführung: Lehrgespräch,"—  Präsentation transkript:

1 Projektsteuerung  Inhalt: Methoden und Instrument der Projektsteuerung, Analysetechniken  Durchführung: Lehrgespräch, Gruppendiskussion  Ergebniserwartung: Vertiefung der bisher erworbenen Kenntnisse, Training der Auswahl geeigneter Analysetechniken Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

2 Leitsätze der Projektsteuerung
„Vertraue, aber prüfe nach.“ „Die Stärke des Managements liegt im intelligenten Reagieren auf Veränderungen.“ (Robert McNamara) Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

3 Planung der Projektsteuerung
Planung ohne Überwachung ist sinnlos, Überwachung ohne Planung aber unmöglich! Planung / Steuerung Berichtswesen Vergleich / Analyse Risikoanalyse • ? Projektsteuerung muß geplant werden ! Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

4 Projektsteuerung: Begriffe
Projekt-Controlling Project-Control Projektkontrolle Projektüberwachung Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

5 Projektsteuerung: Aufgabe und Ziel
Mit dem Abschluß des Planungsprozesses und dem Start der Realisierungsphase beginnt die Notwendigkeit, den Projektverlauf zu steuern, d.h. die geplanten Aktivitäten müssen kontrolliert und realisiert werden. Aufgabe und Ziel der Projektsteuerung ist, die Abweichungen zwischen dem realen Projektablauf und der Projektplanung auszugleichen bzw. frühzeitig derart gegenzusteuern, daß es gar nicht erst zu den prognostizierten Abweichungen kommt. Es ist wichtig, drohende Abweichungen möglichst frühzeitig zu erkennen, um agieren zu können und nicht reagieren zu müssen. Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

6 Wesen der Projektsteuerung
Die Projektsteuerung umfaßt die Kontrolle/ Überwachung. Projektsteuerung Kontrolle / Überwachung Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

7 Wesen der Projektsteuerung
Überwachung Steuerung Leistung Integrierte Projekt- steuerung Überwachung Steuerung Kosten Überwachung Steuerung Termine Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

8 Integrierte Projektsteuerung
Die Integrierte Projektsteuerung vereinigt die Planungs-, Entscheidungs- und Kontrollfunktionen für die technisch-terminlichen Vorgänge im Projekt und die für die Projektrealisierung anfallenden Kosten. Sie verlangt, daß Termine, Kosten, Leistung und Qualität nicht isoliert, sondern in ihrem Wirkungszusammenhang betrachtet werden. Integrierte Projektsteuerung wird synonym mit dem englischen Begriff „Project Control“ verwendet. Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

9 einer erfolgreiche Projektsteuerung
Wichtige Aspekte einer erfolgreiche Projektsteuerung Realitätsbezogene, aktuelle, vollständige und überprüfbare Planvorgaben Die aktuellen Ist-Daten müssen mit den Plan-Daten korrespondieren, d.h. sie müssen vergleichbar sein Kurze Zeitdauer der Überwachung und kurze Reaktionszeiten Kontinuität im Überwachungsprozeß Bereitschaft und Verpflichtung zum Projektmanagement (aus RKW: PMF) Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

10 Projektsteuerung: Aufgabenspektrum
Unterstützung des Projektmanagers bei der Formulierung von Projektzielen und Erfolgskriterien. Entwicklung von Kennzahlen und Meßsystemen, um Abweichungen erkennen und den Projekterfolg erfassen zu können. Implementierung entsprechender Controllingstandards und -zyklen. Vergleich der Projektpläne hinsichtlich Leistung, Qualität, Termine, Kosten mit laufenden Ergebnissen (Soll- / Ist-Vergleich). Interpretation der Resultate und die Entwicklung von Steuerungsmaßnahmen Erstellung von Projektberichten und Sicherstellung einer adäquaten Projektdokumentation. Verfolgung der Projektumfeldentwicklung. Sicherstellung, daß die im Projekt gemachten Erfahrungen optimal aufbereitet werden. Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

11 Projektsteuerung / Berichtswesen
Darstellung der Daten Eine prägnante graphische Darstellung ist einer umfangreichen textlichen Darstellung vorzuziehen. Balkenplan Netzplan Meilensteinplan Meilenstein-Trendchart Berichtszeitpunkte 1 2 3 4 Meilensteintermine Kosten-Trendanalyse Kosten / Zeit Kurve Formblätter / Tabellen Business-Graphiken Projektsteuerung / Berichtswesen WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

12 Projektmanagement-Regelkreis
Vorgaben Berichten Planen Entscheiden Einwirken Abweichungen analysieren Soll-Ist- Vergleich Ist-Ermitteln Vorbereitende Tätigkeiten Ausführende Tätigkeiten Kontrollierende Tätigkeiten (aus RKW: PMF) Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

13 Projektmanagement-Regelkreis
Vorgaben: Die Vorgaben eines Projektes resultieren aus dem Projektauftrag, in dem die Spezifikationen, Ecktermine und Projektkosten verankert sind. Planen: Planen bedeutet geistiges Probehandeln, indem z.B. die alternativen Maßnahmen inklusive Konsequenzen durchgespielt werden (Wenn-Dann-Analysen) Entscheiden: Aus verschiedenen Handlungsalternativen wird eine ausgewählt. Hierzu gehört auch die Auswahl von Korrekturmaßnahmen, die aufgrund von Soll-/ Ist-Abweichungen vorgeschlagen werden. (aus RKW: PMF) Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

14 Projektmanagement-Regelkreis
Einwirken: Das Einwirken geschieht durch Interaktionen in und zwischen Gruppen mit dem Zweck, gemeinsam bestimmte Ziele zu erreichen. Nachdem entschieden wurde, ein bestimmtes Arbeitspaket zu beginnen, müssen die Beteiligten entsprechend eingewiesen werden, technische Details eventuell geklärt werden. Die eigene Aufgabenerfüllung, d.h. die eigentliche Leistungserbringung für den Projektgegenstand fällt ebenfalls unter diesen Punkt. Sie gehört jedoch nicht zu den Aufgaben der Projektsteuerung. Trotzdem ist es in kleineren Projekten durchaus üblich, daß der Projektleiter die Aufgaben der Projektsteuerung wahrnimmt und außerdem zur Leistungserbringung beiträgt. Ist-Ermitteln: Ist-Daten zur Ermittlung des Projektstatus werden in quantitativer und qualitativer Hinsicht ermittelt. (aus RKW: PMF) Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

15 Projektmanagement-Regelkreis
Soll-Ist-Vergleich: Die Ist-Daten werden mit den Soll-Daten, die aus dem Projektauftrag abzuleiten sind, verglichen. Abweichungen analysieren: Die Auswirkungen der identifizierten Abweichungen werden ermittelt. Die Ursachen der Abweichungen werden erforscht. Berichten: Der Projektstatus hinsichtlich Kosten, Termine und Qualität wird an verschiedene Empfängergruppen weitergegeben. Hierbei handelt es sich in der Regel um Entscheidungsträger, wie z.B. den Projektleiter, die Geschäftsleitung und den Auftraggeber. (aus RKW: PMF) Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

16 Aufgaben der Projektsteuerung
Rückkopplungseffekt im Projektmanagement-Regelkreis Vorgaben aus dem Projektauftrag Korrekturmaßnahmen planen Planen Korrekturmaßnahmen planen Korrekturmaßnahmen auswählen Auftragsfreigabe Entscheiden Einwirken Mitarbeiter unterweisen Mitarbeiter unterweisen Ist-Ermitteln Status ermitteln erneut Status ermitteln Soll-Ist Vergleich Ist-Daten mit Soll- Daten vergleichen Ist-Daten mit Soll- Daten vergleichen Abweichung untersuchen Ursachen + Konse- quenzen ermitteln Ursachen + Konse- quenzen ermitteln Berichten Berichten Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

17 Zentrales Element der Projektsteuerung
Information analysieren aufbereiten erfassen weiterleiten Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

18 Funktionsträger der Projektsteuerung
In großen Projekten obliegt die Entscheidungsbefugnis einem Entscheidungsgremium, z.B. der Geschäftsleitung. Der Projektleiter nimmt bei kleinen und mittleren Projekten i.d.R. die Projektsteuerung ganzheitlich wahr. Dies gilt auch für die Entscheidungsbefugnis. Ent- scheidungs- gremium Projektleiter Projekcontroller Teilprojektleiter Projektteam Ein Projektcontroller wird i.d.R. bei größeren Projekten eingesetzt. Er teilt sich die Arbeit mit dem Projektleiter oder anderen Funktionsträgern. Die Entscheidungsbefugnisse sind genau zu definieren. Dem Teilprojektleiter kann die Entscheidungsbefugnis in großen Projekten für sein Teilprojekt erteilt werden. Die Bedingungen und der Rahmen müssen jedoch genau abgestimmt sein. Das Projektteam wird nur bei großen Projekten als Funktionsträger der Projektsteuerung eingesetzt. Der Vorteil des Projektteams liegt in der Gruppendynamik. Die Entscheidungskompetenzen der einzelnen Funktionsträger sind genau zu definieren, damit der Regelkreis der Projektsteuerung an keiner Stelle unterbrochen werden kann. Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

19 Projektstatusermittlung
Bei der Ermittlung des Projektstatus bzw. des Projektfortschritts sind vier Größen zu betrachten: der Terminfortschritt, die anfallenden Kosten, der Fertigstellungsgrad und der Fertigstellungswert. Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

20 Projektstatusermittlung
Terminfortschrittsermittlung  netzplanorientierte Terminfortschrittsermittlung  balkenplanorientierte Terminfortschrittsermittlung  meilensteinorientierte Terminfortschrittsermittlung Meilenstein-Trendanalyse Kostenüberwachung  Ist-Kosten-Ermittlung  Soll-Ist-Vergleiche  Abweichungsanalyse Kosten-Trendanalyse Fertigstellungswertanalyse  Meilenstein-Technik  Mengen-Proportionalität  Technik  Technik  Sekundärleistungs-Proportionalität  Fertigstellungsgrad  Zeitproportionalität Fertigstellungsgrad Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

21 Trendanalysen für die Projektsteuerung
Berichtszeitpunkte Meilenstein-Trend-Analyse Meilensteintermine Ressourcen-Trend-Analyse Kosten-Trend-Analyse Berichtszeitpunkte Projektkosten Aufwände für Meilensteine PGK Berichtsperioden Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

22 Terminfortschrittsermittlung
Terminpläne Netzpläne Balkenpläne Meilensteinpläne balkenplanorientierte Terminfortschrittsermittlung netzplanorientierte Terminfortschrittsermittlung meilensteinorientierte Terminfortschrittsermittlung Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

23 Netzplanorientierte Terminfortschrittsermittlung
FAZ FEZ Projektsteuerung Zu ermittelnde Ist-Daten tatsächliche Anfangs- und Endzeitpunkte geänderte Fixtermine verbleibende Restdauern AP Nr. D P SAZ SEZ Vorgangsebene Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

24 Vorteile der Netzplantechnik
hohe Systematik sicheres Terminieren Zeitreserven werden deutlich gutes Informationsmedium große Transparenz gutes Instrument für die Steuerung und Überwachung Planabweichungen werden deutlich angezeigt Systematik erlaubt Datenverarbeitung Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

25 Balkenplanorientierte Terminfortschrittsermittlung
Früheste Lage FAZ FEZ Balkenplan Dauer des Vorgangs Dauer Späteste Lage SAZ SEZ V 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Zu ermittelnde Ist-Daten tatsächliche Anfangs- und Endzeitpunkte geänderte Fixtermine verbleibende Restdauern Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

26 Unterscheidung von Balkenplänen
Balkenplan Balkenplan Balkenplan Balkenpläne, die im Hintergrund durch einen formalen Netzplan unterstützt werden. Vernetzter Balkenplan Balkenpläne, die im Hintergrund keinen formalen Netzplan besitzen. Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

27 Soll- / Ist-Vergleich (Balkenplan)
Stichtag Vorgangs- beschreibung Konstruktion Beschaffung Fertigung Abnahme Dauer (Wo) 8 6 7 5 Vorgang 3 7 9 15 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 -6 -2 +6 +10 = Realisierungsverzug = Realisierungsvorsprung (aus RKW: PMF) Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

28 Vorteile von Balkenplänen
sehr einfache Handhabung anschaulich und leicht verständlich hohe Akzeptanz, etabliertes Instrument breite Einsatzmöglichkeiten einfaches Update möglich Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

29 Terminfortschrittsermittlung anhand von Meilensteinplänen
Aktuelle ermittelte Ist-Daten der Vorgänge Netzplan Aktueller Stand bzw. erwartetes Eintreffen der Meilensteine 1 2 4 3 Meilensteine 1 4 2 3 Meilensteinplan Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

30 Terminfortschrittsermittlung anhand von Meilensteinplänen
Meilensteine sind hervorragende Ereignisse im Projektablauf, die das besondere Interesse des Projektleiters oder seiner vorgesetzten Stellen verdienen. Eine meilensteinorientierte Terminfortschrittsermittlung kann sowohl ohne als auch mit Netzplan im Hintergrund durchgeführt werden. Meilensteine können innerhalb eines Netzplanes definiert werden. In einem Vorgangsknotennetz bieten sich hierfür der Anfang oder das Ende bestimmter Vorgänge an. Die regelmäßig auf Vorgangsebene erhobenen Ist-Daten werden in den Netzplan eingebracht. Das darauf folgende Durchrechnen des Netzplans zeigt den aktuellen Stand und das erwartete Eintreffen der im Netzplan definierten Meilensteine. Die erwarteten und eingetretenen Termine der einzelnen Meilensteine können aus dem zum Berichtszeitpunkt aktuellen Netzplan entnommen und in ein Meilenstein-Trendchart übertragen werden. (aus RKW: PMF) Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

31 Unterscheidung von Meilensteinplänen
1 4 2 3 Die meilensteinorientierte Terminfortschritts- ermittlung kann auch ohne formalen Netzplan durchgeführt werden. Die meilensteinorientierte Terminfortschritts- ermittlung kann im Hintergrund durch einen formalen Netzplan unterstützt werden Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

32 Analyse einer Terminverschiebung
Terminabweichung Termin falsch geplant Änderung der Randbedingungen Management- termin Aufwand größer als geplant Kapazität reicht nicht aus Leistungs- änderung Know-how- Ausfall Kapazitäts- ausfall ungeprüfte Termine ‘Salami-Taktik’ keine Aufwand- schätzung Risiko-Eintritt Funktion vergessen Auftraggeber System- einbettung Schulung nicht durchgeführt Kündigung Personen Sachmittel Know-how nicht bedacht Kapazitäts- ausfall Kapazität temporär überlastet Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

33 Meilenstein-Trendanalyse
Die Meilenstein-Trendanalyse arbeitet mit Schätzwerten auf der Ebene der Meilensteine selbst. Sie ist eine Methode zur Terminverfolgung von Projekten, die es gestattet, Schätzwerte über voraussichtliche Zwischentermine und den Endtermin des Projektes zu gewinnen. Die Methode geht davon aus, daß für das zu überwachende Projekt Meilensteine definiert sind. Die definierten Meilensteine werden in einem Meilensteinplan zusammengefaßt. (aus RKW: PMF) Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

34 Meilenstein-Trendanalyse: Vorgehensweise
Definieren von Meilensteinen und den zugehörigen Terminen. Periodische Überprüfung (z.B. monatlich) der geplanten Meilensteintermine. Abschätzen der geänderten Meilensteintermine. Fortlaufende Eintragung der Terminschätzwerte in das Meilenstein-Trendchart. Kommentierung der Abweichungen. Angabe der Auswirkungen und möglichen Korrekturmaßnahmen, wenn der neue Schätzwert vom vorherigen abweicht. (aus RKW: PMF) Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

35 Meilenstein-Trendanalyse
Vorteile Nachteile einfach übersichtlich Terminabweichungen sind auf einen Blick erkennbar hervorragendes Kommunikations- mittel innerhalb und außerhalb des Projektes schärft das Terminbewußtsein Schätzungen sind subjektiv Trendkurve reicht für sich allein nicht aus (aus RKW: PMF) Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

36 Darstellung des Terminfortschritts im Meilenstein-Trendchart
Berichtszeitpunkte Meilenstein-Termine 1.6. 1.4. 1.8. Das Meilenstein-Trendchart ist ein rechtwinkliges Dreieck, dessen Katheden als Zeitachsen dienen. Wichtig ist, daß die Zeiteinteilung beider Katheden identisch ist. Der Zeitabstand selbst ist frei wählbar. Auf der horizontalen Achse werden die geplanten Berichtszeitpunkte abge-tragen, auf der vertikalen Achse die geplanten Meilenstein-Termine. Zu jedem Berichtstermin wird der jeweils erwartete Meilensteintermin in das Trend-Diagramm eingetragen und mit dem Eintrag des letzten Berichtstermins durch eine Kurve verbunden. Erreicht der Kurvenzug eines Meilensteins die Hypothenuse, so ist der Meilenstein erfüllt. Waagerechte Linien bedeuten, die Terminsituation entspricht dem Plan. Abfallende Linien bedeuten, daß der Meilenstein früher als erwartet eintrifft. Aufsteigende Linien bedeuten Terminverzug. Legende Meilenstein 3 Meilenstein 2 Meilenstein 1 Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

37 Abweichungsmöglichkeiten
Abweichung bei: Abweichung hinsichtlich: Ergebnissen Produktivität Aufwand / Kosten Kapazitäten Terminen Vollständigkeit der Ergebnisse Qualität der Ergebnisse Menge Qualität erbrachter Aufwand je Arbeitspaket Kostenverteilung Restaufwand (Cost-to-Completion) Qualifikation Endtermin Arbeitspaket Restdauer (Time-to-Completion) Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

38 Gründe für Planabweichungen
Planungsfehler Störungen im Projektablauf Falsche Schätzungen bezüglich des Zeitablaufs Änderungen der Zielsetzung Nicht sachgerechte Arbeit Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

39 bei ungenauen Planungsunterlagen
Typische Aussagen bei ungenauen Planungsunterlagen Typische Aussagen Wahrheitsgemäße Übersetzungen Es ist geplant, die Arbeit zu beginnen. Die Arbeit begann am... Die Lieferung des letzten Teils ist geplant für ... Die Lieferung steht kurz bevor. Die Arbeit war fertig. Die Ergebnisse machen aber weitere Untersuchungen in dieser Sache notwendig. Es ist zu früh, um sagen zu können, wann die Arbeit begonnen werden kann. Einige Mitarbeiter stehen noch nicht zur Verfügung . Es ist unmöglich fertig vor dem ... Es ist immer noch nicht soweit. Es hat nicht funktioniert. (aus RKW: PMF) Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

40 Fertigstellungswertanalyse
Der Fertigstellungsgrad bezeichnet das Verhältnis der zu einem Stichtag erbrachten Leistung zur Gesamtleistung eines Vorgangs oder eines Projektes. DIN 69903 Der Fertigstellungswert bezeichnet die dem Fertigstellungsgrad entsprechenden Kosten eines Vorgangs oder eines Projektes. Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

41 Synonym verwendete Begriffe
Fertigstellungswert: Arbeitswert Sollkosten Earned Value (verdientes Geld) Fertigstellungsgrad: Projektfortschritt Arbeitsfortschritt Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

42 Fertigstellungswertanalyse: Aufgaben
Ermittlung des Fertigstellungsgrades zu einem bestimmten Stichtag Bewertung des Fertigstellungsgrades mit den Plan-Kosten Vergleich der Plan-Kosten-Summe mit der Soll- bzw. Ist-Kosten-Summe Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

43 Fertigstellungswertanalyse: Ziel
Die Fertigstellungswertanalyse hat die Bestimmung des Wertes der geleisteten Arbeit zum Ziel, damit der Terminfortschritt und die angefallenen Kosten integriert beurteilt werden können. Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

44 Methoden zur Ermittlung des Fertigstellungswertes
objektiv Meilenstein-Technik Mengen-Proportionalität 50-50-Technik Sekundärleistungs-Proportionalität 0-100-Technik Fertigstellungsgrad Zeitproportionalität Methoden, die eine Nachprüfbarkeit von Ereignissen erlauben. 1. 2. 3. Methode, die auf einer subjektiven Abschätzung basiert. 4. 5. Methoden, die auf Vergleichen beruhen. 6. 7. weniger objektiv Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

45 Das 90 %- Syndrom FW = PGK x FG 100 Projektsteuerung 360.000 DM
100 % DM 90 % DM DM DM DM DM DM FW = PGK x FG 100 Das Projekt ist zu diesem Zeitpunkt im Kostenrahmen. Das Kostenziel des Projektes ist stark gefährdet. 0 DM 0 % 1 16 17 18 19 Monate DM DM DM Ist-Kosten Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

46 Abweichungsanalyse - Kostenüberwachung
Vergleich der pro Periode angefallenen Kosten je Kostenart mit den Plankosten pro Periode. Vergleich der kumulierten Kosten je Kostenart mit den kumulierten Plan-Kosten. Vergleich des geplanten Obligo mit dem Ist-Obligo. Die Abweichungen sind unbedingt mit entsprechenden Erläuterungen zu versehen. Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

47 Plan-, Ist-, Soll-Kosten: Definition
Plan-Kosten: Geplante Kosten für (dem Terminplan entsprechende) Planleistung. Ist-Kosten: Tatsächliche Kosten für (tatsächlich erbrachte) Ist-Leistung. Soll-Kosten: Geplante Kosten für (tatsächlich erbrachte) Ist-Leistung. Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

48 „Bottom up“- Kostenverdichtung
000 Projekt + Interfacekosten 100 Teilaufgabe + Interface- kosten + Interfacekosten 200 Arbeitspaket + Interface- kosten 110 Arbeitspaket 120 Arbeitspaket + Interface- kosten Summe der Vorgangskosten Summe der Vorgangskosten Summe der Vorgangskosten Netzplan Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

49 Kostenüberwachung Ziel der Kostenüberwachung ist es, zu ermitteln, wie sich die angefallenen Kosten gegenüber den geplanten Kosten verhalten. Dazu sind folgende Aufgaben durchzuführen: Ermittlung der angefallenen Kosten (Ist-Kosten) Vergleich der geplanten Kosten mit den angefallenen Kosten (Plan-Ist-Vergleich) Abweichungsanalyse (ist immer im Zusammenhang mit dem Projektfortschritt zu betrachten, siehe Fertigstellungswertanalyse) Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

50 Kostenüberwachung Folgende Analysen der Kosten des Arbeitspaketes sollten durchgeführt werden: Vergleich der pro Periode angefallenen Kosten je Kostenart mit den Plankosten pro Periode. Vergleich der kumulierten Kosten je Kostenart mit den kumulierten Plankosten. Vergleich des geplanten Obligo mit dem Ist-Obligo. Erläuterung der entsprechenden Abweichungen. Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

51 Kostenbeeinflußbarkeit
Schematisch dargestellte Kostenbeeinflußbarkeit im Projektablauf Kosten- Beeinflussbarkeit Definition Planung Realisierung Zeit (Phasen) Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

52 Detaillierte Abweichungsanalyse
Kostenüberwachung: Detaillierte Abweichungsanalyse Soll- / Ist-Vergleich Beurteilung Abweichungs- analyse geplant Ist Personal Material Zukaufteile Fremdleistungen Mieten Reisen usw. 70 12 8 2 3 5 - 72 10 18 1 6 -2 +2 -10 +1 -1 geringer Überzug ( 3%) 17 % Einsparung 125 % Überzug 50 % Einsparung 20 % Überzug (aus RKW: PMF) Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

53 Kostenüberwachung Gründe, die zu Kostenüberschreitungen führen können:
Kapazitäten wurden erhöht, um Termine einhalten zu können. Bestellungen werden vorgezogen. Änderung der Vorgaben. Änderung äußerer Rahmenbedingungen. (aus RKW: PMF) Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

54 Kostenüberwachung Gründe, die zu Kostenunterschreitungen führen können: Es wurden nicht alle angefallenen Kosten abgebucht. Aus Termingründen wurden geplante Aktivitäten verschoben. Der geplante Fertigstellungsgrad ist nicht erreicht (Scheinunterschreitung!). (aus RKW: PMF) Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

55 Kosten-Trend-Analyse
Die Kosten-Trend-Analyse (KTA) ist eine Methode zur Kostenüberwachung von Projekten, die es gestattet, während des Projektablaufes regelmäßig Schätzwerte über die Gesamtkosten des Projektes zum voraussichtlichen End-termin zu gewinnen. Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

56 Kosten-Trend-Analyse: Voraussetzungen
Die geplanten Gesamtkosten (PGK) liegen vor. Voraussetzungen für die Durchführung einer Kosten-Trend-Analyse. Die aktuellen Ist-Kosten (AIK) sind bekannt. Der aktuelle Fertigstellungswert (FW) ist ermittelt. Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

57 Kosten-Trend-Analyse: Schätzwert der Gesamtkosten
geplante Gesamtkosten aktuelle Ist-Kosten SGK = PGK x AIK AFW Schätzwert der Gesamtkosten aktueller Fertigstellungswert Das Verhältnis der aktuellen Ist-Kosten (AIK) zu dem aktuellen Fertigstellungswert (AFW) stellt einen Kostensteigerungsfaktor dar, der für die Schätzung angewandt wird. Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

58 Kosten-Trend-Kurve 276 276 270 260 260 250 250 248 238 231 SGK 200 PGK
Projektkosten 276 276 270 260 260 250 250 248 238 231 SGK 200 PGK Berichtsperioden (aus RKW, PMF) Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

59 Kosten-Trend-Kurve Mögliche Kurvenzüge:
Steigende Kurvenzüge deuten auf überwiegend kostentreibende Einflußfaktoren hin. Abfallende Kurvenzüge deuten auf überwiegend kostensenkende Einflußfaktoren hin. Horizontale Kurvenzüge weisen auf eine Beruhigung hin, wobei sich kostentreibende und kostensenkende Einflußfaktoren aufheben. Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

60 Kosten-Trend-Analyse
Vorteile Nachteile einfach übersichtlich Kostenabweichungen sind auf einen Blick erkennbar deutliche Frühwarnung, da die aktuelle Situation extrapoliert und dadurch eine Kostensteigerungstendenz überspitzt dargestellt wird die Probleme der Fertigstellungswert- ermittlung sind der Methode immanent die Kosten-Trend-Kurve reicht für sich alleine nicht aus, Kommentare sind unbedingt erforderlich zukünftige zu erwartende Kosten- steigerungen und / oder Kosten- senkungen werden nicht berücksichtigt (aus RKW: PMF) Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

61 Kosten- und Termin-Abweichungen
Folgende Abweichungen sind definiert: Kostenabweichung der Leistung:  K [ATS] = Soll-Kosten - Ist-Kosten  K [%] = (Soll-Kosten - Ist-Kosten) / Soll-Kosten Ein negatives  K entspricht einer Kostenüberschreitung. Terminabweichung der Leistung:  T [ATS] = Soll-Kosten - Plan-Kosten  T [%] = (Soll-Kosten - Ist-Kosten) / Plan-Kosten Ein negatives  T entspricht einer Terminüberschreitung. Die Terminabweichung wird hier somit als eine Veränderung des geplanten Leistungsfortschritts über die Größe „Kosten“ erfaßt. Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

62 Konsequenzanalyse Die im Soll-/ Ist-Vergleich sichtbar gewordenen Abweichungen sind auf ihre Konsequenzen zu analysieren. Dieser Schritt ist eine wesentliche Voraussetzung für die entsprechende Auswahl von Steuerungsmaßnahmen. In vielen Fällen zeigt sich, daß, obwohl bei einem Arbeitspaket eine Terminverzögerung erkannt wurde, dieses keine Konsequenzen auf das Projektende hat. In diesem Fall wären teure Beschleunigungsmaßnahmen fehl am Platz. Mit Hilfe eines EDV-gestützten Projekt-Controlling werden die Konsequenzen im Sinne von „Was-wäre-wenn“-Analysen automatisch darstellbar. Damit entsteht eine professionelle Entscheidungsgrundlage. Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

63 Ermittlung von Steuerungsmaßnahmen
Im Prinzip bestehen folgende Möglichkeiten für Steuerungsmaßnahmen: Heranführen des Ist an das Soll (Plan): Korrektive Maßnahmen Anpassung des Soll (Plan) an das Ist: Planänderungen Die zu wählenden Steuerungsmaßnahmen werden in Abhängigkeit vom Auswirkungsgrad auf die Projektziele gewählt. Weiter ist zwischen den Parametern Leistung, Zeit und Kosten zu differenzieren. Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

64 Steuerungsmaßnahmen bei zu geringer Leistung
Höherer Ressourceneinsatz, wie z.B. - Überstunden, weitere Arbeitsschichten, Samstag-Sonntag-Arbeit - Kapazitätsaufstockung durch zusätzliche gleiche Einsatzmittel - Auswärtsvergabe (Out-Sourcing), Zukauf von Leistung - Leistungsfähigere Einsatzmittel durch Technologie- und Methodenwechel Leistungsanreizsysteme, Prämien, Motivationen Wechsel der Durchführenden Verbesserung der Kontrolle Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

65 Steuerungsmaßnahmen bei Zeitüberschreitungen
Kürzung der Dauer am kritischen Weg, wie z.B. - Zeitabstände verkürzen, Überlappungen vorsehen bzw. vergrößern - Leistungsfähigere Einsatzmittel - Abhängigkeiten eliminieren durch Einsatz von Hilfsmitteln, Vorrichtungen etc. - Splitten von Vorgängen, Umordnen - Ausnutzen von Belegungslücken bei den Kapazitäten - Rationalisierungspotentiale ausnutzen - Austausch der Mitarbeiter, des Projektteams - Änderung der Projektorganisation Höherer Ressourceneinsatz Zukauf weiterer Ressourcen Veränderung von Abhängigkeiten / Parallelarbeiten nicht absolut notwendige Funktionen / Objekte im Aufwand minimieren Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

66 Steuerungsmaßnahmen bei Kostenüberschreitungen
Kosten überwälzen Vergabe von Teilleistungen an Subunternehmer Qualität auf das unbedingt Nötige beschränken Nutzung von günstigeren Varianten (Technologie, Zeit), wobei zu beachten ist, daß diese Maßnahmen kurzfristig eher zu einer Verlängerung führen, da Rüstzeiten, Umgewöhnung, etc. notwendig sind. Mittelfristig führen sie allerdings zu einer Verbesserung. Projektsteuerung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement