Messe „Effizienter Staat“ Berlin, K.-P.Weber

Präsentation zum Thema: "Messe „Effizienter Staat“ Berlin, K.-P.Weber"—  Präsentation transkript:

1 Messe „Effizienter Staat“ Berlin, 22.04.2008 K.-P.Weber
Transformation zu einem Auftrags-orientierten SSC/DLZ am Beispiel des ZIVIT Messe „Effizienter Staat“ Berlin, K.-P.Weber

2 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber
ZIVIT-Kennzahlen Kennzahlen 1.100 Mitarbeiter 440 Software-Entwickler 400 Mitarbeiter in Betrieb und Service 8 Dienstsitze 300 betreute Fachverfahren 1.000 betreute Server (zentral/dezentral) 7 x 24h User Help Desk mit 30 Agenten Anwender allein im Zoll Anwender der Steuerverfahren Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

3 Evolution des SSC/DLZ-Ansatzes
Aufwand zur Ausschöpfung von Synergiepotenzial Komplexität der Steuerung Erwartungshaltung Zentralisierung von verwaltungstypischen Fachaufgaben Beauftragung als Daueraufgabe (z.B. Poststelle) Beauftragung über Anträge (z.B. Reisekosten, Beihilfe) Zentralisierung von verwaltungsinternen Unterstützungsaufgaben Zentralisierung von verwaltungsinternen Unterstützungsaufgaben Nachfrage-/Angebotsorientierte Beauftragung (z.B. IT- oder Fach-Dienstleistungen) Nachfrage-/Angebotsorientierte Beauftragung (z.B. IT- oder Fach-Dienstleistungen) Gemeinsame Bewältigung von komplexen Aufgaben durch mehrere DLZ Konsens (Länder-/Bund-Konsortium für steuerliche Aufgaben) Netze des Bundes (Ressort-Konsortium für Basisinfrastruktur) Gemeinsame Bewältigung von nationalen Aufgaben innerhalb der EU Nationale Zuarbeit innerhalb des CNN-Netzwerkes der EU Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

4 Der „Schnittstellen-Schock“
Steuerung (als Verwaltung und IT-Dienstleister) SSC/DLZ DL DL DL DL DL DL DL Beauftragung Beauftragung Beauftragung Beauftragung Beauftragung Beauftragung Beauftragung Beauftragung Beauftragung Beauftragung AGS AGS AGS AG AG AG AG AG AG AG Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

5 Synergien versus Aufwand
Auswirkungen des Schnittstellen-Schocks Höherer Steuerungsbedarf (z.B. Priorisierung, Ressourcenverteilung) Bedarf nach neuen Prozessen Migrations- und Standardisierungsprojekte Synergiepotenzial Effizientere Prozesse Bessere Auslastung des Personals Auswandsreduktion durch Standardisierung Mengenvorteile Wirkung Höhere Qualität Kundenorientierung Wirtschaftlichkeit Wirkung Interne Motivationseinbrüche „Gefühlte“ Vernachlässigung bei Kunden Qualitätsdefizite Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

6 Controlling-Modell des ZIVIT
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7 Anforderungsszenario Auftrags-/Ressourcen-/Projektmanagement
Auftraggeber Fachaufsicht ZIVIT-Referate Auftrags-/ Vorhaben-Planung Priorisierung CRM/AM LS AL Ressourcen- zuordnung Personal IT-Kapazitäten HH-Budget Auftrags-/Projekt- steuerung Zeit-/Aktivitätenplan Prozesse Ereignisse Projektmanagement Workflowsteuerung Ereignissteuerung Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

8 Prozessintegration RM, AM und PM
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9 Programmplanung Auftragsbezogene Risikoabschätzung
Werkzeug-Basis: ITR4Web für IT-Rahmenkonzept und IT-Jahresplanung Erweiterung um Risikobewertung Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

10 Prozessmanagement Prozesslandkarte
Systematisches Prozessmanagement seit 2004, separate Organisationseinheit Seit 2005 Einführung von „Cultural Changemanagement“ Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

11 Customer Relationship Management Auftraggeber-Schnittstelle
Anfrage Auftrags- mgmt. (Angebots- erstellung) fachliche Beratung Spezifikation Angebot Letter of Intent CRM ZIVIT Auftraggeber Bedarfsträger Fachkoordination Auftraggeber-Schnittstelle Auftrags- mgmt. (Abwicklung) Auftrag + Mittelzusage feingeplantes Angebot Annahmeerklärung Kunde (AG) Leistungserbringung Pro- duk- tion Abnahme Abrechnung Finance Mgmt Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

12 Qualitätsmanagement Interne Qualitätssicherung
Einstellungs- Schnittstelle Haushalts- Schnittstelle Lieferanten Schnittstelle Controlling- Schnittstelle Auftraggeber Schnittstelle Einstellung Planstellen Sachmittel Einkauf Erlasse, Zielvorgaben Verhandlungen Verwaltung Nicht-menschliche Ressourcen Externe Dienstleistungen Externe Werkleistungen Vorgaben Verträge, Aufträge, Fachvorgaben Eigenpersonal Einrichtung Unterhaltung Planung Steuerung Qualifikation Motivation Einrichtung Verwaltung Arbeitsmittel RZ-Infrastruktur Produkt- Infrastruktur Dienstposten Arbeitsplätze Einrichtung Unterhaltung Aufgaben- strukturierung Tätigkeits- strukturierung Aufbauorganisation Ablauforganisation Produkterstellung / - anpassung Werk Produktbereit- stellung Leistungs- Schnittstelle Leistungs- anpassung Produktiviäts-/Qualitäts- Verbesserung Qualität Produktivität Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

13 Servicemanagement Services (OLA) - SLA
Personelle Leistungen Maschinelle Leistungen Leistungskatalog SLA SLA SLA SLA SLA AG AG Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

14 Servicemanagement Leistungskatalog Betrieb
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15 Auftragsbezogene Verrechnung
Erarbeitung von Grundlagen im Projekt IT-Controlling in 2005 Verfeinerung eines Konzeptes für eine auftragsbezogene Ist-Kosten-verrechnung in 2006 Schnittstellen zu integrativem Managementsystem proZIVIT (Zeitrückmeldung, auftragsbe-zogene Kostenträger) Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

16 Zielvereinbarungen BMF-ZIVIT
2008 ist der 2. Jahreszyklus jeweils ein- bis zweitägige Workshops zwischen BMF- und ZIVIT-Vertretern Visions-Workshop mit der Leitung In 2007 aufwändiger Buttom-Up-Prozess zur Auswahl von operativen Zielen Quartalsweise Berichterstattung Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

17 Interne Ziele (Masterplan)
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18 Evolution des SSC/DLZ-Ansatzes
Aufwand zur Ausschöpfung von Synergiepotenzial Komplexität der Steuerung Erwartungshaltung Zentralisierung von verwaltungstypischen Fachaufgaben Beauftragung als Daueraufgabe (z.B. Poststelle) Beauftragung über Anträge (z.B. Reisekosten, Beihilfe) Zentralisierung von verwaltungsinternen Unterstützungsaufgaben Nachfrage-/Angebotsorientierte Beauftragung (z.B. IT- oder Fach-Dienstleistungen) Gemeinsame Bewältigung von komplexen Aufgaben durch mehrere DLZ Konsens (Länder-/Bund-Konsortium für steuerliche Aufgaben) Netze des Bundes (Ressort-Konsortium für Basisinfrastruktur) Gemeinsame Bewältigung von nationalen Aufgaben innerhalb der EU Nationale Zuarbeit innerhalb des CNN-Netzwerkes der EU Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber

19 Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 022899/ Transformation zum auftragsorientierten SSC/DLZ K.-P.Weber