ECM Enterprise Content Management zwischen Inhouse und Cloud: 10 aktuelle Trends für 2011 Dr. Ulrich Kampffmeyer DMS EXPO 2010 Stuttgart, 28.10.2010 P.

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1 ECM Enterprise Content Management zwischen Inhouse und Cloud: 10 aktuelle Trends für 2011 Dr. Ulrich Kampffmeyer DMS EXPO 2010 Stuttgart, 28.10.2010 P R O J E C T C O N S U L T Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH ECM zwischen Inhouse und Cloud: 10 aktuelle Trends für 2011 DMS EXPO 2010 Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010

2 28.10.2010 H EUTE IST #WPFD WORLD PAPER FREE DAY

3 Will pads and electronic media kill the newspaper and books on paper? What can I personally do on WPFD to save unnecessary paper? What is the real balance with green IT? What can everybody do to promote the use of electronic information management on WPFD to create more awareness? What is the impact of the dependency on electronic media when all paper is gone and power supplies break down? How are electronic media changing our behavior, our usage of information, and already our genes? Can an electronic device ever replace the subtle tactile feeling of soft paper and turning the pages manually? What's so bad about using paper for business? Why is it so difficult to get rid of paper in an org? Will the paperfree office ever come? What will it take to use less paper? What is the impact of smart phones/mobile devices on not needing paper any longer? How are tablets (ipad) and smartphones changing and enabling a switch from paper to automated processes? What can tablets teach us about the future of paper? Is manual indexing what kills a good capture solution? PDF or Tiff, - does it really matter? How do we get away from the reaction of "ug, treehugger" to the paperless idea and move it to one of efficiency and ROI? Search/indexing/metadata critical to going paperless on a personal level. True/False? List one way that you could remove paper from your life on the 28 th ? We've discussed culture/habit as an obstacle, what are the technology obstacles to using less paper? TIFF/PDF/PDFA -- as we go paperless, what's the better format (or is this just another "It depends" question)? What's so bad about using paper for business? Lack of efficiency? ePresentment and Doc Composition tools can help in cutting down paper. Can we discuss in how many ways? With ECM and E20 tools (and mindshift) will we see the paperless office in, say, 20 years?

4 W ELCHE B EDEUTUNG HAT DER WORLD PAPER FREE DAY FÜR ECM?

5 ECM Enterprise Content Management is the Technologies used to Capture, Manage, Store, Preserve, and Deliver Content and Documents related to Organizational Processes. ECM tools and strategies allow the management of an organizations unstructured information, wherever that information exists. AIIM Association for Information and Image Management International, 2009 Enterprise Content Management

6 A LLGEMEINE IT-T RENDS UND IHRE A USWIRKUNGEN AUF ECM

7 IT T RENDS 2011 Cloud Computing Mobile Applications and Media Tablets Social Communications and Collaboration Video Next Generation Analytics Social Analytics Context-Aware Computing Storage Class Memory Ubiquitous Computing Fabric-Based Infrastructure and Computers

8 IT T RENDS 2011 Distributed cocreation moves into the mainstream Making the network the organization Collaboration at scale The growing Internet of Things Experimentation and big data Wiring for a sustainable world Imagining anything as a service The age of the multisided business model Innovating from the bottom of the pyramid Producing public good on the grid

9 ECM E NTERPRISE C ONTENT M ANAGEMENT T RENDS

10 ECM Trends 2010 A tidal wave of information Everything is Social The Consumerization of Enterprise IT Ubiquitous Computing Manual processes are the enemy Accountability still matters War of the Platforms The New Sweet Spot – From Systems of Record to Systems of Engagement

11 ECM Trends 2010 Von ECM zu EIM Enterprise Information Management Automatische Klassifikation überwindet den Flaschenhals Die virtuelle Akte Compliance & GRC Sharepoint Collaboration vs. Business Process Management Enterprise 2.0 Konsolidierung im ECM-Markt SaaS & Cloud Die mobile Revolution

12 EIM E NTERPRISE I NFORMATION M ANAGEMENT ECM E NTERPRISE C ONTENT M ANAGEMENT ZU V ON

13 Zusammenführung strukturierter und unstrukturierter Informationen EIM ECM Selbsterfüllende Prophezeiung EIM Enterprise Information Management

14 Bisherige Bezeichnungen für IT-Lösungen, die auf besonderen Typisierungen von Daten basieren, verlieren ihre Bedeutung.

15 A UTOMATISCHE K LASSIFIKATION Ü BERWINDET DEN F LASCHENHALS DER MANUELLEN I NFORMATIONSERFASSUNG

16 Automatische Klassifikation Input Management

17 Automatische Klassifikation Retrieval

18 Automatische Klassifikation vermeidet manuelle Fehler und ist die einzige Chance zum inhaltlichen Erschließen der exponentiell wachsenden Informationsmenge.

19 V IRTUELLE A KTE D IE ZUSAMMENFASSENDE S ICHT AUF ALLE ZUSAMMENGEHÖRIGEN I NFORMATIONEN

20 Elektronische Akte Statisch

21 Elektronische Akte Virtuelle Sichten

22 Die elektronische Akte wird als einzige ECM – Funktion noch auf den Benutzeroberflächen der Zukunft sichtbar bleiben.

23 GRC G OVERNANCE, R ISK M ANAGEMENT UND C OMPLIANCE

24 Übereinstimmung mit und Erfüllung von rechtlichen und regulativen Vorgaben. Definition Compliance

25 GRC vereinigt die Disziplinen Corporate Governance, Risikomanagement und Compliance als durchgängiges Vorgehensmodell. Governance Compliance Risk Management

26 Nur eine zusammenhängende Betrachtung von Compliance mit Governance und Risk Management sichert eine durchgängige IT-Infrastruktur und Ende-zu-Ende Nachvollziehbarkeit.

27 M ICROSOFT S HAREPOINT 2010 DEFINIERT ECM E NTERPRISE C ONTENT M ANAGEMENT EINFACH NEU

28 Microsoft Sharepoint 2010

29 Bewertung der ECM-Funktionalität des Sharepoint 2010

30 Für viele Anwender ist ECM mit dem weitverbreiteten Sharepoint ausreichend. Viele ECM Anbieter fokussieren sich in Zukunft auf ECM-Funktions-Ergänzungen zu Sharepoint.

31 C OLLABORATION VS. BPM Z USAMMENARBEIT Á LA W EB 2.0 VERSUS STRUKTURIERTE P ROZESSE ?

32 vs.

33 Collaboration macht viele vordefinierte Workflows überflüssig – aber Business Process Management ist mehr und zielt auf die Integration von Prozessen und Anwendungen ab.

34 E 2.0 E NTERPRISE 2.0 W EB 2.0 T ECHNOLOGIEN UND P HILOSOPHIEN WERDEN IN U NTERNEHMEN ADAPTIERT

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36 E 2.0 ist nicht mehr technologisch definiert, sondern beschreibt die sozialen, kommunikativen und organisatorischen Veränderungen im agilen Unternehmen.

37 K ONSOLIDIERUNG IM ECM-M ARKT D IE GROßEN A NBIETER VON S TANDARDSOFTWARE GEBEN DIE T RENDS VOR

38 Aufkäufe von Unternehmen und Produktwechsel lassen den klassischen Markt für ECM schrumpfen In Anwenderunternehmen werden unterschiedliche ECM-Lösungen zusammengeführt oder abgelöst Kleinere ECM Anbieter fokussieren sich auf Nischen und spezielle Lösungen Große Anbieter haben ECM als einen Baustein im Portfolio und setzen den Markt unter Druck Aus anderen IT-Marktsegmenten drängen ECM- fremde Anbieter in den ECM-Markt Konsolidierung einerseits

39 Ausweitung andererseits WCM/Portal Collaboration Outputmanage ment Hardware ERP-Workflow/ Records Manag. Database Anwendungen Storage/ Archivierung ECM

40 In dem Maße, in dem ECM Infrastruktur wird und als Services in die IT-Middleware integriert wird, ist ECM zunehmend nur noch nachgeordneter Bestandteil von Informationssystemen.

41 C LOUD P AAS, I AAS UND S AA S C LOUD HAT VIELE A USPRÄGUNGEN UND WIRD AUCH ZUNEHMEND FÜR ECM EINGESETZT

42 Cloud Computing Ausprägungen

43 Jenseits von traditionellem Outsourcing treten Cloud-Lösungen in den Wettbewerb mit Inhouse-Lösungen. Für ECM ist es nur noch eine Vertrauens- und Zeitfrage.

44 M OBILES I NFORMATIONSMANAGEMENT M OBILTELEFONE, P ADS, S MARTPHONES, N ETBOOKS, E-B OOKS & C O. L ASSEN GRÜßEN D AS W ICHTIGSTE ZUM S CHLUSS

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46 Die Anforderungen und Applikationen von Mobile Devices verändern Nutzerverhalten, Oberflächen und Usability von Informations- und Kommunikationssystemen.

47 A USBLICK D REI H ERAUSFORDERUNGEN

48 ECM = E NTERPRISE C HANGE M ANAGEMENT O RGANISATION : D IE H ERAUSFORDERUNG BLEIBT

49 Wenn Enterprise Content Management im Informationsmanagement aufgegangen ist und das Akronym ECM wieder frei wird, dann werden wir es für Enterprise Change Management benutzen! Die Unterstützung des organisatorischen Wandels, der dynamischen Anpassung und der flexiblen Reaktion auf sich immer schneller ändernde Außenbedingungen ist die größte Herausforderung für die Informationsgesellschaft.

50 I NFORMATIONSFLUT : D IE H ERAUSFORDERUNG WÄCHST D IE I NFORMATIONSMENGE WÄCHST JÄHRLICH UM 60 P ROZENT

51 EIM Enterprise Information Management unterstützt bei der Verwaltung und Erschließung des wachsenden Informationschaos. EIM ist eine notwendige Basistechnologie zur Beherrschung der Flut.

52 D IE R OLLE DES M ENSCHEN IN DER I NFORMATIONSGESELLSCHAFT : E INE NEUE H ERAUSFORDERUNG KOMMT AUF UNS ZU.

53 Kommunikations- und Informationssysteme verändern zur Zeit den Umgang mit Information und menschliches Verhalten drastisch.

54 Wer frisst wen in der digitalen Gesellschaft? Der darwinistische Wettlauf zwischen Mensch und Computer. Die Informationsexplosion wird unser Gedächtnis, unsere Aufmerksamkeit und unsere geistigen Fähigkeiten verändern, unser Gehirn physisch verändern, vergleichbar nur den Muskel- und Körperveränderungen der Menschen im Zeitalter der industriellen Revolution. Kein Mensch kann sich diesem Wandel entziehen. Aber das sind nur Vorbereitungen auf einen ungleich größeren Wandel. Frank Schirrmacher, Payback, 2009

55 Auf der ganzen Welt haben Computer damit begonnen ihre Intelligenz zusammen zulegen und ihre inneren Zustände auszutauschen und seit ein paar Jahren sind die Menschen ihnen auf diesem Weg gefolgt. Frank Schirrmacher, Payback, 2009

56 Beherrscht der Mensch die Maschine oder die Maschine den Menschen?

57 Vielen Dank für ihre Aufmerksamkeit! Dr. Ulrich Kampffmeyer E-Mail: Ulrich.Kampffmeyer@PROJECT-CONSULT.com Präsentation, Newsletter, weiterführende Informationen… www.PROJECT-CONSULT.com ECM zwischen Inhouse und Cloud: 10 aktuelle Trends für 2011 DMS EXPO 2010 Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Breitenfelder Straße 17 20251 Hamburg www.project-consult.com © PROJECT CONSULT 2010