Datenbankgestütztes Dokumentvorlagen- managementsystem

Präsentation zum Thema: "Datenbankgestütztes Dokumentvorlagen- managementsystem"—  Präsentation transkript:

1 Datenbankgestütztes Dokumentvorlagen- managementsystem
BVSolution Datenbankgestütztes Dokumentvorlagen- managementsystem

2 Die Notwendigkeit eines Vorlagensystems ist offensichtlich:
In vielen Firmen sieht der Schriftverkehr trotz Corporate Design häufig so aus… Meist existieren für jede Abteilung, häufig für jede Person eigene Vorlagen auf Gruppenlaufwerken oder sogar auf persönlichen, lokalen Laufwerken Das Erscheinungsbild des externen und internen Schriftverkehrs ist oft weder einheitlich noch aktuell Die Pflege auch von kleineren Änderungen in Kopf- und Fußzeilen (personelle Verände-rungen im Aufsichtsrat, der Bankverbindung usw.) ist aufwendig durch die große Anzahl der einzelnen Vorlagen, die zudem oft an den unterschiedlichsten Orten liegen. Eine zeitnahe Umsetzung von Änderungen ist damit kaum möglich. Vorlagen für Briefe, die in Fremdsystemen wie SAP, medico//s usw. entstehen, müssen gesondert gepflegt werden.

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4 Durch den Einsatz von BVSolution…
reduzieren Sie die Vorlagenanzahl und den damit verbundenen Pflegeaufwand drastisch! Idealfall: Eine Vorlage pro Briefart für den gesamten Konzern pflegen Sie firmenspezifische Angaben für Kopf- und Fußzeilen nur einmal an zentraler Stelle. können Sie Dokumente sowohl „im Auftrag“ als auch in unterschiedlichen Rollen erstellen. Im Auftrag: z. B. zentraler Schreibdienst, Sekretariat usw. Unterschiedliche Rollen: H. Müller in seiner Funktion als Buchhaltungsmitarbeiter und als Betriebsratsmitglied lassen sich, falls notwendig, Sonderfälle bis auf Abteilungsebene hinunter darstellen. z. B. Zusätze bei Firmenbezeichnung binden Sie grafische Elemente dynamisch und datenbankgesteuert ein. z. B. Logos und Zertifizierungsembleme halten Sie Word-basierte Vorlagen von Fremdsystemen wie medico//s, SAP usw. ebenfalls auf den aktuellen Stand

5 BVSolution - Ein datenbankbasiertes Vorlagenmanagement-System
Trennung von variablen und festen Vorlagenbestandteilen Lagerung der festen Bestandteile auf einem zentral verfügbaren Laufwerk Rechnung.dot Fax.dot Brief.dot Lagerung der variablen Teile in einer zentralen, relationalen Datenbank Zusammenführen der beiden Teile über einen Word-integrierten Benutzerdialog durch Angabe von ROLLE und gewünschter BRIEFART Bildet die Unternehmens- oder Konzernstruktur ab und liefert die Benutzer-/Rollenspezifischen Daten für Briefkopf und -Fuß Enthalten Textmarken zur Positionierung der für die jeweilige Briefart relevanten Informationen

6 BVSolution - Konzernweite Vorlagen
In BVSolution lassen sich drei Stufen der Unternehmenshierarchie für die Vorlagengenerierung abbilden, z. B.: Konzernebene Konzerntöchter Abteilungen Im Idealfall ist ein einheitliches Corporate Design für den gesamten Konzern gültig. Die Standard-Briefvorlagen unterscheiden sich lediglich durch die Firmennamen und die dazugehörigen Logos. In diesem Fall kommt BVSolution mit einer einzigen Vorlage pro Briefart (Geschäftsbrief, Kurzmitteilung, Faxvorlage usw.) aus. Ebenso problemlos können Sie pro Konzerntochter ein eigenes CD abbilden. Hierfür benötigen Sie dann pro Tochterunternehmen eine Vorlage pro Briefart. Genauso einfach können Sie bei Bedarf pro Abteilung eigene Vorlagen einstellen, unter Umständen auch nur für eine bestimmte Briefart. BVSolution erstellt Ihre Vorlagen so einheitlich wie möglich und so flexibel wie nötig!

7 BVSolution - Konzernweite Vorlagen
Beispiel eines Krankenhaus-Konzerns mit zehn angeschlossenen Häusern, von denen acht ein einheitliches Corporate Design haben. Zwei Töchter haben ein eigenes CD, einige Häuser tragen das Zertifizierungslogo im Brieffuß, bzw. ein Verbundslogo, andere nicht. Alle Vorlagen werden über BVS zentral erstellt und befüllt.

8 BVSolution – Eine Fülle von Features
Abbildung eines hierarchischen Unterschriftendialogs mit automatischer Generierung von Kürzeln Rollenabhängiges Benutzerkonzept zur Dokumentenerstellung mit integriertem Missbrauchschutz Steuerung der Papierzuführung durch integrierte Druckerfach- steuerung Seriendruck-funktion für bis zu fünf nachrichtliche Verteiler Wahlweise anzeigbare Dokumenten-pfadangaben zur internen Ablage Frei formatierbare, pro Abteilung und zentral verfügbare Textbausteine Diverse Berichte zur Kontrolle der Stammdaten Benutzer- freundliche Anwendung zur Pflege der Datenbank mit integriertem Berechtigungs-konzept Adressverwaltung und Outlook-Schnittstelle mit Favoritenverwaltung Versionsangaben zur Vorlage

9 Einige Features genauer betrachtet….
Die Druckerfachsteuerung Über die Druckerfachsteuerung können Sie für jeden Drucker angeben, in welchem Fach vorgedrucktes Briefpapier liegt und aus welchem Fach Blankopapier zugeführt wird. Die dazu passende Seiteneinrichtung in Word übernimmt BVSolution für Sie. Sie müssen lediglich den gewünschten Drucker auswählen. Durch die beiden Drucksymbole „Kopfbogen-Druck“ und „Blanko-Druck“ können Sie steuern, ob die Seiteneinrichtung für vorgedrucktes Briefpapier oder für Blankopapier erfolgen soll. Das Ein- bzw. Ausblenden der Logos, die Bestandteil des Briefpapiers sind, erfolgt automatisch. Logos, die NICHT Bestandteil des Briefpapiers sind, werden in jedem Fall ausgedruckt. Auch diese Informationen hinterlegen Sie im System. Vor dem Druck können Sie die Anzahl gewünschter Kopien und die Papierart für die Kopien angeben. Standardwerte hierzu können Sie im System eintragen. Falls Sie die automatische Druckerfachsteuerung nicht benötigen, geben Sie in BVSolution keinen Drucker an. Das System geht dann davon aus, dass Sie immer auf Blankopapier drucken und der Papiereinzug immer aus dem Standardschacht erfolgen soll. Natürlich können Sie über die Word-Standardfunktionen die Seiteneinrichtung jederzeit selbst vornehmen.

10 Kopfbogen-Druck Bildschirmansicht Papiertyp Tatsächl. Word-Anteil
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11 Blanko-Druck Bildschirmansicht Papiertyp Tatsächl. Word-Anteil Seite 1
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12 Einige Features genauer betrachtet….
Die Adressverwaltung Mit der integrierten Adressverwaltung haben Sie die Möglichkeit, einen zentralen Adressenbestand anzulegen, der von jedem BVSolution-Benutzer verwendet werden kann. Änderungen an diesem Bestand können nur von autorisierten Benutzern vorgenommen werden. Jede Abteilung kann beliebig viele Adressen aus diesem Bestand in eine eigene Favoritenliste aufnehmen. Die Anzeige des Adressbestandes wird dann zunächst auf diese Liste beschränkt, es kann jedoch jederzeit durch einen einfachen Klick wieder auf den gesamten Bestand zugegriffen werden. Eine Volltextsuche erleichtert das Auffinden bestimmter Adressen. Die Adressvorschau zeigt die Adressaufbereitung für den Briefkopf an. Sie können sowohl bei der Dokumentenerstellung als auch jederzeit danach auf den Adressdatenbestand zugreifen. Auch eine bereits eingefügte Adresse kann nachträglich mit einem Klick gewechselt werden. Die integrierte Outlook-Schnittstelle ermöglicht einen ebenso komfortablen Zugriff auf Ihre Outlook-Adressen und die öffentlichen Adressbücher.

13 Einige Features genauer betrachtet….
Textbausteine zur Vorlagen-Reduzierung Textbausteine oder „Autotexte“ sind aus Word bekannt. Diese „Autotexte“ sind jedoch benutzerabhängig und werden in der Dokumentvorlage „normal.dot“ gespeichert. Sie können nur schwer mehreren Benutzern gleichzeitig zugänglich gemacht werden und werden oft durch Neuerstellung der „normal.dot“ versehentlich gelöscht. BVSolution-Textbausteine sind systemweit verfügbar. Über das Windows-Berechtigungssystem kann gesteuert werden, welcher Benutzer welche Textbausteine erstellen, verwenden bzw. ändern darf. Jeder Textbaustein kann sprechend benannt werden (255 Zeichen) und über eine Vorschau vor dem Einfügen betrachtet werden. Über drei Symbole in der BVSolutions-Symbolleiste wird der Zugriff auf eigene Textbausteine erleichtert. Jeder Benutzer kann, die passende Berechtigung vorausgesetzt, auf alle Textbausteine zugreifen. Alle in Word gespeicherten Autotexte können parallel weiterhin verwendet werden. Alle Formatierungen im Textbaustein bleiben beim Einfügen erhalten. Grafiken, mehrspaltiger Text, Tabellen und Ähnliches stellen kein Problem dar. Durch diese Art von Textbausteinen verringert sich die Anzahl der benötigten Dokumentvorlagen erheblich.

14 Einige Features genauer betrachtet….
Das Rollenkonzept Über BVSolution lässt sich nahezu jedes denkbare Szenario im Schreibdienst abbilden. Jeder Benutzer kann sowohl für sich selbst als auch für andere Personen in beliebig vielen Rollen Dokumente erstellen. BVSolution stellt immer den aktuellen Briefkopf des jeweils notwendigen Kontextes zur Verfügung. Beispiel 1: Herr Mustermann ist im Unternehmen als Personalsachbearbeiter beschäftigt. Gleichzeitig schreibt er jedoch auch in seiner Funktion als Betriebsratsvorsitzender. Beispiel 2: Frau Mustermann ist im Unternehmen als Assistentin der Geschäftsleitung angestellt. Sie schreibt sowohl für die Konzernführung als auch für die Geschaftsführer der drei Tochterunternehmen. Außerdem schreibt sie Briefe in eigenem Namen. Beispiel 3: Frau Tester ist im Unternehmen als Sekretärin im zentralen Schreibdienst tätig. Sie schreibt für jeden im Haus, jedoch nie in eigenem Namen.

15 BVSolution – Die Anwenderseite
Für den Anwender steht eine intuitiv bedienbare Oberfläche durch eine eigene, in MSWord integrierte Symbolleiste zur Verfügung. Über diese Symbolleiste stehen alle Funktionen zur Dokumenterstellung und –bearbeitung bereit. Übersichtliche Formulare und durchdachte Automatismen erleichtern auch dem Word-Anfänger die Erstellung eines dem aktuellen Corporate Design entsprechenden Anschreibens.

16 BVSolution – Die Administratorenseite
Auch für den Administrator steht eine effiziente grafische Oberfläche zur Verfügung, über die die Pflege und Wartung des Systems erfolgen.

17 BVSolution – Systemvoraussetzungen
Word 2000 oder höher Windows 2000 oder höher mind. eine Access-Lizenz 2000 oder höher (andernfalls steht auch eine Access-Runtime-Version zur Verfügung) Remotezugriff für Support und Wartung Für weitere Informationen nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf: Dethec Solutions GmbH Mainzer Str. 6a 76199 Karlsruhe Fon Fax