Als Unterstützung zielorientierter Kreis.-/Ortsverbandsarbeit

Präsentation zum Thema: "Als Unterstützung zielorientierter Kreis.-/Ortsverbandsarbeit"—  Präsentation transkript:

1 Als Unterstützung zielorientierter Kreis.-/Ortsverbandsarbeit
Projektarbeit Als Unterstützung zielorientierter Kreis.-/Ortsverbandsarbeit 02./03. März 2007 In Anlehnung an: Projekthandbuch/Projekt-Management in der IG Metall Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

2 Was ist ein Projekt ? Zeitlich befristet (Anfangs- und Enddatum)
Aufgabe ist abgegrenzt und einmalig Die Bearbeitung ist geplant und organisiert Das Team ist interdisziplinär Es ist klar, wer über die Ergebnisse entscheidet Es gibt eine Projektleitung Es gibt eine Projektorganisation (Projektleitung, Projektteam, Auftraggeber, ggfls. Teilprojekte) Budget? In Anlehnung an: Projekthandbuch/Projekt-Management in der IG Metall Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

3 Projektformen Projektform 1 – Projektarbeit innerhalb einer Organisationseinheit: Aus einer Organisationseinheit (z.B. Abt.) werden MitarbeiterInnen einen Teil ihrer Zeit für das Projekt freigestellt Projektform 2 – Projektarbeit über mehrere Organisationseinheiten: MitarbeiterInnen aus verschiedenen Abteilungen werden einen Teil ihrer Zeit für das Projekt freigestellt. Erfordert einen höheren Koordinationsaufwand und eine Steuerung Projektform 3 – Projektarbeit als befristet eigene Organisationsarbeit: Projektteam vollständig für das Projekt freigestellt. Für große, langjährige Projekte geeignet – Gefahr der Verselbständigung durch kein klares Ende In Anlehnung an: Projekthandbuch/Projekt-Management in der IG Metall Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

4 Welche Projektform wann?
Kriterien Projektform 1 Projektform 2 Projektform 3 Projektumfang Mittel Groß Sehr groß Projektdauer Kurz Lang Komplexität Hoch MitarbeiterInneneinsatz im Projekt Teilzeit Vollzeit Projektleitungsqualität Kenntnisse Projektmanagement, Mitarbeit in Projekten Erfahrungen mit Projektmanagement Erfahrungen mit Leitungsaufgaben und Projektmanagement In Anlehnung an: Projekthandbuch/Projekt-Management in der IG Metall Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

5 Notwendige Kompetenzen
Fachliche Kompetenz (z.B. BR-Wahl-Kampagne) Z. B. BetrVG Wahlverfahren zum BR/PR Presseerfahrungen Methodische Kompetenz Metaplan Straßenaktionen Aufgaben entwickeln Tätigkeiten planen Zeitmanagement Moderationsmethoden Persönliche Kompetenz Teamfähig sein Sich und andere motivieren können Persönliche Meinung haben und vertreten können Kompromissbereitschaft Konflikte austragen können Kritikfähig sein Soziale Kompetenz Mit Konflikten in Gruppen umgehen Soziale Rollen in Teams erkennen Positive Arbeitsatmosphäre schaffen Fachkompetenz: Fähigkeit das Wissen in bestimmten Bereich in die Projektarbeit einzubringen Methodenkompetenz: bedeutet das jemand in der Lage ist, schwierige oder bisher unbekannte Situationen zu erkennen, zu analysieren und Lösungsvorschläge zu entwickeln. Dazu gehört auch ein Projekt zu planen, das nötige Budget zu kalkulieren und Terminpläne erstellen zu können Persönliche und soziale Kompetenz: sich seiner selbst und seiner Gefühle bewußt sein, diese angemessen zum Ausdruck zu bringen und dadurch auch in schwierigen Situationen mit anderen Menschen respektvoll umzugehen, Sitzungen moderieren und Diskussionen lösungsorientiert durchführen zu können In Anlehnung an: Projekthandbuch/Projekt-Management in der IG Metall Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

6 Methodische Kompetenz
Fachliche Kompetenz Methodische Kompetenz Zweck Ergebnis Sachebene Auftrag Anlass Prozessebene Beziehungsebene Arbeitsebenen im Projekt: Zeigt das Zusammenwirken der verschiedenen Kompetenzen auf den drei Ebenen Sachebene: Inhaltliche Bearbeitung des Themas Prozessebene: Gemeinsamen Arbeitsprozess organisieren und beteiligte und betroffene Personen in ein Boot holen Beziehungsebene: Hier geht es Menschen mit ihren Vorgeschichten, Erfahrungen, Ängsten, Zielen, gegenseitigen Sympathien oder Antipathien Persönliche Kompetenz Soziale Kompetenz

7 Problemlösungszyklus (Projektphasen)
Soll/Ist Vergleich Ausgangslage klären Lösung Ziele definieren Planung (Vorgehensweise festlegen) Ausgangslage beschreiben Zile des Projektes definieren: Was soll erreicht werden? Was soll sich ändern? Planung erarbeiten: Vorgehen beschreiben, wie von der beschriebenen Ausgangslage die Ziele erreicht werden können Jetzt geht es los: Die Durchführung der geplanten Aktivitäten beginnt Erste Lösungen (Teilergebnisse) werden erarbeitet und vorgestellt Der Soll/Ist vergleich zeigt, ob das gesteckte Ziel erreicht worden ist oder Korrekturen notwendig sind, z. B. bei der Qualität der gefundenen Lösung Durchführung In Anlehnung an: Projekthandbuch/Projekt-Management in der IG Metall Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

8 Rollen im Projekt Auftraggeber Auftragnehmer Projektleiter Projektteam
Projektzuarbeiter Fachexperte Prozessberater Beratungsgruppe In Anlehnung an: Projekthandbuch/Projekt-Management in der IG Metall Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

9 1. Auftraggeber Person oder Gremium
Entscheidet über zu erarbeitende Ergebnisse, formuliert Projektauftrag mit Grobzielen Entscheidet über die Bereitstellung von Ressourcen (finanziell/personell/zeitlich/administrativ [Räume, Computer Fachinformationen]) Beruft Projektleiter und (in Abstimmung mit diesem) Projektteam Setzt Prioritäten für die inhaltliche Arbeit des Projektteams Hält Projektleiter/Projektteam den Rücken frei, hilft Hindernisse aus dem Weg zu räumen Ist für den Transfer der Ergebnisse in die Organisation verantwortlich Wirkt bei der Erfolgskontrolle mit In Anlehnung an: Projekthandbuch/Projekt-Management in der IG Metall Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

10 2. Auftragnehmer Oft ein und die selbe Person/ein und dasselbe Gremium
Sinnvoll bei Beteiligung vieler verschiedener Bereiche Auftragnehmer sind die Organisationseinheiten die Projektleiter und Projektmitarbeiter in ein Projekt entsenden (z.B. Verwaltungsstellen der IGM in einer Region die gemeinsam ein Projekt des Vorstandes durchführen) Sorgen für Umsetzung der Projektergebnisse In Anlehnung an: Projekthandbuch/Projekt-Management in der IG Metall Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

11 3. Projektleiter Gestaltung der Freiräume innerhalb des Projektes durch Methoden des Projektmanagements Koordiniert, plant und steuert Macht Vorschläge zur Besetzung des Projektteams Präzisiert Auftrag und Projektziele Erarbeitet ersten Projektplan Plant die Startveranstaltung mit dem Projektteam und führt sie durch Leitet Projektteam und sorgt für gute Zusammenarbeit Erteilt Arbeitsaufträge an Zuarbeiter bzw. Experten Aktualisiert die Planung, sorgt für kontinuierliche Dokumentation Sorgt für Einhaltung von Terminen und Budget Leitet bei Abweichungen Maßnahmen ein Informiert Auftraggeber, Auftragnehmer, Beratungsgruppe Ist für Projektdokumentation und Projektabschluss verantwortlich Hilft den Transfer der Ergebnisse in die Organisation zu planen In Anlehnung an: Projekthandbuch/Projekt-Management in der IG Metall Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

12 4. Projektteam Bearbeitet Projektaufgaben und unterstützt Projektleiter Ist der Kern des Projektes, alle Fäden laufen hier zusammen Feinplanung und Erarbeitung der Projektaufgaben Diskutiert Lösungsvorschläge und Ideen Zusammenarbeit Personen mit unterschiedlichem Fachwissen Vorbereitung und Durchführung von Workshops, Befragungen etc. In Anlehnung an: Projekthandbuch/Projekt-Management in der IG Metall Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

13 Projektzuarbeiter Klar definierte Aufgabe
Auftragserteilung durch den Projektleiter Keine kontinuierliche Einbindung ins Projekt Aber: Einbindung in den Informationsfluss In Anlehnung an: Projekthandbuch/Projekt-Management in der IG Metall Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

14 6. Fachexperte Budget für externe Experten einplanen (Aufgabe Projektleiter) Vermittelt Spezialwissen was im Projektteam nicht vorhanden ist Erstellt evtl. Gutachten Macht Lösungsvorschläge Klare Definition des Auftrags notwendig In Anlehnung an: Projekthandbuch/Projekt-Management in der IG Metall Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

15 7. Prozessberater Unterstützt bei der Vorbereitung und Durchführung der Projektsitzungen oder von Workshops Leitet die inhaltliche Diskussion Klärt eventuelle Missverständnisse und Konflikte durch Moderation Keine Experten für inhaltliche Fragen Benötigen Distanz zum Thema um in Konfliktfällen eine Klärung herbeiführen zu können In Anlehnung an: Projekthandbuch/Projekt-Management in der IG Metall Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

16 Beratungsgruppe Kann zur Unterstützung des Projektteams eingesetzt werden, muss aber nicht zwingend installiert werden Ist mit Vertretern von seiten des Auftraggebers und des Auftragsnehmers besetzt Berät über offene Fragen oder Schwierigkeiten des Projektes und sucht nach Lösungen Sorgt für Akzeptanz des Projektes Soll sich nicht in Inhalte des Projektes einmischen (Gefahr ) In Anlehnung an: Projekthandbuch/Projekt-Management in der IG Metall Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

17 Projektziele Politische Ziele – z.B. Umsetzung eines Tarifvertrages
Mitgliederorientierte Ziele – z.B. bezogen auf Bedürfnisse, Wünsche der Mitglieder oder Mitgliedergewinnung Fachliche Ziele – z.B. Erhöhung der Qualität von Veröffentlichungen Soziale Ziele – z.B. Einbeziehung leistungsgeminderter Personen in die Gruppenarbeit In Anlehnung an: Projekthandbuch/Projekt-Management in der IG Metall Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

18 Finden von Zielen Sammeln Ordnen/strukturieren Präzisieren Bewerten
Abgrenzen In Anlehnung an: Projekthandbuch/Projekt-Management in der IG Metall Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

19 Aspekte der Planung Was ist zu tun? Wer soll es tun?
Wie soll es getan werden? Bis wann muss es getan sein? In welcher Reihenfolge ist was zu tun? In Anlehnung an: Projekthandbuch/Projekt-Management in der IG Metall Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

20 Zusammenarbeit im Team
Phase 1 Phase 4 12 Verschmelzungs- phase Ideenreich Flexibel Offen Leistungsfähig Solidarisch und hilfsbereit Testphase Höflich Unpersönlich Gespannt Vorsichtig 9 3 Orientierungsphase Entwicklung neuer Umgangsformen Entwicklung neuer Verhaltensweisen Feedback Konfrontation der Standpunkte Nahkampfphase Unterschwellige Konflikte Konfrontation der Personen Cliquenbildung Mühsames Vorwärtskommen Gefühl der Ausweglosigkeit Phase: Persönliche Erwartungen abklären, Spielregeln der Zusammenarbeit vereinbaren – hilft störungsfreier Zusammenzuarbeiten Phase: typische Konfliktthemen: Ist die Arbeit gerecht verteilt? Wer darf hier welche Entscheidungen treffen? Werden alle Projektteilnehmer ausreichend informiert oder laufen viele Informationen „unter dem Tisch“ Was hilft: Sitzung zu Konfliktpunkten ansetzen, Moderator bzw. Prozessberater einbeziehen 3. Getroffene Vereinbarungen überprüfen, Teamspielregeln überprüfen, Team pflegen, auch außerhalb der Arbeit etwas gemeinsam unternehmen, Projektzwischenerfolge gemeinsam feiern 4. Typische Themen: Wer kann wen unterstützen? Halten wir unsere Spielregeln ein? Phase 2 Phase 3 6 In Anlehnung an: Projekthandbuch/Projekt-Management in der IG Metall Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

21 Soziale Rollen im Team Macher Hilfssheriff Denker Mahner Sündenbock
Ablenker In Anlehnung an: Projekthandbuch/Projekt-Management in der IG Metall Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

22 Macher Ausprägungen Wie fördert sie das Team Wo hindert sie
Was kann der Projektleiter tun Sheriff Macho, Obermacho Guru Druide Strahlt zuversicht aus Beschützer Oberfeldwebel Trabt voran Übernimmt Verantwortung Übernimmt Aufgaben, die andere nicht übernehmen wollen Motiviert die Gruppe Dominiert die Gruppe Hindert Entfaltung Anderer Erzeugt schlechtes Gewissen Präzise Aufgaben stellen Offizielles Lob vor Publikum Erfolge würdigen In Anlehnung an: Projekthandbuch/Projekt-Management in der IG Metall Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

23 Hilfssheriff Ausprägungen Wie fördert sie das Team Wo hindert sie
Was kann der Projektleiter tun Träumer Softie Weichei Unentschieden Bremser Beschwichtiger Achtet auf Zeiten, Pausen Bremst den Macher Hält das Team nach innen zusammen Bezieht keine Position Deckt Konflikte zu mauschelt Klare Spielregeln vereinbaren In Anlehnung an: Projekthandbuch/Projekt-Management in der IG Metall Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

24 Denker Ausprägungen Wie fördert sie das Team Wo hindert sie
Was kann der Projektleiter tun Tante Frieda Oberstudienrat Hat immer Bedenken Domina Klar strukturiert Durchdringt Themen in die Tiefe Bremst Nervt durch Detailverliebtheit Lob für Klarheit und Genauigkeit Deutlich machen, wann Idee, wann Analyse In Anlehnung an: Projekthandbuch/Projekt-Management in der IG Metall Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

25 Mahner Ausprägungen Wie fördert sie das Team Wo hindert sie
Was kann der Projektleiter tun Schuldzuweiser Ungeduldig Aufbrausend Revoluzzer Vorstadtrambo Chaot Pessimist Miesmacher Zeigt Schwachstellen auf Bleibt am Ball Keine konstruktiven Beiträge Verbreitet Pessimismus Konstruktive Beiträge einfordern In Anlehnung an: Projekthandbuch/Projekt-Management in der IG Metall Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

26 Sündenbock Ausprägungen Wie fördert sie das Team Wo hindert sie
Was kann der Projektleiter tun Muss aufs Klo Der Schüchterne Duckmäuser Mitläufer mea culpa Sträfling Blitzableiter fürs Team Nimmt Druck raus Verhindert das Konflikte ausgetragen werden Schützen Konflikte ansprechen In Anlehnung an: Projekthandbuch/Projekt-Management in der IG Metall Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

27 Ablenker Ausprägungen Wie fördert sie das Team Wo hindert sie
Was kann der Projektleiter tun Optimist Flippig Albern Unstet Launenhaft Wendehals spontan Sorgt für gute Stimmung Darf Wahrheiten aussprechen Kostet Zeit Geht vom Thema weg Fest organisieren lassen In Anlehnung an: Projekthandbuch/Projekt-Management in der IG Metall Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit

28 Die vier Ohren einer Botschaft
Sachlich Nachricht Selbstoffenbarung Appell Folgende Nachricht: Das Projekt muss bis zum 01. Juni fertiggestellt werden, damit wir die Ergebnisse noch vor der Sommerpause vorstellen können Sachinhalt: Fertigstellungstermin für das Projekt ist der Es soll noch vor der Sommerpause vorgestellt werden Appell: Werdet bloss noch vor der Sommerpause fertig. Keine Verzögerungen (mehr) Beziehung: Ich sage euch, wann ihr fertig sein müsst. Meine Terminvorstellungen haben Priorität Selbstoffenbarung: Ich bin nervös. Schafft ihr das im Projektteam Appell bittet Beziehungsebene stellt das, was der eine von dem anderen hält, wie er den anderen einschätzt Selbstoffenbarung sagt was über den Sprechenden aus. Missverständnisse entstehen, wenn Sprecher und Empfänger nicht auf der gleichen Ebene senden und empfangen Beziehung In Anlehnung an: Projekthandbuch/Projekt-Management in der IG Metall Projektarbeit als Unterstützung zielorientierter Kreis-/Ortsverbandsarbeit