Westfälische Wilhelms-Universität Münster Integrierte Bereitstellung, einheitlicher Zugang und individuelle Verteilung – Informations-Management einer.

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1 Westfälische Wilhelms-Universität Münster Integrierte Bereitstellung, einheitlicher Zugang und individuelle Verteilung – Informations-Management einer großen Universität – W. Bosse, W. Held, J. Lorenz, H.-J. Peter, B. Tröger Essen, 17.06.2004

2 Zentrum für Informationsverarbeitung2 Antragsteller: Rektor Prof. Dr. J. Schmidt Teilnehmer: Kanzler Dr. K. Anderbrügge (Kanzlerin Dr. B. Böhm) ULB-Direktorin Dr. B. Tröger (Dr. R. Poll ) ZIV-Direktor Dr. W. Held Mitautoren: Dipl.-Math. W. Bosse (ZIV), Dipl.-Ing. J. Lorenz (ULB), ORR W. Brüning u. Dipl.-Math. H.-J. Peter (UV)

3 Zentrum für Informationsverarbeitung3 Universität Münster 37.000 Studierende 15 Fachbereiche 120 Studienfächer 7.000 Mitarbeiter, davon -600 Professoren -4.600 Wissenschaftliche Mitarbeiter -1.800 Weitere Mitarbeiter 285 Gebäude in der Stadt UKM + 7.000 Mitarbeiter ULB Datenbanken (CD/Netz) Digitale Zeitschriften AV-Materialien Digitale Volltextangebote Digitale Bibliothek 450 3.223 2.811 6.500 1.546

4 Zentrum für Informationsverarbeitung4 DFG-Vorgabe Leistungszentren für Forschungsinformation 1.Integration Neue Organisation von RZ, ULB, UV, IV der FB, IVL, [MZ] Rezeption, Ausweitung und Verwaltung des weltweiten Wissens Professionelle Verbreitung des eigenen Wissens Universitäten sollen dazu Profil stärken 2. Informations-Management ( )

5 Zentrum für Informationsverarbeitung5 Rektorat IVL ULB BIK ZIV IVK Fachbereiche 1 - 15 Studierende, Wissenschaftler/innen,... IVV 1IVV 2IVV 9TB 1TB 2 TB n... Zu 1: Integration ( Neuorganisation der IV, 1996)

6 Zentrum für Informationsverarbeitung6 cHL = computergestützte Hochschullehre cHL-Anwendergruppe

7 Zentrum für Informationsverarbeitung7 Rektorat IVL BIKIVK Fachbereiche 1 – 15 Studierende, Wissenschaftler/innen,... IVV 1IVV 2IVV 9TB 1TB 2TB n IKM-Service seit 01.01.2003 (Information, Kommunikation, Medien) cHL-Anwendergruppe

8 Zentrum für Informationsverarbeitung8 Neue Themen werden wohlgeordnet und abgestimmt gelöst: Netz-Verantwortung und -Betrieb, Netz-Management Web-Auftritt (einheitlich, nutzerfreundlich) Sicherheit der IV System-Management Server-Konsolidierung und -Hosting u.v.m. Organisationsform hat sich bisher sehr bewährt Verbesserungen sind immer möglich Kontinuierliche Weiterentwicklung Gute Resonanz unserer Organisation

9 Zentrum für Informationsverarbeitung9 Zu 2: Informations-Management Daten: Zeichenketten mit Syntax Information: Daten mit Bedeutungsinhalt/Zusammenhänge/Sinn Bsp.: Publikationen, Web, Graue Literatur Wissen: Zielgerichtete Verwendung/Verstehen von Informationen Informationen + Know-how von Personen Bsp.: E-Mail, Briefe, persönliche Berichte Informations-Management: unabhängig von Personen Wissens-Management: abhängig von Personen, kritischer zu handhaben

10 Zentrum für Informationsverarbeitung10 Diese große Aufgabe muss die Universität bewältigen. Wir wollen sie gemeinsam angehen ! Unser Vorhaben 1.Relevante wissenschaftliche Informationen für F&L 2. Organisationsinformation für universitäre Prozesse

11 Zentrum für Informationsverarbeitung11 Organisationsinformation: Personendaten und Personaleinsatz Organisationspläne Zugangsregelung zu Räumen Hardware, Software und Kommunikationssysteme Lehrbetrieb, Vorlesungs- und Veranstaltungsverzeichnisse Gremienarbeit Statistiken u.v.m. Charakteristika: Sehr umfangreiche, aber eingrenzbare Menge Immer wieder und an vielen Stellen benötigt Bedarf für Nutzung weitgehend absehbar Überwiegend Rollen, weniger persönliche Profile Zugriffsrechte ändern sich schnell Information weitgehend elektronisch gespeichert Noch nicht im Rahmen eines Informationssystems

12 Zentrum für Informationsverarbeitung12 Wissenschaftliche Information: Dokumente-Vielfalt Erschließung manchmal über Metadaten In der Uni produzierte Ergebnisse Lokaler Bestand Bezahlte Zugangsberechtigung auf elektronische Publikationen Weltweit vorhandene Informationen u.v.m. Charakteristika: Informationsmenge nicht eingrenzbar Aktueller Bedarf wandelt sich rasch Regelmäßige Interessen richten sich an Profilen aus Weniger an Rollen in der Uni festzumachen Häufig einmalige Anfragen zu einem Thema

13 Zentrum für Informationsverarbeitung13 Wissen: Wie wissenschaftliche oder organisatorische Information Zusätzlich persönliche Informationen Beziehungen zwischen Personen und Informationen u.v.m. Charakteristika: Organisatorische Rollen und persönliche Profile Nutzung oft von einem überschaubaren Personenkreis im Team -Eigener Arbeitsplatz (unkritisch) Datenschutz, Personalrat, Freiwilligkeit Wissen ist Macht -Gruppe (evtl. unkritisch) -ZIV, ULB, UV (kritisch ?) -Evaluation der Einrichtungen vs. persönliche Rechte

14 Zentrum für Informationsverarbeitung14 StudierendeBediensteteGästeBürgerAlumni... Identitäts-Management mit Metadirectory und Provisioning (Rollen, Rechte und Profile) RechnerWEB Portal E-MailVert. LDAP... Wissenschaftliche Informationen Organisations- Informationen

15 Zentrum für Informationsverarbeitung15 Repräsentation der Dokumente (Modell) Retrieval einmalige Anfrage Filterung regelmäßige Profile Nutzer evtl. Portale Interaktion, reformulieren, Rückfrage zu Ähnlichkeiten Aufwand zur Formulierung der Profile, Selbstlernende Profile Informations- und Wissens-Management Dokumente aus verschiedensten Quellen strukturiert oder unstrukturiert Linguistik (Lexem, Syntax, Semantik, Pragmatik, Synonym, Homonym, Polysemie...) + Heuristik Wörter, Stoppwörter, Stammform (z.B. Wörterbücher wie WordNet, GermaNet, EuroWordNet),... Bekannte Methoden Volltext- Index, Kategorien, Metadaten + Kombi- nationen

16 Zentrum für Informationsverarbeitung16 2. Pflege des Informations-Bestandes (Daueraufgabe) 3. Schulungsmaßnahmen (Daueraufgabe) 1.Einführung des Informations-Managements Handlungsfelder Primär: Erfassung, Strukturierung, Organisation Massenprobleme, Motivation Sekundär: Technische Probleme, Technik muss austauschbar sein Verantwortlichkeiten Rechte Versionierung, Revisionsintervalle, Verfallsdaten Archivierungsrichtlinien (datenabhängig) Online, Call-Center, Service-Points

17 Zentrum für Informationsverarbeitung17 Bedeutung des Themas von vielen erkannt Sehr große Aufgabe und Herausforderung Ist sie durchsetzbar? -Freiheit von F&L, Individualismus und Egoismus notwendig -Wissenschaftler will Informationen selbst finden (80 %), aber großer Zeitaufwand, wenige zufrieden (20 %) Aber auch: -Information und Wissen grundlegend für F&L -Konkurrenz der Wissenschaftler/innen und Universitäten -Verbreitung eigenen Wissens -94 % der Wissenschaftler können Forschungsprofil definieren -DFG- Studie der UB Münster: www.dfg.de/lis

18 Zentrum für Informationsverarbeitung18 Kosten-/Nutzen-Effekte Informationen z. T. schlecht erreichbar Nicht aktuell und verlässlich Mehrfach erfasst Verwaltungs- und Ressourceninseln Produktivität eher gering Sicherheitsrisiken groß Informations- und Wissens-Management sind teuer Gleichzeitig Verbindlichkeit und Verlässlichkeit notwendig (z.B. Telelearning und Teleteaching, Klausuren elektronisch) Fehlende Informationen und fehlendes Wissen kommen teurer Das ist bekanntlich Dummheit !

19 Zentrum für Informationsverarbeitung19 Eigene Vorarbeiten Viele weitere Ansätze vorhanden -Uni Münster (WiInf,...) -Universitäten im In- und Ausland -Große Bibliotheken, Harvest-Projekt,... -Firmen-Produkte und Einsatz in Betrieben Zielerreichung Heute nicht zu erläutern

20 Zentrum für Informationsverarbeitung20 Vielen Dank !