Controlling der IT-Kosten mit der Standardsoftware SAP/R3

Präsentation zum Thema: "Controlling der IT-Kosten mit der Standardsoftware SAP/R3"—  Präsentation transkript:

1 Controlling der IT-Kosten mit der Standardsoftware SAP/R3
-Ein Pragmatischer Ansatz- Weispfennig; 07. März 2005

2 Verrechnungskonzept –intern- Verrechnungskonzept –extern-
Agenda Rahmenbedingungen CO-Konzept Stammdaten Kontierungshandbuch Verrechnungskonzept –intern- Verrechnungskonzept –extern- Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005

3 Einführung des kaufm. Rechnungswesen zum 01.01.2003
I. Rahmenbedingungen Einführung des kaufm. Rechnungswesen zum Einführung einer Anlagenbuchhaltung Durchführung einer Inventur zum Stichtag Beibehaltung kameraler Berichtspflichten Einführung der Software SAP R3 mit den Modulen: FI CO FI/AA FM Weispfennig; 07. März 2005

4 Aufbau eines Kontierungshandbuch sowie Anpassung
II. CO-Konzept Stammdaten Kostenstellen Kostenarten Kostenträger Aufbau eines Kontierungshandbuch sowie Anpassung der internen Geschäftsprozesse Verrechnungskonzept für RZ interne Verrechnungen Verrechnungskonzept für externe Verrechnungen (auf RZ-Kunden) Aufbau eines Kennzahlensystems Ermittlung der Leistungszahlen Weispfennig; 07. März 2005

5 II. CO-Konzept: a. Stammdaten
Organisationsstruktur Kostenstellen Leitung/Verwaltung IT-Infrastruktur Lehre und Studium Primäre Kostenarten (Beispiele) EDV-Verbrauchsmaterial Büromaterial DV-Hardware Wartung Aufwendungen für Nutzungsrechte Porto- und Versandkosten Nutzungsentgelte DV-Netze Sekundäre Kostenarten (Beispiele) U_RZ_PK Umlage Personalkosten RZ U_RZ_SK Umlage Sachkosten RZ Sachkonten aus FI (angelehnt an IKR) Nur für CO Weispfennig; 07. März 2005

6 So detailliert wie möglich, um Aussagen zu erhalten.
II. CO-Konzept: a. Stammdaten c. Kostenträger (Beispiele) TSR_Netz TSR_User_Ver TSR_E_Mail TSR_WWW TSR_Compute TSR_Archiv TSR_File TSR_D_A4A3 TSR_D_A2A0 TSR_SW_MGMT TSR_Pool_UNX TSR_Pool_Win TSR_USC Abgeleitet von Dienstleistungskatalog So detailliert wie möglich, um Aussagen zu erhalten. So aggregiert wie notwendig, um Einzelkostenbuchungen zu ermöglichen. Weispfennig; 07. März 2005

7 Zuordnung Haushaltsmanagement (Kameralistik)
II. CO-Konzept: a. Stammdaten Zuordnung Haushaltsmanagement (Kameralistik) Kostenstellen Leitung/Verwaltung IT-Infrastruktur Lehre und Studium Finanzstelle RZ N:1 Innenaufträge Kostenträger: TSR_Netz TSR_E_Mail TSR_Compute etc. Wiplan 1-03-G-IUK 1-03-B-IUK 2-03-G-IUK 2-03-B-IUK Fonds Weispfennig; 07. März 2005

8 Ausschnitt II. CO-Konzept: b. Kontierungshandbuch
Weispfennig; 07. März 2005

9 Verrechnungskonzept –intern- Verrechnungskonzept –extern-
Agenda Rahmenbedingungen CO-Konzept Stammdaten Kontierungshandbuch Verrechnungskonzept –intern- Verrechnungskonzept –extern- Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005

10 II. CO-Konzept: c. Verrechnungskonzept –intern-
1. Verrechnung der Gemeinkosten auf RZ-Kostenträger Verrechnung der Personalkosten Verrechnung der Sachkosten Kostenträger RZ Statistischer Auftrag: Wiplan Echte Aufträge: TSR_WWW TSR_Pool_Win TSR_Compute . Kostenstellen RZ 105000 105100 105200 105099 Statistische B. Echte B. Kostenstellen RZ 105000 105100 105200 105099 Statistische B. Echte B. 1. Verrechnung GK auf KTr Weispfennig; 07. März 2005

11 II. CO-Konzept: c. Verrechnungskonzept –intern-
1. Verrechnung der Gemeinkosten auf RZ-Kostenträger Kostenträger TSR_Netz TSR_User_Ver TSR_E_Mail TSR_Win TSR_WWW TSR_Compute TSR_Archiv TSR_File TSR_D_A4A3 TSR_D_A2A0 TSR_SW_MGMT TSR_Pool_UNX TSR_Pool_Win TSR_USC TSR_Kurse TSR_E_Learn TSR_Doku Kostenstellen Leitung und Verwaltung IT-Infrastruktur Lehre und Studium Weispfennig; 07. März 2005

12 II. CO-Konzept: c. Verrechnungskonzept –intern-
Verrechnung der Personalkosten (Ausschnitt: Arbeitsanteile je KTr) Kennzahl! Weispfennig; 07. März 2005

13 II. CO-Konzept: c. Verrechnungskonzept –intern-
Ermittlung der Personalkosten je KST Hier Beispieldaten: Aktivbezüge der Planstellen Berechnung der PK je KTr Proportionale Verteilung der KST Verwaltung auf KTr Weispfennig; 07. März 2005

14 II. CO-Konzept: c. Verrechnungskonzept –intern-
b. Verrechnung der Sachkosten Ist-Situation (gebuchte Rechnungen in 2003): Kostenstelle = Kostenstelle = Kostenstelle = Gesamt GK = Einzelkosten auf Innenaufträge = statistische Buchungen auf KST = ca. 95% aller Kosten (ohne Afa, ohne PK) Verrechnung der Gemeinkosten proportional zu den Personalkosten Weispfennig; 07. März 2005

15 Ergebnis der Vollkostenrechnung Jahresabschluß 2003 –Ausschnitt-
II. CO-Konzept: c. Verrechnungskonzept –intern- Ergebnis der Vollkostenrechnung Jahresabschluß 2003 –Ausschnitt- Netz User_Ver E_Mail Win WWW Compute Gemeinkosten 4.910 1.440 1.368 734 833 1.390 Einzelkosten 2.300 1.303 371 1.156 27.960 Personalkosten (PK) 56.733 64.398 PK in % 23,5% 7,2% 6,4% 3,5% 4,2% 2,4% Gesamtkosten (GK) 57.838 66.387 GK in % 26,2% 5,6% 5,3% 2,8% 3,2% 6,7% SW_MGMT Pool_UNX Pool_Win USC Kurse E_Learn 473 1.080 1.714 1.722 248 450 64.608 18.724 41.142 9.794 185 49.972 26.200 47.575 3,4% 7,7% 11,8% 11,9% 1,8% 26.448 48.210 6,5% 10,9% 9,4% 1,3% 2,3% Weispfennig; 07. März 2005

16 Verrechnungskonzept –intern- Verrechnungskonzept –extern-
Agenda Rahmenbedingungen CO-Konzept Stammdaten Kontierungshandbuch Verrechnungskonzept –intern- Verrechnungskonzept –extern- Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005

17 Zuordnungstabelle Kennzahlen/Kostenträger -Ausschnitt-
II. CO-Konzept: d. Verrechnungskonzept –extern- Zuordnungstabelle Kennzahlen/Kostenträger -Ausschnitt- KTr Stat. Kennz. Bezeichnung Einheit Netz DB E_Mail Win WWW Compute Anschlüsse ST X ACC Accounts (X) S Anzahl EMA_VO Volumen GB ANF Anfragen Server Nutzung W_V Speicherplatz WWW COM_ZEI Rechnerzeit CPU/Min COM_PR Auslastung Prozent Weispfennig; 07. März 2005

18 Beispiel: TSR_Compute
II. CO-Konzept: d. Verrechnungskonzept –extern- Beispiel: TSR_Compute Weispfennig; 07. März 2005

19 Verrechnungskonzept –intern- Verrechnungskonzept –extern-
Agenda Rahmenbedingungen CO-Konzept Stammdaten Kontierungshandbuch Verrechnungskonzept –intern- Verrechnungskonzept –extern- Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005

20 III. Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005

21 III. Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005

22 III. Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005

23 1. BEISPIEL 2. 3. 4. III. Umsetzung in SAP
Prozess der RZ-internen Verrechnungen 1. Alle Kosten alle Kostenstelle Verteilung Hilfskostenträger BEISPIEL Personalkosten Umlage Kostenstelle Kostenstelle 2. TSR_ TSR_WWW TSR_Netz … Kostenträger 3. Kostenstelle Umlage Sachkosten Umlage alle Kostenstelle 4. Weispfennig; 07. März 2005

24 III. Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005

25 III. Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005

26 III. Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005

27 III. Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005

28 III. Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005

29 III. Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005

30 III. Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005

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