Weiterentwicklung der Informationsinfrastruktur der Universität Potsdam Andreas Degkwitz – Universität Potsdam DINI Workshop 26.06.2003.

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1 Weiterentwicklung der Informationsinfrastruktur der Universität Potsdam Andreas Degkwitz – Universität Potsdam DINI Workshop 26.06.2003

2 Rahmenbedingungen und Motivation Die Universität Potsdam ist jung, stark dezentralisiert und steht unter heftigen Einsparungszwängen. Neue Herausforderungen: Globalhaushalt, E-Learning, Publikationssysteme, Schu- lungsanforderungen (Investitionsschutz), Effiziente IuK-Strukturen erweisen sich als Standortvorteil und verstärken die Wettbewerbsfähigkeit der Hochschule.

3 Was bietet die gegenwärtige IuK- Infrastruktur der Universität ? Produktion (bzw. Reproduktion) multimedia- ler Lehrmittel, Videoconferencing (AVZ), zentrale Datenverarbeitung der Universi- tät sowie Aufbau, Betrieb und Pflege des Uni-Netzes, E-Learning-Plattformen (RZ), elektronische und gedruckte Informations- und Medienversorgung, Bibliothekssystem, CD-ROM-Netz, Publikationsserver (UB).

4 Um welche Weiterentwicklungen (1) geht es? die Optimierung der Dissemination fachbezogener und übergreifender Informationen die Erweiterung des Medien- und Informationsange- bots für Forschung und Lehre, die Steigerung der Attraktivität und Effizienz von Lehre und Studium (E-Learning), die Verbesserung der Dokumentation, Präsentation und Bereitstellung von Forschungsergebnissen (Speicherung, Visualisierung),

5 Um welche Weiterentwicklungen (2) geht es? die Etablierung eines medien- bzw. technologiegerechten Schulungs- und Weiterbildungsangebots, die verstärkte Kooperation mit anderen Hochschulen, Kompetenzzentren und externen Dienstleistern, die Förderung des Wissens- und Technologietransfers und die Unterstützung nationaler und internationaler Kooperationen, der Aufbau eines Informationsmanagements für die Hochschule.

6 Probleme und Voraussetzungen der weiteren Umsetzung Strikte Aufgabenteilung von Bibliothek, Medien- und Rechenzentrum ist keine tragfähige Plattform. Die bestehende Trennung der Bereiche AVZ, RZ, UB und Kompetenzträgern in Fakultäten ist nur eingeschränkt effektiv. Die einzelnen Servicebereiche sind nach- haltig zu vernetzen, um ein gemeinsam ge- tragenes IuK-Angebot zu etablieren.

7 Welche Umsetzungsschritte ergeben sich daraus? Keine punktuelle Verbesserungen, sondern strukturelle Optimierung der Leistungen (z. B. über Zielvereinbarungen), Differenzierung der IuK-Struktur in (zen- trale) Basisangebote und (dezentrale) fach- bzw. fächerspezifische Leistungen, Etablierung neuer Dienstleistungen, Integrierter IuK-Service: One-Stop-Shop!

8 Beteiligung und Einbeziehung der Nachfrage- und Zielgruppen Nutzer- und Zielgruppen (= Nachfrager): For- schende, Lehrende und Studierende der Fakul- täten. Beteiligung und Einbeziehung der Fakultäten in den Weiterentwicklungsprozeß, Umsetzung fachlicher Anforderungen in Anwen- dungen, Schulung und Qualifizierung, Neuausrichtung der organisatorischen Rahmen- bedingungen: auch in Fakultäten! Entwicklung von Anreiz- bzw. Verrechnungssy- stemen.

9 Integriertes Informations -management Leistungsprozesse: Forschung Leistungsprozesse: Lehre Leistungsprozesse: Verwaltung Anforderungen der Nutzer- und Zielgruppen: For- schende, Lehren- de, Studierende, Universitätsmit- arbeiter Serviceangebote und Unterstüt- zungsprozesse der IuK-Struktur Akteure und Handlungsfelder des IuK- Angebots

10 Leistungsprozesse für Forschung und Lehre Ablaufstruktur der Leistungsprozesse ist Grundlage für nutzernahe Weiterentwicklung der IuK-Angebote: Ermittlung und Zusammenfassung von Inhalten: Literaturrecherchen Auswertung Text- und Graphikerstellung Ergebnisbereitstellung Forschung: Literaturrecherchen Verifikation/Falsifikation Doku- mentation von Ergebnissen Ergebnisbereitstellung Lehre: Literaturrecherchen Produktion von Lehrinhalten Präsen- tation/Bereitstellung Vermittlung/Erfolgskontrolle Präsentation/Publikation: Ermittlung von Inhalten Text-/Graphiker- stellung Qualitätssicherung/ Reviewing Präsentation/Publikation

11 Handlungsfelder des IuK-Angebots Handlungsfeld 1: Technische Infrastruktur (Arbeits- platzrechner, Server, Netz) und Anwendungen Handlungsfeld 2: Inhaltsdienste einschließl. Beschaf- fung, Nachweis, Bereitstellung und Verfügbarkeit, Handlungsfeld 3: Produktions-, Vertriebs- und Verwer- tungsdienste (Rechte) Handlungsfeld 4: Kompetenzvermittlung, Qualifizierung und Schulung

12 Komponenten der weiteren Planungen Präzisierung von Leistungsprozessen und Handlungs- feldern der IuK-Struktur (einschl. Verwaltung), Optimierung von Kernaufgaben der zentralen Einrich- tungen, Etablierung neuer Serviceangebote: Einbezie- hung der Fakultäten, Benennung der Akteure – auch in Fakultäten! Vernetzung mit verwaltungsrelevanter Abläufe und Unterstützungsprozessen, Abbildung in einer Matrixorganisation

13 Neue Serviceangebote Neue IuK-Angebote, die in dezentraler und zentraler Verantwortung zu tragen und als verteilte Servicezentren aufzubauen sind, indem sich: mit Handlungsfeld 1 über den Kernbereich der Bereitstellung von Basistechnologie und Anwendungen hinaus die Funktionen eines Storage- und Tool-Centers sowie die eines Networking- und Telekommunikations-Centers verbinden; aus Handlungsfeld 2 über den Kernbereich der Beschaffung, des Nachweises und der Verfügbarkeit von Inhalten Funktionen eines Content- und Knowledge-Centers mit entsprechenden Access- und Distributionsoptionen entwickeln; aus Handlungsfeld 3 über den Kernbereich der Präsentation und Produktion hinaus Funktionen eines Produktions- Vertriebs- und Marketingcenters ergeben; und in Handlungsfeld 4 über den Kernbereich von Schulung und Weiterqualifizie- rung hinaus Funktionen eines Kompetenz- und Learning-Centers zu etablieren sind.

14 Anforderungen an die Organisationsstruktur prozessbezogenNeu- und Umstrukturierungsmaßnahmen in zentralen Einrichtungen (AVZ, RZ, UB) und Fakultäten - prozessbezogen, nachfrage- orientiertOrganisatorische Rahmenbedingungen in Fakultäten (IuK-Beauftragte, fakultäts- bezogene Leistungszentren) – nachfrage- orientiert, handlungsbasiertDezentrale und zentrale Verantwortung und Akteure – handlungsbasiert, Zentrales Informationsmanagement (CIO)

15 Chief Information Officer (CIO) Koordinations -gremium Dezentrale Leistungs- zentren: Forschung und Lehre: - Jurist. Fakultät - Phil. Fakultät - Hum. Fakultät - WiSo-Fakultät - Math.-Nat. Fakul. Dezentrale Leistungs- zentren: Universitäts- verwaltung: - Dezernat 1 - Dezernat 2 - Dezernat 3 - Dezernat 4 - Dezernat 5 Zentrale Kompetenz und Ressourcen: AVZ UB ZEIK DekaneKanzlerin Universitätsleitung Kommission für die Informationsinfr astruktur

16 Resumee (1) Die Weiterentwicklung der IuK-Struktur ist Voraussetzung für die Wettbewerbs- und Zukunftsfähigkeit der Universität. Grosse Herausforderungen: finanziell (Drittmittel), organisatorisch und tech- nisch. Wenn dies nicht als Chance begriffen wird, geht der nationale und internationale An- schluß verloren.

17 Resumee (2) Akzeptanz und Erfolg der hängen von Kun- denorientierung und Nutzernähe des IuK- Angebots ab. Von daher sind die Fakultäten als Zielgrup- pen in die Entwicklungsarbeiten unbedingt einzubeziehen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Mehrwerte der IuK-Entwicklung dort ansetzen, wo sie den Nutzer erreichen.

18 CIO-Funktion Darüber hinaus wird die Notwendigkeit ei- nes zentralen Informationsmanagements deutlich: Die Rolle des Chief Information Officer (CIO) ist grundsätzlich als Schnittstelle zwischen Entscheidungsträgern, Nutzern/ Nachfragern und Serviceanbietern zu be- trachten.

19 Derzeitiger Stand in Potsdam: Die Universitätsleitung hat dem Strategiepapier zur Weiterentwicklung der IuK-Struktur zugestimmt. Die weitere Operationalisierung (Aufbauorganisation) ist in die Zielvereinbarungen der Universität aufge- nommen. Entwicklung eines Meilensteinplans für die weitere Umsetzung (Dienstedatenbank), Einbeziehung externen Consultings für die Realisie- rungsphase (sofern finanzierbar).

20 ... vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit - über Rückfragen freue ich mich. Strategiepapiers zur Weiterentwicklung der IuK- Struktur der Uni Potsdam: http://www.informatikdidaktik.de/HyFISCH/Produzieren/MultimediaAG/Neues degkwitz@rz.uni-potsdam.de