Lieferantendokumentation (für den Maschinen- und Anlagenbau)

Präsentation zum Thema: "Lieferantendokumentation (für den Maschinen- und Anlagenbau)"—  Präsentation transkript:

1 Lieferantendokumentation (für den Maschinen- und Anlagenbau)
Der tekom-Leitfaden „Lieferantendokumentation“ Magali Baumgartner, Coperion GmbH Armin Burry, ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH tekom Regionalgruppentreffen Berlin-Brandenburg

2 . Nur ein Beispiel …

3 … und im Maschinen- und Anlagenbau?
Dokumentation von Lieferanten Eigene Dokumentation Zusammenfügen zur Gesamtdokumentation Gesamtdokumentation = Alle Dokumente die dem Kunden geliefert werden

4 Das Spannungsfeld Vertrag Gesetze und Normen Wirtschaft- lichkeit Zeit

5 Das Problem Konflikte zwischen Lieferant und Kunde: Umfang, Inhalt, Sprache, Liefertermin, Anzahl, Formate … Internationalisierung (es wird nicht einfacher)

6 Die Mitglieder der Arbeitsgruppe
Leitung Magali Baumgartner und Armin Burry Patrick Arigbabu, Zürich, CH Hannes Fokken, MEYER WERFT GmbH, Papenburg Jörg Hennig, KBA-Bogenoffset, Radebeul Rainer Kentrat, VAW-arvato, Neukirchen-Vluyn Michael Leifeld, Polysius AG, Beckum Olaf Ruhfus-Hartmann, Steuler Anlagenbau, Höhr-Grenzhausen Hansruedi Steinhauer, Alstom Power Thermal Products - Gas Turbines, Baden, CH Holger Weth, Siemens AG, Erlangen

7 Die Aufgabenstellung Erstellen eines Leitfadens für das Problem
„Lieferantendokumentation“ Lösungen aus der Praxis für die Praxis Best practice

8 Die Zielgruppen des Leitfadens
Firmen im Maschinen- und Anlagenbau und deren Lieferanten

9 Die Ziele des Leitfadens
Analyse der Strukturen und Einflussfaktoren Konkrete und allgemein gültige Hilfestellung bei der Lösung der bestehenden Probleme und Konflikte Bereitstellen von Formblättern und Checklisten aus der Praxis Beitrag zum QM-System

10 Analyse - Kunden und Lieferanten

11 Analyse – Spiel mit 2 Unbekannten
Vertrieb Einkauf Technische Redaktion

12 Analyse - Von der Stange oder maßgeschneidert
Komponentenlieferanten: auftragsneutrale Dokumentation Systemlieferanten: umfangreiche auftragsbezogene Dokumentation

13 Die 8 Schritte zum Ziel Dokumentation bestellen
Auftrags- bestätigung kontrollieren Dokumentation kontrollieren Dokumentation integrieren Hausstandard definieren Hausstandard kommunizieren Vertrag analysieren Anforderungen spezifizieren

14 Schritt 1 – Was ist ihr Produkt?
Hausstandard definieren Normalausführung festlegen Spezifisch für Unternehmen Produkt Kunden Klar und deutlich beSCHREIBEN

15 Schritt 1 – Was ist ihr Produkt?
Hausstandard definieren Dokumentationsarten Formate, Sprachen, Dokumentname, Versandweg.... Dokumentationsart Liefertermin Zielgruppe Intern/ Extern Dokument Planungs- dokumentation Mit Auftrags- erteilung Abwicklung I Maschinen- aufstellungspläne Anlagenpläne Verbraucherlisten Schaltunterlagen Montage- dokumentation Vor Beginn der Montage i. d. R. Vertragstermin Baustellen- personal E Montagezeichnungen und –anleitungen Loseteillisten Handbücher Hausstandard kommunizieren

16 Schritt 2 - Bitte weitersagen!
Hausstandard kommunizieren Interne Fachabteilungen Vertrieb, Projektierung Einkauf Inbetriebnahme, Montage Konstruktion, Entwicklung Externe Partner Kunde, Consultant Lieferant, Fremdfertiger  Zielgruppengerecht  Know-how Schutz

17 Schritt 3 - Schauen Sie genau hin!
Abweichungen vom Hausstandard Erfüllbare und nicht erfüllbare Anforderungen Termine Nummerierungssysteme Terminologie Gliederung der Dokumente Sprache Softwareprogramme Verstöße gegen geltendes Recht

18 Schritt 3 - Schauen Sie genau hin!
Nebenvertragliche Absprachen mit Lieferanten Prüfung / Freigabe durch Kunde Abweichungsliste Vertrag  Hausstandard Nachverhandlung Anforderungen spezifizieren

19 Schritt 4 – Aufbereiten und anrichten
Anforderungen spezifizieren System = Viele Merkmale Komponente = Wenig Merkmale Lieferantenstandard Für „Wiederholungstäter“ Klare Sachverhalte Wirtschaftlich und effizient Machbarkeit Abweichungsliste Hausstandard  Lieferantenstandard Dokumentation bestellen

20 Schritt 5 - Wunschzettel
Dokumentation bestellen Dokumentation ist eine Ware, bitte spezifizieren Eindeutig zuordenbar Bestellnummer Bestell-Position Artikelnummer Lieferadresse, Lieferort ALLES muss bestellt werden! Verzugsstrafen, Pönalen Auftrags- bestätigung kontrollieren

21 Schritt 6 – Alles klar? Genau vergleichen Schweigen heißt Zustimmung
Auftrags- bestätigung kontrollieren Genau vergleichen Schweigen heißt Zustimmung Abweichungen reklamieren Termine prüfen Dokumentation kontrollieren

22 Schritt 7 - Wareneingang
Dokumentation kontrollieren Termine verfolgen

23 Schritt 7 - Wareneingang
Dokumentation kontrollieren Wareneingangskontrolle Identifizieren der Ware Formale Prüfung Inhaltliche Prüfung Kriterienkatalog Qualifikation des Prüfers

24 Schritt 7 - Wareneingang
Dokumentation kontrollieren Systematische Reklamationserfassung Fehlerbeschreibung Fehlerursache Sofortmaßnahmen Korrekturmaßnahmen Freigabe der Lieferung Zahlungsfreigabe der Rechnung z.B. 4D-Report Dokumentation integrieren

25 Schritt 8 - Integrationsdebatte
Dokumentation integrieren Zugriff auf Informationen Branche Wirtschaftlichkeit Haftung Technik

26 Schritt 8 - Integrationsdebatte
Dokumentation integrieren Additive Integration Integration durch Referenzieren Selektive Integration Integration mit Änderungen

27 Schritt 8 - Integrationsdebatte
Dokumentation integrieren Die Kür

28 Die Kür Lieferantenbewertung oder „Qualität ist das Maß der Erfüllung der Anforderungen“ Einkauf Technische Redaktion

29 Die Kür Qualität kommt nicht von selbst Lieferantenauswahl
Regelmäßige Bewertung Lieferantenentwicklung

30 Ziel und Zweck Der Leitfaden als Hilfestellung für die Organisation eines optimierten Prozesses rund um die Lieferantendokumentation Standortbestimmung Der Leitfaden als Argumentationshilfe gegenüber Entscheidungsträgern

31 Es gibt viel zu tun - fangen Sie an. Oder haben Sie noch Fragen?

32 tekom-Geschäftsstelle
Bezugsquelle: tekom-Geschäftsstelle Preis: für tekom Mitglieder: 35 € zzgl. Porto und Versand für Nicht-Mitglieder: 51 € zzgl. Porto und Versand Ansprechpartner: Magali Baumgartner – Armin Burry –

33 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit