Vortrag Konzeption & Einführung von IT Systemen Thema:Sicherung der Kostenplanung, durch aufsetzen auf die Ablaufplanung.  Zahlungsplanung  Sicherung.

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1 Vortrag Konzeption & Einführung von IT Systemen Thema:Sicherung der Kostenplanung, durch aufsetzen auf die Ablaufplanung.  Zahlungsplanung  Sicherung der Zahlungen im Vertrag  Kostenüberwachung

2 Einführung Analyse aller im Projekt auftretenden Kosten und deren EntwicklungAnalyse aller im Projekt auftretenden Kosten und deren Entwicklung  Kosten zur Erreichung der Leistungsziele  Alle laufenden Kosten Kostenplanung Verfahren der Kostenplanung KalkulationKalkulation SchätzungenSchätzungen  Kostenplanung auf der Grundlage des PSP  Kosten für einzelne AP planen

3 Kostenarten Personal -kosten sonstige Kosten Geräte- kosten Material- kosten

4 1. Zahlungsplanung (nach Vertragsversion vom 30.05.2005) Die Zahlung erfolgt entsprechend Angebot und Auftragsbestätigung – sowie nach anfangs festgelegtem Zeitplan:  in 5 Raten  Das Entgelt wird nach erbrachter Leistung durch uns und Rechnungsstellung innerhalb von 10 Tagen fällig.

5 2. Rate: Zahlung von 35% des Auftragswertes 1. Rate: Anzahlung von 30% des Gesamtbetrages  Deckung der bis dahin angefallenen Personalkosten  fällig zum 08.08.2005 nach erfolgreichem Abschluss des Vertrages  fällig zum 30.08.2005 nach Bestellung der Soft- & Hardware - Vorleistung der Consulting AG  Deckung der sofort fälligen Materialkosten 3. Rate: Zahlung von 15% des Auftragswertes  fällig zum 30.11.2005 nach der Implementierung im Altbau  Deckung der bis dahin entstandenen Personal- und Materialkosten

6 4. Rate: Zahlung von 15% des Gesamtbetrages  fällig zum 12.02.2006 nach Installationsarbeiten im Neubau 5. Rate: Einbehaltungsbetrag von 5% des Auftragswertes  5% des Auftragswertes werden als Sicherheit bis zum Ablauf der Gewährleistungszeit einbehalten Bei Zahlungsverzug werden die dadurch entstehenden Kosten und die banküblichen Zinsen in Rechnung gestellt.

7 2. Sicherung der Zahlung im Vertrag  Die Zahlung erfolg nach vollständiger und ordnungsgemäßer Vertragserfüllung  monatlich nachträgliche Rechnungslegung  Vergütung nach Rechnungserhalt: innerhalb von 10 Tagen netto  durchschnittlich werden 5% des Bruttorechnungsbetrages als Sicherheit bis zum Ablauf der Gewährleistungszeit einbehalten - Erfassung der zeitlichen Aufwendungen - Die Zahlung erfolgt im Projekt nach Projektfortschritt  Skonti werden nur gewährt, wenn sie schriftlich vereinbart worden sind

8 3. Kostenüberwachung  die anfallenden Kosten werden einzelnen Arbeitspaketen zugeordnet  während der Ausführung der Arbeiten müssen die anfallenden Kosten registriert werden und den Arbeitspaketen die sie verursacht haben zugeordnet werden.  die Projektbegleitende Kostenkontrolle erfolgt zumeist monatlich  dabei werden geplante und tatsächliche Kosten gegenübergestellt und die Differenz gebildet  Kostentreue hat die gleiche Priorität wie die Termintreue  Kostenüberschreitungen gehen oft zu Lasten anderer Vorhaben

9 Kostenüberwachung Kostenerfassung kostenmäßiger Plan/Ist-Vergleich kostenmäßiger Plan/Ist-Vergleich Trendanalyse

10 Erfassung aller Kosten verursachungsgerechte Zuordnung externe Rechnungen rechnerisch und sachlich prüfen Kostenerfassung: Kostenmäßiger Plan/Ist Vergleich Tragendes Element jeder Aufwands- und Kostenkontrolle ist die Gegenüberstellung geplanter Kosten mit den tatsächlich angefallenen Aufwendungen und Kosten. Vergleich Plan Ist

11 Arbeitspakete Gesamtprojektdauer Top-DownBottom-Up Methoden der Terminierung & Kostenüberwachung

12 3.1 Einteilung der Arbeitspakete Vorbereitung Zeitraum: 25.04.2005 – 08.08.2005 während dieser Zeit fallen hauptsächlich Personalkosten an  Kostenrisiko liegt beim Auftragnehmer

13 Abweichungen der Kosten: Voraussetzung für eine effiziente Aufwands- und Kostenkontrolle ist eine regelmäßige und vollständige Stundenaufschreibung um die oftmals höheren Personalkosten im Entwicklungsbereich eines Projektes ordnungsgemäß überwachen zu können  alle Mitarbeiter müssen ihre Arbeitsstunden kontieren Stundenkontierungsverfahren  Aufgabe: erfassen des Projektaufwandes bezogen auf ein bestimmtes Arbeitspaket

14 Beschaffung Zeitraum: 09.08.2005 – 05.09.2005 hauptsächliche Materialkosten, aus Bestellungen

15 Einführung des IT Systems Zeitraum: 06.09.2005 – 21.04.2006 Abweichungen der Kosten:  können Auftreten durch …

16 kostenmäßige Verfolgung des Gesamtprojektes Die meisten Kosten fallen in den Arbeitspaketen 5 & 6 an.

17 Die Consulting AG kann eine angemessene Erhöhung der Vergütung für den Mehraufwand verlangen, der durch Änderungen der Aufgabenstellung auf Wunsch der SciMed gGmbH oder aus sonstigen, nicht von der Consulting AG zu vertretenden Gründe eintritt. Um nun eine aussagekräftige Projektkalkulation durchführen zu können, muss der Projektaufwand aufgeschlüsselt werden nach: · Arbeitspaketen · Meilensteinen · Entwicklungsphasen · Tätigkeitsarten

18 Im Projektverlauf sollten die Istwerte in einem regelmäßigen Zeitrahmen registriert werden. Diese Werte müssen dann mit den Planwerten verglichen werden und ggf. Handlungsmaßnahmen abgeleitet werden Trendanalyse