Www.dfh-ufa.org Antragstellung Online: Ergebnisse der Umfrage.

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1 www.dfh-ufa.org Antragstellung Online: Ergebnisse der Umfrage

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3 Sehr gut... … befriedigend… … ungenügend Rücklauf: 37 von 179 = ca. 21%

4 www.dfh-ufa.org Vorteile der Antragstellung Online  Verfügbarkeit der aktuellen Angaben des Partners erleichtert - Abstimmung/gemeinsame Bearbeitung des Antrags - Sicherstellung einer Kohärenz der Antworten - fristgerechte Einreichung (13)  Gute Handhabung / Verbesserung des Verfahrens (6) (nach kurzer Einarbeitung, z.T. Überwindung der Startschwierigkeiten)  Zeitersparnis, beschleunigt Prozess, schnelle Übermittlung (5)  Übersichtlich, „bequeme“ Reiterstruktur (4)  Austausch großer Dokumente per Mail oder per Post entfällt (3)

5 www.dfh-ufa.org Vorteile der Antragstellung Online  flexibel in der Anwendung: Unabhängige (zeitliche) Bearbeitung, jeder kann in seinem eigenen Rhythmus arbeiten (3)  Bereits ausgefüllte Felder (2)  Getrennte Unterschriftsseiten sind Vorteil (2)  Verfahren ist transparent  man kann gut reagieren (1)  Papierersparnis (1) gute Handhabung

6 www.dfh-ufa.org Verbesserungsvorschläge  erneuter Antrag: Daten und Anlagen zur Verfügung stellen  vorgesehen für alle, die bereits einmal einen Online-Antrag gestellt  komplizierte Speichermethode  einzige Möglichkeit, gleichzeitiges Arbeiten zu ermöglichen

7 www.dfh-ufa.org Verbesserungsvorschläge  Zwei mögliche Einstiege in das Formular verwirren  Textänderungen vorgenommen; bilinguales Formular nicht möglich  Anlagen: Unübersichtlich, was online / noch fehlt  Anzeige der Anlagen komplett überarbeitet & Download der Unterschriftenseite erlaubt  Druckversion nicht im Reiter Validierung unterbringen  Umbenennung des Reiters in „Druckversion und Validierung“  Validierung sollte voneinander unabhängig erfolgen können  entspricht nicht dem Konzept der gemeinsamen Antragstellung

8 www.dfh-ufa.org Verbesserungsvorschläge  von DFH vorausgefüllte Studierendenzahlen sind verwirrend  Grundproblematik (vergessene Einschreibungen & andere Erfassungszeiträume)  Angaben Studienabbrecher von DFH vorausfüllen  zu prüfen, ob zukünftig möglich  Weitere Antwortmöglichkeiten bei einigen Fragen erlauben (z.B. Studienzeitverlängerung, weiteres Pflichtpraktikum)  Bemerkungsfelder eingefügt  Redundante Fragen, z.B. „Vorbereitung auf spätere Berufstätigkeit“ (in B3) und „Verbindungen zur Wirtschaft“ (in E)  erscheint so, aber es geht um verschiedene Aspekte

9 www.dfh-ufa.org AntOn ++ Die nächsten Schritte

10 www.dfh-ufa.org Die formale Evaluation der Anträge  Intranet für Mitarbeiter/-innen der DFH  automatischer Versand eines Erinnerungsschreibens 15 Tage vor dem Fristende vom 31.Oktober  zügige Überprüfung des Antrags auf Vollständigkeit  automatischer Versand einer Empfangsbestätigung, gegebenenfalls mit Hinweis auf fehlende Dokumente  Vereinfachung der Antrag-Verfolgung  bereits für Evaluation 2012-13 umgesetzt

11 www.dfh-ufa.org Einführung einer Plattform für die verschiedenen DFH-Benutzergruppen Bereich „Studierende/ Doktoranden“ Einrichtung eines persönlichen, mit Passwort gesicherten Kontos, um Zugriff auf folgende Funktionen zu haben:  Bearbeitung der persönlichen Daten  Einschreibung / Rückmeldung  Download/Ausdruck von Immatrikulationsbescheinigungen / Bescheinigung über erhaltene Mobilitätsbeihilfe  Download des Dokuments „Minderjähriger Studierender“  Ausfüllen des Studierendenberichts  Meldung einer Studienunterbrechung oder Studienabbruchs  Einschreibung für Veranstaltungen der DFH (z.B. interkulturelles Bewerbertraining)  Fragen an die DFH

12 www.dfh-ufa.org Einführung einer Plattform für die verschiedenen DFH-Benutzergruppen Bereich „Programmbeauftragter“ Einrichtung eines persönlichen, mit Passwort gesicherten Kontos, um Zugriff auf folgende Funktionen zu haben:  Bearbeitung der Kontaktdaten, Anlegen eines neuen Ansprechpartners  Validierung der Einschreibungen  Beantragung der Mobilitätsbeihilfen & Infrastrukturmittel  Verwendungsnachweis ausfüllen  Meldung einer Studienunterbrechung oder Studienabbruchs  Zertifikatanfrage  Online-Bearbeitung der Daten für den Studienführer online  Einschreibung für Veranstaltungen der DFH (z.B. für das Programmbeauftragtentreffen)

13 www.dfh-ufa.org Einführung einer Plattform für die verschiedenen DFH-Benutzergruppen Bereich „Evaluatoren“ Einrichtung eines persönlichen, mit Passwort gesicherten Kontos, um Zugriff auf folgende Funktionen zu haben:  Während der Evaluationsphase: ständiger Zugang für die Evaluatoren zu ihren zu evaluierenden Anträgen  Online-Evaluation: Evaluationsbögen und Kommentare werden direkt in der Datenbank gespeichert…  ….und sind schnell wiederverwendbar für die Mitglieder des wissenschaftlichen Beirats, des Hochschulrats und dienen zur Information für die Hochschulen  Tandemarbeit wird erleichtert

14 www.dfh-ufa.org Ausführungsfristen  formale Evaluation des Förderantrags: bereits realisiert  Für die weiteren Etappen: -Erstellung des Lastenhefts bis Oktober 2013 -Programmierung im Laufe des Jahres 2014 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!