Sayit Özdemir, Michael Fasch (Exsolut)

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1 Sayit Özdemir, Michael Fasch (Exsolut)
Möglichkeiten der Qualitätssteigerung der Abteilung durch zweckmäßige Prüfungs – und Kommunikationssoftware Frankfurt, Di. den Referenten Dipl. Kfm. Günter Hofmann (CIA, CFE) Sayit Özdemir, Michael Fasch (Exsolut) 1 CONFIDENTIAL INFORMATION

2 Synergien Managen Komplexität beherrschen
Führung und Teamarbeit  TeamAudit "Mit einer Hand lässt sich kein Knoten knüpfen" (Sprichwort aus der Mongolei) 2 2 2

3 Produktpalette von eXsolut
Dipl. Kfm. Günter Hofmann (CIA) 20. März 2017 Team- Produktpalette von eXsolut Heute: Vorstellung von TeamAudit & TeamBroadcaster 1. TeamAudit-IA realisiert als als dynam. Internal-Auditmanagement Software die Planung sowie unternehmensweite aktive Steuerung, stellt die Dokumentation sicher, gibt Ihnen Revisionssicherheit und erfüllt so alle Anforderungen, die an ein modernes Auditmanagementsystem gestellt werden. 2. TeamBroadcaster – „Kommunikationsebene schaffen“ Information und Kommunikation Dokumentieren Information für die Finanzberichterstattung & Interne Kontrollen Int. / ext. Kommunikation (Realtime) 3. TeamOne - als modernes Aufgabenmanagement, Workflow- und Groupware- System für Kooperation, Koordination und Kommunikation des Tagesgeschäftes und Ihrer strategischen Initiativen. Weitere Produkte: 3 SBA-Konzeptneu Seite 3 3

4 Optimierter Ablauf ohne Prozessbrüche
G.Hofmann CIA 20-Mar-17 Optimierter Ablauf ohne Prozessbrüche 1. Aufsichtsrecht 2. Abteilungs-management 3. Prüfen Gebiete der Internen Revision Page 4

5 Optimierter Ablauf ohne Prozessbrüche
G.Hofmann CIA 20-Mar-17 Optimierter Ablauf ohne Prozessbrüche Basel Committee on Banking Supervision Public Company Accounting Oversight Board (PCAOB) Nationale Aufsichtsbehörden (BaFin) mit den “Mindestanforderungen” Standards herausgegeben vom IIA BSI- Grundschutzhandbuch 1. Aufsichtsrecht Gebiete der Internen Revision Page 5

6 Optimierter Ablauf ohne Prozessbrüche
G.Hofmann CIA 20-Mar-17 Optimierter Ablauf ohne Prozessbrüche Die Möglichkeiten von TeamAudit-IA im Abteilungsmanagement 2. Abteilungs- management Definition maßgeschneiderter Risikokriterien Kontrollrisiken Geschäftsrisiken Verwaltung der Prüfungslandkarte Festlegung eines passenden Bewertungsschemas Rating der Prüffelder mittels einer Rennliste Übersichtliche Risikobewertungsgrafik Priorisierung von Prüffeldern Gebiete der Internen Revision Page 6

7 Optimierter Ablauf ohne Prozessbrüche
G.Hofmann CIA 20-Mar-17 Optimierter Ablauf ohne Prozessbrüche Was kann TeamAudit bei der Prüfungsdurchführung? Prüfplanung Einzelplanung mit Prüfungsleiterzuordnung Kombination von Normen z.B.: MaRisk, BSI, KWH, HGB, Basel, SOX, Umwelt, ITIL, Cobit Dynamische Fragenkataloge Prüferzuweisung Eskalationsmechanismen Managementsummary Prüfungsreview Maßnahmenverfolgung 3. Prüfen Medienbruchfrei, Unternehmensweit, Dynamisch, Intuitiv, Nachhaltig, etc Präventiv Fehler vermeiden durch Vorteile wie: Gebiete der Internen Revision Page 7

8 Möglichkeiten des Softwareeinsatzes
G.Hofmann CIA 20-Mar-17 Möglichkeiten des Softwareeinsatzes Was kann TeamAudit-IA bei Follow up / Nachschauorganisation Dokumentationserfordernisse nach MaRisk Managementsummary Verfolgung der Korrekturmaßnahmen Archiv Statistiken Prüfer Prüfungslandkarte Audits Maßnahmen G. Hofmann (CIA, CFE) Seite 8 Gebiete der Internen Revision Page 8

9 Optimierte Ablauf ohne Prozessbrüche
Auditplanung in Echtzeit Risiko-bewertung Prüf- planung Ressourcenplanung Prüfung Dokumentation Berichte Statistiken Follow up Archiv Qualitative Beschreibung von Risiken Dynamische Auditplanung für int./ext. Audit´s Dynamischen Prüfung & Kommunikation sowie Dokumentation Umfangreiche Statistik, & Auswertung Automatische Berichterstellung

10 Elemente des Regelkreises
G.Hofmann CIA 20-Mar-17 Elemente des Regelkreises Durchführungs planung Empfehlungen Nachschau Risiko Analyse Bericht erstattung Prüfen Die Hauptaussage: Ein Element des Kreises hängt von den anderen ab. Und diese haben dann wieder eine Verbindung zur jährlichen Prüfungsplanung G. Hofmann (CIA, CFE) Seite 10 Gebiete der Internen Revision Page 10

11 Effiziente Kommunikation im Rahmen der Internal-Audit
Heute: Steigende Kommunikationsflut und nachlassendes Informationsinteresse der Menschen bewirken eine zunehmende Zersplitterung der Kommunikationswirkungen. Ziel: Ideen wirksam “verpacken“ und `transportieren Effizienz steigern. Informationen empfängerorientiert aufbereiten. TeamBroadcaster verschafft: Zielgruppengenaue Kommunikation, Kommunikationsprozesse in Echtzeit. Konzentration auf wesentliche Ziele und Botschaften "Gebt mir einen Hebel der lang genug ist, und ich werde Euch die Welt bewegen" (Archimedes) „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte“

12 eXsolut TeamBroadcaster
COSO ERM-Framework 2004 Information und Kommunikation Neue, innovative Formen der Unternehmenskommunikation Information zur richtigen Zeit, am richtigen Ort, für die richtige Zielgruppe (News - Pushen von Informationen) Eine funktionierende und qualitative Kommunikation Information und Kommunikation Information für die Finanzberichterstattung Information über Interne Kontrollen Interne & Externe Kommunikation „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte“ März 17 eXsolut TeamBroadcaster 12

13 eXsolut TeamBroadcaster
COSO ERM-Framework 2004 Information und Kommunikation Visuelle Kommunikation fällt auf, macht aufmerksam, löst Denk-/Veränderungsprozesse aus. Kommunizieren und Dokumentieren mit einem  Unternehmensweiten digitales Informationssystem Intern und extern sicher nutzen Jederzeitigen Informationszugang, von jedem PC, von jedem Ort aus, ohne individuelle Softwareinstallation? Innovatives Informationsmedium, ohne die Schwachstellen der Printmedien mit langen Wartezeiten für Layout, Ausdrucken, Auslieferung etc.? „Erfolg durch zielgenaue und individuelle Information“ März 17 eXsolut TeamBroadcaster 13

14 eXsolut TeamBroadcaster
Channel-Admin´s Channel: Vorstand Zielgenaue und individuelle Information . Standort: Frankfurt Internal-Audit (CIA) Channel: Abteilung Mitarbeiter (Berichte, Info. Etc.) Leitung Berlin Channel: Mitarbeiter Unternehmensweite Interne-Kommunikation. Mitarbeiter Schulung Information Links Zähler Videos Corporate Identitiy Standort: Peking Bilder Channel: Extern Visuelle Kommunikation Ext. Kommunikation New´s Firmenzeitung Werbung u.a. Produktion Köln & Nachrichten Abonnieren März 17 eXsolut TeamBroadcaster 14 Standort: Stuttgart

15 Anwendungsfunktionalitäten
Alle Audittypen abbildbar (MaRisk, BSI, KWH, HGB, Basel, SOX, Umwelt, ITIL, Cobit etc.) Automatische Steuerung und Verfolgung von der Planung bis zu den Maßnahmen Abbildung von interner Revision möglich (Definition eigener Fragenkataloge) Abbildung von Compliance Anwendungen (SOX, EuroSOX, J-SOX, BASEL II, etc.) Maßnahmenbearbeitung nach 4D und 8D Norm Frei konfigurierbare und automatisierte Eskalation aller Aufgaben und Maßnahmen Frei definierbare Best-Practice Maßnahmen Frei wählbare Delegationsmechanismen (dynamischer Workflow) Statische Delegation (alles wird vordefiniert) Dynamische Delegation (User definiert nur nächste Ebene) Gemischte Delegation (teilweise statisch, teilweise dynamisch) 15 CONFIDENTIAL INFORMATION

16 Dynamische Anpassung

17 Anwendungsfunktionalitäten
Grafische Darstellung der Prüfungslandkarte Automatische Übernahme der Prüffelder der geschäftsbereiche und der Zuständigkeiten Grafische Planung von Prüfungen Mobile Prüfungsbearbeitung per Notebook, Tablet PC oder PDA Normenspezifische oder 100 % individuelle Fragenkataloge Checklisten, beliebig kombinierbar Frei definierbare Bewertungsschemata und Punktesysteme konfigurierbare Ereignissen und Aktionen Interne und externe Auditierung und Zertifizierung Voll integrierte grafische Auswertungs- und Reportingwerkzeuge sowie Statistikfunktionen (inkl. Exportfunktion) 17 CONFIDENTIAL INFORMATION

18 CONFIDENTIAL INFORMATION
Organigramm Visualisieren Sie Ihre vollständige Prüfungslandkarte und Geschäfsbereiche Liegt auch dem gesamten Rechtesystem zugrunde Dient zur visuellen Auswahl von Prüffeldern innerhalb von Prüfungen Transparenz auf oberster Ebene 18 CONFIDENTIAL INFORMATION

19 Intuitive Führung

20 Orientierung / Führungsassistent

21 CONFIDENTIAL INFORMATION
Die Audittypen Sie können im System eigene Audittypen definieren (zum Beispiel Mischaudits) Übersichtlichkeit im System durch Farbwahl für Audittypen 21 CONFIDENTIAL INFORMATION

22 CONFIDENTIAL INFORMATION
Die Fragenkataloge Definition von beliebigen Fragekatalogen Zuweisung von Fragen zu Normpunkten aus den Normenkatalogen Zuweisung von Fragen zu Prüffeldern über Prüffeldgruppen Zuweisung von Kommentaren und Suchbegriffen (Alias) Durch diese Kriterien wird der Fragenkatalog nach Einbindung in einer Prüfung sofort vorgefiltert und erleichtert dem Auditor die Arbeit Nachträgliches Formulieren von eigenen Fragen sowie Hinzufügen von bestehenden Fragen zu einem späteren Zeitpunkt möglich 22 CONFIDENTIAL INFORMATION

23 CONFIDENTIAL INFORMATION
Die Prüfplanung Frei definierbarer Zeitraum für Prüfpläne 1-Jahres-Planung, 3-Jahres-Planung Festlegen des gewünschten Quartals für ein Audit, des Schwerpunktsbereichs, der auditiert werden soll und des verantwortlichen Prüfungsleiters bzw. Auditors Festlegen der benötigten Normen für die Durchführung einer Prüfung Planung auch von zusammenhängenden Prüfungen möglich Integrierter Freigabeprozess für den Prüfplan und die Risikobewertung Automatische Benachrichtigung von Verantwortlichen per 23 CONFIDENTIAL INFORMATION

24 CONFIDENTIAL INFORMATION
Rechteverwaltung Das Rechtesystem ist gruppen- und benutzerorientiert Mitarbeiter können einer oder mehreren Prüffeldern angehören Verantwortlichkeiten werden explizit zu den Einheiten festgelegt Ein Mitarbeiter darf nur in seinem abgesteckten Bereich und nach seinen Berechtigungsvorgaben aktiv sein Detaillierte Rechtevergabe möglich 24 CONFIDENTIAL INFORMATION

25 Die Detailplanung (Auditkopfdaten)
Jeder Prüfplaneintrag kann eine Anzahl n von Prüfungen beinhalten, wenn zum Beispiel das geprüfte Prüffeld oder das System zu umfangreich ist Die Einzelplanung kann vom Verantwortlichen selbst durchgeführt werden Hier kann der Verantwortliche folgende Informationen festlegen: Audittyp Exaktes Datum der Durchführung Geschäftsbereichverantwortliche Prüfer Betroffene Prüffelder Normauswahl und Fragenkatalogauswahl 25 CONFIDENTIAL INFORMATION

26 CONFIDENTIAL INFORMATION
Der Kalender Der Kalender kann in einer persönlichen und einer globalen Ansicht genutzt werden In der persönlichen Ansicht kann jeder Lead-Auditor im Kalender seine genaue Planung auf einem Blick darstellen Die globale Darstellung In der globalen Darstellung kann der Mitarbeiter, der über ausreichende Rechte verfügt, sich ein Bild über anstehende Prüfungen verschaffen, die in seinem Geschäftsbereich durchgeführt werden 26 CONFIDENTIAL INFORMATION

27 Die Bewertungsschemata
Sie können eigene Bewertungsschemata erstellen Bewertungsschemata basieren immer auf einem Audittyp Es wird unterschieden zwischen prozentualen und punktebasierten Bewertungen Eigene Definition von Schwellenwerten möglich Über solche Schwellenwerte können Sie Korrekturmaßnahmen auslösen (Std./3-Fach) Vollständige dynamische Definition von eigenen Schemata möglich 27 CONFIDENTIAL INFORMATION

28 Die Auditdurchführung & Fragenbewertung
Sortieren Sie Fragen individuell nach Ihren Anforderungen Schneller Überblick über Fragen, Normpunkte, Bewertungen, Massnahmen und Kommentare auf einer Seite Nachträgliches Einfügen und Verändern von Prüfungsfragen während der Durchführung möglich Lassen Sie sich für Ihre Normen die Kennzahlen berechnen 28 CONFIDENTIAL INFORMATION

29 Die Massnahmenverfolgung
Es gibt zwei verschiedene Massnahmen-Typen Standardmassnahmen 3-Fachmassnahmen Je nach Schwellenwert im Bewertungsschema kann man selber bestimmen in welchem Audit und bei welcher Bewertung eine Standard- bzw. 3-Fachmaßnahme ausgelöst wird Automatische Zuweisung von Maßnahmen an Geschäftsbereichverantwortliche möglich ( ) Automatische Verfolgung von Maßnahmen durch das System (Dienst) Überblick über alle Massnahmen innerhalb der Anwendung für Prüfer und Aufgabenverantwortliche 29 CONFIDENTIAL INFORMATION

30 Internal-Audit unternehmensweit
Vollständige, intuitive und webbasierte Lösung Visualisierung der Prüfungslandkarte und Geschäftsbereiche Fragenkataloge werden automatisch aus der Prüfungslandkarte und einem vordefinierten Pool zusammengestellt Automatisches Benachrichtigungssystem per Mail Automatische Eskalation bei Überschreitung von Zeitvorgaben Mehrsprachigkeit der Oberfläche sowie Inhalten Automatische Verfolgung der Korrekturmaßnahmen Revisionssicherheit Automatische Protokollierung aller im System getätigter Schritte Jederzeit einsehbarer Änderungsverlauf Selbstlernendes Berechtigungssystem 30 CONFIDENTIAL INFORMATION

31 Anwendungsfunktionalitäten
Anbindung von BI-Tools für kundenspezifisches Reporting (SQL, RDBMS) Formulargenerator für beliebige Ausdrucke Integriertes Dokumentenmanagement Automatisierte und manuelle Folge- und Wiederholungsaudits Verschiedene Bewertungsschemata innerhalb eines Kataloges Selbstlernendes Rollen- und Rechtesystem Anwenderspezifische (benutzerrelevante) Darstellung Systemübergreifender Datenaustausch durch gemeinsames Repository Vollständige Integration mit den eXsolut Service-, Excellence-, Task- und Financemodulen 31 CONFIDENTIAL INFORMATION

32 Danke für Ihre Aufmerksamkeit
?! Questions & Answers 32 32 32