Leichtathletik-Wettkampfbüro

Präsentation zum Thema: "Leichtathletik-Wettkampfbüro"—  Präsentation transkript:

1 Leichtathletik-Wettkampfbüro

2 Erstellung der Ausschreibung
Wettbewerbe und Altersklassen festlegen Layout und Form der Ausschreibung Zeitplan konzipieren Ausschreibung veröffentlichen zum Veröffentlichen in zur Postverteilung zur -Verteilung (Anhang als DOC/PDF) Veröffentlichung im Internet

3 Leichtathletik-Wettkämpfe

4 Voraussetzungen für die Arbeit im Wettkampfbüro
Räumlichkeiten Materialien EDV-Ausstattung Rechner – Drucker Vernetzung Kopierer Internetzugang

5 Vorbereitung der Start- und Meldeunterlagen
Einrichten der Veranstaltung in COSA Vorbereitung der eingehenden Meldungen Verwendung der Startpassdaten des Verbandes Eingabe der Meldungen Listen Teilnehmer-Statistik Liste aller Teilnehmer Liste der Teilnehmer nach Wettbewerben Meldeprotokoll Quittungen Vorbereitung der Unterlagen für die Vereine Umschläge Aufkleber Deckblatt (als Serienbrief) Merkblatt für Teilnehmer und Betreuer Zeitplan (aktueller Stand)

6 Überarbeitung der Daten
Einarbeiten der Teilnehmerstatistik in den Zeiplan Ggf. Änderung / Anpassung / Verschiebung Problematisch: Vorverlegung – dann alle TN informieren Änderung der Internetpräsenz Erstellung eines Ablaufplanes Endgültige Version des Zeitplanes

7 Erstellung der Einteilungen
Der Stellplatz (TIC) Stellplatzzeit festlegen Nur Läufe oder alle Wettbewerbe Anmeldung über Liste Anmeldung über Stellplatzkarte Sammelplatz (Call-Room) alle Athleten müssen über zentralen Platz zum Wettkampf nur Läufe werden zentral zum Start geführt Einlasszeiten festlegen (Technische Wettbewerbe / Stabhoch ) Nach- und Ummeldungen Meldezettel bereitlegen Quittungen bereitlegen ( Betrag wird extra ausgewiesen ) Weiterbearbeitung sicherstellen Möglichkeiten der Einteilung Nach Vorleistung (IWB-Regel) Nach Vereinen Nach Einteilung durch Trainer

8 Erstellung der Einteilungen
Automatische Laufeinteilung (Vorläufe) + schnell - Datenstamm muss aktualisiert sein Manuelle Laufeinteilung + übersichtliche und variable Einteilung über Stellplatzkarten - Eingabe der Startnummern in den Rechner + Nachweis über abgegebene Stellplatzkarte + Für Staffeln ein m u s s

9 Wettkampflisten Listen für technische Wettbewerbe
Leere Wettkampfliste für Endkämpfe Listen für Läufe und Staffeln Automatische Einteilungen Manuelle Lauf- Staffeleinteilung Liste der Läufe (kompakter Ausdruck) Technische Wettkampliste Text für Qualifikation aus den Vor- Zwischen- und Endläufen Vorläufe / Zeitvorläufe / Zeitläufe A/B/C - Endläufe

10 Bearbeitung der Ergebnisse
Festlegung des Informationsflusses WettkampfbüroWettkampfstätten WettkampfbüroFunktionsstellen Rücklauf der Informationen WettkampfstätteKopierenAushang- KopierenWettkampfbüro Eingabe der Ergebnisse An der Wettkampfstätte Gerätebedarf, Personal, Ablauf in gespeicherter Wettkampfliste über die Startnummer Einteilung weiterer Runden automatisch (Voreinstellung) manuell

11 Information der Teilnehmer und Betreuer
Verteilung und Aushang der Wettkampflisten Aushang des manuellen Wettkampfprotokolls Aushang des maschinellen Wettkampfprotokolls Überprüfung des Aushanges (alt...) Ordnen nach Altersklassen Aushangzeit vermerken …

12 Urkunden Layout und Papier (mind. 130 g/cm²)
Einrichten der Druckparameter in COSA Einstellung der Texte und Wettbewerbsnamen Vorgeschlagene Texte für Urkunden oft unbrauchbar Einfügen Grafik in Urkunde Drucken aus den bereits eingegebenen Ergebnissen Drucken unter Eingabe der Startnummer Verwendung der Serienbrief-Funktion z.B. Word Steuerdatei Einbinden in Word-Dokument

13 Erstellung der Ergebnislisten
Ergebnislisten für die Teilnehmer Komplett Pro Wettbewerb ein Blatt (Selbstabholung) mit der Urkunde ein Ergebnisblatt Ergebnisliste für die Vereine und Verbände LAO: für jeden LV, aus dem ein Athlet teilgenommen hat Versand nur auf Wunsch oder automatisch ? Ergebnisliste für die Statistiker mit Startpassnummer Ergebnisdaten (gezippt) Html-Datei gedruckte Liste

14 Dokumentation Schaffung geeigneter Ablagen für Wettkampflisten
Stellplatzkarten Ergebnis Originale Ergebnis Protokolle Ordner / Ablagekästen bereitstellen Register anlegen

15 Presse und Öffentlichkeitsarbeit
Erstellung einer verarbeitbaren Datei Textdatei Html-Datei (mit Startnummern) Pdf-Datei ( ggf. über Word zu erstellen ) Textdatei für die Presse (Fließtext – nur für bestimmte Anzahl Plätze ) Ergebnisse für das Internet Versand per

16 Nacharbeiten Datensicherung Programm vom Rechner entfernen Aufräumen
sich auf den nächsten Wettkampf freuen Immer gelassen bleiben – nicht durchdrehen !!

17 Danke !!! Vielen Dank für die Aufmerksamkeit !
Weiterhin viel Spaß und Erfolg bei den Wettkämpfen in der Leichtathletik !

18 Automatische Einteilung
Schalter in Veranstaltungsdaten setzen (j) Laufergebnisse eingeben – kein Protokoll-Druck Läufe nochmals aufrufen – Qualifikationskennzeichen kontrollieren Ggf. setzen von Q – Hauptbedingung erfüllt und q – Nebenbedingung erfüllt Wettkampflisten für Zwischen- oder Endläufe erstellen automatische Einteilung Wettkampfart wählen (Z/E) Einteilung durchführen – Laufliste / Wettkampfliste drucken zurück

19 Stellplatzkarte Endlosformular von COSA verwenden
Auf Laser – oder Tintenstrahldrucker auch als Einzelblatt ( in Blättern zu drei Karten abreisen ) Auch auf Einzelblatt Ausdruck möglich. Einstellungen in COSA beachten Beim Schneiden Vorsicht, dass Karten nicht durcheinander kommen Stellplatzkarten über Serienbrieffunktion: Steuerdatei ist die Liste aller Teilnehmer mit Wettbewerbsteilnahme zurück

20 Manuelle Einteilung mit Startkarten
1.Lauf 2.Lauf 3.Lauf zurück

21 Materialien im Wettkampfbüro
Alle üblichen Büromaterialien (ohne Vollständigkeit... ) Papier Schere Klebstoff Klebeband Ablagekörbe Aktenhüllen Leuchtmarker Notizzettel Kugelschreiber und Bleistifte Tipp-Ex Locher Heftklammern und Tacker Büroklammern .. zurück

22 EDV-Ausstattung Je nach Veranstaltungsgröße: 2 – 3 Einheiten (PC/Drucker) Anforderungen: Windowsrechner Netzwerkkarte Switch WLAN-Rooter Wenn möglich Vernetzung (Windows-Netzwerk, TCP/IP) Drucker („Flaschenhals“) Drucker, der Urkundendruck (>160 g/cm²) möglich macht Kartuschen, Tintenpatronen etc. prüfen und neue bereit halten Ext. Speichermedium (Stick / Disketten / CD-RW) bereithalten Internetanschluss (sofern möglich) zurück

23 Teilnehmer Statistik zurück

24 Zeitplan - Planung zurück

25 Ablaufplan einer Veranstaltung
Dieser Plan ist für das Wettkampfbüro und alle Funktionsstellen gedacht. Die Zeiten können kontrolliert und manuelle eingetragen werden. So wird auch bei vielen Wettbewerben (Schülermeisterschaften) dier Überblick behalten. zurück

26 Zeitplan zurück

27 Ausschreibung zurück

28 URKUNDE aus Serienbrief
Für mehr Schriftqualität und ggf. für das Einbinden von Grafiken in die Urkunde: Ergebnisdatei wird in Tabellenform gespeichert TextZe1 TextZe2 Ort_Datum Wettbewerb Klasse Leistung Platz Vorname Name Verein Teiln_1 Teiln_2 Teiln_3 Teiln_4 Baden-Württembergische Winterwurfmeisterschaften Waiblingen, den 25. März 2001 Speerwurf m J A 800 g 56,35 m 1. Platz Andrej Frick TV Malsch Baden-Württembergische Winterwurfmeisterschaften Waiblingen, den 25. März 2001 Speerwurf m J A 800 g 53,06 m 2. Platz Sascha Brose SG Ludwigsburg Baden-Württembergische Winterwurfmeisterschaften Waiblingen, den 25. März 2001 Speerwurf m J A 800 g 51,47 m 3. Platz Konrad Christ LAV Tübingen zurück weiter

29 URKUNDE aus Serienbrief
Cosa erstellt bei der Ergebniserfassung eine Textdatei, die als Steuerdatei verwandt werden kann Das vorbereitete Word-Dokument muss mit dieser Textdatei verbunden werden Word druckt nun die Feldinhalte an die vorgesehenen Platzhalte + keine Bevorratung von Urkunden – kann auf Blanco-Karton gedruckt werden + Schriftarten für jeden Geschmack + Bilder und Logos / Unterschriften können beliebig eingefügt werden + farbige Ausdrucke werden möglich Benutzer braucht Kenntnis im Umgang mit Serienbrief Drucker sollte entsprechend geeignet sein (Speicher / Farbe / Einzug ) - geringfügig zeitaufwändiger als aus COSA direkt Verwendung eines Macros (Thomas Nuss) zurück

30 Macro für Serienbrief zurück Sub UKdruck() ' ' UKDruck Makro
' Makro erstellt von Thomas Nuss ' ' Das Makro sollte in den jeweiligen Serienbrief eingebunden werden ' und am besten über eine Schaltfläche aufrufbar sein, damit die Steuer- ' daten beliebig gewechselt werden können  Dim Mldg, Titel, Voreinstellung, Wert$ Mldg = "Bitte geben Sie den Pfadnamen an, in dem die Urkundendaten gespeichert werden. Es ist ein Defaultpfad eingestellt, der überschrieben werden kann. Ein Backslash am Ende sollte nicht eingegeben werden. Die Voreinstellung für den Dateityp wurde auf .txt gesetzt." ' Aufforderung festlegen. Titel = "Pfadangabe" ' Titel festlegen. Voreinstellung = "D:\COSA\UKDaten" ' Voreinstellung festlegen. ' Meldung, Titel und Standardwert anzeigen Wert$ = InputBox(Mldg, Titel, Voreinstellung, 4000, 4000)' In gewünschtes Directory wehseln ChangeFileOpenDirectory Wert$  ' Dateinamen afragen und in Variable Wert1$ speichern With Dialogs(wdDialogFileOpen) .Name = "*.txt" .Display Wert1$ = .Name End With ' Pfad und Dateinamen (Variablen) verbinden und als Steuerdatei öffnen ActiveDocument.MailMerge.OpenDataSource Name:= _ Wert$ + "\" + Wert1$, ConfirmConversions:=False, ReadOnly:= _ False, LinkToSource:=True, AddToRecentFiles:=False, PasswordDocument:="", _ PasswordTemplate:="", WritePasswordDocument:="", WritePasswordTemplate:= _ "", Revert:=False, Format:=wdOpenFormatAuto, Connection:="", SQLStatement _ :="", SQLStatement1:="" End Sub zurück

31 Urkundeneinstellungen

32 Ergebnisliste UK5000.txt zurück

33 Seriendruckdatei zurück