MaKs 4 Maßnahmen-Katastersystem

Präsentation zum Thema: "MaKs 4 Maßnahmen-Katastersystem"—  Präsentation transkript:

1 MaKs 4 Maßnahmen-Katastersystem
Den Überblick behalten und gleichzeitig Zeit gewinnen.

2 Ein Organigramm ist hilfreich...
Betriebsleitung Stabstelle Abteilung 1 Abteilung 2 Abteilung 3 Ein Organigramm ist hilfreich, um… … hierarchische Strukturen darzustellen (Organisationsform), … Zuständigkeiten zu regeln, … bei kritischen Geschäftsentscheidungen zu unterstützen, … einen effizienteren Informationsaustausch zu gewährleisten (an wen muss ich mich wenden?). Grafische Darstellung hilft, um: organisatorischen Einheiten, Aufgabenverteilung und Kommunikationsbeziehungen offen zu legen.

3 …aber oft zu stark vereinfacht.
Betriebsleitung Stabstelle Abteilung 1 Abteilung 2 Abteilung 3 Welche Stellen sind zu besetzen? Welche Mitarbeiter sind wo im Unternehmen angestellt? Welche Qualifikationen benötigen Sie, um ihre Aufgaben rechtsmäßig ausführen zu können? Diese Antworten kann Ihnen kein Organigramm geben.

4 Fritz Fleißig – Mitarbeiterprofil
Müllwerker Alter: 30 Jahre Vorarbeiter Deutsch Funktion als Fahrer und Lader Abgeschlossene Berufsausbildung Beispiel Mitarbeiterprofil – Fritz Fleißig Er ist Müllwerker. Im Betrieb wechseln sich die Kollegen als Fahrer und Lader ab, um die körperlichen Belastungen zu reduzieren. Als Fahrer ist er nicht nur für die hoheitliche sondern auch für die gewerbliche Abfalllogistik tätig. Außerdem werden die Fahrer auch im Winterdienst eingesetzt. Im Laufe seiner langjährigen Zugehörigkeit zum Betrieb ist er als Vorarbeiter im letzten Jahr aufgestiegen. Solche Mitarbeiterprofile sind nicht selten. Oft übernehmen Mitarbeiter mehrere Funktionen, die oft unterschiedliche Qualifikationsvoraussetzungen fordern. Fahrer im Winterdienst tätig für gewerbliche und hoheitliche Abfalllogistik

5 Fritz Fleißig – Was benötigt er für seine Funktion?
Müllwerker Als Fahrer für Abfallsammel-fahrzeuge und Winterdienst Bestellschreiben zum Führen von Abfallsammelfahrzeugen Arbeitsanweisungen – Wissen seiner Pflichten LKW-Führerschein BKrFQG - Qualifikation Arbeitsmedizinische Vorsorgeuntersuchungen Fahrerkarte für den digitalen Tachographen Als Müllwerker muss Fritz Fleißig wissen, welche allgemeinen Aufgaben er erfüllen muss, wie er diese durchführen soll und welche Pflichten damit verbunden sind. Außerdem muss er sich arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen unterziehen und diese nachweisen können. Auch benötigt er für die Erfüllung seiner Aufgaben die entsprechenden Arbeitsmittel und PSA. Da Fritz Fleißig nicht nur die Aufgaben eines Laders erfüllt, sondern auch die Aufgaben eines Fahrers von Abfallsammelfahrzeugen und sogar für den Winterdienst übernimmt, muss er weitere Qualifikationsvoraussetzungen und Pflichten erfüllen: Bestellschreiben zum Führen von Abfallsammelfahrzeugen aktueller LKW-Führerschein für die gewerbliche Abfalllogistik Berufskraftfahrer-Qualifikation Fahrerkarte für den digitalen Tachographen (Fahrtenschreiber) Fahrerhandbuch Einweisung auf dem Fahrzeug erhalten Regelmäßig an Unterweisungen und Schulungen teilgenommen Einweisung auf dem Fahrzeug Arbeitsmittel und PSA Unterweisungen, z.B. Ladungssicherung Betrieb Winterdienstfahrzeuge Gefahrstoffe / Biostoffe Fahrerhandbuch

6 Fritz Fleißig – Wo findet er das, was er benötigt?
Müllwerker Als Fahrer für Abfallsammel-fahrzeuge und Winterdienst Bestellschreiben und Formulare in Aktenordnern Personalakte mit Angaben zu: Qualifikationen (Urkunden) Bescheinigung Vorsorgeuntersuchungen Teilnahmelisten an Schulungen und Unterweisungen Oft sind die Informationen in verschiedenen Ordnern, Listen oder gar auf Notizzetteln zu finden. Handbücher Anweisungen auf Notizzetteln etc.

7 Haben Sie noch den Durchblick?
Ohne ein Software-Programm ist es nicht zu schaffen. Wie behält man bei dieser Fülle an Informationen den Überblick?

8 Haben Sie noch den Durchblick?
MaKs 4 ist unsere Lösung.

9 Neue Version – MaKs 4 Was ist MaKs 4?
MaKs (MaßnahmenKatastersystem) ist die umfassende Softwarelösung zur Koordination und Dokumentation all Ihrer Termine und Maßnahmen. MaKs steht für MaßnahmenKatastersystem. Es ist eine umfassende Softwarelösung zur Koordination und Dokumentation all Ihrer Termine und Maßnahmen. Es unterstützt Sie bei der Durchführung aller behördlichen und gesetzlichen Anforderungen (hinsichtlich Schulungen, Wartungen, Genehmigungsauflagen, Umweltschutz und Arbeitssicherheit). Neue Version – MaKs 4

10 Personal Arbeitssicherheit Betrieb 10 Module
Was bietet MaKs 4? Personal Arbeitssicherheit Betrieb Stellen-beschreibungen Gefährdungs-beurteilungen Handbuch Qualifikationen Betriebs-anweisungen Verträge Gefahrstoffe Rechtsregister MaKs besteht aus 10 Modulen, mit denen Sie Ihre Termine und Maßnahmen im Betrieb optimal koordinieren, kontrollieren und dokumentieren können. Arbeitsmittel Genehmigungen 10 Module zur optimalen Koordination und Dokumentation aller Termine und Maßnahmen

11 Nehmen Sie sich aus dem Baukasten, was Sie benötigen.
Was bietet MaKs 4? Nehmen Sie sich aus dem Baukasten, was Sie benötigen. Personal Arbeitssicherheit Betrieb Stellen-beschreibungen Gefährdungs-beurteilungen Handbuch Qualifikationen Betriebs-anweisungen Verträge Gefahrstoffe Rechtsregister Sie können entweder das Komplettpaket mit allen 10 Modulen kaufen oder sich Ihr MaKs individuell zusammenstellen, indem Sie sich die für Sie relevanten Module heraussuchen. Arbeitsmittel Genehmigungen 10 Module zur optimalen Koordination und Dokumentation aller Termine und Maßnahmen

12 Stellen-beschreibungen
Was bietet MaKs 4? Einsicht der persönlichen Stellenbeschreibungen für die Mitarbeiter Angaben zu Unter- / Überstellungen, Vertretungen, Tätigkeitsanteilen, Pflichten und Qualifikationen Schnelle Anpassung der Stellenbe- schreibung nach Mitarbeitergespräch Personal Stellen-beschreibungen Qualifikationen Planung (inkl. Dokumentationsfunktion) von: Unterweisungen Schulungen Arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen Übersicht der Fahrberechtigungen Modul „Stellenbeschreibungen“: Alle Stellenbeschreibungen sind in MaKS hinterlegt. Sie und Ihre Mitarbeiter können ihre Aufgaben jederzeit in ihrer Stellenbeschreibung in MaKs nachlesen. Die Zugangsbeschränkungen auf den Stelleninhaber und Vorgesetzten kann natürlich in Maks eingestellt werden. Neben der ausführlichen Beschreibung der Stelle können Sie ebenso Unter- und Überstellungen, Vertretungen, Anteile der Tätigkeiten in Prozent sowie Pflichten und Qualifikationen angeben. Modul „Qualifikationen“: Sie können alle Schulungen, gesetzlich vorgeschriebenen Unterweisungen und Vorsorgeuntersuchungen erfassen, planen und auswerten. Hierbei können Sie angeben, in welchen Zeitabständen die Unterweisungen und Schulungen stattfinden sollen. Auch können Sie in MaKs die adressen Ihrer Mitarbeiter hinterlegen oder einen Serienbrief erstellen, um die Einladungen zu Schulungen und Unterweisungen an die Mitarbeiter zu schicken. Aufgrund der permanenten Auswertefunktion verpassen Sie und Ihre Mitarbeiter keinen Termin. Sie behalten stets einen Überblick über die Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter. Verfügen die Fahrer über gültige Fahrberechtigungen? Sie haben stets den Überblick über den Führerscheinstatus Ihrer Mitarbeiter. MaKs dokumentiert die Führerscheinkontrollen. So können Sie die Termine für die nächsten Überprüfungen individuell planen und festlegen.

13 Was bietet MaKs 4? Arbeitssicherheit
Gefährdungsbeurteilungen werden mit Betriebsanweisungen verknüpft. Gefährdungsbeurteilungen sind jederzeit von allen Mitarbeitern abrufbar. Zugang zu sicherheits- und unterweisungsrelevanten Dokumenten Schutzmaßnahmen verfolgen Arbeitssicherheit Gefährdungs-beurteilungen Betriebs-anweisungen Gefahrstoffe Arbeitsmittel und Gefahrstoffe werden mit Wartungs- und Prüfterminen, Betriebsanweisungen und Sicherheits- datenblätter verknüpft. Mitarbeiter können sich vom Arbeitsplatz aus über Arbeitsmittel und Gefahrstoffe informieren. Arbeitsmittel Modul „Gefährdungsbeurteilungen “: Erstellen Sie mit MaKs alle in Ihrem Betrieb gültigen Gefährdungsbeurteilungen. Behalten Sie den Überblick. Zusätzlich können Sie zu jeder Gefährdungsbeurteilung offene Aufgaben aufnehmen und stets die Termine dieser Einzelmaßnahmen verfolgen. Modul „Betriebsanweisungen“ : Pflegen Sie all Ihre gültigen Betriebsanweisungen in MaKs ein. So ermöglichen Sie einen schnellen, unkomplizierten Zugriff auf sicherheits- und unterweisungsrelevante Dokumente. Modul „Gefahrstoffe“: Mit MaKs wissen Sie genau, welche Gefahrstoffe in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden und wie man damit ordnungsgemäß umgehen soll. Das MaKs-Gefahrstoffkataster ist bereist für die GHS-Verordnung vorbereitet. Alle Gefahrstoffe verlinken Sie mit den erforderlichen Dokumenten, wie Sicherheitsdatenblatt, Betriebsanweisung und Gefahrstoffbewertung. Modul „Arbeitsmittel“: Lassen Sie Ihre Arbeitsmittel kontinuierlich warten. Verpassen Sie mit MaKs keinen Prüftermin! Sie können eine ausführliche, übersichtliche Liste aller prüfpflichtigen Arbeitsmittel erstellen. Dabei können die Arbeitsmittel können nach einzelnen Betriebsteilen (Standorten), Anlagen oder Gebäuden erfasst und verwaltet werden. Legen sie die Prüfintervalle fest und MaKs verfolgt automatisch all Ihre Termine. Schließlich können Sie mehrere Betriebsanweisungen miteinander verknüpfen.

14 Was bietet MaKs 4? Betrieb
Zugang für Mitarbeiter zum Organisationshandbuch Befugnisse, Verantwortlichkeiten, Prozesse sind einsehbar. Betrieb Handbuch Verträge Übersicht über alle Verträge mit Vertragsinhalten, Laufzeiten und Fristen Erinnerung an alle Termine, Rechten und Pflichten aus den Verträgen Rechtsregister Genehmigungen Modul „Handbuch“: MaKs stellt im Handbuch relevante Arbeitsanweisungen und Prozessbeschreibungen zur Verfügung. Für Ihren Managementbeauftragter verringert sich der Erstellungs- und Aktualisierungsaufwand. Sie können die Verantwortlichkeiten sowie Befugnisse festlegen. Modul „Verträge“ : Dieses Modul hilft Ihnen, die Verträge und der darin enthaltenen Rechte und Pflichten zu verwalten. Modul „Rechtsregister“: Dokumentieren Sie alle relevanten Rechtsvorschriften (EU, Bund, Land, Kommune). Für die Mitarbeiter können Sie wahlweise Einzeldokumente (z.B. im PDF Format) hinterlegen oder Links zu einschlägigen Internetseiten aufführen. Schließlich können Sie die Verantwortlichkeiten für einzelne Rechtsbereiche definieren und dokumentieren. Modul „Genehmigungen“: Hier können Sie alle für den Betrieb erforderlichen Genehmigungen sowie Nebenbestimmungen und Auflagen erfassen und terminlich verwalten. Liste aller Rechtsvorschriften Dokumente hinterlegen Verantwortlichkeiten für Rechtsbereiche definieren Genehmigungen mit Nebenbestimmungen einsehen Erinnerung an alle Prüfungen

15 Mit MaKs 4 können Sie … … gesetzliche Vorgaben systematisch erfüllen. … den Überblick über alle Mitarbeiter, Schulungen, Unterweisungen, Termine etc. behalten. Ihre Ressourcen optimal auslasten. … jedem Mitarbeiter aufzeigen, was er alles für seine Arbeit benötigt. Risiken minimieren. Mit MaKs können Sie… …den Überblick über alle Mitarbeiter, Schulung, Unterweisungen, Termine etc. behalten: Keine Termine verpassen und stets auf dem aktuellen Stand sein. … mit MaKs können sie auf schnelle Weise jedem Mitarbeiter aufzeigen, welche Voraussetzungen er für seine Arbeit erfüllen muss, wann er z.B. zur nächsten Vorsorgeuntersuchung muss oder welche Schulungen er besuchen muss. … Dokumente effizient verwalten: Verschaffen Sie sich Ordnung. MaKs ermöglicht ein unkompliziertes und schnelles Auffinden, Aktualisieren und Ablegen von Verträgen, Stellenbeschreibungen sowie Managementhandbüchern. Wenn Sie Daten in MaKs einmal eingepflegt haben, steht der Eintrag allen berechtigten Nutzern jederzeit zur Verfügung. … Zeit- und Kostenaufwand senken: Zeit kostet Geld. MaKs als hilfreiche Stütze verschafft Ihnen Zeit, da sie nicht mehr nach Dokumenten unnötig suchen müssen. Sie können sich komplett auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren. … Gesetzliche Vorgaben systematisch erfüllen: MaKs hilft Ihnen Ihren umfassenden Organisations- und Dokumentationspflichten nachzukommen. So können Sie alle geforderten Genehmigungsauflagen einhalten. … Ressourcen optimal planen und auslasten: MaKs vereinfacht Ihnen die Planung für Unterweisungen, Schulungen und arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen. Sie erhalten einen zeitnahen Überblick über die Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter und können sie dementsprechend einsetzen. Sie werden nie wieder gesetzlich vorgeschriebene Unterweisungen versäumen. … Risiken minimieren: Mit MaKs können Sie Gefahrstoffe und Arbeitsmittel sicher anwenden. Darüber hinaus haben alle Mitarbeiter Zugriff auf Ihre Gefährdungsbeurteilungen und sind über alle Schutzmaßnahmen informiert. Sie haben es in der Hand, Ihr eigenes Unternehmensverschulden auf ein Minimum zu reduzieren. … Zeit gewinnen und Kosten senken:  Kein unnötiges Suchen nach Dokumenten. Dokumente effizient verwalten:  Einmal eingepflegt, steht der Eintrag allen Berechtigten jederzeit zur Verfügung.

16 Einfaches Anlegen von Mitarbeiterdaten und Profilen
MaKs 4 – was ist neu? Einfaches Anlegen von Mitarbeiterdaten und Profilen Mitarbeiterdaten einmalig eingeben Mehrere Profile anlegen und zuweisen Bei Aufstieg eines Mitarbeiters Profile austauschen, ohne Daten neu ein zu pflegen Profil C Vor-arbeiter Profil A Lader Mitarbeiter 1 Mitarbeiter 2 Mitarbeiter 3 Was ist neu bei MaKs 4? Früher lag die Schwierigkeit darin, dass Mitarbeiterdaten immer wieder per Hand geändert werden mussten, wenn sich seine Funktion im Betrieb geändert hat. Sein allgemeines Profil war stets mit seinen Funktionen gekoppelt. Oft übernehmen jedoch mehrere Mitarbeiter dieselben Funktionen (z.B. Disposition) im Betrieb. Um nicht bei jedem Mitarbeiter die dieselben Daten stets neu ein pflegen zu müssen, wurde in MaKs 4 das Anlegen von PROFILEN geschaffen. Es muss einmalig die verschiedenen Funktionen bei einem Betrieb mit den Qualifikationsanforderungen und nötigen Voraussetzungen in Profilen erfasst werden. Dann kann man den jeweiligen Mitarbeitern die entsprechenden Profile zuordnen. Beim Aufstieg eines Mitarbeiters im Betrieb können alte Profile entzogen und neue Profile einfach hinzugefügt werden. Sie brauchen keine neuen Mitarbeiterdaten einpflegen. So sparen Sie Zeit. Profil B Fahrer

17 Ihre Vorteile im Überblick
Zur Erinnerung… Ihre Vorteile im Überblick Rechtssicherheit gewährleisten Geringer Schulungs- und Verwaltungsaufwand Benutzerfreundliche Anwendung Individuelle Zusammenstellung der Module Zugriff für Alle ermöglichen und Rechte einfach vergeben Keine Lizenzbeschränkung MaKs 4 ist serverfähig und basiert auf SQL-Datenbank . Welche Vorteile haben Sie mit MaKs? Rechtssicherheit gewährleisten: MaKs unterstützt Sie beim Aufbau einer rechtssicheren Organisation unterstützen. Geringer Schulungs- und Verwaltungsaufwand: MaKs ist selbsterklärend und einfach zu handhaben. Es benötigt einen geringen Schulungsaufwand. Benutzerfreundliche Anwendung: MaKs 4 ist übersichtlich und einfach zu handhaben. Individuell zusammenstellen: Sie haben die Möglichkeit, Ihr eigenes MaKs individuell für Ihre Belange zusammenzustellen. Zugriff ermöglichen und Rechte einfach vergeben: Ihre Mitarbeiter sind immer auf dem neuesten Stand. Sie können in Echtzeit und von überall auf die aktuellen Informationen zugreifen. Auch können Sie Ihren Nutzern Rechte vergeben, welche Informationen Sie lesen oder sogar bearbeiten dürfen und welche Informationen Sie nicht einsehen dürfen. Keine Lizenzbeschränkungen: Sie können lizenzfrei von jedem Arbeitsplatz aus arbeiten. MaKs 4 ist serverfähig und basiert auf einer SQL-Datenbank.

18 Unsere MaKs Kunden – eine Auswahl
Unsere Kunden, die MaKs im Betrieb erfolgreich einsetzen.

19 freut sich auf den Einsatz in Ihrem Unternehmen.
MaKs 4 freut sich auf den Einsatz in Ihrem Unternehmen.