Datenverwaltung & digitale Teamarbeit

Präsentation zum Thema: "Datenverwaltung & digitale Teamarbeit"—  Präsentation transkript:

1 Datenverwaltung & digitale Teamarbeit
Warum brauche ich es? Wie funktioniert es? Weitere Lehr- und Lernmaterialien unter

2 Was ist Datenverwaltung?
Hinweise: Frage an die Teilnehmer: Was stellt ihr euch unter Datenmanagement vor? Daten: Informationen und Dokumente, mit denen wir arbeiten Management: Kontrolle und Organisation Genau wie ein Firmenchef (Manager) sein Unternehmen im Griff haben muss, also weiß, wer wo für ihn woran arbeitet, musst du deine alltäglichen Daten im Griff haben – sonst geht das Unternehmen pleite und du verlierst den Überblick über deine Daten Wo du deine Daten speicherst Wie du deine Ordner und Dokumente benennst Das Leben leichter machen

3 Warum ist Datenverwaltung wichtig?
Schneller finden was du suchst Verluste vermeiden Hinweise: 4 Gründe, warum Datenmanagement wichtig ist Schneller finden, was man sucht – man verschwendet keine Zeit und vermeidet Frust Verluste vermeiden – manche Daten gehen verloren, weil man sie überhaupt nicht mehr wiederfindet. Ärgerlich ist das bei sehr privaten Bildern oder wichtigen Zeugnissen Zusammenarbeit vereinfachen – in der Schule kommt es nicht täglich vor, aber in der Arbeitswelt ist es Gang und Gebe, dass man im Team arbeitet, deswegen ist es wichtig, dass nicht nur du, sondern auch deine Kollegen nachvollziehen können, wo sie was finden Positiver Eindruck auf Arbeitgeber – Nicht jeder behält die Kontrolle über seine Daten, aus dem Grund ist diese Fähigkeit ein Merkmal, das dich aus der Masse herausstechen lässt Zusammenarbeit vereinfachen Positiver Eindruck auf Arbeitgeber

4 Wo speicherst du deine Daten?
Lokaler Speicher ( Computer ) VS. Virtueller Speicher ( Cloud ) Hinweise: Man kann Daten, also Dokumente, Bilder, Bücher, Filme, Musik etc. entweder lokal auf dem eigenen Computer oder virtuell in der Cloud (Bsp. Dropbox, Google Drive etc.) speichern. Frage an die Teilnehmer: Welche Speichermöglichkeit nutzen sie wofür? Wie entscheiden sie, was wo gespeichert wird? Generell gilt: Computer: Alle Daten, auf die man unterwegs nicht unbedingt Zugriff braucht Daten, auf die andere keinen Zugriff haben sollen (Zeugnisse, private Bilder usw.) Cloud Daten, auf die man auch unterwegs zugreifen möchte Nicht sensible Sachen, wie bspw. Dokumente für eine Gruppenarbeit, an denen dann alle parallel arbeiten können Festplatte Kontrollierter Zugriff Sensible Daten Internet Gruppenarbeiten Mobiler Zugriff Keine sensiblen Daten

5 Wie heißen deine Dokumente?
Erstellungs-datum Projekt-name Hinweise: Dina und Alfred bereiten in der Schule in Partnerarbeit eine Präsentation zum Thema Big Data vor. Hier ein Beispiel, wie eine vorläufige Version der PowerPoint-Präsentation bezeichnet werden kann. Erstellt am Projektname, auf den sich Dina und Alfred genannt haben, ist Big Data Das Dokument ist die Präsentation Es handelt sich um Version 0.4, es hat also 3 Änderungen seit Version 0.1 gegeben – Version 1.0 wäre die fertige Version Die letzte Änderung wurde von Dina durchgeführt (DS Kürzel für Dina Sesic) (wichtig für Gruppenarbeiten, kann sonst weggelassen werden) Dokument-bezeichnung Version Autor der letzten Änderung

6 Datenverwaltung – Beispiel
Sammlung der Artikel und Downloads Sammlung der Bilder für die Präsentation Sammlung der alten Dokument-versionen Notizen der Recherche-ergebnisse Hinweise: Dina und Alfred bereiten in der Schule in Partnerarbeit eine Präsentation zum Thema Big Data vor. Hier seht ihr, wie sie die Daten organisieren. Verschiedene Arten von Daten werden in unterschiedlichen Ordnern abgelegt, also hier ein Ordner für inhaltliche Ergebnisse (Texte wie Zeitungsartikel, Online-Berichte) im Ordner Rechercheergebnisse; Bilder zur Illustration in einem separaten Ordner, alte Versionen der selbst erstellten Präsentation im Archiv-Ordner. Ordner auf dem PC sind also Sammelobjekte für viele Dokumente, so wie der Aktenordner im Regal. Genauso wie ihr nicht einen separaten Aktenordner für ein einzelnes Blatt Papier nehmt braucht ihr auch für eine einzelne Datei keinen separaten Ordner. In diesem Beispiel ist das der Fall für die Notizen zu den Rechercheergebnissen und die jeweils aktuelle Version der Präsentation. Version 0.4 der finalen Präsentation

7 Digitale Helfer für Daten- & Projektmanagement
Trello Wunderlist asana To-Do Listen anlegen Aufgaben organisieren Dokumente teilen Alleine oder im Team Zugriff online & offline Auf allen Geräten Hinweise: Diese Projektmanagement-Tools unterstützen bei der Organisation und Planung von Aufgaben und auch beim Nachhalten wer was wann machen soll. Viele davon sind so angelegt, dass sie auch beim Ideenfinden helfen und einen sehr interaktiven digitalen Austausch zwischen den Projektmitgliedern ermöglichen. Auch ihr könnt diese Helfer nutzen – bei privaten Projekten, bei einer Gruppenarbeit in der Schule, Uni und vielleicht auch in Zusammenarbeit mit Kollegen. Die Basisversion ist kostenlos, damit kommt man schon sehr weit.

8 Übung I:Datenmanagement
Hinweise: Die Teilnehmer können in Gruppen arbeiten, um die Dokumente zu sortieren und in die (neuen) Ordner einzusortieren. Dies kann auch auf Papier / Flipchart erfolgen Welche Dokumente würdet ihr in die bestehenden Ordner einsortieren & warum? Welche neuen Ordner sollte es geben? Was würdet ihr in die neuen Ordner einsortieren? Gibt es Dateien, die ihr umbenennen würdet? Wenn ja, welche und warum?

9 Übung I: Lösungsvorschlag
Organisat -orisches Artikel Feedback Bei Gruppenarbeit am besten Artikel nicht mit Originalnamen speichern sondern so, dass alle aus der Gruppe verstehen, was drin steckt – am besten mit Datum. Der Feedback-Ordner könnte auch ein Unterordner von „Organisatorisches“ sein. Hier können in Zukunft Scans on ausgefüllten Feedbackbögen abgelegt werden You Tube Linkliste ist kein guter Dateiname, weil man nicht genau weiß, wofür die Liste ist. Man könnte sie auch bei „Trainer“ oder „Trainings“ einsortieren. X – Alte Versionen Trainer Trainings Hinweise: *Animierte Slide Weitere Hinweise: Die Ordneransicht ist nur ein Vorschlag, verschiedene Varianten können möglich und sinnvoll sein. Wichtig ist, dass die Teilnehmer systematisch vorgehen und auch Kritikpunkte finden. „Big Data Zusatzinfo“ ist kein guter Dateiname – für wen ist die Zusatzinfo gedacht? Die Trainings sind einheitlich benannt, aber ohne Versionsnummer. IN einem SharePoint braucht man keine Versionierung aber für eure private Ablage macht das Sinn. „WIP“ (Work in Progress) zeigt, dass es nur eine Arbeitsversion ist. Die Version ist alt, weil es eine Neuere Variante gibt (ohne WIP)  Datum beachten!

10 Übung II: Planung mit Trello
Eine Klassenfahrt steht an. Dauer: Eine ganze Woche. Plant in einer Gruppe von 4 Leuten den Trip. Sucht euch ein Ziel aus und legt mit der Planung los! Wie reist ihr dort hin? Was muss in den Koffer? Wie sieht es mit dem Essen aus? Was wollt ihr sehen? Legt euch einen Trello-Account an auf 5 Minuten für das Ausprobieren des Tools … und startet mit eurer Planung Ihr habt 30 Min Zeit Am Ende stellt ihr eure Reise vor: Beschreibt, wie ihr euch den Trip vorstellt & beschreibt, wie ihr euch die Planung gedacht habt

11 Noch ein paar Tipps Behalte durchgehend ein System bei.
Bei Gruppenarbeit einigt euch auf ein System, das alle befolgen. Neue Dokumente immer gleich richtig einsortieren, später macht man es nicht mehr! Keine komplexen Ordnerstrukturen anlegen. Hinweise: Ein System: Falls du noch CDs zu Hause hast und diese sortierst – sortierst du sie alphabetisch (Bandname) oder nach Erscheinungsdatum? Sicherlich nutzt du EIN System, ansonsten wird es schwierig, etwas wiederzufinden Gruppenarbeit: auch hier gilt: ein System. Einigt euch vorab darauf, was für alle am logischsten ist und haltet dies durch Neue Dokumente: Auch wenn es mühsam erscheint, ordnet neue Dokumente gleich sinnvoll ein bzw. hängt Dokumente um, wenn sie in einen anderen Ordner gehören. Beispiel: Dina und Alfred erstellen Version 0.5 ihrer Präsentation, dann müssen sie die Version 0.4 ins Archiv verschieben. So vermeidet ihr noch größere Mühe beim späteren Sortieren oder dass jemand aus versehen in der falschen Version arbeitet und ihr die ganze Arbeit noch mal machen müsst!! Komplexe Ordnerstrukturen: Manchmal ist es notwendig, innerhalb eines Ordners weitere Unterordner anzulegen. Vermeidet aber zu viele verschiedene Ebenen, denn sonst wird es schnell wieder unübersichtlich!

12 Datenverwaltung = Datenmanagement
Datenverwaltung ist eine wichtige Grundlage für digiales Arbeiten Projektmanagement-Tools unterstützen dich bei der Planung von Aufgaben Datenverwaltung = Datenmanagement

13 Welche Fragen habt ihr?

14 Du bist dran! Hier findest du weitere Videos und online Lernmodule zum Thema Digitalisierung Hinweise: Alternativ können sich die Schüler*innen diesen Teil des Moduls auch digital spielerisch erlernen: Zum interaktiven Lernen -> Modul: Digitalisierung Einführung