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Informationsveranstaltung für Institute: TU-Bilanz 2005 Tätigkeiten für den Jahresabschluss
29.November 2005
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Dr. Marc Eulert / Controlling / meulert@zv.tuwien.ac.at
Themen: Wozu das alles? Besonderheiten im Drittmittelbereich Unterstützungen und Vereinfachungen Aufgaben der Institute im Projektbereich Aufgaben und Termine der Institute der Institute im gesamten Prozess der Jahresabschlusses 2005 Dr. Marc Eulert / Controlling /
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Dr. Marc Eulert / Controlling / meulert@zv.tuwien.ac.at
Wozu das alles? Gesetzliche Verpflichtung nach UG2002, HGB, GoB Darstellung nach Aussen! Untermauerung von Budgetforderungen, z.B. Investitionen zumindest in Höhe der Abschreibungen positive Positionierung im Ressourcenwettbewerb als leistungsstarke Universität positives, da ausgewogenes Bilanzbild „True and fair view“ über Wirtschaftslage einer Institution mit öffentlichem und NICHT privatwirtschaftlichem Auftrag (§3 UG2002) Dr. Marc Eulert / Controlling /
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Idealtypische Bilanz – ein Beispiel:
Aktiva Bilanz der TUW 2004 Passiva Anlagevermögen 59,6 Umlaufvermögen 93,8 Lagervorräte 0,9 Projektleistungen 23,3 Forderungen 5,3 Bank, Kassa 64,3 Sonstiges 1,3 Summe 154,7 Eigenkapital 53,9 frei -33,5 gebunden zur… …Vorsorge Globalbudget 55,6 …3M-Kapital d. OE 31,8 Rückstellungen Zukunft/Risken 35,2 Verbindlichkeiten ggü Dritten 20,4 Anzahlungen aus Projekten 26,0 Sonstiges 19,2 Summe 154,7 Dr. Marc Eulert / Controlling /
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Besonderheiten im Drittmittelbereich:
Keine Pauschal-, sondern Einzeldarstellungen von Projekten Ähnliche Aufgaben je nach Projekttyp: Frühestmöglicher Abschluss von Projekten ist besser als Jahresabschlusstätigkeiten + späterer Abschluss Kostenersätze sind jährlich pro Projekt zu ermitteln Auftragsforschung Forschungsförderung Leistungserfassung & Bewertung gem. HGB/GoB wie Auftragsforschung, nur ohne hoheitl. Personal! Dr. Marc Eulert / Controlling /
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Unterstützungen und Vereinfachungen:
Generelle Bagatellgrenze bei Euro Spezifische und vereinfachte Formulare/Checklisten: für Abwicklung der Projektabschlüsse für Erhebung der Bilanzdaten der Auftragsprojekte für Erhebung der Bilanzdaten der Förderprojekte Weitgehend zentrale Voreinspielung anhand vorhandener Daten, vereinfachte Annahmen & Auswertungen Integriert in vorhandene Infomationssysteme und keine redundanten Erhebungen, z.B. keine Drittmittelabschlüsse der Institute Dr. Marc Eulert / Controlling /
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Aufgaben der Institute im Projektbereich:
Durchführung von allfälligen Vorbereitungs- und Folgetätigkeiten 1. Passen die Stammdaten? 2. Sind alle Rechnungen gebucht? Ggf Umbuchungen? 3. Korrektur von Personalzuordnungen erforderlich? 4. Projektabschluss oder Projektbewertung Ausfüllen der Formulare in Projektdatenbank für Projektabschlüsse; sonst für laufende Projekte der Auftragsforschung und der Forschungsförderung Kontrolle der Sammler: hohe Erlöse, hohe Personalkosten? falls Einzelprojekt >5 k€, dann: 1. vollständiger Eintrag in Projektdatenbank 2. Umbuchungen d. Aufwands (s. Umbuchungskonzept) 3. Meldung der Erlöse an Quästur für Umbuchung 4. Formulare zur Projektbewertung ausfüllen Dr. Marc Eulert / Controlling /
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Aufgaben & Termine zum Jahresabschluss 2005: (Finanzbuchhaltung, Controlling) 1. Laufende Kontrolle der offenen Bestellungen 2. Erfassung aller Eingangsrechnungen mit Rechnungsdatum bis spätestens 3. Laufende Kontrolle der offenen Kundenaufträge 4. Erfassung aller Fakturen für bereits erbrachte Leistungen im Jahr 2005 bis spätestens 5. Kontrolle offener Fakturen und Kreditorengutschriften 6. Innerbetriebliche Leistungsverrechnungen für das Finanzjahr 2005 sind bis spätestens in die Quästur zu bringen Dr. Marc Eulert / Controlling /
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… und weitere Aufgaben…
7. Manuelle Umbuchungen von Kosten können bis spätestens von der Org.einheit selbst durchgeführt werden, danach nur mehr über die Quästur bis spätestens 8. Abgabe der letzten Handkassa bis spätestens Abrechnung aller bereits erfolgten Dienstreisen für das Jahr 2005 bis spätestens ; Abrechnung aller Dienstreiseanträge aus Dezember bis spätestens Kopie aller noch existierenden Sparbücher mit Stand an die Quästur bis spätestens 11. Meldung über die Schließung nicht benötigter Girokonten an die Quästur bis spätestens Dr. Marc Eulert / Controlling /
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… und noch weitere Aufgaben …
Laufende, zeitnahe Meldung von Anlagenschenkungen Zuordnung des Personals zu den richtigen Innenaufträgen in der Projektdatenbank betreffend die Monate bis spätestens bzw. betreffend den Dezember bis spätestens 14. Kontrolle der Sammelinnenaufträge hinsichtlich hoher Personalkosten und hoher Erlöse bis 15. Meldung über die Eröffnung von Subkostenstellen (ab ) bis spätestens 16. Eingabe der Daten in die Formulare für die Projektbewertung in der Projektdatenbank ab bis spätestens Dr. Marc Eulert / Controlling /
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… 17. Information: Die Kosten für ZID-Dienstleistungen für das dritte Quartal werden Ende November gebucht; Kosten für das 4. Quartal belasten das Budget 2006 18. Schicken Sie bitte alle Originalrechnungen der FWF-§26-Projekte bis spätestens in die Quästur (Fr. Schill) 19. Bringen Sie bereits in SAP erfasste Rechnungen aus dem Globalbudget bis spätestens zur Archivierung in die Quästur 20. Kontrolle der Projektstammdaten (v.a. Ende, Volumen, Verantwortliche, Beteiligte Institute, …) Dr. Marc Eulert / Controlling /
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Kontakte: CE-Abteilung & Quästur
Zugang zur Projektdatenbank: _http://projekte.tuwien.ac.at Projektadministration (z.B. Projektabrechnung/Kostenersatz, Projektanlage und -abschluss, bilanzielle Tätigkeiten für Projekte, Projektberichte, …): projektdatenbank at zv.tuwien.ac.at Harald Krehan, hkrehan at zv.tuwien.ac.at (41037) Andreas Pauller, apauller at zv.tuwien.ac.at (41039) (DI Harald Kleiner, hkleiner at zv.tuwien.ac.at, (41029) ) Gesamter Jahresabschluß: Quästur/Anlagenbuchhaltung: AD Eva Glatzer, eglatzer at zv.tuwien.ac.at (41100) Dr. Marc Eulert / Controlling /
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http://projekte.tuwien.ac.at (folgende Beispiele mit Phantasiezahlen)
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