Prof.in Dr. Claudia Schneider

Präsentation zum Thema: "Prof.in Dr. Claudia Schneider"—  Präsentation transkript:

1 Digitalisierung heißt integrierte Organisationsentwicklung - Herrenberg auf dem Weg in die Zukunft -
Prof.in Dr. Claudia Schneider Hochschule für öffentliche Verwaltung und Finanzen Ludwigsburg Oberbürgermeister Thomas Sprißler I Tom Michael M.A. Stadt Herrenberg Kongress Arbeits- und Führungswelten der Zukunft Digitalisierung und Verwaltung 4.0 Ludwigsburg, 0. Moderation durch CS Vorstellung der Vortragenden Abfrage der Erwartungen an den Workshop sowie den Vortrag durch die Teilnehmenden

2 Bürgerkommune Herrenberg
Eine Vision! Aktive Bürgerschaft Steuernder Gemeinderat Lernende Verwaltung Vortrag 1/TS: (Ziel Erläutern der Philosophie Herrenbergs) Für gute und gelungene Kommunalpolitik sind wir bislang immer von einem Dreiklang aus Bürgerschaft / Gemeinderat und Verwaltung ausgegangen Dabei spielt Beteiligung in der Mitmachstadt Herrenberg eine enorm große Rolle und durchzieht vielfach unser Handeln und tun. Wir sind von der Idee der Bürgerkommune und Bürger die Ihre Stadt mitgestalten überzeug Vor diesem Hintergrund haben von 2009 – 2011 einen intensiven und umfangreichen Stadtentwicklungsprozess gestaltet Leitbild Herrenberg 2020, 12 Leitsätze, 12 Handlungsfelder mit Zielen und Impulsprojekten und insgesamt 256 Projekten, Grundlegendes Ziel dabei Herrenberg als Bürgerkommune zu etablieren, für die wir vielfach Auszeichnungen wie die Demokratierose und Anerkennungen auf Bundes- und Landesebene erhalten haben Grundaussage in dem Prozess war auch der „Mut zu Neuem“ anders an Projekte und mit Bürgerinnen und Bürgern zu arbeiten Beispiele: Freibad, Jugendbeteiligungsmodell mit jährlichem Jugendforum, Bürgertopf usw. Jetzt könnte man meinem, dass wir zufrieden mit uns wären und die Erfolge genießen. Dies ist insbesondere vor dem Hintergrund der dritten Säule einer „permanent lernenden und sich weiterentwickelnden Verwaltung“ nicht der Fall. 2014 mit externer Unterstützung der Führungsakademie 3 Jahre lang mit dem festen Willen aus uns heraus Prozessoptimierung durchgeführt. Ca. 20 Prozesse wurden betrachtet und Prozesse optimiert, nicht immer in letzter Konsequenz und auf der Grundlage der eigenen Erfahrungen und des eigenen Kenntnisstandes Das Thema Digitalisierung spielte nur eine untergeordnete Rolle Hauptfokus GPO aus eigener Kraft. Weitere Gedanken: > mitgestaltet, mitwirken, mitverantworten Folgende Kern-Überzeugungen habe ich nach Herrenberg mitgebracht bzw. dort gewonnen: > Die Brücke zwischen Leitbildern und Tagegeschäft ist sehr lang, sodass man von einem Ende das andere nicht wirklich sieht > Wir brauchen gezielt und bewusste Beteiligung, Beteiligung, Beteiligung. Dies erreichen wir nur durch Vernetzung, Vernetzung, Vernetzung, was wir nur erreichen durch Transparenz, Transparenz, Transparenz! > Überzeugung neu: Es braucht eine Befähigung der Mitarbeitenden um nachhaltig und zukunftsfähig denken zu können. > Überzeugung neu 2: Ein und aus meiner Sicht die zentrale Kernkompetenz über die wir in der öffentlichen Verwaltung nicht oder nur sehr wenig oder punktuell verfügen ist Projektmanagement. (=Arbeiten nach Zielen, denken in Meilensteinen, Fokussierung auf Ziele usw.)  > Überzeugung neu 3: Wir müssen Führung den Personen überlassen, die führen können, Visionen entwickeln können, denen man gerne folgt usw., nicht Denjenigen, die den meisten Sachverstand haben  Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg,

3 Ausgangssituation Herrenberg
Trotz aller Erfolge bestand weiterhin Handlungsbedarf: Vielfach wurde eine hohe Arbeitsbelastung, insbesondere der Führungskräfte, beklagt, bei gleichzeitiger Intransparenz der Aufgabenfülle (Blackbox Verwaltung!). Die Stimmungslage im Gemeinderat gegenüber der Verwaltung war ausbaufähig – vor allem hinsichtlich Transparenz, Umsetzungsgeschwindigkeit, Qualität und Mut. Arbeitsabläufe, Prozesse und Arbeitsweisen legten das Vorhandensein von Potenzialen zur Effizienzsteigerung nahe. Führungskräfte waren vielfach Top-Sachbearbeiter. Wie nutzen wir die Chancen der Digitalisierung? 1/TS: Trotz aller Maßnahmen und Erfolge bestand gefühlt Handlungsbedarf im Rahmen der Säule „lernende Verwaltung“ Bisweilen wurde behauptet die Stimmung im Rathaus sei so schlecht wie seit 30 Jahren nicht….von wenigen Einzelnen, aber auch vom PR Gesamtgemengelage an Problemstellungen und Herausforderungen mit ganz unterschiedlichen Dimensionen 2016 kam noch ein weitere Punkt hinzu. Es zeichnete sich insbesondere auf der Amtsleiterebene ein personeller Umbruch durch Jobwechsel oder absehbare Verrentungen ab. (aus meiner Sicht müssen nicht alle Stichworte vorgelesen werden) Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg,

4 Zukunftsfähige Stadtverwaltung
Forschungskooperation 2017 – 2019 1/TS: Mit der Problemgesamtlage sind wir b Insgesamt hatten wir das Gefühl jetzt muss sich was ändern! Wie müssen agieren statt reagieren! Bei der Hochschule aufgeschlagen und haben darauf eine Forschungskooperation im Jahr 2017 gegründet Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg,

5 Zitat „Wenn sie einen Scheißprozess haben und den digitalisieren, dann haben sie einen scheiß digitalen Prozess“ - Thorsten Dirks, CEO der Telefónica Deutschland AG - 1/TS: ….hier Abgabe an CS zu weiteren Erläuterung Quelle: Zitat im Rahmen der Fusion mit E-Plus „Wenn Sie einen Scheißprozess haben und den digitalisieren, dann haben Sie einen scheißdigitalen Prozess. Das Schwierige ist ja nicht die Digitalisierung an sich. Das Schwierige ist die Vereinfachung von Strukturen und Prozessen. Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg,

6 Integrierte Organisationsentwicklung
Bestehende Prozesse zu optimieren und mit IT zu unterfüttern ist keine digitale Transformation und bringt uns nicht weiter! Für den Weg in die Zukunft braucht es vor allem eine klare Vision und eine daraus abgeleitete Digitalisierungsstrategie. Diese treibt schlüssig eine ganzheitliche Veränderung in allen Verwaltungsbereichen: Arbeiten und Führen, Geschäftsprozesse, technische Ausstattung, Raumgestaltung. Vision „Smarte Verwaltung“ Digitalisierungsstrategie Arbeiten & Führen Prozess-gestaltung Technische Ausstattung Raumgestaltung Ausführungen CS > Eine Grundidee ist auch durch klare Führungsarbeit / klare Rollenabgrenzungen insbesondere im Bereich Arbeiten & Führen Freiräume für die untenliegenden Säulen zu schaffen, die ein Arbeiten am System erst ergmöglichen Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg,

7 Zukunftsfähige Stadtverwaltung
Projektziele: „Aufbrechen der Ämterdenke“, Mitarbeiter und Führungskräfte arbeiten vernetzt, eigeninitiativ und eigenständig. Projektarbeit wird selbstverständlicher Bestandteil des Tagesgeschäfts. Die Effizienz der Geschäftsprozesse wird weiter gesteigert. Herrenberg präsentiert sich als attraktive Arbeitgeberin für qualifizierten Fach- und Führungsnachwuchs, dies gelingt durch ein modernes Personalmanagement. Herrenberg hat professionelle und rollenklare Führungskräfte, die ihre Führungsaufgaben selbstverständlich wahrnehmen und mit modernem Führungswissen ihren Verantwortungsbereich gestalten. Die Chancen der Digitalisierung sind in allen Prozessen und Bereichen der Zusammenarbeit realisiert. 1/TS: Klar war aber auch, das Thema Digitalisierung spielt eine zentrale Rolle! Folgende Ziele für die Zukunftsfähigkeit der Verwaltung wurden gemeinsam mit der Hochschule gesetzt. (Stichwortartig aufzählen) Uns war aus den Vorerfahrungen im Rahmen der GPO und abgeleitet aus unserer Ausgangssituation bewusst, dass das Thema vielschichtig / multidimensional ist, und wir nicht nur auf GPO oder Digitalisierung an sich setzen können. Denn…. Siehe nächste Folie > Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg,

8 Gesamtprozessarchitektur
Organisations-diagnose Strategie-entwicklung Maßnahmen-umsetzung Evaluation 5/2017 7/2017 2018 2019 Ausführungen CS Beginn Mai > Dezember 2019 Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg,

9 Organisationsdiagnose
Mitarbeitendenbefragung Weitere Diagnosemaßnahmen Vollbefragung aller Mitarbeitenden Gemeinderatsworkshop zur Zusammenarbeit Gemeinderat / Verwaltung Rücklaufquote 65 % 16 Organisationsdimensionen erfasst Erarbeitung eines Führungsleitbilds mit Beteiligung der Gesamtverwaltung Datensätze generiert Bewertung der direkten und der nächsthöheren Führungskraft durch die Mitarbeitenden Individuelle Führungsfeedback-gespräche in den einzelnen Bereichen und Abteilungen auf der Grundlage der Mitarbeitendenbefragung Auswertung 44x Ämter- / Bereichsspezifisch 64x Individuelle Führungsfeedbacks Auswertungs- /Feedbackgespräche CS: > Diese Ziele lassen sich selbstverständlich besser und schneller mit zufriedenen und motivierten Mitarbeiter*innen erreichen! (Wollten alle Mitarbeitenden auch mitnehmen) Wir haben Die Ergebnisse sind extrem positiver ausgefallen, als sich das Stimmungsbild zeugte. Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg,

10 Befragungsdimensionen mit Bezug zu den Projektzielen:
MA-Befragung Befragungsdimensionen mit Bezug zu den Projektzielen: Effektive und effiziente Geschäftsprozesse, Aufbruch der „Ämterdenke“, Projektarbeit (1-3) Attraktive Arbeitgeberin durch modernes Personalmanagement und moderne Arbeitsformen (4) Professionelle und rollenklare Führungskräfte (5) Transparenz von Tätigkeiten und Arbeitsabläufen Transparenz von Entscheidungsprozessen innerhalb der Stadtverwaltung Transparenz von Entscheidungsprozessen im eigenen Bereich Kommunikation innerhalb der Stadtverwaltung Kommunikation im eigenen Bereich Zusammenarbeit mit dem Gemeinderat Außendarstellung der Stadtverwaltung Arbeitsbedingungen Gesundheitsschutz Arbeitsinhalte und –aufgaben Belastungserleben Beziehung zu den Kolleginnen und Kollegen Berufliche und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten Fortbildungsinteressen Familie, Pflege, Beruf und Privates Verbundenheit mit der Stadtverwaltung Wahrnehmung der Verwaltungsführung Führungskompetenz der direkten/nächsthöheren Führungskraft mit den Dimensionen: dienstleistungsorientiertes Handeln, wirtschaftliches Handeln, Steuern und Führen durch Ziele, Informieren, Aufgaben delegieren, Verantwortung wahrnehmen, Personalentwicklung, Anerkennung geben, Konstruktiv Kritik üben, Kritik annehmen, Konflikte und Probleme lösen, Kooperativ führen, Bereitschaft zu Veränderungen, gesundes und familienbewusstes Führen CS: Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg,

11 MA-Befragung: Auswertung
Die Auswertung der Befragung und Rückmeldung der Ergebnisse erfolgte in verschiedenen Formaten (Bottom-up und Top-Down) durch Gruppenworkshops, individuelle Feedbacks, Bereichsauswertungen und bilaterale Auswertungsgespräche. Mitarbeitende Ausgabe MAB Rückmeldungen CS: Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg,

12 Strategieentwicklung
GPO GR-Work-shop MAB Strategiehäuser HBG 2020 FK-Leitbild Tages-geschäft Führungskräfteklausur im Juli 2017 Erarbeitung einer Vorstellung von „smarter / zukunftsfähiger Verwaltung“ und strategischen Handlungsfeldern bis Ende 2018: für den eigenen Verantwortungsbereich für das jeweilige Dezernat für die Stadt insgesamt Verabschiedung des Führungsleitbilds der Stadtverwaltung Herrenberg CS: > Alle Amtsleiter sowie erweiterter Amtsleiterkreis ca. 30 Personen 2 Tage, Waldsägmühle Grundlage, großer Vorarbeit durch die Diagnose Strategiehäuer sind 2 Tage intensiv gearbeitet auf der Grundlage -> Kompetenzaufbau / Input die Welt von Morgen Jeder schreibt so maximal 3 Maßnahmen auf, die er bewegen möchte im Kontext smate / zukunftsfähige Verwaltung Fokus Freiwilligkeit und Eigenmotivation Abgabe nochmals an Herrn Sprißler Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg,

13 Strategieentwicklung
Maßnahmenlisten für jedes Dezernat TS Jedes Dezernat hat eine solches Strategiehaus in dem es Maßnahmen der Digitalisierung umsetzt. Jeder Dezernent/in ist persönlich für die Umsetzung der Maßnahmen verantwortlich und wirkt auch diese hin. Jedes Quartal Info an alle MA über den Umsetzungsstand -> die sehen da passiert was! Es sind nicht alles super spektakuläre Projekte und Prozesse auch vor dem Hintergrund der Digitalisierung. Wir erfinden die Welt nicht neu, haben aber ein für uns funktionierendes System generiert Es sind aber dennoch viele gute und beachtliche Maßnahmen enthalten, wie bspw. E-Payment, digitales Verfahren für Ordnungswidrigkeiten Mitmachstadtportal für Bürgerinnen und Bürger zur digitalen Vernetzung der Mitmachstadt, digitales Buchungssystem für Stadtführungen, Digitales Bearbeitung des Mängelmanagement Digitales Recruitingsystem (Personalauswahlverfahren) Interessant dabei, dass alle Maßnahmen vor allem den Berührungspunkt in der Homepage haben > daher Relaunch Homepage Projekt direkt beim OB in der Stabstelle angedockt Aber eben auch neben der Prozesssäule dinge wie.. Prozess der Dezernentenrunde überarbeiten, Klomplexitäten und Ziele früher klären Verbesserung der Räumlichen Situation hinsichtlich der Unterbringung der Verwaltung Führungskräfteentwicklung die aktiv von vielen Seiten eingefordert wurde. Aktive Jahresplanung usw. In den Strategiehäusern verbirgt sich aber auch die Digitalisierungsstrategie der Stadt Herrenberg… Es sind in allen Häusern Maßnahmen enthalten, die alle Säulen der integrierten Organisationsentwicklung bedienen (Folie ist animiert, bei klick wird die entsprechende Spalte hervorgehoben) Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg,

14 Umsetzung in 2017/2018 (1/2): 10 Geschäftsprozessmodellierungen und -optimierungen mit dem Fokus Digitalisierung durchgeführt. 10 professionelle und sofort einsatzbereite Personalauswahlverfahren für Führungspositionen/ Schlüsselpositionen erstellt. Einschließlich Training des eigenen Personals zur Personalauswahl. Individuelle Umsetzung der Maßnahmen in den Dezernaten Wissenschaftliche Begleitung der Umsetzung: Handlungsempfehlungen zur Ausgestaltung eines Wissensmanagementkonzepts für eine zukunftsfähige Verwaltung am Beispiel der Stadt Herrenberg (Master-Thesis) Mobiles Arbeiten – Handlungsempfehlungen für die Stadtverwaltung Herrenberg (Master-Thesis) Die Entwicklung eines Personalauswahlverfahrens für die Stelle einer Amtsleitung bei der Großen Kreisstadt Herrenberg (Bachelor-Thesis) 10/Mi: > Mängelmanagement, E-Rechnung, Grünflächenmanagement, E-Stadtführungen, Personalauswahlverfahren Kita, Bürgerdienste, VHS-Dozentenportal, Stabi-Anmeldung, IT-Support Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg,

15 Unternehmens- Management
Umsetzung in 2017/2018 (2/2): MPM Multiprojekt- Management UNM Unternehmens- Management EPM Einzelprojekt- Projektorientiertes / Mobiles Arbeiten / Arbeiten 4.0 PM KISS als einheitliche Software für Projektmanagement Flächendeckende Schulungen im Projektmanagement PM KISS als Grundlage für ein Multiprojektmanagement Überarbeiten der DV Arbeitszeit -> Flexibilisierung Austausch von PCs dafür mobile Arbeitsplätze / Laptops (2 HJ 2018) Planung eines weiteren Verwaltungsstandorts Seeländer unter Berücksichtigung neuer Arbeitsformen Mi/ 10 Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg,

16 Umsetzungsbeispiele für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen (1/2)
Prozessdefinition für ein Grünflächenmanagement mit bürgerschaftlichem Engagement & ein digitales Mängelmanagement MI Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg,

17 Umsetzungsbeispiele für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen (2/2)
Erarbeitung eines papierlosen, voll digitalen Dozentenportals für die Volkshochschule Herrenberg MI Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg,

18 Erste Erfahrungen zeigen….
Ein Umdenken hat begonnen Führungskräfte reflektieren mehr und sind stärker im Kontakt mit ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Kommunikation und Beteiligung sind sehr wichtig Ohne ein gezieltes Nachhalten würden beschlossene Maßnahmen „versanden“ Erste Projekterfolge werden sichtbar (Quick Wins) und erhöhen die Akzeptanz für das Vorgehen Sich selbst ernst zu nehmen, führt zum Erfolg MI Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg,

19 Weitere Projektplanung für 2018/2019
Führungskräfteklausur 06/2018 Führungskräfteentwicklungsprogramm, Start 2. Quartal 2018, Fokus: „Digital Leadership“ Weitere Geschäftsprozessoptimierungen im 2. Halbjahr 2018 Weitere Umsetzung der in den Strategiehäusern in 07/2017 beschlossenen Maßnahmen Weitere wissenschaftliche Arbeiten: 360-Grad-Feeback -> Institutionalisierung FK-Feedback (Master-Thesis) Moderne Leistungsanreizsysteme für die Verwaltung (Master-Thesis) Kontinuierliche Digitalisierungsstrategieentwicklung (Bachelor-Thesis) Prozessevaluation ab 2019 MI Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg,

20 Flankierende Umsetzungsvorhaben in 2018/2019, als Weiterführung von Ideen aus dem oder angrenzend an den Projektkontext: Projekt für sich selbstorganisierende Teams ohne direkte Führungskraft bei den Technischen Diensten Herrenberg (New Work – Ansatz) Projekt Digitales ServiceBüroBauen LoRaWan_Herrenberg als Opendataplattform für die Stadt Herrenberg Neuer Verwaltungsstandort des Technischen Rathauses mit einem auf die Ziele des Projektes Zukunftsfähigkeit angepassten Raum- und Arbeitsplatzkonzept MI Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg,

21 Die digitale Transformation ist ein fundamentales Veränderungsvorhaben
Die digitale Transformation ist ein fundamentales Veränderungsvorhaben. Wenn dieses gelingen soll,… … muss die Verwaltungsspitze überzeugend und selbst überzeugt dahinter stehen und einen „langen Atem“ haben. Die Verwaltungsspitze hat eine Vorbildfunktion, an der sich die Organisation orientiert! Sie muss als erstes „digital“ werden. … müssen alle Verantwortung tragen, jede/r für seinen Bereich. Die digitale Transformation einer Organisation ist nicht an Stabsstellen delegierbar! … müssen die Menschen innerhalb der Organisation befähigt werden, mit den neuen Anforderungen zurecht zu kommen! … sind die notwendigen Ressourcen bereit zu stellen. Die digitale Transformation kostet Zeit, Geld und Personal! Im Übergang muss die Organisation beides leisten: die „alte“ Welt aufrecht erhalten und die „neue“ Welt aufbauen. … ist mit Widerständen, Angst und Unsicherheit zu rechnen, wie bei allen Change Prozessen. Es ist daher unerlässlich, die entsprechende „Umwegzeit“ einzuplanen, damit das Gewünschte tatsächlich verstanden wird und „anwachsen“ kann! … sind maximale Transparenz, Beteiligung und Kommunikation notwendig! … darf es keine „Bypässe“ geben, die ein Arbeiten in alten Strukturen und Prozessen erlauben! … ist externe strukturelle Begleitung / Unterstützung hilfreich. TS/1 Integrierte Organisationsentwicklung Herrenberg,

22 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
Zeit für Ihre Fragen!