Dokumentenmanagement mit docuvita

Präsentation zum Thema: "Dokumentenmanagement mit docuvita"—  Präsentation transkript:

1 Dokumentenmanagement mit docuvita
Produktvorstellung Dokumentenmanagement mit docuvita

2 docuvita compact in Stichpunkten
Dokumentenmanagement-System mit einfacher Bedienung, Anpassbarkeit und Konfiguration Datenbankgestütztes Client-Server-System Integrationsmöglichkeiten mit externen Systemen über Anwendungsintegration (Office, ) Belegimport Workflow -Archivierung XML-Schnittstelle

3 docuvita compact in Stichpunkten
Was kann verwaltet werden? Notepad- Textdateien Fax- Nachrichten PDF-Dokumente Gescannte Dokumente (z.B. Eingangspost) Powerpoint- Präsentationen Digitale Fotos und Zeichnungen Outlook- s Automatisch importierte Dokumente (z.B. Rech- nungskopien direkt aus dem Warenwirtschafts- system) Excel-Tabellen Beliebige andere Anwendungen integrierbar Word-Dokumente

4 Benutzeroberfläche Client-Anwendung
Einfache Benutzerführung Angelehnt an Microsoft Outlook und Explorer Die meisten Funktionen sind über das Hauptfenster zu erreichen. Mehrsprachigkeit (derzeit DE/EN/FR) Sprachunterstützung durch Bereitstellung von Ressourcen-Dateien jederzeit erweiterbar.

5 Benutzeroberfläche Client-Anwendung

6 „so, wie Sie es wünschen“… Komponenten:
Aufbau des Archivs „so, wie Sie es wünschen“… Komponenten: Objekte (Dokumente, Ordner, Kundenakten, Personalakten, Vorgangsmappen, Projektordner) Jedes Objekt hat einen Objekttyp Freie Definition von Objekttypen Benennung Benutzerdefinierte Felder Zugriffe

7 Organisation der Ablage
Anwender können elektronische Akten ähnlich wie im Papierarchiv handhaben. Akte(n) holen und in die Arbeitsmappe hängen Akten bearbeiten Akte zurücklegen Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig mit einer Akte arbeiten. Aber: nur ein Bearbeiter pro Dokument

8 Sicherheitskonzept / Authentifizierung
Eigene Benutzerverwaltung Benutzerauthentifizierung an NT-Domäne / Active Directory möglich Benutzerauthentifizierung an Fremdsystem mittels Daten- provider möglich

9 Sicherheitskonzept / Autorisierung
Berechtigung zum Zugriff über Zugriffsregeln Alle Merkmale (Felder) können herangezogen werden Zugriffsregeln gelten für Gruppen und Benutzer Beispiel: Verkaufsabteilung (Benutzergruppe) erhält Vollzugriff auf alle Verkaufsbelege Beispiel 2: Personalsachbearbeiter erhält Lesezugriff auf Personaldokumente außer Kündigungen

10 Kern-Verwaltungsfunktionen
Objektdetails Dokumentvorschau Objekteigenschaften mit beschreibenden Feldern Notizen Versionen (automatische Versionsverwaltung) Verlauf (Protokollierung der Historie eines Dokuments/Objekts) Workflow

11 Archivierungsszenarien mit docuvita
Digitale Signatur Unterzeichnung zur Authentizitätssicherung Clients Ausgangsbeleg-Archivierung über automatischen Belegdruck und Feldanalyse -Archivierung automatische Header-Auswertung, Abgleich mit ERP-Datenbank docuvita DMS Application Server Eingangsbeleg-Archivierung Barcodeauswertung, opt. OCR mit Formularerkennung Storage SQL / Dateisystem Volltext Indexdaten

12 Ausgangsbeleg-Archivierung
Automatischer Import von Belegen und Stammdaten aus Warenwirtschaft Vorteil: keine Pflege von Stammdaten im DMS Ausgabe im PDF-Format, z.B. durch Sammel- oder Sekundärdruck auf „Archivdrucker“ Auslesen über versteckte Felder, z.B. ~~Belegnr~~ ~~ <autoprofiler0 sourcefolder="C:\dvImport" filepattern="*.PDF" > <object type="Kundenakte" <object type="Ordner" obj.Name="Ausgangsrechnungen" > <object type="Dokument" vom (Kdnr. /> </object> </autoprofiler0>

13 Ausgangsbeleg-Archivierung

14 -Archivierung Serverseitige -Archivierung Anwenderseitige -Archivierung  automatisch Microsoft Exchange Server Tobit David Server POP3 / IMAP „Archivpostfach“  manuell Microsoft Outlook

15 Serverseitige E-Mail-Archivierung
Bereitstellung zu archivierender s aus Microsoft Exchange (Transport-Layer) Alternativ: Bereitstellung durch Tobit-Modul Abholung von POP3 / IMAP Archivpostfach Verarbeitung von s: Analyse der Headerdaten Beliebiger Abgleich mit ERP-Daten integrierbar Fallunterscheidungen für Import je nach Grad der Zuordnung

16 Eingangsbeleg-Archivierung
Beleg mit Barcode drucken oder mit Barcode etikettieren Scannen der Belege (Stapelbetrieb) Extrahieren des Barcodes Suchen der Belegdaten aus Datenbank / Fremdanwendung Datenbank oder Fremdanwendung Belege im Dokumenten- managementsystem archiviert

17 Scanner Unterstützte Scanner Arbeitsplatzscanner Netzwerkscanner
TWAIN-kompatibel (Plustek, Fujitsu, Kodak, HP, etc.) Netzwerkscanner Scan-To-File/FTP mit Multifunktionsgerät Scannerintegration HP Digital Sender (Parametereingabe/-auswahl am Scanner) DEVELOP SAMSUNG

18 Massensignatur-Prozess
Digitale Signatur Nachweis für Unverfälschtheit von Dokumenten durch qualifizierte Signatur (Revisionssicherheit bei Abnahme durch Wirtschaftsprüfer) Massensignatur-Prozess Archiv-Repository Rückgabe nach erfolgter Signatur Dokument wird archiviert Signatur-server in Zusammen- arbeit mit Bereitstellung im Signatur-Eingang

19 Workflow Einsatzmöglichkeiten: Steuerung von Geschäftsprozessen Kontrolle über dokumentbasierte Abläufe Freigabe (spezielle Markierung) von Dokumenten und Versionen

20 Workflow-Modul: Steuerung von Aufgaben und Aktionen
Anwenderbezogene Aufgaben Anwender erledigt die Aufgaben innerhalb des docuvita DMS-Systems Rückmeldung / Statuszuweisung und Kommentare können eingegeben werden Aufgabe bezieht sich auf Dokument oder einzelne Dokumentversion An Anwender zugewiesene Aufgabe Beispiele: Genehmigung, Freigabe Aktion in docuvita compact Beispiele: Eintrag / Änderung von Feldwerten für Dokumente oder einzelne Versionen Externe Aktionen (Plugin) Beispiele: Statusrückmeldung an Warenwirtschaft

21 Basis des Workflow-Moduls: Aufgaben und Aktionen
Vorgänge in docuvita compact Aufgaben in docuvita compact setzen den Wert von Dokument- bzw. Versionsfeldern Beispiel: Freigabeworkflow Nach erfolgter Freigabe (Abfolge von Benutzeraufgaben) wird ein Workflowfeld „Freigegeben“ auf Ja gesetzt An Anwender zugewiesene Aufgabe Beispiele: Genehmigung, Freigabe Aktion in docuvita compact Beispiele: Eintrag / Änderung von Feldwerten für Dokumente oder einzelne Versionen Externe Aktionen (Plugin) Beispiele: Statusrückmeldung an Warenwirtschaft

22 Basis des Workflow-Moduls: Aufgaben und Aktionen
Externe Aktionen Aktionen können als Plugin-Modul in das System integriert werden Externe Aktionen erledigen Vorgänge in anderen Systemen / Datenbanken Erweiterbar und an Kundensystem spezifisch anpassbar An Anwender zugewiesene Aufgabe Beispiele: Genehmigung, Freigabe Aktion in docuvita compact Beispiele: Eintrag / Änderung von Feldwerten für Dokumente oder einzelne Versionen Externe Aktionen (Plugin) Beispiele: Statusrückmeldung an Warenwirtschaft

23 Workflow An Anwender zugewiesene Aufgabe Beispiele: Genehmigung,
Freigabe Aktion in docuvita compact Beispiele: Eintrag / Änderung von Feldwerten für Dokumente oder einzelne Versionen Externe Aktionen (Plugin) Beispiele: Statusrückmeldung an Warenwirtschaft

24 @ Workflow Workflow-Steuerung An Anwender zugewiesene Aufgabe
Beispiele: Genehmigung, Freigabe Workflow-Steuerung Workflow-Engine Verwaltet und erstellt Aufgaben/Aktionen auf Basis von Vorgaben Aktion in docuvita compact Beispiele: Eintrag / Änderung von Feldwerten für Dokumente oder einzelne Versionen Vordefnierter Workflow Start erfolgt automatisch oder manuell. Externe Aktionen (Plugin) Beispiele: Statusrückmeldung an Warenwirtschaft Versand von s zur Benachrichtigung über Aufgaben und Status @

25 docuvita Webviewer docuvita Webviewer erlaubt Anbindung externer Anwender Dokumentrecherche über HTTP ohne Installation der Clientanwendung Gewohnte Bedien- oberfläche

26 Dokumente und Volltextdaten
Systemarchitektur Client-Schnittstellen MS Office, Scanner, individuelle Schnittstellen Client Client-Anwendung MS Windows-Plattform (.NET-Framework) Importprogramm Massenimport von Daten und Dokumenten Drittanbieter-Software ERP-Systeme, etc. Applikationsserver Windows (.NET) Linux (mono) Services Löschdienst, Volltextindex Datenaustausch-API .NET Remoting, ASP.NET Web Service Server Datenbank PostgreSQL, MS SQL, Oracle Dokumente und Volltextdaten Windows-Freigabe, Linux (Samba) Daten

27 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
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