EDay 2007 1.3.2007 Folie Nr. 1/12 Erhöhte Produktivität, geringere Fehleranfälligkeit Thiemo Sammern Strategien zur Optimierung der IT-Organisation.

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1 eDay 2007 1.3.2007 Folie Nr. 1/12 Erhöhte Produktivität, geringere Fehleranfälligkeit Thiemo Sammern Strategien zur Optimierung der IT-Organisation

2 eDay 2007 1.3.2007 Folie Nr. 2/12 Der Vortragende seit 1990 hauptberuflich Programmierung, inbesonders juristische Software Autor der Kanzlei-Software NovaNota www.novanota.at und NotProgs, Grundbuch- Abfrageprogramm GUFI und Verwaltungsprogramm BOOKS

3 eDay 2007 1.3.2007 Folie Nr. 3/12 Warum optimieren? Manuelles Durchführen strukturierter Prozesse... wie Ausdrucken von Belegen auf Formblättern, oder Übertragen von Zahlen zwischen Kalkulationsblättern... kostet Arbeitszeit... schafft Fehlerquellen Automatisierung hingegen...... erhöht die Effizienz... verringert Fehlerwahrscheinlichkeit

4 eDay 2007 1.3.2007 Folie Nr. 4/12 Vier Optimierungsstrategien 1. Die Nutzung bereits verfügbarer Funktionen der vorhandenen Office-Software 2. Automatisierung von Funktionen der Office- Pakete, Verknüpfungsmöglichkeiten 3. Verwendung branchenspezifischer Software, z.B. im Tourismus, Rechtsanwälte, Notare 4. Ankauf maßgeschneiderter Software

5 eDay 2007 1.3.2007 Folie Nr. 5/12 1.Die Nutzung bereits verfügbarer Funktionen Software-Pakete (wie MS Office, OpenOffice) sind in den meisten Unternehmen vorhanden bieten eine unüberschaubare Funktionsvielfalt viel bleibt daher ungenutzt Praktisches ist oft gut versteckt durch Versionssprünge wird alles bunter, aber nicht übersichtlicher

6 eDay 2007 1.3.2007 Folie Nr. 6/12 1.Die Nutzung bereits verfügbarer Funktionen Software-Pakete (wie MS Office, OpenOffice) könnten effizienter genutzt werden – Beispiele Verweisfunktionalität der Tabellenkalkulation (statt händischem Übertragen von Ergebniswerten) reduziert Fehleranfälligkeit Broschürendruck-Funktionalität von Kopierern Online-Hilfe und (externe) Beratung tragen bei, das Potenzial besser zu erschliessen

7 eDay 2007 1.3.2007 Folie Nr. 7/12 2.Die Automatisierung von Funktionen durch Makros Büro-Software (wie MS Office oder OpenOffice) erlaubt Aufzeichnung wiederkehrender Abläufe in sog. Makros diese sind nachträglich adaptierbar VBA-Makros erlauben Verknüpfungen zwischen einzelnen Office-Programmen Alternative: Zusatzprogramme mit Protokollfunktionen verlangt Abstraktionsvermögen und Expertise

8 eDay 2007 1.3.2007 Folie Nr. 8/12 3. Verwendung branchen- spezifischer Software Software-Pakete z.B. für Hotellerie, Juristen,... Kriterium für die Auswahl Wie lange ist der Anbieter schon für die Branche tätig? Lösungskompetenz steigt durch seine Erfahrung. Kostenfaktoren Lizenzgebühren, Schulungsaufwand, Customizing. Jährliche Wartungskosten (für Weiterentwicklung/ Updates, Support) ca. 10-25% des Lizenzpreises

9 eDay 2007 1.3.2007 Folie Nr. 9/12 4.Ankauf und Einsatz maß- geschneiderter Software Individuell auf Bedürfnisse zugeschnitten...... aber insgesamt teuerste Lösung Programmieraufwand ist von einem Auftraggeber allein zu tragen Kosten lassen sich eventuell verringern durch Kooperation mit anderen Unternehmen der Branche Weiterverkauf der Software

10 eDay 2007 1.3.2007 Folie Nr. 10/12 Entscheidend Wahl des Entwicklungspartners Verantwortung des Auftraggebers für Pflichtenheft, regelmäßige Projektmeetings Wahrnehmung der Chancen zur Prozess-Evaluierung und -optimierung verlangt kompetenten Projektbetreuer im Unternehmen mit Pouvoir zur Prozessänderung 4.Ankauf und Einsatz maß- geschneiderter Software

11 eDay 2007 1.3.2007 Folie Nr. 11/12 Fazit In den meisten Unternehmen ist sehr viel Potential zur Effizienzsteigerung der IT vorhanden. Es hängt von den eigenen Ansprüchen an die EDV-Lösung ab, welcher der hier skizzierten Wege für ein Unternehmen optimal ist.

12 eDay 2007 1.3.2007 Folie Nr. 12/12 Fragen und Diskussion Infos / Kontakt www.sammern.at