Innovative DMS – Lösungen

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1 Innovative DMS – Lösungen
Innovative DMS – Lösungen DMS und WorkView – Hyland OnBase als ECM- Lösung Stand: 19. November 2005 Netzwerktreffen 2005

2 Gliederung Document Solutions Deutschland GmbH Hyland OnBase WorkView
Document Solutions Deutschland GmbH Hyland OnBase WorkView Stand: 19. November 2005 Netzwerktreffen 2005

3 Document Solutions Deutschland GmbH
Gesellschaftsdaten 1998 Gründung in Wiesbaden Geschäftsführender Gesellschafter C.F. Frauenheim Projekt-Ressourcen Projektleiter (Erfahrungen in verschiedenen Projektmanagementmethoden) Berater (Dokumentenmanagement, SAP/Archivierung, …) Entwickler (Visual Basic, C/C++/C#, Java, .Net, …) Langjährige freie Mitarbeiter Namhafte Kooperationspartner (Hyland, ITEsoft, Headway, DICOM, FileNet, …) Unser Aufgabenschwerpunkt sind Lösungen aus dem Bereich Enterprise Content Management Stand: 19. November 2005 Netzwerktreffen 2005

4 Unser Know-how Unsere Mitarbeiter
Langjährige Erfahrung im Umfeld der elektronischen Archivierung, Dokumenten- und Contentmanagementsysteme, Internet-Technologien und Workflow Unsere Berater verfügen über umfangreiche praktische Erfahrungen aus verschiedenen Branchen: Versicherungen, Finanzdienstleister, Industrie, Chemie, Pharma, Handel, Öffentlicher Dienst, Telekommunikation, Energieversorger Die Qualität! Qualitätsorientiertes Projekt- und Prozessmanagement In der Praxis erprobte Verfahren und Lösungen Der komplette Projektlebenszyklus – Konzeption, Realisierung und Support! Durchgängige Kundenbetreuung als Philosophie Teams mit „Hoflieferanten“ Stand: 19. November 2005 Netzwerktreffen 2005

5 Herstellerunabhängige und produktneutrale Beratungsleistungen
Leistungsspektrum (1) Herstellerunabhängige und produktneutrale Beratungsleistungen Analysen ROI und Potentialanalysen Prozess- / Strukturanalysen und Optimierung Strategieentwicklung Systemauswahl Anforderungskatalog / Pflichtenheft Durchführung von RfP, RfQ, RfI Anbieterauswahl Fach- und DV-Konzeptionen Archiv- / Prozessintegration Content Management Postkorblösungen IT Integration Consulting Content Management / Workflow revisionssichere Archivierung Projektmanagement / Coaching Organisationsberatung IT Sicherheitskonzepte nach BSI Verfahrensdokumentation im Rahmen GoBS, GDPdU, … Compliance, z.B. Sarbanes Oxley Act,… ToDo: Vertragsmanagement auf Basis SAP Recordsmanagement Darstellung der DSD-Prozessmethodik Vorgehensweise ROI / Aufwandsermittlung Auswirkungen (Erfolgskontrolle) Stand: 19. November 2005 Netzwerktreffen 2005

6 ECM-Services für Hyland, FileNet, Documentum
Leistungsspektrum (2) ECM-Services für Hyland, FileNet, Documentum Umsetzung kundenspezifischer Anforderungen (Auszug) Integration von Anwendungen Beratung Customizing Datenbankmodellierung Programmierung Content Management Workflow Management WEB - Anbindung des Archivs Import von Massendaten (COLD) Technisches Dokumentenmanagement Produktupgrades … Support Betriebskonzeption / Optimierung Administration Wartung Training / Schulungen Archivmigrationen Konzeptionen Erstellung Migrationssoftware System-Updates Software Datenbanken Hardware Archivablösungen im ERP-Umfeld, z.B. SAP ToDo: Vertragsmanagement auf Basis SAP Recordsmanagement Darstellung der DSD-Prozessmethodik Vorgehensweise ROI / Aufwandsermittlung Auswirkungen (Erfolgskontrolle) Stand: 19. November 2005 Netzwerktreffen 2005

7 SAP Archivierung für Hyland, FileNet, Saperion, IXOS, weitere …
Leistungsspektrum (3) SAP Archivierung für Hyland, FileNet, Saperion, IXOS, weitere … Consulting SAP Belegarchivierung SAP Datenarchivierung FI, CO, MM, SD, u.a. Archivimplementierung Archivanbindung (Typ und Verfahren) DART / GDPdU Berechtigungskonzepte eCommerce B2B, B2C Services Lösungen Anwendungsprogrammierung (ABAP) LSMW Datenübernahme Customizing FI, SD & MM Administration Support SAP Archive Service SAP Basis (BC) ToDo: Vertragsmanagement auf Basis SAP Recordsmanagement Darstellung der DSD-Prozessmethodik Vorgehensweise ROI / Aufwandsermittlung Auswirkungen (Erfolgskontrolle) Stand: 19. November 2005 Netzwerktreffen 2005

8 Lösungen (1) Elektronische Personalakte HR-Archivlösung
Elektronische Personalakte HR-Archivlösung Index- und Aktenverwaltung auf Basis FileNet CS Langzeitarchivierung auf Basis FileNet IS Integrierbare Portallösungen Webservice zur Suche und Rückgabe von Trefferlisten Basis: MS .NET, MS IIS, FileNet Webservices 3.2a Web-Viewer Basis: FileNet Open Client Frühe Archivierung mit Rechnungsprüfung Basis SAP R/3 Stand: 19. November 2005 Netzwerktreffen 2005

9 Lösungen (2) Importlösungen
Importlösungen ColdImport Engine - Archivierung von Journalen und Reports Effizientes Add On zu FileNet BatchIt bzw. Text-Import Eigenes GUI zur Überwachung und Fehlerbearbeitung Scan-Engine – Konfigurierbare Scannlösung auf Basis FileNet Capture SAP-Index Indexwerte aus SAP extrahieren und im Archiv setzen Rechte-Vergabe für Dokumente basierend auf SAP Rechten ITESoft - automatische Belegverarbeitung, Optimierung von Geschäftsabläufen durch OCR / ICR-Lösungen Stand: 19. November 2005 Netzwerktreffen 2005

10 Auszug aus unserer Kundenliste
Stand: 19. November 2005 Netzwerktreffen 2005

11 Hyland OnBase ist ein TOP Anbieter
Stand: 19. November 2005 Netzwerktreffen 2005

12 Hyland OnBase – das DMS / Archiv
Eine umfassende, integrierte & modulare Lösung „Out-of-the-Box“ nutzbar und konfigurierbar Einfache Integration in das bestehende IT -Umfeld Eine offene, sichere & skalierbare Architektur Schneller und einfacher Einsatz Niedrige Kosten bei Anschaffung & Betrieb Stand: 19. November 2005 Netzwerktreffen 2005

13 Hyland OnBase – Enterprise-Dokumenten-Management
Paper Dokumente & Ordner Post Enterprise Applikationen Grafiken, Video, & Audio Pläne & Fotos Elektronische Dokumente Fax Quellen für Informationen & Dokumente Web Seiten Ausdrucke Formulare XML & Metadaten Berichte Quelle: AIIM Stand: 19. November 2005 Netzwerktreffen 2005

14 Erfassen – Verwalten - Nutzen
Source: AIIM Stand: 19. November 2005 Netzwerktreffen 2005

15 Hyland OnBase Produktübersicht
MANAGEMENT & RETRIEVAL DISTRIBUTION & OUTPUT VERTICAL APPLICATIONS INTEGRATION INPUT & CAPTURE COLD/ERM Document Import Processor XML Import Processor Production Doc. Imaging Desktop Doc. Imaging Batch OCR Disconnected Scanning Web Scanning Lotus Notes Integration Outlook Integration Subscription Server Virtual Print Driver Signature Pad Interface Electronic Forms Web Server Workflow WorkView EDM Services Document Retention Records & Info. Management Verity Full-Text Indexing Microsoft Full-Text Indexing Exception Reports Monarch Data Mining Integration Digital Signatures Image Statements Statement Designer Document Distribution Print Distribution CD/DVD Authoring Automated CD/DVD Authoring Export Publishing Automated CD Publishing Aggregate Publishing Signature ID Client Remittance Processor ACH Generator Lockbox Positive Pay HL7 Processor EDI 835 EOB Processor EDI 837 HCFA Processor Front-Office Scanning Image Segment Archiver ESRI GIS Integration Host Enabler Application Enabler Integration for LAWSON AP Dual-Window Indexer for PeopleSoft V.8 Portal Extensions KOM OptiStorm EMC Centera API Toolkits & Licensing RightFax Kofax Ascent Capture Captiva Input Accel Cardiff Liquid Office AnyDoc OCR for Forms Cardiff TELEform ReadSoft Eyes & Hands Stand: 19. November 2005 Netzwerktreffen 2005

16 Hyland OnBase ist ein offenes, skalierbares System
Wenig bis gar kein Eingriff in die verwendeten Anwendungen notwendig z.B. durch den „Application Enabler“ Anbindung an SAP, Peoplesoft, … Integration in Portale Zugriff über eine Client - Anwendung oder über ein Web Interface Anbindung von Scannern bzw. Massendaten - Import Integration von Computerlisten durch COLD  Einfacher und bequemer Zugriff am Bildschirm (inkl. Suche, Aggregation, oder Filtern von Bereichen) und der einfachen Erstellung von Reports Möglichkeit der Archivierung  s an bestimmte Postfächer können Workflows starten Fax Integration  eingehende Faxe können Workflows starten Einfaches Erzeugen von Formularen für das Intranet / Extranet / Internet Stand: 19. November 2005 Netzwerktreffen 2005

17 Meinungen der Analysten
“…the vendor is increasingly developing a more well- rounded reputation as a cost-effective alternative to Tier 1 vendors.” META Group ECM Tools METAspectrum Evaluation, Hyland Summary “We see a continuing demand for point solutions and department-level implementations…departments continue to purchase separate point solutions that will be up and running quickly.” - March 2004, IDC, Worldwide Content Management Software Forecast “OnBase provides an attractive initial price and total cost of ownership.” May 2003, Gartner, Hyland Software OnBase Integrated Document Management Suite “Its modular approach…[users] can deploy additional components without lengthy development or deployment cycles.” Doculabs Functional Assessment of OnBase “…product’s ease of use and industry-leading support provide additional differentiation.” META Group ECM Tools METAspectrum Evaluation, Hyland Summary Stand: 19. November 2005 Netzwerktreffen 2005

18 Was ist Hyland WorkView?
Nutzen des Fachwissens für die Erstellung von Anwendungen Datenbank-gestützter Applikationsgenerator Steuerung von Unternehmensprozessen Überwachen von Ereignissen und Ermöglichen von Interaktionen Zentraler Ansatz, dadurch Investitionsschutz (Schutz von Know-how, Dokumentation, kein Wildwuchs, …) Integration in beliebige DMS auch neben OnBase Einfacher Zugriff auf Objekte Auch „standalone“ anwendbar Beispiele Inhouse Hyland: Lead-Verfolgung (CRM) Nachverfolgung von Ereignissen: Call tracking Ablösung von Excel und Access in unternehmenskritischen Anwendungen Stand: 19. November 2005 Netzwerktreffen 2005

19 Vorbereitungen einer Applikationserstellung WorkView
Definition des Geschäftsvorfalls Bestimmung des Typs der Information für die beteiligten Interaktionen ( , Fax, Workflow, …) Festlegung des Benutzer-Interface Wie, nach welchen Kriterien sollen die Vorfälle gesucht werden können? Wie sollen diese gruppiert und dargestellt werden? Beispiel: Alle Zahlungsvorgänge, die nicht innerhalb von 2 Tagen abgewickelt werden konnten. Stand: 19. November 2005 Netzwerktreffen 2005

20 Einsatzbeispiele Überwachung, Kontrolle von Vorschriften: QM, GDPdU, SOX Debitorenbuchhaltung - Forderungsmanagement Kreditorenbuchhaltung – Vorgänge bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen, Überwachung von Zahlungszielen etc. Im Bereich Personalverwaltung z.B. zur Überwachung von Beurteilungsgesprächen, Abwicklung von Bewerbungen, Zertifizierungen etc. Fallbehandlung im Kundenservice Im IT-Bereich – Überwachung von Lieferterminen, Status von IT-Equipment Patientenverwaltung, z.B. Rechnungsüberwachung Banken - z.B. Überwachung von Kreditanträgen Justiziare – Status-Überwachung von offenen Fällen … Stand: 19. November 2005 Netzwerktreffen 2005

21 Elemente von WorkView Klassen – Ereignisse, die zusammenfassend überwacht werden sollen Attribute – Name, Status, … Objekte – erhalten die Eigenschaften der Klasse vererbt Filter als vordefinierte Suchen Filtersammlungen – logische Zusammenstellung von Filtern Sceen – Collection von Views View – HTML Bildschirmanzeige Stand: 19. November 2005 Netzwerktreffen 2005

22 … ab in die Praxis Stand: 19. November 2005 Netzwerktreffen 2005

23 Ein Starker Partner für Ihre Lösung!
Fragen? Ein Starker Partner für Ihre Lösung! Dauer: Stand: 19. November 2005 Netzwerktreffen 2005

24 Ihr Ansprechpartner Das Unternehmen: Anschrift: Ansprechpartner:
Fon: Fax: Website Document Solutions Deutschland GmbH Hagenauer Straße Wiesbaden Dipl.-Ing. Claus F. Frauenheim Stand: 19. November 2005 Netzwerktreffen 2005