Krisenmanagement im IO-Bereich

Präsentation zum Thema: "Krisenmanagement im IO-Bereich"—  Präsentation transkript:

1 Krisenmanagement im IO-Bereich
IES Abroad 33 Institute weltweit 60 Jahre als Marktführer Anbindung an örtliche Universität Einheitliche Struktur, z.B. Krisenmanagement Regelmäßige Schulungen und Telefonkonferenzen Dr. Barbara Gügold, IES Abroad Berlin DAIA TAGUNG

2 Krisendefinition Naturkatastrophe
Bedrohung der öffentlichen Gesundheit Terror Explosion Tod eines oder mehrerer Studenten im Programm Feuer Zerstörung eines IES-Gebäudes Dr. Barbara Gügold, IES Abroad Berlin DAIA TAGUNG

3 Organisationsstruktur des Crisis Management
Crisis Management Team in Chicago Genereller Crisis Management Plan Crisis Plan für jedes Center, incl. Plan für Evakuierung (Handout) Informationsbrief für Studenten (Handout) Telefonalarmplan Dr. Barbara Gügold, IES Abroad Berlin DAIA TAGUNG

4 Alarmplan Dr. Barbara Gügold, IES Abroad Berlin DAIA TAGUNG

5 Direktive für den Institutsdirektor
Sofortige Benachrichtigung des IES Crisis Management Teams Einschätzung der Situation und der für Studenten und Belegschaft bestehenden Gefahren Kontaktaufnahme mit Studenten (Telefonplan) Ständiger Kontakt mit dem Vorsitzenden des CMT Logbuch während der Krise führen Dr. Barbara Gügold, IES Abroad Berlin DAIA TAGUNG

6 Anrufe von Eltern weiterleiten an IES Chicago Dean of Students
Kommunikation Anrufe von Eltern weiterleiten an IES Chicago Dean of Students Anfragen von Medien weiterleiten an den Director of Media Relations and Internal Communication Anfragen der Consortium Hochschulen an den VP for Recruiting Dr. Barbara Gügold, IES Abroad Berlin DAIA TAGUNG

7 Kommunikationsstrukturen
IES Chicago benutzt einheitliche Skripte für Telefonanrufe Skripte werden täglich aktualisiert (Evakuierungsorte werden nicht angegeben) IES webpage informiert über die Krise und unternommene Schritte Elternanrufe werden in einem Logbuch abgelegt Medienanfragen werden nur von der Präsidentin und vom EVP beantwortet Dr. Barbara Gügold, IES Abroad Berlin DAIA TAGUNG

8 Schriftliche Kommunikation
Brief des EVP für academics wird über den Center Direktor an alle Studenten verteilt an das Consortium und Study Abroad Coordinators an Universitäten Hard-copy Brief und an Eltern über die aktuelle Lage und ergriffene Maßnahmen Dr. Barbara Gügold, IES Abroad Berlin DAIA TAGUNG

9 Entscheidungsfindung im Fall einer Krise
Weiterführung des Programms im Center Standortverlagerung Aussetzung des Programms für eine bestimmte Zeit Schließung des Centers Entscheidung über Schließung des Centers und die Evakuierung liegt in Chicago Dr. Barbara Gügold, IES Abroad Berlin DAIA TAGUNG

10 Bericht an das Krisenteam in Chicago
Location, condition and safety of IES students Geographic proximity of the program to the crisis Impact of the crisis on the quality of life Target of any civil unrest, if the crisis is political, religious, socio-econimic or racial in nature Intensity of military presence, if any, in the area Continuance of classes at local universities and at the IES center Steps taken on-site to help protect IES students, faculty and staff Dr. Barbara Gügold, IES Abroad Berlin DAIA TAGUNG

11 Alarmstufe Gelb (Guarded Condition
Vereinzelte anti-amerikanische Vorkommnisse Beobachten und sorgfältig auswerten Telefon- oder Moodle-Info an alle Studenten, im Homestay zu bleiben oder dorthin zurückzukehren Studenten müssen sich zurückmelden und ihre Sicherheit bestätigen Dr. Barbara Gügold, IES Abroad Berlin DAIA TAGUNG

12 Alarmstufe Orange (Elevated Condition)
Empfehlung, das Programm auszusetzen oder abzubrechen Wiederholte und ernsthafte Gefahrenwarnung durch die Botschaft aufgrund von Gewalttaten und Drohungen Aufstand oder gewaltsame Ausschreitungen Dr. Barbara Gügold, IES Abroad Berlin DAIA TAGUNG

13 Alarmstufe Orange Direktor kann das Programm für eine Zeit aussetzen oder an einen anderen Standort verlagern Studenten treffen sich am vereinbarten Treffpunkt (Karte im welcome kit) Telefonkette Dr. Barbara Gügold, IES Abroad Berlin DAIA TAGUNG

14 Alarmstufe Rot (Severe Conditon)
Forderung nach Schließung des Programms entweder durch IES Chicago oder die Botschaft Kriegserklärung Ausrufung des Kriegsrechtes Eindeutige Drohungen gegenüber IES Studenten Naturkatastrophen Dr. Barbara Gügold, IES Abroad Berlin DAIA TAGUNG

15 Alarmstufe Rot Studenten werden aufgefordert, alle notwendigen Dokumente zum Verlassen des Landes bereit zu halten Telefon- oder Textnachricht, bei Überlastung oder Zerstörung der Kommunikationskanäle kontaktiert das IES-Team die Studenten persönlich Aufforderung, entweder im Homestay zu bleiben oder das Center aufzusuchen Direktor entscheidet über Evakuierung aus der Stadt, jedes Teammitglied führt eine Gruppe von Studenten in die vorhergesehenen Herbergen oder Hotels Dr. Barbara Gügold, IES Abroad Berlin DAIA TAGUNG

16 Alarmstufe Rot Direktor in ständigem Kontakt mit IES Chicago und Botschaft Im Falle von Krieg oder Kriegsrecht wird das Programm abgebrochen Studenten werden entsprechend der Vorgaben der Botschaft evakuiert Das Team des IES kümmert sich um den Transport zum Flughafen und übernimmt den Kauf der Flugtickets Studenten werden über Handys informiert, bzw. persönlich durch ihren Koordinator kontaktiert. Sie begeben sich zu den vorgegebenen Treffpunkten Dr. Barbara Gügold, IES Abroad Berlin DAIA TAGUNG

17 Schritte nach der Krise
Beschreibung der Schritte und Einschätzung des Schadens (Menschen und Immobilie) Einschätzung der Krisenbewältigung (Logbuch, Berichte, Zeugenbefragung, Fotos) CMT bewertet die Effektivität des lokalen Teams und diskutiert Lehren, die aus der Krisenbewältigung gezogen werden können. Ratschläge um zukünftige Krisen besser meistern zu können. Center-Direktor als auch Program Dean nehmen an dieser Evaluation teil. Dr. Barbara Gügold, IES Abroad Berlin DAIA TAGUNG

18 Routinen und vorbeugende Maßnahmen
Ausgabe von Handys Notfall-Telefon rund um die Uhr Welcome Kit: Karten, Sicherheitshinweise, laminierte Karte mit Telefonnummern Jedes Teammitglied ist für einen Stadtteil verantwortlich und muss Studenten dort erreichen Dr. Barbara Gügold, IES Abroad Berlin DAIA TAGUNG

19 Emergency Card Dr. Barbara Gügold, IES Abroad Berlin DAIA TAGUNG

20 Routinen und vorbeugende Maßnahmen
Zwei Notfall-Übungen pro Semester Jedes Homestay hat eine Karte mit dem Notfall-Treffpunkt, Angabe des verantwortlichen Teammitglieds und dessen Telefonnummer, Hinweis of Studenten, die ebenfalls in der Nähe wohnen Travel Tracker System Gastfamilien informiert über Prozeduren und Standards Ständiger Kontakt mit der Polizei und der U.S. Botschaft, Mailing List der Botschaft Dr. Barbara Gügold, IES Abroad Berlin DAIA TAGUNG