s schreiben Wie schreibe ich eine gute ?

Präsentation zum Thema: "s schreiben Wie schreibe ich eine gute ?"—  Präsentation transkript:

1 E-Mails schreiben Wie schreibe ich eine gute E-Mail?
Trainerhinweise / Script: Erwartungen der Teilnehmer am besten auf Flipchart notieren, dann kann man beim Wrap-up noch mal darauf eingehen und hat gleichzeitig eine gute Vorlage für die Zusammenfassung am Ende. Außerdem generell: Manchmal passen Fragen / Einwürfe nicht zum unmittelbaren Slide-Inhalt oder die Zeit ist zu knapp, um direkt auf diese einzugehen. In diesem Fall die Gedanken / Ideen / Vorschläge „parken“: Ein Flipchart-Sheet als „Parking Lot“ vorsehen, in dem diese Themen gesammelt werden können. Evtl. sind einige davon hilfreich als spätere Diskussionsanreize. Ice breaker 1 (geeignet für längere Workshops): Jeder Teilnehmer schreibt 2 Wahrheiten & eine „Lüge“ über sich auf, die anderen Teilnehmer müssen raten, was stimmt / nicht stimmt Trainer lässt im Verlauf des Workshops immer wieder ein paar Teilnehmer die Infos vorlesen und die anderen müssen raten. Kann man immer dann machen, wenn die Konzentration nachlässt bzw. bevor man einen neuen Themenblock beginnt. Ice breaker 2 (geeignet für längere Workshops): Jeder Teilnehmer schreibt eine Sache auf, auf die er / sie besonders stolz ist (Post-it-notes) Alle Zettel werden auf ein Flipchart geklebt Trainer ließt nach und nach vor, Gruppe muss raten, um wen es sich handelt Wie schreibe ich eine gute ? Worauf muss ich achten?

2 Hinweis - Haftungsausschluss
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3 Points to get across Dear Trainer,
You are not limited to use the slides/examples/videos in this presentation to get the message across. Whatever method & format you choose, these are your points to get across: Überlegungen bezüglich An wen schreibe ich? Wie muss ich die Person ansprechen? Welchen Zweck verfolge ich? Welche Infos muss ich mitgeben? Formalia: Auch für s gilt: Sprache passend zu Ansprechpartner wählen Auf Rechtschreibung und Grammatik achten Sinnvolle Betreffzeile Signaturzeile nutzen

4 Wie schreibe ich eine gute E-Mail?
Empfänger: Wer bekommt die Mail? Betreff: Worum geht es? Nachricht: Freundlich und präzise? Welche offenen Fragen könnte der Empfänger haben? Mit “guter ” meinen wir hier eine Mail die dir dabei hilft, einen bestimmten Zweck zu erfüllen, den du erreichen willst – und das geht nur, wenn der Empfänger versteht, was er für dich tun kann bzw. was du vor hast. Hierbei sind verschiedene Faktoren wichtig: Stellst du deine Frage / Bitte an die richtige Person? Hast du einen verständlichen Betreff, d.h. kannst du in einem kurzen Satz sagen, worum es in der geht? Das hilft dem Empfänger, deine Mail gleich richtig einzuordnen und hoffentlich schnell zu bearbeiten. Wenn der Empfänger den Betreff nicht versteht, wird er eventuell die Mail ignorieren. Außerdem hilft der Betreff dir und dem Empfänger, die Mail später auf Basis von Stichworten leicht wiederzufinden. Die eigentliche Nachricht muss dann im Tonfall zu deinem Empfänger passen – bei deinem Lehrer oder einem möglichen Arbeitgeber drückst du dich in der Regel anders aus, als bei Freunden. Dennoch gilt allgemein: sei freundlich, bringe dem Adressat den nötigen Respekt entgegen und formuliere verständlich und präzise. Lies dir deinen Text vor dem Absenden noch mal durch, korrigiere Fehler und überlege, ob dein Gegenüber den Text wirklich so versteht, wie du ihn beabsichtigst!

5 An wen schreibe ich? Empfänger An Cc Bcc Hauptempfänger
Für sie/ihn ist die Nachricht gedacht Empfänger soll “handeln” oder “agieren” Zweiter Empfänger Zur Kenntnis, aber ohne Handlungsbedarf Hauptempfänger Für sie/ihn ist die Nachricht gedacht Bevor ihr eine Mail überhaupt schreibt, ist wichtig, wer sie bekommen soll. Dafür gibt es 3 Möglichkeiten: Einfacher Versand “An”, “Cc” (steht für Carbon Copy) und “Bcc” (Blind Carbon Copy) Empfänger sehen nicht, an wen die Mail noch geschickt wird Alle sehen, wer die Mail bekommt

6 Wie schreibe ich eine gute E-Mail?
Unklarer Betreff Hi Hi, Ich feiere nächste Woche Freitag meinen Geburtstag bei Gabi. Um 18 Uhr geht es los. Du kannst gerne kommen. Philip Unpersönlich Datum unklar Ort unklar Aussage unverbindlich Grußformel fehlt Hier ein Beispiel für eine verbesserungswürdige . Philip möchte Laura zum Geburtstag einladen (für Oberstufenschüler empfiehlt sich ein Bezug auf Bewerbungsgespräch o.ä.). Aufgabe für die Workshop Teilnehmer: Lest die Mail und findet heraus, worum es geht. - Wo seht ihr Verbesserungsmöglichkeiten, damit Laura besser versteht, worum es geht?

7 Wie schreibe ich die perfekte E-Mail für eine Geburtstagseinladung?
Einladung zu meiner Geburtstagsfeier am 19. Februar Hi Laura, Ich feiere am Freitag, den 19. Februar, in der Wiesenstraße 15 bei Gabi meinen Geburtstag. Um 18 Uhr geht es los. Hiermit bist du herzlich eingeladen. Ich würde mich freuen, wenn Du kommst! Liebe Grüße Philip Hier die verbesserte Version. Ist jetzt alles klar? Gibt es noch weitere Verbesserungsvorschläge? – Ein Vorschlag wäre die Aufforderung an Laura, bis zu einem festgelegten Datum zu Bescheid zu geben, ob sie kommt.

8 Wie schreibe ich die perfekte E-Mail an meine Lehrerin?
Verschiebung meines Vortrags auf nächste Woche Sehr geehrte Frau Lauterberg, wäre es möglich, meinen Vortrag um eine Woche nach hinten zu verschieben? Durch eine wichtige Familienfeier am Wochenende werde ich es wahrscheinlich nicht schaffen, den Vortrag für Montag ausreichend vorzubereiten. Vielen Dank für Ihre Rückmeldung. Mit freundlichen Grüßen Linor Aufgabe an die Teilnehmer: Nehmt an, ihr müsst am nächsten Montag einen Vortrag halten, blöderweise seid ihr aber am Wochenende auf eine wichtige Familienfeier in einer anderen Stadt eingeladen, weswegen ihr die Arbeit nicht wie erhofft durchführen könnt. Aus dem Grund möchtet ihr eure Lehrerin per im Voraus bitten, den Termin auf die nächste Woche zu verschieben. Wie würdet ihr die formulieren? Worauf müsst ihr achten? Verbesserungsvorschläge: Um welchen Vortrag handelt es sich? Für die Lehrerin ist es einfacher zu beurteilen, wenn sie weiß, um welches Thema es geht. Das hat sie eventuell bei einer größeren Klasse nicht unbedingt im Kopf. „Um eine Woche“  ungenaues Datum – bitte konkretes Datum angeben. „wahrscheinlich nicht schaffen“ ist keine wirklich verbindliche Aussage – wahrscheinlich weg lassen oder sagen, dass man nur einen Teil (die ersten Beiden Punkte schafft). Noch besser wäre natürlich ein Alternativvorschlag (z.B.: könnt ihr mit einem Klassenkameraden tauschen, könnt ihr einen Teil des Vortrags vorbereiten?) Nachname hinzufügen: sicher kennt eure Lehrerin euch alle, aber falls du einen Namensvetter in der Klasse hast, wird es eventuell schwierig, euch ohne Nachname ausseinander zu halten.

9 Wie schreibe ich die perfekte E-Mail für eine Bewerbung?
Bewerbung um eine Praktikumsstelle Sehr geehrter Herr Schenker, hiermit möchte ich mich für Ihre ausgeschriebene Praktikumsstelle für den Zeitraum bewerben. Im Anhang füge ich mein Anschreiben mit Lebenslauf und meine Zeugnisse bei. Sollten Sie weitere Informationen benötigen, stehe ich Ihnen selbstverständlich zur Verfügung. Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung. Mit freundlichen Grüßen Sarah Aufgabe an die Teilnehmer: Ihr habt eure Bewerbungsunterlagen für ein Praktikum, das ihr vom 15. Februar bis zum 13. März in einer Firma absolvieren wollt, fertiggestellt. Nun möchtet ihr die Unterlagen an den zuständigen Mitarbeiter schicken. Wie würdet ihr die formulieren? Worauf müsst ihr achten? Verbesserungsvorschläge: Praktikumsstelle genauer benennen (Bereits im Betreff!): was stand in der Stellenausschreibung? Welche Abteilung? (Oft gibt es zu den Stellenausschreibungen IDs, die ein leichtes Wiederfinden ermöglichen. In diesem Fall die ID-Nummer unbedingt mit angeben – stellt euch vor in einer großen Firma werden 200 Praktikumsplätze ausgeschrieben und ihr müsstet einen Bewerber zuordnen – würdet ihr das machen? Wahrscheinlich nicht! – eine genaue Zuordnung ist also schon mal die erste Hürde, dass ihr nicht aussortiert werdet!) Nachname hinzufügen: Der Tonfall der ist zwar respektvoll und höflich, allerdings fehlt der Nachname, dadurch wirkt das Ganze zu wenig distanziert.

10 Wie nutze ich eine Signaturzeile?
Geschäftlich Privat Mit besten Grüßen Miriam Becker _____________________ Bahnhofstraße 44b 41805 D-Milchheim Tel.: Hat jemand schon mal eine Signaturzeile gesehen? Wozu könnte die gut sein? Was meint ihr, was die Vorteile sind? Eure Nachricht wirkt direkt seriöser und professioneller, das heißt ihr werdet eher ernst genommen als wenn nur euer Name unter der steht. Gerade für Bewerbungen und im Kontakt mit Behörden macht dies einen guten Eindruck. Bei Rückfragen kann euch der Empfänger auch direkt per Telefon kontaktieren. Nachteil: Ihr gebt persönliche Informationen über euch preis. Hier wieder auf die Nutzung verschiedener Adressen für verschiedene Zwecke hinweisen. Wie funktioniert die Signaturzeile? Die Signaturzeile kann man in der Regel unter den Optionen in eurem Postfach einstellen. Dabei könnt ihr auch die Schrift und Farbe einstellen. Nutzt eine Signaturzeile für einen professionellen Auftritt Die Signaturzeile könnt ihr in den Optionen des Postfachs einstellen

11 Wie hänge ich Dokumente an?
Klicke auf die Büroklammer und wähle das Dokument aus, das du an die Mail anhängen möchtest (Bild, Datei)

12 Worauf müsst ihr achten?
Stimmt der Empfänger? Vertraut ihr dem Empfänger?  Wahl der Adresse Lässt die Betreffzeile auf den Inhalt schließen? Wird im ersten Absatz klar, was ich vom Empfänger wissen will? Schreibe ich höflich und fehlerfrei? Worauf geachtet werden muss. Die Teilnehmer können zuerst selbst Tipps loswerden, bevor die Antworten gezeigt werden. Kontrolliert den Empfänger, so vermeidet ihr große Peinlichkeiten und riesige Fettnäpfchen! Bleiben für den Empfänger Fragen offen? Sind Anhänge beigefügt? Noch mal: Stimmt Empfänger?

13 Hinweis - Haftungsausschluss
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14 Zum Abschluss auf die Erwartungen eingehen, die die Teilnehmer für sich notiert haben oder die am Flipchart stehen. Konkret darauf eingehen und nachhaken, wo noch Fragen offen sind. Habt ihr Fragen?