Tipps für Word Seminar BS 164 Barrierefrei publizieren mit Word und PDF Edith Vosta Wien, 2015-2016 (Stand: Mai 2016)

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1 Tipps für Word Seminar BS 164 Barrierefrei publizieren mit Word und PDF Edith Vosta Wien, 2015-2016 (Stand: Mai 2016)

2 Einfügen von Inhalten aus fremden Quellen Tipps für Word, 2015-20162 |

3 Inhalt einfügen nur als Text  Inhalt einfügen mit STRG+V und Einfügeoption „Nur Text“ wählen  Ergebnis teilweise unbefriedigend –fügt zusätzliche Zeichen mit ein (Leerzeilen, Aufzählungszeichen) –Hyperlinks gehen verloren  Geeignet für kurze Inhaltsblöcke Tipps für Word, 2015-20163 |

4 Inhalt einfügen mit Standard-Option und Formatierung löschen  Inhalt einfügen mit STRG+V und Beibehaltung der Standard-Einfügeoption („Zielformatierung verwenden“ UND  eingefügten Inhalt auswählen und Aktion „Formatierung löschen“ durchführen (Menüband „Start“, Gruppe „Schriftart“)  Ergebnis: –Absatz Standard –Listen/Aufzählungen bleiben als solche erhalten (Standard Word) –Hyperlinks bleiben erhalten Tipps für Word, 2015-20164 |

5 Zeichenformatierung löschen  Befehl „Zeichenformatierung zurücksetzen“ aus „Befehle nicht im Menüband“ dem Schnellzugriff hinzufügen  Löschte manuelle Zeichenformatierung, aber keine Absatzformatierungen.  Verknüpfte „Absatz+Zeichen“-Formatvorlagen bleiben allerdings erhalten Tipps für Word, 2015-20165 |

6 Ansichten in Word nutzen Tipps für Word, 2015-20166 |

7 „Alle anzeigen“ (nicht-druckbare Zeichen) Alle Absatzmarken und sonstige ausgeblendete Formatierungssymbole anzeigen (Menüband „Start“, Gruppe „Absatz“) Tipps für Word, 2015-20167 |

8 Navigationsbereich  Menüband „Ansicht“, Gruppe „Anzeigen“  Zur Navigation  Zum Verschieben von Kapiteln  Zur Kontrolle der Gliederung des Inhalts, der Überschriften Tipps für Word, 2015-20168 |

9 Lineal  Menüband „Ansicht“, Gruppe „Anzeigen“  Zur Positionierung für Tabstopps und Absatzeinzüge (für Standard-Absätze) Tipps für Word, 2015-20169 |

10 Formatvorlagen einsetzen Formatierung erkennen, bearbeiten Tipps für Word, 2015-201610 |

11 Word-eigene Formatvorlagen für Überschriften  Gliederungsebene in den Absatzeigenschaften der Formatvorlagen sind voreingestellt: –Überschrift 1Ebene 1 –Überschrift 2Ebene 2 –Überschrift 3Ebene 3 –Überschrift 4Ebene 4 –Überschrift 5Ebene 5 –Überschrift 6Ebene 6 –Überschrift 7Ebene 7 –Überschrift 8Ebene 8 Tipps für Word, 2015-201611 |

12 Gliederungsebene für Formatvorlagen einstellen  Alle Absatzformatvorlagen in Word, ausgenommen der vordefinierten Überschriften, sind auf Gliederungsebene „Textkörper“ eingestellt.  In eigens definierte Formatvorlagen, die für Überschriften eingesetzt werden, ist die Gliederungsebene entsprechend einzustellen: –Ebene 1 –etc. Tipps für Word, 2015-201612 |

13 Überschriftengliederung prüfen  Die korrekte Gliederung der Überschriften muss manuell geprüft werden. –auf Überschrift 1 folgt Überschrift 2 –auf Überschrift 2 folgt Überschrift 3 –etc.  Keine Ebene darf ausgelassen werden  Formatvorlagen für Überschriften korrekt einsetzen, nicht aus visuellen Gründen  Zur Ansichtskontrolle Ansicht Navigationsbereich – Überschriften verwenden Tipps für Word, 2015-201613 |

14 Formatierungen erkennen, bearbeiten  Um Abweichungen von der Anwendung der Formatvorlagen erkennen und bearbeiten zu können müssen bestimmte Optionen für den Formatvorlagenbereich festlegt werden: –Alle Formatierungen zum Anzeigen als Formatvorlage auswählen Tipps für Word, 2015-201614 |

15 Word-Option Formatinkonsistenzen anzeigen  Word zeigt im Inhalt Formatinkonsistenzen mittels blauer Wellenlinie an. Tipps für Word, 2015-201615 |

16 Format(vorlagen)-Verwendung anzeigen  Instanzen einer Formatvorlage auswählen: –Im Anzeigebereich „Formatvorlagen“ über Kontextmenü „Alle Instanzen von ZAHL markieren“ –Im Inhalt werden alle Vorkommen ausgewählt und zum ersten Vorkommen navigiert –Die somit ausgewählten Instanzen können einer Formatvorlage zugewiesen werden. Empfohlen: vorher Formatierung löschen Tipps für Word, 2015-201616 |

17 Welche Formatierungen müssen bereinigt werden?  Alle Überschriften müssen einer Formatvorlage mit der entsprechenden Gliederungsebene zugewiesen werden –Empfohlen: Word-eigene Überschriften-Formatvorlagen verwenden  Bei Weitergabe an Grafik/Layout wird eine Bereinigung für alle Formatierungen empfohlen –Voraussetzung: Einsatz einer Dokumentvorlage Tipps für Word, 2015-201617 |

18 Tipps für Formatvorlagen + Schnellformatvorlagenkatalog  Benennen von Word-eigenen Formatvorlagen, z. B. –Ü1, Ü2 für die Überschriften-Formatvorlagen –Zugunsten besserer Wiedererkennung im Schnellformatvorlagenkatalog  Im Dialog „Formatvorlagen verwalten“ die Empfehlungsliste anpassen Tipps für Word, 2015-201618 |

19 Zeichen korrekt setzen Tipps für Word, 2015-201619 |

20 Leerzeilen entfernen  Ein Absatz ist eine logische Einheit  Abstände zwischen Absätzen werden über die Absatz-Eigenschaften „Abstand vor“ und „Abstand nach“ erzeugt  Leere Absätze entfernen mit „Suchen und Ersetzen“ (Menüband „Start“ rechts über die Schaltfläche „Ersetzen“ oder mit STRG + h)  Im erweiterten Dialog über Auswahlliste „Sonderformat“ (Bereich „Ersetzen“) auswählen: –Absatzendemarke Tipps für Word, 2015-201620 |

21 Dialog Suchen und Ersetzen - Erweitert Tipps für Word, 2015-201621 |

22 Leerzeichen, Tab-Zeichen  Trennen Inhaltsteile (Wörter)  Kommen zur Trennung genau einmal vor  Mehrfach aufeinanderfolgende Leerzeichen (Abstände) oder Tab-Zeichen mit „Suchen und Ersetzen“ entfernen Tipps für Word, 2015-201622 |

23 Gedankenstrich vs. Bindestrich  Gedankenstrich von Bindestrich unterscheiden  Word erstellt tw. automatisch Gedankenstriche aber nicht immer  Prüfen und korrigieren mit „Suchen und Ersetzen“ –Suche nach: Abstand (Leerzeichen) Bindestrich Abstand –Ersetze zu; Abstand Gedankenstrich Abstand Tipps für Word, 2015-201623 |

24 Umbruchgeschützes Leerzeichen  Eingabe mit –STRG + Hochstellen + Abstand (Leerzeichentaste)  verhindert Umbruch für zusammenhängende Textteile, zum Beispiel –z. B. –§ 30 Tipps für Word, 2015-201624 |

25 Geschützter Bindestrich  Eingabe mit –STRG + Hochstellen + Minuszeichen (Bindestreich)  verhindert Umbruch (Abteilung) für zusammenhängende Textteile, zum Beispiel: –E-Government Tipps für Word, 2015-201625 |

26 Alternativtexte zu Bildern und Objekten Position und Umbruchart festlegen Tipps für Word, 2015-201626 |

27 Bilddatei einfügen Tipps für Word, 2015-201627 |  Bilddateien werden mit Word-eigenen Mitteln eingefügt: –über Reiterkarte „Einfügen“ und einer Schaltfläche aus der Menüband-Gruppe „Illustration“, z. B. „Grafik“ ODER –Mit Drag-and-Drop: Mit der Maus die Bilddatei in den Inhaltsbereich des Word-Dokuments ziehen

28 Alternativtext zum Bild eingeben/bearbeiten Tipps für Word, 2015-201628 | –Wählen Sie das gewünschte Bildelement aus. Klicken Sie dann mit der rechten Maustaste auf das Bildelement und wählen Sie im Kontextmenü (bei Grafiken) den Eintrag Grafik formatieren. –Im Dialog „Grafik formatieren“ wählen Sie den Reiter Alternativtext und geben einen kurzen Alternativtext zum Bild im Textfeld Beschreibung ein.

29 Schnellzugriff in Word anpassen Tipps für Word, 2015-201629 | –Schnellzugriff > „Weitere Befehle“ –„Befehle nicht im Menüband“ –„Alternativtext“ hinzufügen zu Schnellzugriff zum Öffnen des Dialogs „Grafik formatieren“ mit Auswahl „Alternativtext“

30 Alternativtext zu Diagrammen und Objektgruppen eingeben/bearbeiten Tipps für Word, 2015-201630 | –Bei Diagrammelementen wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Diagrammbereich formatieren und geben wie zuvor im Dialog unter Alternativtext die Beschreibung ein. –Komplexe Schaubilder können aus mehreren vorgefertigten Formen zusammengesetzt (Menüband „Einfügen“ > Gruppe „Illustrationen“ > Schaltfläche „Formen“) werden. –Alle Einzelelemente zusammen ausgewählt und dann im Kontextmenü der Eintrag Gruppierung und darin der Unterbefehl Gruppierung aufgerufen. Anschließend kann wie zuvor über den Befehl Objekt formatieren ein Alternativtext für das gruppierte Objekt eingegeben werden. Tipps für Alternativtexte für Abbildungen siehe Handbuch Word barrierefrei (BKA-WIKI > Barrierefrei > BS 164)

31 Tipps für Alternativtexte für Abbildungen  Leitfaden Word barrierefrei, Seminarunterlage zu VAB 164, 2014 (BKA-WIKI > Barrierefrei > BS 164)Seminarunterlage zu VAB 164  Es muss ein Alternativtext vergeben werden da sonst ggf. der Dateiname bzw. der Pfad als Alternativtext ausgegeben wird. Tipps für Word, 2015-201631 |

32 Position und Umbruchart festlegen –Wählen Sie das gewünschte Bildelement aus. –Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Größe und Position. –Im neues Dialogfenster „Layout“ im Reiter Textfluss die Umbruchart „Oben und Unten“ oder „Mit Text in Zeile“ auswählen. Tipps für Word, 2015-201632 |

33 Tipp ALT-Text im Schnellzugriff einrichten  Schnellzugriff > Weitere Befehle  Befehl auswählen aus „Nicht im Menüband enthaltene Befehle“  Alternativtext… Tipps für Word, 2015-201633 |

34 Tabellen Tipps für Word, 2015-201634 |

35 Überschriftenzeilen (Spaltenüberschriften)  Word kann für einfache Tabellen Spaltenüberschriften in Tabellen als solche kennzeichnen lassen –nutzen Screenreader-Benutzer zum Verständnis der Tabellenzellinhalte –Die Überschriftenzeilen werden bei längeren Tabellen auf jeder Seite zu Beginn angezeigt  Eigenschaft „Überschriftenzeile wiederholen“ in Word für die erste Tabellenzeile aktivieren –Menüband „Tabellentools“ > „Layout, Gruppe „Daten“ Tipps für Word, 2015-201635 |

36 Zeilenwechsel in Tabellen verhindern  Ganze Tabelle markieren  Über Kontextmenü ‘Tabelleneigenschaften’ auswählen  Reiter ‘Zeile’ und  ‘Zeilenwechsel auf Seiten zulassen’. Tipps für Word, 2015-201636 |

37 Komplexe Tabellen?  Komplexe Tabellen in Word vereinfachen(empfohlen!) oder  diese Tabellen im PDF nachträglich korrigieren (aufwendig) Tipps für Word, 2015-201637 |

38 Komplexe Tabellen mit axesPDF  Tabellen können mit dem Word-Plugin „axesPDF für Word“ getaggt werden  Voraussetzung –Eigene Formatvorlagen für Spaltenüberschrift, Zeilenüberschrift oder beides –Rollenzuweisung voreinstellen –Optimal: Muster, voreingestellte Beispieltabellen im Vorlagendokument anbieten Tipps für Word, 2015-201638 |

39 Abbildungs- und Tabellen-Beschriftung Tipps für Word, 2015-201639 |

40 Beschriftungen über dem ausgewählten Element eingeben  Tabelle oder Abbildung auswählen.  Über das Kontextmenü den Eintrag „Beschriftung einfügen“ wählen.  Im Dialogfenster „Beschriftung“ im Textfeld die Beschriftung eingeben und Position „Über dem ausgewählten Element“ Tipps für Word, 2015-201640 |

41 Hyperlinks Tipps für Word, 2015-201641 |

42 Hyperlink, Verweis einfügen  Menüband „Einfügen“, Gruppe „Link“ auf „Hyperlink“ ODER über Kontextemenü > „Hyperlink“  Im Dialog Adresse (URL oder E-Mail) eingeben Tipps für Word, 2015-201642 | Optional Quickinfo eingeben, wird als Tooltipp angezeigt

43 Aussagekräftige Linktitel verwenden  Über das Ziel bzw. die Aktion des Links Auskunft geben  Für das Ziel eindeutigen Linktitel verwenden –NICHT: „Hier“  Im Inhalt keine URLs (Webadressen) einsetzen (Ausnahme: Adressinfos) Tipps für Word, 2015-201643 |

44 Verzeichnisse und Indexes Tipps für Word, 2015-201644 |

45 Verzeichnisse  Verzeichnisse einsetzen für –Inhaltsverzeichnis –Abbildungsverzeichnis –Tabellenverzeichnis Tipps für Word, 2015-201645 |

46 Indexes  Für Stichwort-Verzeichnisse Indexeinträge erstellen bzw. mittels Konkordanzdatei im Word-Dokument erstellen lassen. Tipps für Word, 2015-201646 |

47 Dokumentensprache, Sprachwechsel, Dokumenteninformationen Tipps für Word, 2015-201647 |

48 Standardsprache des Dokuments festlegen  Datei > Optionen > Sprache: Bearbeitungssprache festlegen. Und Primärsprache als Standard festlegen. Tipps für Word, 2015-201648 |

49 Sprache für Textpassagen  Natürliche Sprache für markierte Textpassagen zuweisen  „Sprache für Korrekturhilfe zuweisen“ (Menüband „Überprüfen“, Gruppe „Sprache“, Auswahlfeld „Sprache“)  Zugunsten –Korrekter/verständlicher phonetischer Aussprache (für z. B. Screenreader-Benutzer) –korrekte Silbentrennung, Rechtschreibprüfung Tipps für Word, 2015-201649 |

50 Dokumenteninformationen Metadaten  beschreibende Information zum Dokument  wird z. B. von Suchmaschinen berücksichtigt (Stichwort SEO)  Relevante Metadaten mindestens: –Titel (Pflicht) –Autor  Die Dokumenteninformationen werden bei Konvertierung von Word zu PDF korrekt mit übergeben. Tipps für Word, 2015-201650 |

51 Dokumenteninformationen prüfen/eintragen  Eigenschaften Menüband „Datei“ unter dem Unterpunkt „Informationen“. Tipps für Word, 2015-201651 |

52 Barrierefreiheit überprüfen in Word Tipps für Word, 2015-201652 |

53 Prüfen in Word 2010  Unter Datei im Menüunterpunkt Informationen im mittleren Fensterbereich in der Ausklappliste Auf Probleme überprüfen den Befehl Barrierefreiheit überprüfen Tipps für Word, 2015-201653 | Achtung! Funktion steht im Kompatibilitätsmodus nicht zur Verfügung!

54 Fehler und Probleme im Prüfergebnis Tipps für Word, 2015-201654 |  Prüfergebnis im Fenster „Barrierefreiheitsprüfung“ (erscheint meist rechts) –Fehler (z. B. Fehlende Alternativtexte) und –Warnungen  Über den Eintrag zur Stelle im Dokument navigieren (Mausklick auf einen Eintrag)

55 Barrierefreiheitsprüfung ersetzt keine manuelle Kontrolle  kann nur technisch prüfen (z. B. „gibt es einen Alternativtext?“), nicht inhaltlich („ist der Alternativtext sinnvoll?“)  unterstützt die manuelle Kontrolle mit Hinweisen (Warnungen) Tipps für Word, 2015-201655 |

56 Word konvertieren zu PDF Tipps für Word, 2015-201656 |

57 Von Word zu PDF mit integrierter PDF- Konvertierung  „Datei“ > „Speichern unter“ und „Optionen“ –Alle „nicht-druckbare Informationen einschließen“ !  Kontrolle und Nachbearbeitung im PDF erforderlich Tipps für Word, 2015-201657 |

58 Von Word zu PDF mit Adobe PDF-Maker  mit ADOBE Add-In „Adobe PDF-Maker“ (setzt installiertes Programm „Adobe Acrobat Professional“ voraus) Tipps für Word, 2015-201658 |

59 PDF Maker Grundeinstellungen  Ein-/Ausgabehilfe und Umfließen durch Erstellen von PDF-Tags aktivieren Tipps für Word, 2015-201659 |

60 PDF Maker Lesezeichen  Word- Überschriften in Lesezeichen konvertieren Tipps für Word, 2015-201660 |

61 PDF Maker Sicherheitseinstellungen  Textzugriff für Bildschirmlese- hilfen für Sehbehinderte aktivieren Tipps für Word, 2015-201661 |

62 PDF Maker Ergebnis  Ergebnis für Word-Dokumente hängt von der Kombination der Versionen Word mit Adobe Acrobat stark ab: –Fehler analog integrierter Konvertierung in Word bei Word 2010 + Adobe Acrobat XI: Bilder werden nicht korrekter Reihenfolge konvertiert … –Besser Word-Kompatibilitätsmodus (Word 2003) + Adobe Acrobat XI: Bilder werden im Tagbaum und Umfließmodus an korrekter Position erstellt (inline-Object anstelle Figure-Tag)  Prüfung und Nachbearbeitung im Adobe Acrobat Professional erforderlich Tipps für Word, 2015-201662 |

63 Einschränkungen bei Word zu PDF  Keines der voran vorgestellten Optionen zur Erstellung von getaggten PDF kann zum gegenwärtigen Zeitpunkt PDF/UA-konforme PDF- Dokumente erstellen.  Ergebnis muss großteils im PDF nachbearbeitet werden.  Probleme (Fehler) / Einschränkungen derzeit bei: –Fußnoten/Endnoten, Marginalien –Bilder in Reihenfolge/Position (tw) und Bild als Dekoration (kein Artfakt möglich in Word und Word zu PDF) –Silbentrennung, Aufzählungszeichen –Komplexen Tabellen Tipps für Word, 2015-201663 |

64 Word zu PDF mit axesPDF for Word Plug-In  Unterstützt die Erstellung PDF/UA-konformer PDF- Dokumente  Plug-In für Word 2013, 2010, Windows 7 u.f.  Kommerzielle volle Version seitens Hersteller seit Sommer 2015  Funktionen von axesPDF Tipps für Word, 2015-201664 |

65 PDF prüfen und korrigieren  Prüfen mit PAC  Prüfen mit Callas PdfGoHTML (Plugin für Acrobat)  Prüfen und korrigieren mit Adobe Acrobat Professional  Prüfen und korrigieren mit axesPDF QuickFix Tipps für Word, 2015-201665 |

66 Referenz:  Leitfaden Word barrierefrei und andere Seminarunterlagen zu Word und PDF aus Schulungen der VAB im WIKI des Bundeskanzleramtes www.ag.bka.gv.at Topic „Barrierefrei“ > Seminarunterlagen > BS 164 Word und PDFwww.ag.bka.gv.at  Microsoft: Erstellen barrierefreier Word-Dokumente https://support.office.com/de-de/article/Erstellen-von-barrierefreien-Word-Dokumenten- d9bf3683-87ac-47ea-b91a-78dcacb3c66d?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE https://support.office.com/de-de/article/Erstellen-von-barrierefreien-Word-Dokumenten- d9bf3683-87ac-47ea-b91a-78dcacb3c66d?ui=de-DE&rs=de-DE&ad=DE  Videos von Microsoft zu Word Accessibility (in Englisch) https://support.office.com/en- us/article/Create-accessible-Word-documents-4fbb34d6-264f-4315-98d1- e431019e6137?CorrelationId=ba52edf1-7629-439e-b3f3-32460d47cad8&ui=en-US&rs=en- US&ad=UShttps://support.office.com/en- us/article/Create-accessible-Word-documents-4fbb34d6-264f-4315-98d1- e431019e6137?CorrelationId=ba52edf1-7629-439e-b3f3-32460d47cad8&ui=en-US&rs=en- US&ad=US  Microsoft Word 2010 Hilfe Tipps für Word, 2015-201666 |

67 Danke für Ihre Aufmerksamkeit! 67 | Edith Vosta edith.vosta@bka.gv.at