Seite 1 Strategische Bedeutung von Retrodigitalisierungsprojekten Dr. Irmgard Siebert Visual Library Anwendertreffen 11./12.11.2009 Martin-Luther-Universität.

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1 Seite 1 Strategische Bedeutung von Retrodigitalisierungsprojekten Dr. Irmgard Siebert Visual Library Anwendertreffen 11./12.11.2009 Martin-Luther-Universität Halle-Wittenberg

2 Seite 2 Strategische Bedeutung von Retrodigitalisierungsprojekten Dr. Irmgard Siebert Herbstsitzung Arbeitsgemein- schaft der Regionalbibliotheken im DBV, Sektion IV, Bremen, 09./10.11.2009

3 Seite 3 1.Digitalisieren, aber nicht präsentieren? – Erfahrungen der ULB Düsseldorf 2.Professionalisierung mit „scantoweb“ 3.Erfahrungen mit Drittmittelanträgen 4. Impressionen aus der Retrodigitalisierungsarbeit der ULB Düsseldorf 5. Fazit INHALT »Strategische Bedeutung von Retrodigitalisierungsprojekten«, Dr. Irmgard Siebert

4 Seite 4 1 DIGITALISIEREN, ABER NICHT PRÄSENTIEREN? »Strategische Bedeutung von Retrodigitalisierungsprojekten«, Dr. Irmgard Siebert

5 Seite 5 PHASE I: 2003–2007  Kauf eines Zeutschel-Scanners Omniscan 10000 in 2003  Scannen von regional relevanter Literatur (Scotti usw.)  Versuche, mit Miless / Mycore (ULB) / Digitool (hbz) Webpräsenz aufzubauen  Abbruch aller Aktivitäten Anfang 2007 wegen anhaltender Erfolglosigkeit Digitalisieren, aber nicht präsentieren?

6 Seite 6 ERFAHRUNGEN / FAZIT  Nutzung der vorhandenen Software Miless / Mycore nicht geeignet für die erforderliche Webpräsenz.  Zusammenarbeit mit hbz und ExLibris führt nicht zum gewünschten Erfolg.  Eigenentwicklungen à la Goobi oder ZEND personell nicht leistbar und strategisch nicht gewünscht.  Weiterführung der Digitalisierungsaktivitäten nur mit Hilfe kompetenter externer Dienstleistern möglich. Digitalisieren, aber nicht präsentieren?

7 Seite 7 2 PROFESSIONALISIERUNG MIT SCANTOWEB »Strategische Bedeutung von Retrodigitalisierungsprojekten«, Dr. Irmgard Siebert

8 Seite 8 PHASE II: SUCHE NACH NEUEN LÖSUNGEN  Besuch eines scantoweb-Workshop von Nagel / semantics Sommer 2007.  Kauf der Visual Library Herbst 2007 mit Unterstützung des Wissenschaftsministeriums NRW.  Implementierung der Software Frühjahr 2008. Professionalisierung mit scantoweb

9 Seite 9 EINGEKAUFTE DIENSTLEISTUNGEN  Produktionsbereite, wartungsarme maßgeschneiderte Software-Plattform  Implementierung und Beratungsdienstleistungen  Workflow, Workflowsteuerung  Schulungen, Fortbildungen der Mitarbeiter („learning by doing”)  Qualitätsmanagement Professionalisierung mit scantoweb

10 Seite 10 ERFAHRUNGEN  Überwindung mehrjähriger erfolgloser Projektphase  Ablösung defizitärer, inkompatibler inhouse Softwarelösungen  Schneller Aufbau einer Webpräsenz für die digitalen Sammlungen  Schaffung attraktiver Arbeitsfelder für „katalogisierungsmüde“ Bibliothekare und innovative Restauratoren  Zuverlässige, reibungslose, vertrauensvolle Zusammenarbeit mit dem Anbieter, auch nach dem Kauf der „Ersteinrichtung“  Beratungshotline  Imagesteigerung der ULB: lokal, regional, national  Steigerung des Selbstwertgefühls (der Mitarbeiter, der ULB)  („learning by doing”) Professionalisierung mit scantoweb

11 Seite 11 FOLGEAKTIVITÄTEN  Implementierung und Bekanntmachung eines On-Demand-Service  Vorbereitung von DFG-Anträgen („Düsseldorfer Malerschule”, Sammlung „Vester” usw.) Professionalisierung mit scantoweb

12 Seite 12 STATISTIK INHOUSE-DIGITALISIERUNG UND NUTZUNG 2009 Professionalisierung mit scantoweb Digitalisierte Images gesamt (inhouse) Seitenzugriffe Webportal Digitale Sammlungen gesamt * Wegen eines Software-Updates konnten im Mai keine Nutzungszahlen erhoben werden Januar Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober 0 50.000 100.000 150.000 200.000 250.000 300.000 350.000 Januar Februar März April Mai* Juni Juli August September Oktober 0 20.000 40.000 60.000 80.000 100.000 120.000 140.000 160.000 180.000 200.000

13 Seite 13 RESONANZ DER NUTZER AUF DEN ON-DEMAND-SERVICE DER ULB Professionalisierung mit scantoweb „Herzlichen Dank für die Digitalisierung von drei Schriften, die ich im Rahmen meiner Dissertation dringend benötige. Dieser Service und die Betreuung sind super; ich werde gern nochmals auf ihn zurückkommen und würde mich freuen, wenn er auch in Zukunft angeboten wird.“ „[...] Ich freue mich sehr über die Digitalisierung und werde sie mir gleich einmal ansehen. Sie wird mir bei meinen Forschungen sehr hilfreich sein.“ „[...] ich möchte mich ausdrücklich für ihre Arbeit bedanken. Die von mir gewünschten Scans [...] waren innerhalb kürzester Zeit verfügbar. [...] Die Qualität der Scans liegt deutlich über dem Durchschnitt. Bekanntere Bibliotheken bieten teilweise deutlich schlechtere Qualität an. [...]“

14 Seite 14 „PHILOSOPHIE VON SCANTOWEB“ »Wirtschaftlichkeit im Aufbau und Betrieb digitaler Sammlungen, ihr Nutzungskomfort sowie die Nachhaltigkeit der eingesetzten Technologien bilden Schlüsselkriterien, die eine konkurrenzfähige Strategie prägen und letztlich die Attraktivität digitaler Informationsangebote garantiert.« Nagel / semantics, 2009 Professionalisierung mit scantoweb

15 Seite 15 3 ERFAHRUNGEN MIT DRITTMITTELANTRÄGEN »Strategische Bedeutung von Retrodigitalisierungsprojekten«, Dr. Irmgard Siebert

16 Seite 16  Digitalisierung und Erschließung von 700 mittelalterlichen Handschriftenfragmenten der ULB  Volumen: ca. 1.000 Handschriften, 3.000 Scans  Komplette Erstellung des Antrags durch einen fachlich kompetenten und interessierten Wissenschaftler (heute Lehrstuhl an der Universität in Köln, damals Beschäftigter der ULB Düsseldorf) ERSTER DFG-ANTRAG: HANDSCHRIFTENFRAGMENTE (2002) Erfahrungen mit Drittmittelanträgen

17 Seite 17 Erfahrungen / „Sekundäreffekte”  Erst im Kontext der Antragsinitiative und der Durchführung des Projekts erkennt die Bibliothek, welchen einmaligen „Schatz“ sie mit den Fragmenten besitzt.  Die wissenschaftliche Erschließung, die mit eigenen Ressourcen nicht hätte durchgeführt werden können, wird im Kontext der Digitalisierung, also mithilfe der DFG-Drittmittel „mit“erledigt.  Die Aufbewahrung der Fragmente wird optimiert. ERSTER DFG-ANTRAG: HANDSCHRIFTENFRAGMENTE (2002) Erfahrungen mit Drittmittelanträgen

18 Seite 18  Antragstellung: Mai 2008  Genehmigung: Januar 2009  Umfang: 250 Bände, 3.600 Blätter, 41.000 Seiten  Gegenstand der Förderung: Digitalisierung und sachliche Erschließung, insbesondere auch der enthaltenen Graphiken, Radierungen, Kupfer- stiche, Holzschnitte usw. DFG-ANTRAG: DAS ILLUSTRIERTE BUCH DER DÜSSELDORFER MALERSCHULE Erfahrungen mit Drittmittelanträgen

19 Seite 19 Erfahrungen / „Sekundäreffekte“  Die Idee, sich mit dem Thema Bestände der Düsseldorfer Malerschule in der ULB zu befassen, wurde von einer Kunsthistorikerin an uns herangetragen.  Erst im Kontext der konkreten Antragstellung wurde deutlich, dass keine andere Bibliothek über einen vergleichbar großen Bestand verfügt.  Die in den DFG-Anträgen geforderte Schadensbilanz vermehrt die Kenntnis über den physischen Zustand der Werke und steuert die Priorisierung der hauseigenen Restaurierungswerkstatt sowie bei der Vergabe von Restaurierungsaufträgen an externe Werkstätten. DFG-ANTRAG: DAS ILLUSTRIERTE BUCH DER DÜSSELDORFER MALERSCHULE Erfahrungen mit Drittmittelanträgen

20 Seite 20 Erfahrungen / „Sekundäreffekte“  Zusammenarbeit mit Kunsthistorischem Institut der Universität wurde intensiviert, deren Interesse an unserer Arbeit vermehrt.  Steigerung des Image der ULB in der Universität.  Die geplante sachliche Erschließung der in den Büchern zahlreich enthaltenen Kunstwerke wäre ohne Drittmittelunterstützung nicht möglich. DFG-ANTRAG: DAS ILLUSTRIERTE BUCH DER DÜSSELDORFER MALERSCHULE Erfahrungen mit Drittmittelanträgen

21 Seite 21  Antragstellung: November 2008  Genehmigung: Juni 2009  Umfang: 2.700 Bände, 1.050.000 Seiten  Gegenstand der Förderung: Digitalisierung und Strukturierung DFG-ANTRAG: PHARMAZIEHISTORISCHE SAMMLUNG DR. VESTER Erfahrungen mit Drittmittelanträgen

22 Seite 22 Erfahrungen / „Sekundäreffekte”  Struktur und Zustand der Sammlung wurden erst im Kontext der Vorbereitung des DFG-Antrags sukzessive erkannt.  Die mit eigenem Personal erfolgende Retrokatalogisierung wird forciert.  Der Zusammenhang zwischen der Sammlung der ULB Düsseldorf und den Sammlungen anderer Bibliotheken (z. B. UB Braunschweig) wird transparenter.  Zusammenarbeit mit dem Institut für Geschichte der Medizin an der Heinrich-Heine-Universität wird intensiviert, Interesse an innovativer Arbeit der ULB auf dem Campus vermehrt. DFG-ANTRAG: PHARMAZIEHISTORISCHE SAMMLUNG DR. VESTER Erfahrungen mit Drittmittelanträgen

23 Seite 23  Intensivere Beschäftigung mit den eigenen Sondersammlungen.  Besseres Kennenlernen der eigenen Bestände (weltweit einzigartiger Bestand zur „Düsseldorfer Malerschule”)  Erstellung von Schadensbilanzen, die jenseits der Digitalisierung auch für die allgemeine Bestandserhaltungsstrategie wichtig sind.  Erkennen von Erschließungslücken, Intensivierung der Retrokonversion  Projektierung rationeller Erschließungsformen für Sondermaterialien (Fotos, Theaterzettel, Schulprogramme). SEKUNDÄREFFEKTE DER DRITTMITTELGESTÜTZTEN RETRODIGITALISIERUNG Erfahrungen mit Drittmittelanträgen

24 Seite 24  Mittelalterliche Handschriften  Inkunabeln  Schulprogramme  Theaterzettel  Graphiksammlung Totentanz WEITERE ANTRÄGE IN VORBEREITUNG Erfahrungen mit Drittmittelanträgen

25 Seite 25 4 IMPRESSIONEN AUS DER RETRODIGITALISIERUNGS- ARBEIT DER ULB DÜSSELDORF »Strategische Bedeutung von Retrodigitalisierungsprojekten«, Dr. Irmgard Siebert

26 Seite 26 GRAZER BUCHTISCH Impressionen aus der Retrodigitalisierungsarbeit

27 Seite 27 ZEUTSCHEL OMNISCAN 10000 Impressionen aus der Retrodigitalisierungsarbeit

28 Seite 28 ZEUTSCHEL OMNISCAN 10000 Impressionen aus der Retrodigitalisierungsarbeit

29 Seite 29Impressionen aus der Retrodigitalisierungsarbeit ZEUTSCHEL OMNISCAN 10000

30 Seite 30Impressionen aus der Retrodigitalisierungsarbeit ZEUTSCHEL OMNISCAN 10000

31 Seite 31 DIGITALE SAMMLUNGEN Impressionen aus der Retrodigitalisierungsarbeit

32 Seite 32 STRUKTURIERUNG Impressionen aus der Retrodigitalisierungsarbeit

33 Seite 33 5 FAZIT »Strategische Bedeutung von Retrodigitalisierungsprojekten«, Dr. Irmgard Siebert

34 Seite 34 FAZIT  Nur durch die Zusammenarbeit mit Nagel / semantics war es der ULB Düsseldorf möglich, eine effiziente Digitalisierungsinfrastruktur aufzubauen.  Die Anforderungen der DFG-Anträge bewirken vertiefte Kenntnisse und Bewertungen der Altbestände sowie Erstellung von Schadensbilanzen, die für eine generelle Erhaltungsstrategie wichtig sind.  Das neue Aufgabengebiet Retrodigitalisierung motiviert viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und bewirkt Personalentwicklungs„schub“.  Die Vermehrung der Drittmitteleinwerbung evoziert die Aufmerksamkeit der Hochschulleitung. » Strategische Bedeutung von Retrodigitalisierungsprojekten «, Dr. Irmgard Siebert

35 Seite 35  Die Retrodigitalisierung ist nicht nur ein Thema für große Bibliotheken, sondern ist u. a. wegen der Einmaligkeit der Bestände / Sammlungen auch für mittelgroße und kleine Bibliotheken (Regionalbibliotheken, Landesbiblio- theken, Forschungsbibliotheken) ein „Muss“.  Der Aufbau einer Inhouse-Digitalisierungsinfrastruktur lohnt sich in jedem Fall aus den folgenden Gründen: Große Flexibilität, Aufbau von Know-how, Reduktion von Transportrisiken und Versicherungsfragen, Förderung der Bestandserhaltung, geringerer Organisationsaufwand z. B. bei unpaginierten Materialien, selbstbestimmtes Qualitätsmanagement, Reduktion von Kommunikationsaufwand mit externen Dienstleistern. Fazit

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