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1 GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH Telefon: 040 / 790 12 - 270 E-Mail: info@gfuhamburg.de Bild 1 Projektmanagement in KMU Kurzeinführung GfU mbH Hamburg, Oktober 2011

2 GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH Telefon: 040 / 790 12 - 270 E-Mail: info@gfuhamburg.de Bild 2 Projektmanagement – Beim Projektmanagement handelt es sich um die Gesamtheit von Führungsaufgaben, - organisation, -techniken und –mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten. (vgl. DIN 69901-5:2009) – Im Rahmen des Projektmanagements wurde das „magische Dreieck“ erstellt. Das magische Dreieck zeigt die zentralen Elemente des Projektmanagements: Qualität, Zeit und Kosten. Das Ziel des Projektmanagements ist es die Balance in den Dreieckskräften zu finden und aufrecht zu erhalten.

3 GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH Telefon: 040 / 790 12 - 270 E-Mail: info@gfuhamburg.de Bild 3 Abgrenzung KMU Kleine und mittlere Unternehmen spielen für die Beschäftigung eine wichtige Rolle und haben eine tragende Rolle der deutschen Wirtschaft. Im Jahr 2009 lag der Unternehmensbestand in Deutschland bei insgesamt 3,68 Millionen Unternehmen. Hiervon fielen 3,67 Millionen Unternehmen in den Bereich der KMU, dieses ist ein Anteil von 99,6%. Im Jahr 2007 erwirtschafteten KMU 38,5% des gesamten Umsatzes der deutschen Wirtschaft. Die Zahl der Beschäftigten, die in kleinen und mittleren Unternehmen tätig sind, lag im Jahr 2008 bei 58% UnternehmensgrößeZahl der BeschäftigtenUmsatz €/Jahr Kleinbis 9bis unter 1 Million Mittelbis 499bis unter 50 Millionen (KMU) zusammenunter 500unter 50 Millionen

4 GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH Telefon: 040 / 790 12 - 270 E-Mail: info@gfuhamburg.de Bild 4 Phasen des PM in KMU Projektinitiierungsphase: In dieser Phase entsteht aus einer Idee oder einem Kundenauftrag ein Projekt. Um Projekte nicht schon am Anfang zum Abbruch zu bringen, muss in KMU eine Routine vorhanden sein. Bei dieser Routine handelt es sich um die Phase der Initiierung. In dieser Prozessgruppe wird die Vorarbeit für die folgende Projektplanung geleistet. Projektplanung: Diese Phase dient der weiteren Konkretisierung und Detaillierung der Vorprojektphase. Sie beinhaltet ein Kick Off Meeting, bei der das neu gebildete Projektteam die weiteren Schritte plant. Die Projektplanung bildet die Grundlage für eine erfolgreiche Realisierung des Projekts. Projektdurchführung: In dieser Phase wird das laufende Projekt überwacht und gesteuert um das Projektziel zu erreichen. Die in der Planungsphase beschlossenen Ziele und Vorgaben werden durch den Projektleiter oder Controller kontrolliert und gesteuert. Projektabschluss: Sobald die letzten Meilensteine umgesetzt wurden folgt die Phase des Projektabschlusses. Dieser schafft Klarheit über den Projekterfolg und über noch anstehende Restarbeiten. Durch einen dokumentierten Projektabschluss wird es möglich aus positiven und negativen Ereignissen des Projekts zu lernen. Diese Erfahrungen können dann bei zukünftigen Projekten ausgenutzt werden.

5 GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH Telefon: 040 / 790 12 - 270 E-Mail: info@gfuhamburg.de Bild 5 Projektinitiierung Die Projektinitiierung besteht aus fünf Schritten: 1. Schritt: Bestimmung der Ziele – Die Zieldimensionen sind die Ecken des magischen Dreiecks: Qualität, Zeit und Kosten. Projektmanagement ist dann erfolgreich, wenn die angestrebten Ziele mit den Zieldimensionen realisiert werden können. 2. Schritt: Bestimmung der Kosten und des Nutzens – Bei den finanziellen Mitteln handelt es sich um eine knappe Ressource in KMU. Die Kosten müssen in akzeptabler Relation zum Nutzen stehen. Hierzu müssen zunächst die Kosten ermittelt werden. Nun kann eine Nutzwertanalyse durchgeführt werden. Wenn die Kosten/Nutzen Relation akzeptabel ist dann folgt der nächste Schritt

6 GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH Telefon: 040 / 790 12 - 270 E-Mail: info@gfuhamburg.de Bild 6 Projektinitiierung 3. Schritt: Bestimmung der Chancen und Risiken – Mögliche Risiken müssen identifiziert, eingeordnet und verarbeitet werden. Hierzu wird die Risikoanalyse durchgeführt. Wenn die Risiken gering sind, wird die Initiierung fortgeführt 4. Schritt: Aufdecken aller am Projekt Beteiligten Personen – Sogar bei kleinen wenig komplexen Projekten kann es Stakeholder geben, die der Projektabwicklung im Wege stehen, oder es sogar zum Scheitern bringen. Deshalb müssen mit Hilfe der Stakeholderanalyse alle Projektbeteiligten aufgedeckt werden 5. Schritt: Bildung des Projektteams – Der Projektleiter hat die Aufgabe als letzten Schritt der Initiierungsphase festzulegen wie viele Mitglieder das Projektteam braucht um erfolgreich zu sein.

7 GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH Telefon: 040 / 790 12 - 270 E-Mail: info@gfuhamburg.de Bild 7 Projektplanung In der Projektplanungsphase werden 6 Schritte durchgeführt: 1. Schritt: Treffen des Teams: Das erste Treffen des Tams findet beim sogenannten Kick Off Meeting statt. Hier stellt der Projektleiter dem Team die Ergebnisse der Initiierungsphase vor und diskutiert mit dem Team das weitere Vorgehen 2. Schritt: Bestimmung eines Lastenhefts: Hierbei handelt es sich um eine Beschreibung aller Aktivitäten die Im Rahmen des Projekts durchgeführt werden müssen. Basis das Lastenhefts ist das Requirements Engineering welches durchgeführt werden muss um die notwendigen Aktivitäten zu bestimmen 3. Schritt: Festlegung der Meilensteine: Bei einem Meilenstein handelt es sich um ein Ergebnis mit großer Bedeutung für das Projekt. Es handelt sich um Unter- bzw. Zwischenziele des Projekts. Diese werden in diesem Schritt vom Projektleiter und dem Projektteam festgelegt.

8 GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH Telefon: 040 / 790 12 - 270 E-Mail: info@gfuhamburg.de Bild 8 Projektplanung 4. Schritt: Projektstrukturplanung Diese baut auf den Meilensteinen auf und bildet die anstehenden Arbeitspakete eines Projekts überschaubar ab. Die Anzahl der Arbeitspakete ergibt sich aus einem Kompromiss zwischen Übersichtlichkeit und Genauigkeit. Zur Unterstützung kann die Mind Mapping Methode benutzt werden. 5. Schritt: Chronologische Darstellung aller Aktivitäten Die Darstellung baut auf der Projektstrukturplanung auf und wird in einem GANTT Diagramm abgebildet 6. Schritt: Planung der Kosten und Ressourcen Der letzte Schritt der Planungsphase ist die nochmalige Überprüfung der Kosten und der Ressourcen durch den Projektleiter. Wenn die Ressourcen vorhanden und die entstehenden Kosten akzeptabel sind, folgt die Projektdurchführung

9 GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH Telefon: 040 / 790 12 - 270 E-Mail: info@gfuhamburg.de Bild 9 Projektdurchführung Die Projektdurchführung besteht aus 4 Schritten 1. Schritt: Information über den Fortschritt an alle Mitarbeiter – Der Projektleiter hat die Aufgabe die Mitarbeiter und Stakeholder kontinuierlich über den aktuellen Projektfortschritt zu informieren. Dieses geschieht im Team Jour Fixe welches ein widerkehrender Termin ist bei dem das Team zusammen kommt. 2. Schritt: Überwachung und Controlling des Projekts – Das Controlling beschreibt die Steuerung des Projekts. Um immer auf dem aktuellsten Stand zu sein werden Kennzahlen aufgestellt mit deren Überwachung das Projekt gesteuert werden kann 3. Schritt: Überwachung der Meilensteine – Der Projektleiter muss die Einhaltung der Meilensteine überwachen und bei Abweichungen diese neu planen. 4. Schritt: Dokumentation der Entwicklung – Die permanente Dokumentation ist wichtig, da zukünftige Projekte an den Erfahrungen des Projekts teilhaben können und so nicht mehrfach die gleichen Fehler gemacht werden

10 GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH Telefon: 040 / 790 12 - 270 E-Mail: info@gfuhamburg.de Bild 10 Projektabschluss Der Projektabschluss besteht aus 4 Schritten: 1. Schritt: Treffen des Teams beim Abschlussworkshop – Der Abschlussworkshop ist das Gegenstück zum Kick Off Meeting und bereitet das Ende der Projektarbeit vor. Nach dem Workshop sollte jedem Teammitglied klar sein welche Schritte noch durchgeführt werden müssen 2. Schritt: Verfassen eine Abschlussberichts – Der Abschlussbericht baut auf der schon vorhandenen Dokumentation auf und fügt dieser noch die Ergebnisse des Abschlussworkshops hinzu 3. Schritt: Entlasten des Teams – Das Team wird mit der Unterzeichnung des Abschlussberichts entlastet, vorher wird dieser auf die Zielerreichung im Sinne von Kosten, Zeit und Qualität überprüft 4. Schritt: Abfrage und Dokumentation der Projekterfahrungen – Hierbei handelt es sich um das sogenannte Lessons learned, also die Erfahrungen die sich durch das Projekt entwickelt haben. Positive sowie negative Ereignisse werden dokumentiert. Durch die Dokumentation ist es für folgende Projektteams möglich aus den Erfahrungen zu lernen und so mögliche Fehler zu vermeiden

11 GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH Telefon: 040 / 790 12 - 270 E-Mail: info@gfuhamburg.de Bild 11 Vorteile des PM in KMU Konkurrenzfähigkeit von KMU gegenüber großen Unternehmen steigt Projektbearbeitung kann effektiver durchgeführt werden Das Risiko der Projekte wird minimiert Probleme können frühzeitig erkannt und behoben werden weniger Projektabbrüche in der Durchführungsphase Wissenstransfer ermöglicht ständige Verbesserung der Projektarbeit hohe Flexibilität des Projektteams durch Projektmanagement Motivation steigt durch Teamarbeit Mitarbeiter identifizieren sich mit dem KMU

12 GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH Telefon: 040 / 790 12 - 270 E-Mail: info@gfuhamburg.de Bild 12 Nachteile und Probleme des PM in KMU hohe Kosten bei der Einführung des Projektmanagements mögliche Konflikte innerhalb des Projektteams in KMU ist häufig der Geschäftsführer auch der Projektleiter der Projektleiter muss akzeptiert werden

13 GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH Telefon: 040 / 790 12 - 270 E-Mail: info@gfuhamburg.de Bild 13 Lessons learned Projektmanagement kann auch in KMU auf hohem Niveau betrieben werden. Mit der vorgestellten Auswahl von Methoden und Prozessen ist es möglich ein individuell abgestimmtes Projektmanagement aufzubauen und zu handhaben. Wenn sich der administrative Aufwand in Grenzen hält, lässt sich Projektmanagement durchführen. Wichtig ist, dass methodisch vorgegangen wird, denn einheitliche Methoden verkürzen die Ausführungszeit und lassen sich auf andere Unternehmensbereiche übertragen. Durch einen störungsfreien internen Ablauf erleichtert sich auch die Zusammenarbeit mit Lieferanten und Kunden.

14 GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH Telefon: 040 / 790 12 - 270 E-Mail: info@gfuhamburg.de Bild 14 Kontakt GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH hit-Technopark Tempowerkring 10 21079 Hamburg Tel.:040 / 790 12 - 270 Fax:040 / 790 12 - 274 E-Mail:info@gfuhamburg.de Internet:www.gfuhamburg.de

15 GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH Telefon: 040 / 790 12 - 270 E-Mail: info@gfuhamburg.de Bild 15 Copyright Dieses Dokument und alle enthaltenen Informationen sind das alleinige Eigentum der GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH. Mit der Übergabe dieses Dokuments oder der Offenlegung der Inhalte ist keine Übertragung von geistigem Eigentum verbunden. Dieses Dokument darf nicht reproduziert oder Dritten zugänglich gemacht werden ohne das ausdrückliche, schriftliche Einverständnis der GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH. Dieses Dokument und sein Inhalt dürfen nicht für andere Zwecke benutzt werden, als die, für die sie erstellt worden sind. Die enthaltenen Aussagen stellen kein Angebot dar. Sie basieren auf den genannten Prämissen und wurden in gutem Glauben gemacht. Wenn die Quellen der Aussagen nicht genannt sind, kann die GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH gebeten werden, diese offen zu legen. This document and all information contained herein is the sole property of GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH. No intellectual property rights are granted by the delivery of this document or the disclosure of its content. This document shall not be reproduced or disclosed to a third party without the express written consent of GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH. This document and its content shall not be used for any purpose other than that for which it is supplied. The statements made herein do not constitute an offer. They are based on the mentioned assumptions and are expressed in good faith. Where the supporting grounds for these statements are not shown, GfU Gesellschaft für Unternehmenslogistik mbH will be pleased to explain the basis thereof.