Vorschlag zur Optimierung von betrieblichen Arbeitsprozessen Speziell für digitalisierte Dokumente

Digitalisieren von Zeitungsabschnitten Das Digitalisieren von Dokumenten hat sehr viele Vorteile: Platzsparend Kosten werden gesenkt Schnelle Suchergebnisse Zeitgleicher Zugriff auf Dokumente durch mehrere Nutzer Suche in unterschiedlichen Kategorien

Das Problem trotz Digitalisierung ...Können Sie bitte einen Artikel für mich heraussuchen…? Wer kennt dieses Problem nicht? Der Chef oder ein Arbeitkollege bittet Sie einen bestimmten Artikel noch mal vorzulegen. Bei Aktenverwaltung ist das schon schlimm genug gewesen, stundenlang nach Artikel XYZ zu suchen. Aber auch bei Digitalen Dokumenten fängt man an zu verzweifeln und gerät schnell in Panik. Time is Money! Viel zu viel Zeit geht beim Durchforsten der Festplatte unnötig verloren. Und es bleibt bestimmt nicht bei diesem einen Artikel. Hochgerechnet auf das ganze Jahr und die gesamte Belegschaft, bekommt der Controller schnell Herzrasen.

Die Lösung Warum selbst alle Dateien öffnen und durchforsten? Ein Programm, das innerhalb der Dateien durchsucht, muss her. Diese Art von Programmen schießen z.Z. wie Pilze aus dem Boden und sind zudem auch noch kostenlos!

Desktop-Search-Tools Google Desktop Search Yahoo Desktop Search MSN Toolbar Suite Copernic Desktop Search Filehand Search X-friend blinkX

Wie funktioniert´s? In Prinzip funktionieren diese Programme alle gleich. Die meisten Desktopsuchmaschinen erstellen nach der Installation einen Index Aller Dokumente und Files, die Sie bei der Suche unterstützen. Desktop-Search-Tools suchen Begriffe und Texte innerhalb von Dokumenten (z.B. Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPEG Das Suchergebnis steht in Sekunden zur Verfügung. http://www.tkp.at/channel_software/specials_pc-utilities_19323.html

Vorteile von Desktop-Search-Tools Kurz gesagt: viel Zeit, Kosten und Nerven sparen

Die richtige Wahl Je nach Bedarf bzw. Ansprüchen sollte die Wahl nach dem richtigen Desktop-Such-Tool getroffen werden. Für jeden ist etwas dabei. Sei es für den Laien oder Profi. Zudem sind diese Programme noch in der Entwicklung und werden von Version zu Version erweitert und verbessert.

Die Unterschiede Die Programme unterscheiden sich lediglich in folgenden Punkten: Betriebssystem-Kompatibilität Browser-Kompatibilität Sprache Anzahl der Formaten, die unterstützt werden

Die Empfehlung: - Der Alleskönner - X-friend Desktop- und Serversuchmaschine X-friend ist auf Deutsch als Beta-Version verfügbar, unterstützt die Suche nach MS Office-Dateien, PDF, RTF, HTML, XML, TXT, CSV, etc. und indexiert Dateien, Bildern, RSS- News-Feeds sowie Mails von IMAP-Konten. Die Suchmaschine, die auch zur Web-Suche genutzt werden kann, erkennt zudem Meta-Information für Digital-Fotos (EXIF-Header) und MP3s (ID3-Tag) und unterstützt alle gängigen Browser. Zusätzlich können auch freigegebene Dokumente auf Rechnern anderer X-friend User gefunden und über eine geschützte Verbindung angezeigt werden. Das Tool läuft unter Windows, Mac und Linux. Mehr Info auf ttp://www.x-friend.de/ Handbuch: ttp://www.x- friend.de/uploads/media/xfriend_handbuch_0_2_1.pdf http://www.tkp.at/channel_software/specials_pc-utilities_19323.html

Test & Beispiel

Gängige Formate die von x-friend unterstüzt werden Microsoft Dokumente (Word, Excel, Access, Powerpoint, Outlook) Open Office Dokumente (Open Scource Alternative) (Writer, Math, Impress, Draw, Calc) Adobe Acrobat Reader (PDF) Bilder per Exif (Jpeg) Zip-Archive etc.

Fazit Der Schritt weg von den Aktendokumenten zu digitalen Dokumentation ist eingeläutet. Einige Unternehmen tun‘s schon, die anderen noch nicht. Letztere werden es bzw. sollten es in naher Zukunft auch übernehmen. Sei es wegen den Unterschiedlichen Einsparmöglichkeiten von Büromaterial und schnelles finden von Dokumenten. Räume wo Akten gelagert werden, können als Büroräume genutzt werden, bzw. verpachtet werden. Die größte effizens hat man, wenn die Unterstützung von Tools, die beim Aufinden behilflich sind. Falsch ist es nicht, jetzt schon damit klein anzufangen. Früh übt sich. Und wenn man auf den Geschmack gekommen ist, stellt man sich die Frage, warum man so etwas nicht früher eingeführt hat.

Kontakt Erhan Ilter Dipl. Betriebswirt Kaarster Str. 5 D-41462 Neuss .ilter@imail.de 0177-3136134