Tutorium Power Point© 2000

Inhaltsverzeichnis Vorwort Arbeitsoberfläche Folienerstellung (Neue Präsentation, Autolayout, Folienmaster) Arbeiten mit mehreren Folien Speichern Ansicht, Foliensortierung Seitenformat Textfeld, Symbolleisten, Sonderzeichen Linien, Rechteck, Ellipse.... Hintergrund erstellen Kopieren, Verschieben, Löschen Zoom Gestaltung – Typografie Farben (Eigenschaften und Verwendung) Hintergrundbeispiele Fertige Designs Bilder, Videos, Grafiken einbauen, Clip Art, AutoFormen, OLE Diagramme erstellen Folienübergang, Animation (Text, Ojekte, Diagramme) Links Drucken Folie 3 Folie 4 Folie 5-10 Folie 11 Folie 12 Folie 13-14 Folie 15 Folie 16-22 Folie 23-25 Folie 26-28 Folie 29 Folie 30 Folie 31-35 Folie 36-37 Folie 38-43 Folie 44 Folie 45-51 Folie 52 Folie 53-57 Folie 58 Folie 59

Vorwort Dieses Tutorial soll eine allgemeine Hilfestellung für die Erstellung von Power Point-Präsentationen sein. Es zeigt die wesentlichen Funktionen des Programmes und beinhaltet die Beschreibung und Anwendung von Automatisierungswerkzeugen. Für die anschliessende Konvertierung von ppt zu html für das Projekt WEBMat (WEB-BASIERTES LERNEN) werden diese unbedingt benötigt und sollten bei der Erstellung der Vorträge Anwendung finden.

Arbeitsoberfläche Die Oberfläche von PowerPoint setzt sich aus folgenden Elementen zusammen: Titelleiste Menüleiste Bildlaufleiste Symbolleisten Arbeitsbereich Statuszeile

Folienerstellung Es gibt grundsätzlich mehrere Möglichkeiten, eine ppt-Präsentation zu erstellen. Verwendung einer bereits bestehenden ppt-Präsentation durch überschreiben / ersetzen des Inhaltes. (= Verwendung einer Musterdatei als Schablone) Neuerstellung Verwendung des AutoInhalt-Assistenten (= Bestandteil des Programmes ppt) Verwendung von Entwurfsvorlagen (siehe Folie 43)

 Alternativ: ppt-Musterdatei zum downloaden aus dem Internet: Folienerstellung 1) Verwendung einer bereits bestehenden ppt-Präsentation Wählen Sie in der Menüleiste: Datei Öffnen (eine beliebige ppt-Datei auswählen und öffnen) Speichern unter (die Datei unter einem neuen Namen speichern) Inhalt ersetzen  Alternativ: ppt-Musterdatei zum downloaden aus dem Internet: http://www.meduniwien.ac.at/mcw150/webmat/muster01.ppt

Neue Präsentation erstellen 2) Neuerstellung Wählen Sie in der Menüleiste: Datei Neu Neue Präsentation Leere Präsentation

Autolayout Wählen Sie bitte ein AutoLayout mit Titeltext (Diese Option wird für das Projekt WEBMat unbedingt benötigt !!)

Autolayout Ersetzen Sie „Titel durch Klicken hinzufügen“ durch Ihren eigenen Folientitel

Folienerstellung mit dem „Master“ (Autolayout) Wählen Sie in der Menüleiste: Ansicht Master Folienmaster Schriftart, -Farbe, -Grösse von Titel und Inhaltstext sowie Hintergrundfarbe können so verändert werden. Diese Einstellungen wirken sich auf die komplette künftige Präsentation aus und können auch nachträglich jederzeit geändert werden. ( wie ? ab Folie 18)

Arbeiten mit mehreren Folien Erstellen Sie eine Neue Folie mit den im Folienmaster festgelegten voreingestellten Optionen: Menüleiste: Einfügen  Neue Folie  wählen Sie ein Autolayout (wie in Folie 8) Die neue Folie hat das Aussehen der von Ihnen im Folienmaster (Autolayout) vorgewählten Einstellungen. Sie können so ganze Präsentationen mit einem einheitlichen Stil versehen. Korrekturen sind mit einem Arbeitsschritt über den Folienmaster auf sämtlichen Folien möglich. (z.B. Grösse oder Farbe des Titeltextes kann in allen Folien auf einmal verkleinert werden) Um zwischen den einzelnen Folien hin- und herzublättern, benutzen Sie die Doppelpfeile am unteren Rand der Bildlaufleiste.

Speichern Bitte speichern Sie Ihre Präsentation NICHT als einzelne Folien SEPARAT ab, sondern immer als einen kompletten Foliensatz in einer einzigen Datei.

Ansicht Das Programm ppt bietet verschiedene Bildschirmansichten. Die 4 wichtigsten: wählen Sie in der Menüleiste: Normal (Einzelansicht der Folien, hier erstellen Sie die Texte, fügen Bilder ein etc...) Foliensortierung Bildschirmpräsentation F5 Master (Voreinstellungen)

Ansicht Foliensortierung Wählen Sie in der Menüleiste:  Ansicht  Foliensortierung Gesamtübersicht der kompletten Datei, hier können Sie durch Direktauswahl Folien kopieren, neu anordnen, löschen etc...

Das richtige Seitenformat Wählen Sie in der Menüleiste: Datei Seite einrichten Papierformat: Bildschirmpräsentation (Standardeinstellung) Wenn die Präsentation auch als Diavortrag verwendet werden soll und später ausbelichtet wird: Papierformat: 35-mm-Dias

Textfeld Überschreiben Sie ein vorhandenes Textfeld oder erzeugen Sie ein neues: Wählen Sie in der Menüleiste: Einfügen  Textfeld oder aktivieren Sie die Symbolleiste Zeichnen Diese Leiste muss aktiviert sein, damit man sie sehen und damit arbeiten kann: Menüleiste - Ansicht - Symbolleisten - Zeichnen  aktivieren

Textfeld Wählen Sie in der Symbolleiste Zeichnen unten am Bildschirm das Icon „Textfeld“ (siehe Pfeil) Platzieren Sie den Cursor auf die gewünschte Stelle und setzen Sie den neuen Text.

Text formatieren Menüleiste: - Format - Zeichen

Weitere nützliche Schaltflächen... Die Symbolleiste „Zeichnen“ beinhaltet auch noch weitere, praktische Tools, mit deren Hilfe Sie direkt rasch auf einige Optionen ohne Menüleiste zugreifen können. Pfeil Rechteck Ellipse Linienart Schatten Linie Textfeld Pfeilart Schriftfarbe Füllfarbe Hier sind nur einige davon angeführt. Jede Schaltfläche lässt sich individuell vom Benutzer zusammenstellen. Linienfarbe Um das Format dieses Tutorials nicht zu sprengen, kann nicht auf jedes Tool im Detail eingegangen werden. Experimentieren Sie bitte auch mit den anderen Symbolleisten: Standard, Format, etc...

Symbolleiste Format Die Symbolleiste „Format“ bietet die wichtigsten Funktionen zum Thema Schriftsatz und Formatierung. Hier sind einige angeführt: Schriftart: Schriftgrösse: Fett: Kursiv: Unterstrichen: Textschatten: Ausrichtung - linksbündig: Ausrichtung - zentriert: Ausrichtung - rechtsbündig: Nummerierung: Aufzählungszeichen:

Sonderzeichen Wählen Sie in der Menüleiste: Einfügen Symbol auswählen  Sonderzeichen sind Zeichen aus Schriftarten wie z.B.: Dixieland, Symbol, GreekMathSymbols etc... Wenn Sie ihre Präsentation auf einem anderen Computer zeigen, muss dort die verwendete Schriftart installiert sein.

Text farbig unterlegen Durch einen Doppelklick auf das Textfeld kann ein Untermenü geöffnet werden, das Zugriff auf Hintergrundfarbe und Linie für das Textfeld ermöglicht. Text

Linien Aus der Symbolleiste „Zeichnen“ das Tool „Linie“ anklicken: Mit der linken Maustaste eine Linie zeichnen und anschliessend mit einem Doppelklick auf die Linie das Menü „AutoForm formatieren“ aufrufen.

Rechteck Aus der Symbolleiste „Zeichnen“ das Tool „Rechteck“ anklicken: Mit der linken Maustaste ein Rechteck zeichnen und anschliessend mit einem Doppelklick auf das Rechteck das Menü „AutoForm formatieren“ aufrufen.

Quadrat Wenn Sie beim Zeichnen gleichzeitig die Umschalttaste  gedrückt halten, entsteht ein Quadrat. Wenn Sie beim Zeichnen gleichzeitig die Umschalttaste  und die Strg-Taste gedrückt halten, dann beginnen Sie das Quadrat vom Objekt-Mittelpunkt aus zu zeichnen. Für das Zeichnen von Ellipsen oder Kreisen, Pfeilen, Schatten etc... verfahren Sie genauso mit dem entsprechenden Tool.

Hintergrundfarbe Menüleiste:  Format  Hintergrund....

Hintergrund mit Farb - Verlauf

Hintergrundfüllmuster können interessant aussehen, führen aber z.B. bei der Diabelichtung zu grossen Problemen und die Lesbarkeit leidet darunter. Daher bitte nicht für Dias verwenden !!!

Kopieren, Verschieben, Löschen Klicken Sie auf ein Textfeld oder ein anderes Objekt mit der linken Maustaste. Es erscheint ein Rahmen. Wandern sie mit dem Mauszeiger auf diesen Rahmen. Der Mauszeiger verändert sich in ein Fadenkreuz. Jetzt ziehen Sie das markierte Textfeld/Objekt an diesem Rahmen in die gewünschte Richtung. Wenn Sie gleichzeitig die Umschalt-Taste  gedrückt halten, können Sie exakt horizontal oder vertikal verschieben. Kopieren: Wenn Sie gleichzeitig die Strg-Taste gedrückt halten, kopieren Sie das Textfeld/Objekt. Wenn Sie noch zusätzlich die Umschalt-Taste  gleichzeitig mit der Strg-Taste gedrückt halten, kopieren Sie das Textfeld/Objekt und können das neue Textfeld/Objekt perfekt horizontal oder vertikal platzieren. Löschen: Markieren Sie das gewünschte Objekt und drücken Sie die ENTF-Taste.

Zoom Sie können sich das Bearbeiten der Folien erleichtern, indem Sie den Zoom-Faktor verändern. Wählen Sie dazu in der Menüleiste:  Ansicht  Zoom Alternativ können Sie auch das Symbol Zoom verwenden:

Gestaltung -Typografie ÜBERSCHRIFTEN DIE NUR AUS GROSSBUCHSTABEN BESTEHEN SIND SCHWER LESBAR Überschriften mit Gross- und Kleinbuchstaben gemischt sind besser lesbar und schneller zu erfassen Rein kursive Überschriften erzeugen eine „schiefe, umfallende „ Optik

Empfohlene Schriftarten (Fonts) Arial Verdana Helvetica Avalon Diese Schriftarten sind auf den meisten Computern installiert. Sie verursachen daher bei der Darstellung in einer Präsentation auf anderen PCs oder bei der Diabelichtung keine Probleme. Verwenden Sie möglichst immer die gleichen Schriftarten innerhalb einer Präsentation. Schriftarten mit Serifen wie Times oder Toronto sind im allgemeinen auf Dias weniger gut lesbar als serifenlose. „Verschnörkelte“ Schriften sind schwer lesbar. Bsp: English Vivace

Empfohlene Schriftgrössen für Überschriften 44 pt (sehr gross) 40 pt (gross) 32 pt (normal) 24 pt (klein) 18 pt (sehr klein)

Fliesstext Der normale Text im Dia sollte wegen der Lesbarkeit nicht zu klein werden. Dieser Text hat eine Grösse von 28 pt. Der normale Text im Dia sollte wegen der Lesbarkeit nicht zu klein werden. 24 pt Der normale Text im Dia sollte wegen der Lesbarkeit nicht zu klein werden. 20 pt Der normale Text im Dia sollte wegen der Lesbarkeit nicht zu klein werden. 18 pt Der normale Text im Dia sollte wegen der Lesbarkeit nicht zu klein werden. 14 pt Der normale Text im Dia sollte wegen der Lesbarkeit nicht zu klein werden. 10 pt Der normale Text im Dia sollte wegen der Lesbarkeit nicht zu klein werden. 7 pt Text unter 9 pt wird bei der Diabelichtung unscharf !

Platzbedarf Der Inhalt eines Dias sollte theoretisch nicht über diese gestrichelte Linie hinausragen. Diese Option ist dann relevant, wenn Ihre Präsentation auch für Dias verwendet wird. Der freibleibende Rand wird bei der Diarahmung benötigt. Es sollten aber auch generell aus optischen Gründen keine Objekte zu knapp am Seitenrand platziert werden. Dieser Text wird mit grosser Wahrscheinlichkeit vom Diarähmchen abgeschnitten.

Eigenschaften von Farben Bei der Auswahl der Farben für Text und Hintergrund sollte man die positive und negative Wirkung von Farben bedenken. rot: positiv: hervorhebend negativ: wirkt agressiv erhöhte Pulsfrequenz ! blau: positiv: beruhigend negativ: kalt Pulssenkend ! Angenehm fürs Auge grün: positiv: beruhigend negativ: helles grün wirkt agressiv gelb: positiv: Signalfarbe negativ: „sauer“ Die Farben auf Ihrem Bildschirm weichen wahrscheinlich von den Farben auf einem anderen Bildschirm, jenen des fertigen Dias, eines Computerausdruckes oder der direkten Präsentation mit einem LCD-Projektor ab.

Schrift - Farben Die Wahl der richtigen Schriftfarbe ist von der Hintergrundfarbe abhängig. gut sichtbare Farben auf hellem Hintergrund: rot, dunkelblau, dunkles grün, schwarz, braun, magenta schlecht sichtbare Farben auf hellem Hintergrund: gelb, weiss, helles orange, helles grün, hellblau, grau ideale gut erkennbare Farben auf dunklem Hintergrund: gelb, weiss, helles orange, helles grün, hellblau, rosa schlecht sichtbare Farben auf dunklem Hintergrund: rot (flimmert auf blauem Hintergrund) dunkles grün, schwarz, braun, grau; alle Schriftfarben, die dem jeweiligen Hintergrund zu ähnlich sind wie - Bsp: blau

Beispiel für Hintergrundfarben Empfehlung für das Projekt WEBmat Verlauf: grau-weiss Überschrift: schwarz, rot, dunkelblau Fliesstext: schwarz

Beispiele für Hintergrundfarben Empfehlung für die Erstellung von Dias: dunkler Hintergrund und heller Text z.B: alle Blautöne mit und ohne Verlauf Überschrift: gelb, orange, hellgrün Fliesstext: weiss

Weitere Beispiele für Hintergrundfarben für die Erstellung von Dias alternativ: Verlauf: schwarz - dunkelgrün Farben für Text: Überschrift: gelb, orange, helles rot Fliesstext: weiss

Weitere Beispiele für Hintergrundfarben alternativ: weisser Hintergrund schwarzer Text Problem: bei der E6-Diafilmentwicklung Rotstich oder Grünstich möglich

Weitere Beispiele für Hintergrundfarben alternativ: schwarzer Hintergrund Problem: bei der maschinellen Rahmung ist die genaue Justierung schwierig. Schwarz wirkt sehr düster !

Schlechtes Beispiel: roter Hintergrund Hintergrundfarben Schlechtes Beispiel: roter Hintergrund Sehr anstrengend für das Auge Bitte nicht für ganze Präsentationen verwenden !

Fertige Designs ppt bietet auch die Möglichkeit, Ihrer Präsentation ein fertiges Design zu geben. Menüleiste:  Format  Entwurfsvorlage übernehmen

Bilder einbauen Ein Beispiel: Scannen Sie Ihr Bildmaterial z.B. mit einer Auflösung von 200 dpi auf eine Grösse von 10x15 cm. Dies ergibt eine Dateigrösse von ca. 2.6 MB im Format TIFF. Konvertieren Sie das Bild anschliessend ins Format JPEG (mittlere Qualität 7 im Programm Photoshop). Jetzt beträgt die Dateigrösse des Bildes nur noch 193 kB. Das ist völlig ausreichend. Bitte produzieren Sie keine Megafiles. Dies verschwendet nur unnötig Systemresourcen und kostet wertvolle Zeit. Menüleiste: – Einfügen – Grafik – Aus Datei – Bild einfügen

Videodateien einbauen Menüleiste: – Einfügen – Film und Sound – Film aus Datei – Datei einfügen (z.B. mpg, avi-files) Bsp: avi-datei (1.823 Kb) Um das Video abspielen zu lassen: Menüleiste  Bildschirmpräsentation  Bildschirmpräsentation vorführen oder Taste F5 drücken

Grafiken aus anderen Programmen einbauen (1) Öffnen Sie zusätzlich zu ppt auch das Programm, das die Grafik (Diagramm etc.) enthält bzw. wo sie erstellt wurde. Word, Excel, Corel Draw, Freehand oder auch ein anderes ppt-file..... markieren Sie die gewünschte Grafik kopieren (= Windows Zwischenablage) wechseln Sie wieder zurück ins Programm ppt

Grafiken aus anderen Programmen einbauen (2) Menüleiste:  Bearbeiten  Inhalte Einfügen  Bild

ClipArts Power Point bietet forgefertigte Grafiken Menüleiste:  Einfügen  Grafik  ClipArt...  einfügen

Text mit WordArt AutoFormen Power Point bietet auch forgefertigte Formen Menüleiste:  Einfügen  Grafik  AutoFormen Menüleiste:  Einfügen  Grafik  WordArt Text mit WordArt

OLE Power Point bietet auch noch die Möglichkeit, Objekte aus anderen Programmen mit „OLE“ einzufügen ( einfügen  Objekt). Dabei wird eine Verknüpfung zum Ursprungsprogramm geschaffen. Wenn man jetzt den Versuch unternimmt, die Präsentation auf einem anderen Rechner zu öffnen, findet ppt die Ursprungsgrafik nicht. BITTE AUF KEINEN FALL VERWENDEN !!!!!! Importieren Sie Grafiken aus anderen Programmen wie in den Folien 47 u. 48 beschrieben.

Diagramme erstellen Menüleiste:  Einfügen  Diagramm... Ersetzen Sie die Beispielzeilen durch Ihre eigenen Werte. Durch direktes anklicken der Grafik auf die entsprechende Stelle (linke bzw. rechte Maustaste) verändern Sie die Optik und alle anderen Einstellungen...

Folienübergänge Menüleiste:  Bildschirmpräsentation  Folienübergang Wechseln Sie in die Ansicht „Foliensortierung“. Sie können die ganze Präsentation mit Übergangseffekten versehen oder durch Direktauswahl für ganz bestimmte Folien steuern. Bestätigung für die gesamte Präsentation Bestätigung für die gewählte Folie(n) Effekte Geschwindigkeit Übergang: - händisch per Mausklick - Automatisch (ev. mit Zeit-angabe)

Animation mit Text Menüleiste:  Bildschirmpräsentation  Benutzerdefinierte Animation... Mustertext In diesem Beispiel wurde zuerst der gewünschte Text markiert. Bsp: Text, – von links, Text gruppiert nach Absätzen; diese Einstellungen bewirkten, dass der Text zeilenweise von Links eingeschoben wird.

Animation mit Objekten Menüleiste:  Bildschirmpräsentation  Benutzerdefinierte Animation... Bsp: Einstellung „Spirale“: Antimation starten: automatisch Bsp: Einstellung „rollen“, „von unten“; Antimation starten: per Mausklick

Beispiel für Animation mit Objekten

Animation mit Diagrammen Menüleiste:  Bildschirmpräsentation  Benutzerdefinierte Animation... Bsp: Einstellung: Diagrammelemente einführen: nach Serien; rollen; von unten

Links einbauen Menüleiste:  Einfügen  Hyperlink... Bitte nur „absolute“ links einbauen ! http://.... Bsp.: Link zur AKH-Seite:http://www.meduniwien.ac.at/

Drucken Menüleiste:  Datei  Drucken... Aussehen des Fensters Drucken je nach benutztem Druckertyp unterschiedlich. Druckerwahl Eigenschaften wie Papierformat u.v.m. Anzahl d. Ausdrucke - Folien (auf einer Seite formatfüllend) - Handzettel (mehrere Folien auf einer Seite) etc....