Papier war gestern - online-Bewerbungen willkommen! Positionspapier für Online-Bewerbung Zielgruppe: Schüler, Lehrer, Eltern Stand: 27.05.2008

Ergebnisse des Kurzbenchmarks (nur für dapm-MV) Der Arbeitskreis Personalmarketing e. V. Online-Bewerbungen willkommen! Die dapm-Mitgliedsunternehmen bieten jährlich bundesweit über 20.000 Ausbildungs- und duale Studienplätze an. Nahezu 450.000 Schüler bewerben sich jedes Jahr auf dieses Ausbildungsgebot. Aus dem Bewerberverhalten wird deutlich, dass der Eindruck, nur eine schriftliche Bewerbung sei eine gute Bewerbung, noch weit verbreitet ist. Bereits heute bieten 97 % der im dapm organisierten Unternehmen die Möglichkeit der online-Bewerbung. Bisher nutzen aber erst 46 % der Bewerber diesen effizienten Weg für ihre Bewerbung. Mit dieser Erklärung sprechen sich die dapm-Mitgliedsunternehmen klar für die online-Bewerbung aus. Diese Form der Bewerbung ist mindestens ebenso geeignet wie die schriftliche Bewerbung. Die online-Bewerbung bietet sowohl Bewerbern wie auch Unternehmen deutliche Vorteile. Ergebnisse des Kurzbenchmarks (nur für dapm-MV)

Vorgehen zur Umsetzung Der Arbeitskreis Personalmarketing e. V. Vorgehen zur Umsetzung Durchführung Kurz-Benchmark Erarbeitung Positionspapier sowie Entwurf einer Pressemitteilung (s. handout) Einholung dapm-Commitment und Abstimmung Pressemitteilung Budgetaussage: nach Ausarbeitung der Informationskampagne Genehmigung durch dapm-Vorstand Ausarbeitung der Informationskampagne sowie der Werbemittel => Umsetzung: bis spätestens 09-2008

Kommunikationskonzept Diese Optionen müssen im Falle der Unterstützung des Positionspapiers durch die Mitgliederversammlung (MV) mit den jeweiligen Partnern geprüft und geklärt werden. Mediennutzung zur Kommunikation der Position dapm-Pressemitteilung Online Print Homepage des dapm (www.dapm.org) Homepage der Bundes- agentur für Arbeit (www.arbeitsagentur.de) Homepage der Studien- und Berufswahl (www.studienwahl.de) Link auf den Internet- seiten der dapm-Mitglieder Social Networks (Akzeptanzprüfung wegen aktueller Datenschutzdiskussion und Kosten) Flyer - Verteilung auf Messen oder anderen Veranstaltungen durch dapm-Unternehmen Verteilung des Flyers an Eltern, die sich in Vereinen oder Verbänden engagieren Poster - an Schulen BIZ, Poster zur online-Bewerbung Beiträge in (online-) Zeitschriften - z.B. ‚Fokus Schule‘ Rundfunk und Fernsehen!? -> Rü Gz dapm

Warum eine Online-Bewerbung? Das Internet ist für Jugendliche ein selbstverständliches Informations- und Kommunikationsmittel – in der Schule und in der Freizeit! Über 94 % *) der 14 bis 24 Jährigen verfügen über einen Internetzugang und sind regelmäßig online. 75 % nutzen das Internet fünf bis sieben Tage die Woche – beim TV sind es lediglich 66 % **). Seit 1999 steigerte sich die tägliche Nutzungsdauer um 58 Minuten auf 70 Minuten. Trend: Steigend! 99 % der 1,92 Mio. Schüler der Klassen 11-13 nutzen das Internet zur Informationssuche, insbesondere beim aktiven Suchprozess nach Ausbildungsplätzen und Studiengängen (Quelle: AGOF Internetfacts IV, 2008). Die dapm-Unternehmen haben sich diesem Trend angepasst und entwickelten ihre Bewerbungsverfahren weiter, um gezielt Schulabsolventen/-innen anzusprechen und für eine Ausbildung zu begeistern! Dazu gehört eindeutig die Online–Bewerbung. *): Statistisches Bundesamt, PM Nr. 486 vom 30.11.2007 **): EIAA ‚Mediascope Europe 2007‘ 5

Seit wann gibt es die Online-Bewerbung? Das Versenden von Online-Bewerbungen begann vereinzelt Ende der Neunziger Jahre. Sehr bald akzeptierten erste Unternehmen die Online-Bewerbung als vollwertige Form. Diesem Trend folgend stellten immer mehr Unternehmen ihr Bewerbungsverfahren um. Heute akzeptieren und bevorzugen nahezu alle dapm-Mitgliedsunternehmen diesen modernen Weg der Bewerbung. Generell kann festgestellt werden, dass eine ausschließliche Online-Bewerbung umso häufiger gewünscht wird, je größer ein Unternehmen ist. Der Anteil der Online-Bewerbungen an den Gesamtbewerbungen ist bei den Unternehmen verschieden hoch: Er liegt, abhängig von den Kommunikations- aktivitäten des Unternehmens, zwischen 5 % und 100 %. Eines ist sicher: Der Trend hin zur Online-Bewerbung ist nicht aufzuhalten! 6

Die verschiedenen Formen der Online-Bewerbung Inhaltlich und formal unterscheidet sich die Online-Bewerbung nicht von einer „normalen“ Bewerbung, d.h. sie muss genauso sorgfältig erstellt werden – nur das Medium ist ein anderes. Unterscheidung der Online-Bewerbung Online-Bewerbungsbogen ohne Attachment (Abfrage von z.B. Noten oder Berufswünschen und zusätzlich freie Felder für Angaben von Praktika oder Kenntnissen/Fähigkeiten des Bewerbers) Online-Bewerbungsbogen mit Attachment (zusätzlich zu der Eingabe in vorgegebene Felder besteht die Möglichkeit, Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse etc. anzufügen) Kein gewünschtes Medium: die allgemeine E-Mail Die Bewerbung mit einer allgemeinen E-Mail wird nicht befürwortet, da eine umfangreiche Nachbearbeitung im Unternehmen notwendig ist (Erfassen und Vergleichbarmachen der Daten). 7

Die verschiedenen Formen der Online-Bewerbung Vorteile des Bewerbungsbogens Ohne Attachment Angaben des Bewerbers vollständig Technisch unkompliziert Daten schnell auswertbar und vergleichbar Mit Attachment Bewerbungsschreiben und Lebenslauf individuell gestaltbar Zeugnisnoten etc. als Kopie vorhanden gezielte Informationen über die Persönlichkeit des Bewerbers möglich (abhängig von den Fragen im Bewerbungsbogen) 8

Wie ist die Online-Bewerbung aufgebaut? Der Link zur Online-Bewerbung befindet sich üblicherweise auf der Website des ausbildenden Unternehmens in der Navigation „Jobs & Karriere“. Zum Schutz der Daten erfolgt der Zugang zur Bewerbung meist mit persönlichem Zugangscode. Der Bewerber registriert sich im vorgegebenen Feld und bekommt ein Passwort per E-Mail zugesandt. In einem online-Bewerbungsbogen werden in vorgesehene Felder persönliche Daten (Name, Adresse), Ausbildungswunsch, Schulbildung, Zeugnisnoten, bisherige Praktika, individuelle Informationen etc. eingetragen oder können als Attachment an den Bewerbungsbogen angehängt werden. Bei einigen Unternehmen ist dem Bewerbungsbogen ein Online-Vortest vorgeschaltet. - Nur wenn die Aufgaben in den Kategorien Deutsch, Mathematik, Englisch, Wirtschaft und IT-Grundwissen bestanden werden, kann die Bewerbung ausgefüllt und abgesendet werden. Nach Bestehen einer ersten Vorauswahl gibt es einen zweiten Online-Test in der örtlichen Berufsausbildung. - Oder es folgt ein Test dem ausgefüllten Bewerbungsbogen. Der Test besteht aus einigen Aufgaben zu Beobachtungsfähigkeit und Kurzzeitgedächtnis und einem zweiten Teil, der Selbstbeschreibung zu beruflichen Vorstellungen und Interessen. Eine Online-Bewerbung steht an Individualität und Qualität einer schriftlichen Bewerbung in keiner Weise nach! 9

Vorteile für den Bewerber Zeitersparnis: Schnelles, orts- und zeitunabhängiges Ausfüllen des Online-Bewerbungsbogens mit Hilfe zahlreicher Informationen und Anleitungen. Manche Unternehmen bieten beispielsweise auch die Möglichkeit, sich mit einer Bewerbung bundesweit gleichzeitig für mehrere Berufsbilder und Standorte zu bewerben. Kostenersparnis: Zwischen 4 € bis 6 € für Bewerbungsmappe pro Bewerbung zuzüglich Drucker- oder Kopierkosten. Transparenz: Die Unternehmen schaffen mit der Online-Bewerbung Transparenz für den Bewerber – dieser kann sich jederzeit über den Stand seiner Bewerbung informieren. Vollständigkeit der Bewerbung: Der Bewerber wird Schritt für Schritt durch eine übersichtliche und komplette Online-Maske geführt. 10

Vorteile für das Unternehmen Schnellere Bearbeitung: Die schriftlichen Informationen der Bewerber müssen nicht mehr in das System des Unternehmens eingegeben werden – die Bewerbung kann daher schneller ausgewertet und beantwortet werden (geringerer Sichtungsaufwand). Bessere Vergleichbarkeit: Verschiedene Bewerberprofile können – auch anhand eines Online-Tests – besser und schneller miteinander verglichen werden. Kostenersparnis: Die einfachere und unkomplizierte Kommunikation mit dem Bewerber und innerhalb des gesamten Bewerbungsprozesses spart Kosten. Die aktuelle Unternehmens-Website ersetzt oft teure Anzeigen in Zeitungen und Zeitschriften. 11

Ein paar Tipps zum Schluss Bitte informieren Sie sich vor der Bewerbung auf der jeweiligen Unternehmens-Website über das gewünschte Bewerbungs-Format. In der Regel wird bei den Großunternehmen ("Global Player") für die Bewerbung ein eigener Online-Bewerbungsbogen zur Verfügung gestellt. Mittlere und kleinere Unternehmen bevorzugen oft noch die "klassische" schriftliche Bewerbung. Auch der Online-Bewerbungsbogen muss inhaltlich so gründlich wie eine schriftliche Bewerbung bearbeitet werden. Die vorgegebenen Felder sind gewissenhaft auszufüllen. Auch die sog. "freien Felder" (Angabe über Hobbys/Aktivitäten oder bereits vorhandene Fähigkeiten/Eigenschaften/Begabungen zum gewünschten Beruf) sollten im Bewerber-Interesse mit individuellen Angaben vermerkt werden. So kann (wie in einer schriftlichen Bewerbung) die Persönlichkeit des Bewerbers widergespiegelt werden. Keine Angst: Der Datenschutz wird in allen Unternehmen unbedingt eingehalten. Der Computer ist lediglich unterstützend am Auswahlprozess beteiligt: Die Entscheidung über die weitere Behandlung der Bewerbung trifft ausschließlich der Mensch. 12

Kommunikationskonzept Diese Optionen müssen im Falle der Unterstützung des Positionspapiers durch die Mitgliederversammlung (MV) mit den jeweiligen Partnern geprüft und geklärt werden. Mediennutzung zur Kommunikation der Position dapm-Pressemitteilung Online Print Homepage des dapm (www.dapm.org) Homepage der Bundes- agentur für Arbeit (www.arbeitsagentur.de) Homepage der Studien- und Berufswahl (www.studienwahl.de) Link auf den Internet- seiten der dapm-Mitglieder Social Networks (Akzeptanzprüfung wegen aktueller Datenschutzdiskussion und Kosten) Flyer - Verteilung auf Messen oder anderen Veranstaltungen durch dapm-Unternehmen Verteilung des Flyers an Eltern, die sich in Vereinen oder Verbänden engagieren Poster - an Schulen BIZ, Poster zur online-Bewerbung Beiträge in (online-) Zeitschriften - z.B. ‚Fokus Schule‘ Rundfunk und Fernsehen!? -> Rü Gz dapm

Teilnehmer der Arbeitsgruppe Audi AG; Frau Fiedler Daimler AG, Herr Amann Deutsche Bahn AG; Frau Schöbe Deutsche Bank AG; Herr Stoisiek Deutsche Telekom AG; Herr Zeisberger (Leitung der AG) Frau König, Frau Scott HypoVereinsbank AG; Herr Reiss SAP, Frau Schmelzle Siemens AG; Herr Dr. Kny