Veranstaltungen Öffentlicher Bibliotheken planen – organisieren – ausführen Veranstaltungsmanagement: beschäftigt BibliothekarInnen in unterschiedlichem Ausmaß Sonderform des Projektmanagements Auch außerberuflich sehr brauchbar (Familienfeiern, Vereine) HA 2010-2012 / Barbara Smrzka

Themen Veranstaltungsvielfalt in ÖB Warum Veranstaltungen in ÖB? Veranstaltungsstatistik 2010 Veranstaltungsmanagement (Rechtsfragen zu Veranstaltungen) Gruppenarbeit: Veranstaltungsplanung

Veranstaltungen von A bis Z Aktionen, Programme Kreativ & Realistisch

A B C D E Auslagenaktion Book Crossing Café-Formate playDecide Ergometer-Lesen Auslage Bad Ischl Decide Wien Ergometer Zwettl

F Flohmarkt Gruselnacht G Heimatabend H Interkulturelles Jazzkonzert I Gruselnacht St. Ursula Klagenfurt Jazz Axams Kreativ Vöcklabruck

L M N O K Lebende Bücher Märchen Nachtwanderung Orientalische Nacht Kreativ Workshop Living Library FH St.Pölten Märchenstrudl Loipersdorf-Kitzladen Orient Voitsberg

P R S T Poetry Slam Pub Science Rätselrallye Spielefest Theaterworkshop Slam Linz 09 Pub Science Feldbach Pantomime Feldkirch Nofels

User Schulung Vorlesestunde V Wandern und Lesen W Zweisprachige V. Z U Theater der Phantasie Biedermannsdorf Lamas Jennersdorf Cafe St.Kanzian / K

Warum Veranstaltungen? Als Produkt lt. Leitbild / Auftrag: Bildungsarbeit Kulturangebot Informationsvermittlung Sozial-integrative Funktion Zur PR gerichtet an: (neue) LeserInnen Träger allgemeine Öffentlichkeit MitarbeiterInnen

Veranstaltungen in ÖB aus der Statistik 2010 ca. Öffentliche Bibliotheken 1.500 BenutzerInnen 930.000 BesucherInnen 9.160.000

Veranstaltungsstatistik der ÖB Ortsgröße Median 50% aller ÖB  Bestwerte 5% aller ÖB  < 1.000 EW 5 26 1.000–3.000 EW 10 59 3.000–5.000 EW 12 80 5–10.000 EW 15 81 10–20.000 EW 35 79 20–50.000 EW 31 120 > 50.000 EW 40 (>365!) Bezugsjahr 2010

Veranstaltungsmanagement Bestandsaufnahme: Wo stehen wir? Ziele: Was wollen wir? Konzeption: Was machen wir? Organisation: Wie machen wir‘s? Management = systematisches, effizientes Handeln

Bestandsaufnahme: Wo stehen wir? Ressourcen (finanzielle und personelle) Ausstattung (Raum, Technik, …) Zielgruppen (nach Alter, Interesse, …) Kooperationspartner und Mitbewerber Erfahrungen und Erfolge (Themen, Zeitplan, Besucherzahlen, …) Bestandsaufnahme

Ziele: Was wollen wir?

Ziele: Was wollen wir? Motive (neue) Zielgruppen Besucherzahl Medienecho Längerfristige Wirkung

Konzeption: Was machen wir? (1) Zielgruppen: nach Alter / Interesse / Bedürfnissen / Allgemeinheit Veranstaltungsthema: Literarische Themen (AutorIn, Neuerscheinungen, Regionalliteratur …) Sachthemen (E, G, N, P, V) IT-Themen (Computer, Internet …) Kunst und Kreativität Spiele(n) … Akteure und Partner: mit externen ReferentInnen / nur Bibliothekspersonal in Kooperation / ohne Partner Diese Punkte sind vor der Detailplanung generell zu klären.

Konzeption: Was machen wir? (2) Veranstaltungsform einmaliger Event / länger dauernd im Rahmen eines Festivals / ohne größeren Rahmen Einzelveranstaltung / Veranstaltungsreihe Methode: frontal / interaktiv Ort und Raum: in der Bibliothek / außerhalb der Bibliothek

Planung: Wie machen wir‘s? Checklisten  Terminplan Budgetplan Bewährte Hilfsmittel

Checkliste: Akteure Hauptakteure*): AutorIn, ModeratorIn, ReferentIn, KünstlerIn Gäste: Ehrengäste, BesucherInnen, Begleitpersonen Veranstalter: Bibliothek, Kooperationspartner Service: Empfang, Garderobe, Catering, Technik, FotografIn, Security *) Anreise, Betreuung, Unterbringung Ehrengäste: reservierte Plätze, besondere Begrüßung, evt. Treffen in separatem Raum

Checkliste: Raum und Ausstattung Raumbedarf: Kapazität, Zugangsbarrieren, Sanitäranlagen Beschilderung: Hinweis auf Bibliothek, Zugang, Anfahrt Mobiliar: Podest, Rednerpult, Bestuhlung, Büchertisch, Pinwand, Flipchart … Technik: Beleuchtung (Verdunklung), Ton (Mikros), Projektion (Beamer, Video, Leinwand), Klimatechnik Atmosphäre: Blumen, Dekoration, Ausstellung Beschilderung: bei externen Veranstaltungen Bibliothek präsent halten; Hinweise im Öffentlichen Raum notwendig / möglich? Mobiliar: extern anmieten, Anlieferung und Aufbau einplanen Tonanlage: ab 60 BesucherInnen! welche Mikros? Wer betreut Saalmikro? Soundcheck einplanen Licht: Hauptakteure nicht blenden, Atmosphärefaktor, Lichtcheck vor allem bei Mietgeräten

Checkliste: Kommunikation Bewerbung: Einladung, Plakat, Website, Gästeliste, Versand, Anmeldung Pressearbeit: Vorankündigung, Eintragung in Veranstaltungskalender, Presseeinladung, Presseunterlagen, Pressemeldung / Aussendung Checkliste: Genüsse Bewirtung*): kalt/warm, Stehbuffet, Fingerfood, Getränke, Geschirr Rahmenprogramm: Musik, Moderation Geschenke: für Akteure, Giveaways für BesucherInnen *) Getränke für Hauptakteure nicht vergessen! Mundpropaganda Pressemeldung: 7Ws; OTS; Presseeinladung mehrmals, evt. nachtelefonieren

Termin und Terminplan Vorbereitung Tag X NB Abstimmung mit anderen Veranstaltungen Abendveranstaltungen ab 19:00 Uhr Frontale Veranstaltungen nicht länger als 90 Minuten (je nach Zielgruppe kürzen) Bewährte Wochentage, Vormittagsmatinee Vorbereitung Tag X NB

Ablauf laut Detailplan Beispiel-Terminplan >4W 4W 3W 2W 1W V NB Kontakt Hauptakteure Ablauf laut Detailplan Termin fixieren Raum reservieren Werbemittel drucken Vorankündigungen veranlassen Plakatieren, Folder auflegen Einladungen verschicken Bewirtung organisieren Raum checken Detailablauf festlegen (Personal) Pressemeldung, Einladung AKM-Meldung Veranstaltung Pressemeldung, Pressespiegel Nachbesprechung Projektplan: wenn mehrere Beteiligte, Verantwortung eintragen möglich Detailplan: für Vorbereitung am Veranstaltungstag: wann - macht wer - was? 2. Ablauf der Veranstaltung selbst Begrüßung überlegen, Reihenfolge von Namensnennung und Dank bei Ehrengästen

Budgetplanung Honorare, Spesen Drucksorten und Werbemittel Versandkosten und Pressearbeit Medienankauf Saal- und Gerätemiete Catering, Dekoration, Giveaways + Eintrittsgelder) (– Personalaufwand!)

Veranstaltungsrecht Vertrag mit Akteuren: häufig Werkvertrag, Honorarnote Haftungsfragen: Aufsichtspflicht (Eltern, LehrerIn, BibliothekarIn) Haftpflichtversicherung! (Träger) Jugendschutz (Alkohol, Rauchen) Urheberrechtsschutz: Öffentliche Aufführung Meldepflicht des Veranstalters Verwertungsgesellschaften (LiterarMechana, AKM) Sonderfälle Film, Fernsehen Was ist eine öffentliche Aufführung? 70 Jahre nach dem Tod des Urh. AutorIn liest aus eigenen Werken ok Lesung von SchauspielerIn - LitMech Beispiel: Streichquartett spielt Schubert ok CD mit Streichquartett von Schubert – AKM Gemeinsame Meldung: nur AKM

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Veranstaltungen bis zum Umfallen … Vielen Dank!

Aufgabe: Konzipieren einer Veranstaltung zum vorgegebenen Ziel Gruppenarbeit Drei Gruppen Aufgabe: Konzipieren einer Veranstaltung zum vorgegebenen Ziel Ablaufplan: nur für den Veranstaltungstag Budgetplan: Budgetposten (evt. grobe Kostenschätzung) Werbung / PR: Plakat oder Einladung oder Pressetext