DMS-Integration in NEVARIS FINANCE Dokumentenmanagement, Workflow und Freiformerkennung Fotos: Fotolia

Einleitung NEVARIS FINANCE ist das ideale Programm für mittlere und größere Baufirmen. In Verbindung mit unseren zuverlässigen DMS- Ergänzungen (DMS = Dokumenten-Management- System) wird NEVARIS FINANCE noch leistungsfähiger. Wir bieten Ihnen Module zur Archivierung, für Workflow sowie für Freiformerkennung. Auf den folgenden Seiten stellen wir Ihnen die vielen Möglichkeiten mit DMS näher vor.

Integration in NEVARIS DMS und Workflow lassen sich in den folgenden Bereichen in NEVARIS FINANCE integrieren. Integration DMS Beleganzeige Archivrecherche Trefferliste Personalakte Indexierung Integration WorkFlow Flexible Prozessdefinition Rechnungseingänge Rechnungsausgänge Kassenbuch Zentrale Datenhaltung Kreditoren Zahlungsbedingungen Kostenstellen Freiformerkennung (OCR)

Ablauf Über Kreditoren- oder Debitorenkarte gelangt man schnell zur Suchmaske, wo man die gesuchten Belege einsehen kann.

Beleganzeige Eingescannte Belege lassen sich leicht anzeigen über den Beleg (z.B. die Eingangsrechnung) den Detailposten den Steuerposten die Kostenrechnung Web-Viewer

Archivrecherche Dokumente lassen sich rasch finden: Direkte Archivrecherche über den Kunden/Lieferanten die Dokumentart sonstige Buchungsdaten Integrierte Trefferliste Web-Recherche

Trefferliste Aufgerufene Trefferliste (Suchergebnis) inklusive Berechtigungssteuerung direkte Beleganzeige

Speicherung von Dokumenten in Personalakte Über unser DMS können Sie wichtige Dokumente der jeweiligen Personalakte Ihrer Mitarbeiter zuweisen, z.B.: Sämtliche Externen Dokumente Freie Definition von Dokumentarten Bewerbung Führerschein ... Integriert Beleganzeige Recherche Indexierung

Indexierung Sämtliche Dokumentarten Für ein- und ausgehende Belege Automatisch zeitgesteuert und/oder manuell Einfache Zuordnung von Feldwerten z.B. ein Kreditor einer Eingangsrechnung Mehrfachzuordnung von Feldwerten z.B. unterschiedliche Kostenstellen aller Rechnungspositionen einer Eingangsrechnung Integriert Recherche

Workflow: Einleitung Ein Workflow ist ein standardisierter Arbeitsablauf, in den nacheinander mehrere Mitarbeiter eingebunden sind. Er muss vorher festgelegt werden.

Flexible Prozessdefinition am Beispiel Eingangsrechnungen Mit dem Workflowmodul wird ein einmal vorgegebener (definierter) Ablauf (etwa eine Rechnungsprüfung) jedes Mal zuverlässig durchgeführt. Die rechts abgebildete Grafik zeigt auf, wie eine eingescannte und im Archiv abgelegte Eingangsrechnung von der Vorprüfung zur Buchung gelangt.

Zentrale Datenhaltung / Datenaustausch Zentraler Datenexport Mandanten- übergreifend Automatisch zeitgesteuert und/oder manuell Flexibel

Freiformerkennung 1 Texterkennungsprogramme analysieren Dokumente aus unterschiedlichen Quellen. Man unterscheidet zwischen OCR- und ICR-Programmen. OCR-Software (OCR = Optical Character Recognition, d.h. optische Zeichenerkennung) „erkennt“ gedruckte Buchstaben, Barcodes und Zahlen. Sie kann aufgrund des Dokumentaufbaus deuten, wann Dokumente bzw. deren Inhalte beginnen und enden und ist in der Lage, aus Begriffen zu schließen, in welchen Bereich ein Dokument gehört. ICR (Intelligent Character Recognition)-Software kann noch mehr. Die Software kann Daten sogar ausmachen, wenn sie sich an unterschiedlichen Stellen im Dokument befinden. ICR- Programme erkennen wichtige Schlagworte und Wortfolgen. Die Software kann sich sogar „merken“, wenn ein Begriff nachträglich vom Bearbeiter korrigiert wurde. Künftig zeigt sie diesen Begriff richtig an.

Freiformerkennung 2 Die geprüften und ggf. korrigierten Daten können dann ganz einfach in Folgeprogrammen verarbeitet werden – etwa in NEVARIS FINANCE, im Archiv oder im Workflowmodul. Die folgende Grafik zeigt den gesamten Vorgang auf. Workflow Archivierung

Freiformerkennung 3 Ein Beispiel für das „Erkennen“ von Rechnungsdaten:

Noch Fragen? Noch Fragen? Wenn Sie mehr über unser DMS-Angebot wissen möchten, wenden Sie sich einfach an unseren Experten Thorsten Sprenger. Sie erreichen ihn unter +49 4202 989-231 sowie unter sprenger@bausoftware.de.