Präsentation der Vertiefungsarbeit von Thomas Eschbach 21.07.2003 DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach Präsentation der Vertiefungsarbeit von Thomas Eschbach 21.07.2003 Oracles Beitrag zum Dokumenten- und Contentmanagement

Gliederung 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach Gliederung 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung / Ausblick

1. Einleitung DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach 1. Einleitung 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach „Wir ertrinken in einer Fülle an Informationen, aber wir sind durstig nach Wissen“ (John Naisbitt) 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

Abrufbarkeit von Information und Wissen DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach Strukturierung aller Arten von Informationen auf allen Arten von Informationsträgern immer wichtiger Abrufbarkeit von Information und Wissen Filterung nutzbare / nicht nutzbare Information Zeitfaktor Umwandlung unstrukturiertes in strukturiertes Wissen 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

2. Definitionen DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach 2. Definitionen 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

2.1 Dokumentenmanagement (DM) 2.2 Contentmanagement (CM) 2.3 Oracle DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach 2.1 Dokumentenmanagement (DM) 2.2 Contentmanagement (CM) 2.3 Oracle 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

Viele verschiedene Dokumentenarten wie... DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach 2.1 Dokumentenmanagement (DM) Viele verschiedene Dokumentenarten wie... Angebote, Anfragen, Konzepte, Protokolle, Analysen, Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen, Gutschriften, Dokumentationen, etc. ...liegen auf verschiedenen Informationsträgern oder in verschiedenen Formaten vor wie... Papiere, Word-/Excel-/PDF-Dokumente, e-Mails, Faxe, etc. 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach Problem Exponentiell steigende Informationsmenge führt schnell zu Unübersichtlichkeit, Zugriff auf Dokumente aus der Vergangenheit nur erschwert möglich 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

ABER: Dokumentation und Archivierung von Geschäftsvorfällen DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach ABER: Dokumentation und Archivierung von Geschäftsvorfällen ist notwendig aufgrund von gesetzlichen Bestimmungen, Qualitätsanforderungen (ISO 9000), erweiterter Produkthaftung Lösung des Problems: DM 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

Anforderungen an ein DM DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach Anforderungen an ein DM Klare Ablagestruktur Einfache Erfassung und Aufbereitung von Dokumenten Revisionssicheres, automatisches Abspeichern der Dokumente Anzahl der Dokumente verringern Einfaches und schnelles Finden von Dokumenten (!!!) Geringst möglicher Disziplinanspruch an Mitarbeiter Ausbaufähigkeit für die Zukunft Lukrativer Kosten-Nutzen-Effekt 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

Anforderungen an ein DM DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach Anforderungen an ein DM Verteilung von Dokumenten, soweit erforderlich Organisation des Daten- und Verarbeitungsflusses der Dokumente in einer Organisation und in Arbeitsabläufen Administration der Dokumente und Ablagestrukturen sowie Zugriffsrechte Sicherungsmechanismen für Dokumentenbestände, zugehörige Datenbanken und anderer Profile Bildschirmdarstellung, Drucken sowie Weiterleiten von abgerufenen Dokumenten an andere Kommunikationsverfahren wie eMail oder Fax 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

Unternehmen ohne DM Kopieren Recherchen Sortieren Rückfragen Ablage DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach Unternehmen ohne DM Kopieren Sortieren Ablage Recherchen Rückfragen Kurierzeit Hauspost Liegezeiten produktive Vorgangsbearbeitung Quelle: SJG Projektmanagement www.sjg.com 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

Nutzen von DM-Software – Mehr Zeit für mehr/wichtigere Vorgänge DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach Nutzen von DM-Software – Mehr Zeit für mehr/wichtigere Vorgänge Recherchen Rückfragen Kopieren Sortieren Ablage Kurierzeit Hauspost Liegezeiten produktive Vorgangsbearbeitung Quelle: SJG Projektmanagement www.sjg.com 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

Definition DM Unternehmensweite Dokumentenverwaltung DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach Definition DM Unternehmensweite Dokumentenverwaltung zur effektiven Erkennung, Erfassung, Weiterleitung, Bearbeitung, Archivierung und Zugriff auf Dokumente beliebiger Art 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

Definition DM Wichtig sind dabei auch Performance DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach Definition DM Wichtig sind dabei auch Performance Integrationsfähigkeit Kompatibilität AKZEPTANZ 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

2.2 Contentmanagement (CM) DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach 2.2 Contentmanagement (CM) Grundsätzlich: Erstellen & Verwalten von zu veröffentlichenden Informationen (Webinhalten) Entkopplung von Information und Darstellung 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

...in verschiedenen DB/Dateisystemen und auf verschiedenen Servern DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach Viele zu veröffentlichende Informationen in Form von... HTML-Seiten Textverarbeitungsformaten Präsentationen Tabellenkalkulationen Webseiten Digitalisierte Videos, Audios, Bilder ...in verschiedenen DB/Dateisystemen und auf verschiedenen Servern 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

Problem Einheitlicher u. konsolidierter Zugriff DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach Problem Einheitlicher u. konsolidierter Zugriff auf Web-Informationen und Informationen im Intranet praktisch nicht möglich 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

ABER: Dynamik verlangt Verfügbarkeit hinsichtlich Design-Änderung DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach ABER: Dynamik verlangt Verfügbarkeit hinsichtlich Design-Änderung Inhaltliche Neustrukturierung Wechsel auf ein anderes System Gleichzeitiges Publizieren auf verschiedenen Systemen Integration von fremden Inhalten 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

Anforderungen an ein CM-System ( 1 / 3 ) DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach Anforderungen an ein CM-System ( 1 / 3 ) Templates – Ablösung vom statischen HTML; Entkopplung von Information u. Darstellung; Dynamische Verknüpfung von Inhaltsdaten mit passender Darstellung Assets – Getrennte Ablage einz. Komponenten; Verwaltung u. Bearbeitung an zentraler Stelle; Aktualisierung in allen Seiten Workflow – Abbildung d. Publishing-Prozesses; Arbeitsteilung durch Rollen u. Rechte; Freigabe- u. Kontrollkette; Präzise Def. d. Verantwortungsbereiche 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

Anforderungen an ein CM-System ( 2 / 3 ) DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach Anforderungen an ein CM-System ( 2 / 3 ) Systemintegration – Integration externen Contents; Unterstützung v. Webservices (XML/XSL); Nutzung bestehender Infrastruktur f. Email od. Aufgaben (Outlook, Exchange, Notes) Erweiterbarkeit – Klare OO; Offenlegung der API; Unterstützung v. Client/Server-Mechanismen (DCOM, RMI, SOAP, Corba) Personalisierung – Indiv. Inhalte, Darstellung od. Navigation; Unterstützt CRM; Informationen kategorisieren durch Meta-informationen u. Laufzeitparameter; Ausgereifte Versionen d. CMS f. Mensch u. Maschine (Robots) 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

Anforderungen an ein CM-System ( 3 / 3 ) DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach Anforderungen an ein CM-System ( 3 / 3 ) XML-Integration – Strukturierung u. Beschreibung v. Inform-ationen; Leicht lesbar f. Mensch u. Maschine; Zukunftssicher Reporting – User Tracking u. Data Mining; Ansatzpunkte für Verbesserungspotentiale u. Qualitätssicherung; Mindestens Schnittstelle f. externe Reporting-Applikationen Performance – Schnelle Verknüpfung v. Inhalt+Template u. Auslieferung; Schnelle Auslieferung auch komplexer Seiten; Stabile Bewältigung vieler Zugriffe/Zeitintervall; Caching; Skalierbarkeit 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach Definition CM Unternehmensweite Verwaltung von zu veröffentlichenden Informationen in Form verschiedenster Datentypen durch Entkopplung und zielgerichteter Verknüpfung von Information und Darstellung 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach Definition CM Content Management bezeichnet den zielgerichteten und systematischen Umgang mit der Erzeugung, Verwaltung und Zur-Verfügung-Stellung von Inhalten in flexibler Granularität 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

2.3 Über Weltweit einer der größten Anbieter von Unternehmenssoftware DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach 2.3 Über Weltweit einer der größten Anbieter von Unternehmenssoftware 1977 gegründet, Umsatz 9,5 Mrd. USD (2002) 42.000 MA, Vertretungen in 145 Ländern Datenbanken, Tools, Anwendungssoftware, Entwicklungs- u. Analysewerkzeuge; vollständig WWW-fähige Produktlinie Beratung, Ausbildung, Support-Services 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

Marktanteil Datenbankmarkt Stand 2002 DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach Marktanteil Datenbankmarkt Stand 2002 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

3. CM mit Oracle DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach 3. CM mit Oracle 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

Zusatzprodukt zu Versionen 8i & 9i DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach inter Media Zusatzprodukt zu Versionen 8i & 9i Speicherung aller Multimedia-, Bild- u. Videodaten INSO-Filter vereinheitlicht alle Formate (ORDAudio, ORDImage, ORDVideo) Vereinfachte Suche durch Indizierung Verwaltung v. HTML-, PDF- u. weiteren textbasierten Dokumenten 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

Zusatzprodukt zu Versionen 8i & 9i DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach WebDB Zusatzprodukt zu Versionen 8i & 9i Entwicklungsumgebung für das Internet Aufbau v. dynamischen u. datenintensiven Websites Websites lassen sich komplett innerhalb d. Datenbank entwickeln u. verwalten 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

4. DM mit Oracle DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach 4. DM mit Oracle 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

Wortstammsuche („stemming“) Benachbarte Wortsuche („proximity“) DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach inter Media Text Wortstammsuche („stemming“) Benachbarte Wortsuche („proximity“) Suche mit unscharfem Profil („fuzzy search“) Volltextsuche möglich durch Indizierung Thesaurus-Funktionalitäten Themenbezogene übergreifende Suche („about query“) 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

5. Zusammenfassung DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach 5. Zusammenfassung 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

5.1 Oracles Beitrag zum DM und CM 5.2 Fazit 5.3 Ausblick mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach 5.1 Oracles Beitrag zum DM und CM 5.2 Fazit 5.3 Ausblick 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

5.1 Oracles Beitrag zum DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach 5.1 Oracles Beitrag zum DM und CM Anforderungen an DM können mit Oracle erfüllt werden (Klare Ablagestruktur, revisionssicheres Abspeichern d. Dokumente, einfaches u. schnelles Finden d. Doks, Ausbaufähigkeit) Technische Voraussetzungen sind gegeben Funktionale Anwendungen müssen entwickelt werden Disziplinanspruch an MA u. Kosten-Nutzen-Effekt hängen von der Qualität der Entwicklung d. DMS ab! 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

Templates Assets Workflow Systemintegration DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach Anforderungen an ein CMS: Templates Assets Workflow Systemintegration Erweiterbarkeit XML-Integration Reporting Performance Personalisierung können erfüllt werden! 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

Kein DM- oder CM-System als solches von Oracle verfügbar DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach Kein DM- oder CM-System als solches von Oracle verfügbar Technische Anforderungen sind aber erfüllt DB eignet sich als Datenbasis f. DMS u. CMS Funktionalität muss selbst entwickelt werden Anpassung an benutzerspezifische Bedürfnisse Integration in bestehende Strukturen, Erweiterung Eignung f. kleine u. sehr große Datenbestände Zukunftssicher 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

5.2 Fazit Kosten, Produktivität, Wettbewerbsfähigkeit und somit DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach 5.2 Fazit Kosten, Produktivität, Wettbewerbsfähigkeit und somit der Unternehmenserfolg hängen in hohem Maße von der Qualität des Dokumenten- und Contentmanagements ab! 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach Oracle liefert hierzu die technischen Voraussetzungen und erfüllt die technischen Anforderungen in vollem Umfang Funktionale Anforderungen an das DM und das CM müssen selbst entwickelt bzw. integriert werden Hierzu sind Kenntnisse über Arbeitsweise u. Technik der Oracle-Komponenten nötig Hoher Aufwand & Investition! Oracle als Datenbasis für ein unternehmensweites Dokumenten- und Contentmanagementsystem! 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

Verschmelzung von DM u. CM DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach 5.3 Ausblick Verschmelzung von DM u. CM Noch mehr räumliche u. zeitliche Unabhängigkeit Bedeutung v. DM u. CM immer wichtiger Oracle realisiert dies bereits Entwicklung stärker Richtung Knowledge Management 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! DM und CM mit Berufsakademie Lörrach Wirtschaftsinformatik 21.07.2003 Thomas Eschbach Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 1. Einleitung 2. Definitionen 3. CM mit Oracle 4. DM mit Oracle 5. Zusammenfassung