Ausgangspunkt für die zielorientierte Arbeit in der Kirche Der Auftrag der Kirche, in welchem ihre Freiheit gründet, besteht darin, an Christi Statt und also im Dienst seines Wortes und Werkes durch Predigt und Sakrament die Botschaft von der freien Gnade Gottes auszurichten an alles Volk. (Barmer Theologische Erklärung, These 6)

Leitfaden zur Zielorientierung und zum Berichtswesen für die Outputsteuerung UAG Berichtswesen

Zielorientierung und Outputsteuerung Zielorientierung gibt Antwort auf die folgende Frage: Wissen wir, für welche Ziele wir unsere Ressourcen einsetzen? Outputsteuerung schafft die Verbindung zwischen Aufgabenstellung, Aufgabenerfüllung und Ressourceneinsatz. Dies erzeugt eine höhere Transparenz. Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

Gliederung des Leitfadens 1. Zielorientierung 1.1. Zielfindung 1.1.1. Zielebenen 1.1.2. Zielbeschreibung 1.1.3. Kommunikation für Zielfindung 1.2. Zielerreichung (Messbarkeit) 1.2.1. Auf welchen Ebenen sollen Ziele gemessen werden? 1.2.2. Was wird gemessen? 1.2.3. Wie wird gemessen? Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

Gliederung des Leitfadens (2) 2. Berichtswesen 2.1. Voraussetzungen 2.2. Berichtszwecke 2.3. Berichtsempfänger 2.4. Informationsübermittlung 2.5. Berichtsgestaltung 2.6. Einführung des Berichtswesens Anlage: Berichtsmuster Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

1.1. Kirchliche Steuerungsebenen Auftrag Normative Steuerung Strategische Steuerung Vision/Leitbild Strategie Operative Steuerung Operative Ziele, Projekte, Maßnahmen Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

Operative Ziele, Projekte, Maßnahmen 1.1. Ziele benötigt man Operative Ziele, Projekte, Maßnahmen Strategie Vision/Leitbild Auftrag zur Begründung, Orientierung und Sinnstiftung (Ziele von Kirche) zur Ausrichtung auf die Zukunft (Ziele in einer Landeskirche) als Handlungsrahmen (Ziele einer Organisation) zur Planung u. Steuerung in den Aufgabenbereichen als Grundlage für das Berichtswesen und Vorgabe für die Zielvereinbarung Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

Gesellschaftlich/(Landes-)Kirchlich 1.1.1. Zielebenen Wirkung Ressourcen (Input) Handlungs-prozesse Leistung (Output) Effekt Rezeption Wandel Objektiv Subjektiv Gesellschaftlich/(Landes-)Kirchlich Effizienz (Wirtschaftlichkeit) Operative Ebene Effektivität (Wirkungsgrad/Wirksamkeit) Strategische Ebene Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

1.1.1. Strategie Handlungsrahmen für kirchliche Arbeit und Organisation Handlungsrahmen für Veränderungen des kirchlichen Umfeldes Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

1.1.1. Standardziele Standardziele sind Ziele der vorhandenen Aufgaben ohne Veränderungsbedarf Sie können bei veränderten Rahmenbedingungen zu strategischen Zielen werden Beispiel: Die Pastoralausbildung deckt den langfristigen Bedarf. Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

1.1.1. Strategische Ziele Mit den strategischen Zielen werden Schwerpunkte und nicht das komplette Aufgabenspektrum der Organisation abgebildet Sie werden vom Entscheidungsgremium (z. B. Synode) vorgegeben Beispiel: Familienarbeit (z. B.: Wir sind in Familien als Kirche präsenter.) Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

1.1.1. Operative Ziele Sowohl strategische Ziele, als auch die Standardziele werden durch operative Ziele umgesetzt Die nachgeordnete Ebene formuliert die operativen Ziele und die zu ergreifenden Maßnahmen und reflektiert sie mit der strategischen Ebene Mit der Verabschiedung der zugehörigen Mittel werden die operativen Ziele mittelbar beschlossen Beispiel: Familienarbeit (Die Angebote für die kindliche Früherziehung sind zum Ende der Haushaltsperiode um 10 % gestiegen.) Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

Spezifisch (Das Ziel muss konkret beschrieben werden) 1.1.2. Zielbeschreibung Als Ziele sind nicht Aufgaben oder Tätigkeiten zu beschreiben, sondern der Zustand (Ergebnis), der erreicht werden soll und zwar so, als sei er schon erreicht. Operative Ziele sind daher: Spezifisch (Das Ziel muss konkret beschrieben werden) Messbar (Für das Erreichen des Zieles müssen konkrete Messgrößen – quantitativ und qualitativ - bestimmbar sein) Angemessen (akzeptabel, anspruchsvoll, den Verhältnissen entsprechend) Realisierbar (liegt die Erreichung des Ziels im Steuerungsbereich des Verantwortlichen, z. B. stehen die Ressourcen zur Verfügung?) Terminiert (wann soll das Ziel – der Zustand - erreicht sein?)

1.1.2. Zielerreichung Zur Zielerreichung ist es notwendig, Leistungen zu definieren. Leistungen sind: zielorientierte geplante mit Prozessen und dem Einsatz von Ressourcen verbundene Handlungsergebnisse für einen oder mehrere Empfänger Beispiel: Bedarfsdeckende Familienarbeit für alleinerziehende Väter und Mütter Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

1.1.3. Kommunikation für Zielfindung Strategieklausur der Entscheidungsebene Strategiebeschluss der Entscheidungsebene Formulierung der operativen Ziele mit Maßnahmen und Projekten Rückkopplung zur Entscheidungsebene Leistungs- und Ressourcenplanung Interne Planungs-vorbereitung Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

Operative Ziele im Haushaltszyklus 1.1.3. Zielfindungszyklen Strategische Planung und Prüfung der strategischen Ziele in der Regel alle 6 Jahre - Empfehlung: in der Mitte der Legislaturperiode der Synode Operative Ziele im Haushaltszyklus Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

1.2.1. Zielerreichung (Messbarkeit) Auf welche Ebenen sollen Ziele gemessen werden? Operative Ziele, Projekte, Maßnahmen Strategie Vision/Leitbild Auftrag Diese Ebenen sind für (Steuerungs- und) Berichtszwecke relevant Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

1.2.2. Zieldimensionen In der Regel bestehen Ziele aus drei Dimensionen: Sachdimensionen Was soll erreicht werden? Qualitätsdimensionen Wie, in welcher Güte, soll die Leistung erbracht werden? Formaldimensionen Mit welchen Vorgaben ist die Erreichung der Sach- und Qualitätsdimensionen zu gewährleisten? Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

1.2.3. Zielerreichung erfassen Berechnung ... was ist aus den vorhandenen Zahlen berechenbar? z. B. Veranstaltungskosten Zählung/Messung ... was ist (mit sinnvollem Aufwand) zählbar/messbar? z. B. Teilnehmendenzahlen Beobachtung ... was ist von dem, was nicht messbar ist, beobachtbar? z. B. Begeisterung Ableitung (Rückschlüsse) ... was ist von dem, was nicht direkt beobachtbar ist, ableitbar? z. B. Stichproben Schätzung ... was ist von dem, was nicht ableitbar ist, schätzbar? z. B. große Teilnehmendenzahlen Nicht erfassbar ... Weniges, das nicht erfassbar ist! Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

1.2.3. Was sind Kennzahlen? Kennzahlen = quantitative Daten, die in konzentrierter Form über (wirtschaftliche, ...) Fakten, Tendenzen und Vorgänge informieren und einen raschen Überblick erlauben Als absolute Größe (z. B. 150 Teilnehmende) und als relative Größe (z. B. +15%; Quoten) Beispiele: Zahl der Gemeindeglieder Zahl der Familien Auslastung der Angebote Taufen (absolut und Taufen je Tausend Einwohner) Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

1.2.3. Was sind Indikatoren? Indikatoren Beispiele: sind ein Ersatz für Messgrößen. Sie werden herangezogen, wenn jene nicht exakt oder nur mit viel Aufwand ermittelbar sind sind leicht erhebbar und lassen Rückschlüsse auf die Zielerreichung zu bedürfen der Vereinbarung Beispiele: Zuzug von Familien (als Indikator für künftige Nachfrage) Warteliste (für die Qualität des Angebotes) Engagement als Ehrenamtliche (für Akzeptanz und Mitgliederbindung) Anzahl der Teilnehmenden durch Mund-zu-Mund-Propaganda Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

1.2.3. Mengenindikatoren bilden das Erreichen der Sachdimension ab Beispiel Familienarbeit: Sachdimension „Beratung, Wissensvermittlung“ Beteiligung an Gesprächen (Prozentsatz der Beteiligten) messen das Erreichen der Formaldimension, meist über konkrete Kennzahlen Formaldimension „Effizienz“ eingesetzte Gesamtkosten in Bezug zu erreichten Familien Kostenentwicklung absolut und relativ zum Gesamtbudget Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

1.2.3. Qualitätsindikatoren bilden das Erreichen der Qualitätsdimension ab Beispiel Familienarbeit: Qualitätsdimension „kompetent, freundlich“ Besuch von Fortsetzungsveranstaltungen Feedback, Fragebogen nach Veranstaltung können auch quantitative Indikatoren sein Anzahl Anmeldungen, Anzahl Stornierungen Anzahl der Teilnehmenden am Anfang und am Ende einer Veranstaltung Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

2. Berichtswesen Berichtswesen ist die zielbezogene Informationsversorgung zu Steuerungszwecken Beispiele: Verknüpfung der Ziele mit dem dafür nötigen Ressourceneinsatz im Haushaltsbuch, Berichte über die Erreichung der Ziele Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

2.1. Grundlagen für ein Berichtswesen Eindeutige Zuordnung der Ressourcen zu Aufgaben/Leistungen, Regelung über eine einheitliche Buchungssystematik Zweckmäßige Aufbauorganisation (Einheit von Aufgaben, Kompetenzen, Fach- und Ressourcenverantwortung) Auf die Leistungserstellung abgestimmte Ablauforganisation Einführung der Leistungsdokumentation Klarheit über Berichterstatter, -empfänger, -inhalte, - formen, -zyklen Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

2.1. Methodische Voraussetzungen Klare Beschreibung der Ziele und ihrer Messgrößen (Kennzahlen und/oder Indikatoren) Eindeutige Beschreibungen der Aufgaben und Leistungen, über die berichtet werden soll Es muss differenziert werden, ob über die Zielerreichung und/oder über die Aufgabenerfüllung zu berichten ist Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

2.2. Berichtszwecke Vorbereitung von Entscheidungen Darstellung und Analyse der Ergebnisse Auslösen von Handlungen (Konsequenzen/Empfehlungen) Dokumentation (Dokumentationszweck: Beweis, Veranschaulichung, Archivierung, ...) Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

2.3. Berichtsempfänger Berichtsempfänger sind alle entscheidenden, beratenden und steuerenden Leitungsebenen Beispiele: Synode, Kirchenleitungen, Kollegium, Dezernate, Leitende von Diensten und Werken, … Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

2.4. Herausforderung 1: Aktualität Die Berichte sind zeitnah zu erstellen Entscheidend für den Berichtszeitpunkt ist nicht der Zeitpunkt der Entstehung der Information, sondern der Zeitpunkt der Informationsnotwendigkeit der Adressaten Bericht Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

2.4. Herausforderung 2: Datenflut Aus allen verfügbaren Informationen gilt es nur diejenigen zu extrahieren, die für den Berichtszweck erforderlich und geeignet sind Informationspotenzial Bericht Filtern Verdichten Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

2.4. Herausforderung 3: Qualität Die Qualität der Berichte hängt entscheidend von der Qualität der zugrunde liegenden Daten ab Qualität der Daten Qualität des Berichts Bericht Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

2.4. Herausforderung 4: Verständlichkeit Die Information muss in leicht zu erfassender Weise präsentiert werden Acht-ung Achtung Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

2.4. Herausforderung 5: Relevanz leben Kenntnisnahme und Verwendung der Berichte muss durch Führung vorgelebt und gefördert werden Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

2.5. Berichtsgestaltung Berichtsfrequenz Berichtsstandard der Rhythmus ist regelmäßig (z. B. Jahres-, Quartal-, Monats-Berichte) der Zeitpunkt ist durch ein bestimmtes Ereignis ausgelöst (z. B. immer nach Ende der Veranstaltung) Inhalt und Zeitpunkt entsprechen der konkreten Nachfrage Berichtsstandard Auswahl, Verdichtung und Darstellung der relevanten Informationen (z. B. Trendlinien statt Datenwüste) Plan, Ist und Abweichung bezogen auf Berichtsperiode und Steuerungsperiode Kommentierung der Berichte: Problembeschreibung, Problemhistorie und Lösungsvorschläge Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

2.5. Berichtsgestaltung Typische Gliederung für Berichte Ziele und Leistungen Zahlen (Soll-/Ist-Vergleich) Erläuterungen/Rückblick Entwicklungen und Tendenzen für die Zukunft ggf. Handlungsempfehlung Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

2.6. Einführung des Berichtswesens Startworkshop Steuerungsverständnis Ziele und Aufgaben des Berichtswesens Projektgruppe Ist-Analyse Workshops mit einzelnen Organisations- einheiten Zusammen- fassung der Ergebnisse Konsolidierung zu einem Gesamt- konzept und Beschluss Aktive Nutzung des Berichts- wesens Ableitung von Leitfäden und Handreichungen Schulungen und technische Einrichtung Evaluation und konti- nuierliche Anpassung Juni 2012, AG Outputsteuerung und Zielorientierung

Aufbau der Leistungsplanung Anlage : Berichtsmuster aus der EKiBa Aufbau der Leistungsplanung A Grundsätzlicher Auftrag der Organisationseinheit B1 Rückblick auf die Tendenzen und Entwicklungen des letzten Planungszeitraumes B2 Tendenzen und Entwicklungen im neuen Planungszeitraum C Ziele im Planungszeitraum C1 Standardziele C2 Umsetzung der strategischen Ziele D Tätigkeiten und Leistungen E Zieldokumentation E1 Standardziele E2 Umsetzung der strategischen Ziele

Haushaltsbuch 1.2.1 Öffentlichkeitsarbeit Berichtsmuster EKiBa

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