Controlling der IT-Kosten mit der Standardsoftware SAP/R3 -Ein Pragmatischer Ansatz- Weispfennig; 07. März 2005
Verrechnungskonzept –intern- Verrechnungskonzept –extern- Agenda Rahmenbedingungen CO-Konzept Stammdaten Kontierungshandbuch Verrechnungskonzept –intern- Verrechnungskonzept –extern- Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005
Einführung des kaufm. Rechnungswesen zum 01.01.2003 I. Rahmenbedingungen Einführung des kaufm. Rechnungswesen zum 01.01.2003 Einführung einer Anlagenbuchhaltung Durchführung einer Inventur zum Stichtag 31.12.2002 Beibehaltung kameraler Berichtspflichten Einführung der Software SAP R3 mit den Modulen: FI CO FI/AA FM Weispfennig; 07. März 2005
Aufbau eines Kontierungshandbuch sowie Anpassung II. CO-Konzept Stammdaten Kostenstellen Kostenarten Kostenträger Aufbau eines Kontierungshandbuch sowie Anpassung der internen Geschäftsprozesse Verrechnungskonzept für RZ interne Verrechnungen Verrechnungskonzept für externe Verrechnungen (auf RZ-Kunden) Aufbau eines Kennzahlensystems Ermittlung der Leistungszahlen Weispfennig; 07. März 2005
II. CO-Konzept: a. Stammdaten Organisationsstruktur Kostenstellen 105000 Leitung/Verwaltung 105100 IT-Infrastruktur 105200 Lehre und Studium Primäre Kostenarten (Beispiele) 603000 EDV-Verbrauchsmaterial 603100 Büromaterial 616430 DV-Hardware Wartung 672000 Aufwendungen für Nutzungsrechte 680000 Porto- und Versandkosten 680300 Nutzungsentgelte DV-Netze Sekundäre Kostenarten (Beispiele) U_RZ_PK Umlage Personalkosten RZ U_RZ_SK Umlage Sachkosten RZ Sachkonten aus FI (angelehnt an IKR) Nur für CO Weispfennig; 07. März 2005
So detailliert wie möglich, um Aussagen zu erhalten. II. CO-Konzept: a. Stammdaten c. Kostenträger (Beispiele) TSR_Netz TSR_User_Ver TSR_E_Mail TSR_WWW TSR_Compute TSR_Archiv TSR_File TSR_D_A4A3 TSR_D_A2A0 TSR_SW_MGMT TSR_Pool_UNX TSR_Pool_Win TSR_USC Abgeleitet von Dienstleistungskatalog So detailliert wie möglich, um Aussagen zu erhalten. So aggregiert wie notwendig, um Einzelkostenbuchungen zu ermöglichen. Weispfennig; 07. März 2005
Zuordnung Haushaltsmanagement (Kameralistik) II. CO-Konzept: a. Stammdaten Zuordnung Haushaltsmanagement (Kameralistik) Kostenstellen 105000 Leitung/Verwaltung 105100 IT-Infrastruktur 105200 Lehre und Studium Finanzstelle RZ N:1 Innenaufträge Kostenträger: TSR_Netz TSR_E_Mail TSR_Compute etc. Wiplan 1-03-G-IUK 1-03-B-IUK 2-03-G-IUK 2-03-B-IUK Fonds Weispfennig; 07. März 2005
Ausschnitt II. CO-Konzept: b. Kontierungshandbuch Weispfennig; 07. März 2005
Verrechnungskonzept –intern- Verrechnungskonzept –extern- Agenda Rahmenbedingungen CO-Konzept Stammdaten Kontierungshandbuch Verrechnungskonzept –intern- Verrechnungskonzept –extern- Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005
II. CO-Konzept: c. Verrechnungskonzept –intern- 1. Verrechnung der Gemeinkosten auf RZ-Kostenträger Verrechnung der Personalkosten Verrechnung der Sachkosten Kostenträger RZ Statistischer Auftrag: Wiplan Echte Aufträge: TSR_WWW TSR_Pool_Win TSR_Compute . Kostenstellen RZ 105000 105100 105200 105099 Statistische B. Echte B. Kostenstellen RZ 105000 105100 105200 105099 Statistische B. Echte B. 1. Verrechnung GK auf KTr Weispfennig; 07. März 2005
II. CO-Konzept: c. Verrechnungskonzept –intern- 1. Verrechnung der Gemeinkosten auf RZ-Kostenträger Kostenträger TSR_Netz TSR_User_Ver TSR_E_Mail TSR_Win TSR_WWW TSR_Compute TSR_Archiv TSR_File TSR_D_A4A3 TSR_D_A2A0 TSR_SW_MGMT TSR_Pool_UNX TSR_Pool_Win TSR_USC TSR_Kurse TSR_E_Learn TSR_Doku Kostenstellen 105000 Leitung und Verwaltung 105100 IT-Infrastruktur 105200 Lehre und Studium Weispfennig; 07. März 2005
II. CO-Konzept: c. Verrechnungskonzept –intern- Verrechnung der Personalkosten (Ausschnitt: Arbeitsanteile je KTr) Kennzahl! Weispfennig; 07. März 2005
II. CO-Konzept: c. Verrechnungskonzept –intern- Ermittlung der Personalkosten je KST Hier Beispieldaten: Aktivbezüge der Planstellen Berechnung der PK je KTr Proportionale Verteilung der KST Verwaltung auf KTr Weispfennig; 07. März 2005
II. CO-Konzept: c. Verrechnungskonzept –intern- b. Verrechnung der Sachkosten Ist-Situation (gebuchte Rechnungen in 2003): Kostenstelle 105000 = 7.885 Kostenstelle 105100 = 8.369 Kostenstelle 105200 = 2.819 Gesamt GK = 19.073 Einzelkosten auf Innenaufträge = statistische Buchungen auf KST 396.524 = ca. 95% aller Kosten (ohne Afa, ohne PK) Verrechnung der Gemeinkosten proportional zu den Personalkosten Weispfennig; 07. März 2005
Ergebnis der Vollkostenrechnung Jahresabschluß 2003 –Ausschnitt- II. CO-Konzept: c. Verrechnungskonzept –intern- Ergebnis der Vollkostenrechnung Jahresabschluß 2003 –Ausschnitt- Netz User_Ver E_Mail Win WWW Compute Gemeinkosten 4.910 1.440 1.368 734 833 1.390 Einzelkosten 153.112 2.300 1.303 371 1.156 27.960 Personalkosten (PK) 379.617 111.343 105.752 56.733 64.398 107.447 PK in % 23,5% 7,2% 6,4% 3,5% 4,2% 2,4% Gesamtkosten (GK) 537.639 115.083 108.423 57.838 66.387 136.797 GK in % 26,2% 5,6% 5,3% 2,8% 3,2% 6,7% SW_MGMT Pool_UNX Pool_Win USC Kurse E_Learn 473 1.080 1.714 1.722 248 450 64.608 18.724 41.142 9.794 185 49.972 114.190 181.273 182.023 26.200 47.575 3,4% 7,7% 11,8% 11,9% 1,8% 115.053 133.994 224.129 193.538 26.448 48.210 6,5% 10,9% 9,4% 1,3% 2,3% Weispfennig; 07. März 2005
Verrechnungskonzept –intern- Verrechnungskonzept –extern- Agenda Rahmenbedingungen CO-Konzept Stammdaten Kontierungshandbuch Verrechnungskonzept –intern- Verrechnungskonzept –extern- Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005
Zuordnungstabelle Kennzahlen/Kostenträger -Ausschnitt- II. CO-Konzept: d. Verrechnungskonzept –extern- Zuordnungstabelle Kennzahlen/Kostenträger -Ausschnitt- KTr Stat. Kennz. Bezeichnung Einheit Netz DB E_Mail Win WWW Compute Anschlüsse ST X ACC Accounts (X) EMAILS Anzahl EMA_VO Volumen Email GB ANF Anfragen Server Nutzung W_V Speicherplatz WWW COM_ZEI Rechnerzeit CPU/Min COM_PR Auslastung Prozent Weispfennig; 07. März 2005
Beispiel: TSR_Compute II. CO-Konzept: d. Verrechnungskonzept –extern- Beispiel: TSR_Compute Weispfennig; 07. März 2005
Verrechnungskonzept –intern- Verrechnungskonzept –extern- Agenda Rahmenbedingungen CO-Konzept Stammdaten Kontierungshandbuch Verrechnungskonzept –intern- Verrechnungskonzept –extern- Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005
III. Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005
III. Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005
III. Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005
1. BEISPIEL 2. 3. 4. III. Umsetzung in SAP Prozess der RZ-internen Verrechnungen 1. Alle Kosten alle Kostenstelle Verteilung Hilfskostenträger BEISPIEL Personalkosten Umlage Kostenstelle 105100 Kostenstelle 105200 2. TSR_Email TSR_WWW TSR_Netz … Kostenträger 3. Kostenstelle 105000 Umlage Sachkosten Umlage alle Kostenstelle 4. Weispfennig; 07. März 2005
III. Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005
III. Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005
III. Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005
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III. Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005
III. Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005
III. Umsetzung in SAP Weispfennig; 07. März 2005