Bedarfsorientierte Beschaffung SAP Best Practices for Retail

Einsatzmöglichkeiten, Vorteile und wichtige Arbeitsschritte Am Anfang dieses Szenarios stehen die erforderlichen Planungsschritte. Die Prognoseprozesse und verschiedenen verbrauchsgesteuerten Dispositionsverfahren. Anschließend wird das Schema der Bezugsquellenfindung in SAP ERP kurz skizziert und die verschiedenen Möglichkeiten werden aufgezeigt. Im Bestellprozess wird Ihnen das Arbeiten mit der Dispositionsworkbench erläutert. Die Bestelloptimierung umfasst Mengenoptimierung, Investment-Buying, Bestellbündelung und Wareneingangs-Kapazitätsprüfung. Im letzten Abschnitt wird die Einsatzmöglichkeit der Lieferantenbeurteilung als eine Komponente zur optimierten Beschaffung von Waren gezeigt. Vorteile In Verbindung mit der artikelgenauen Bestandsführung liegt eine präzise Datenbasis zur Nutzung der umfassenden Bedarfsplanungsmethoden von SAP ERP. Die zentrale Aufgabe der Bedarfsplanung ist die Überwachung der Bestände und insbesondere die automatische Generierung von Bestellvorschlägen für den Einkauf. Mit der Dispositionsworkbench und umfassenden Funktionen zur Bestelloptimierung und Lieferantenbeurteilung können Sie den gesamten Prozess der bedarfsorientierten Beschaffung abwickeln. Wichtige Arbeitsschritte Bedarfsplanung Planungslauf Bezugsquellenfindung Kontraktbearbeitung Dispositionsworkbench Bestelloptimierung Bestellmonitoring Lieferantenbeurteilung

Erforderliche SAP-Anwendungen und Unternehmensrollen SAP Enhancement Package 6 for SAP ERP 6.0 Unternehmensrollen Retail Einkäufer für wiederbeschaffbare Ware Retail Einkäufer für wiederbeschaffbare Ware – Power User Retail Einkäufer für wiederbeschaffbare Ware – Manager Retail Disponent Retail Disponent – Power User Retail Stammdaten Manager Lagerleiter

Bedarfsorientierte Beschaffung – Bedarfsplanung Ablaufdiagramm Bedarfsorientierte Beschaffung – Bedarfsplanung Ereig-nis Ware vom LKW abladen Retail Einkäufer für wiederbeschaffbare Ware Dispositions-verfahren Maschinelle Bestellpunkt-disposition Dispositions-verfahren Rhythmische Disposition Dispositions-verfahren Rhythmische Disposition mit Bestellpunkt-disposition Einzelprognose aus dem Artikelstamm durchführen Dispositions-verfahren Stochastische Disposition Retail Disponent Optional: Planungs-vormerkdatei Alternativ: Einzelprognose aus dem Menü durchführen Optional: Nachbereitung der Prognose-ergebnisse Optional: Auswertung der Planungs-ergebnisse Bestellan-forderung in Bestellung umwandeln Einzelplanung einstufig durchführen Retail Einkäufer für wiederbeschaffbare Ware – Power User Wareneingang in Verteil-zentrum eingeben

Bedarfsorientierte Beschaffung – Bezugsquellenfindung Ablaufdiagramm Bedarfsorientierte Beschaffung – Bezugsquellenfindung Retail Disponent Retail Einkäufer für wiederbeschaffbare Ware Bezugsquelle: Orderbuch Orderbuch pflegen Automatische Umwandlung einer Bestell-anforderung in eine Bestellung Bestellung mit Bezug auf Bestell-anforderung anlegen Bezugsquelle: Einkaufsinfo-satz Bestellan-forderung anlegen Retail Einkäufer für wiederbeschaffbare Ware – Power User Wareneingang in VZ Ereig-nis Ware vom LKW abladen Retail Disponent – Power User Kontrakt anlegen Bestellan-forderung (Bezugsquelle zuordnen) Abruf-bestellung zum Kontrakt Automatische Umwandlung von Best.anf. in Best. Einkaufsinfo-satz anzeigen

Bedarfsorientierte Beschaffung – Kontraktbearbeitung Ablaufdiagramm Bedarfsorientierte Beschaffung – Kontraktbearbeitung Retail Disponent Retail Einkäufer für wiederbeschaffbare Ware Kontrakt anlegen Bestellan-forderung anlegen Wareneingang im Verteil-zentrum Abrufdoku-mentation anzeigen Auftrag für Kontrakt freigeben Retail Einkäufer für wiederbeschaffbare Ware – Power User Retail Disponent – Power User

Ablaufdiagramm Bedarfsorientierte Beschaffung – Bestellprozess und Lieferantenbeurteilung Retail Disponent Retail Einkäufer für wiederbeschaffbare Ware Retail Einkäufer für wiederbeschaffbare Ware – Power User Stammdaten des Artikels Bestellstorno Online-Bedarfs-planung Wareneingang im Verteil-zentrum Verbrauchs- und Prognose-werte prüfen Bestellung über eCATT anlegen Bestand prüfen Auftrags-freigabe Lagerkosten Bestellung anlegen Verfalls-datum/MHD (nur für Lebensmittel)

Ablaufdiagramm Bedarfsorientierte Beschaffung – Bestellprozess und Lieferantenbeurteilung (Forts.) Retail Stammdaten Manager Retail Einkäufer für wiederbeschaffbare Ware Retail Einkäufer für wiederbeschaffbare Ware – Power User Retail Einkäufer für wiederbesch. Ware – Power User Stammdaten des Artikels Bestellstorno Online-Bedarfs-planung Wareneingang im Verteil-zentrum Verbrauchs- und Prognose-werte prüfen Bestellung über eCATT anlegen Bestand prüfen Auftrags-freigabe Zahlungs-bedingungen Einzel-prognose Lagerkosten Bestellung anlegen Verfalls-datum/MHD (nur für Lebensmittel) Zukünftige Preis-änderungen Prognose-werte pflegen Prognose durchführen Bedarfs-ermittlung für Investment-Buying Return on Investment Investment-Buying-Analyse

Ablaufdiagramm Bedarfsorientierte Beschaffung – Bestellprozess und Lieferantenbeurteilung (Forts.) Retail Einkäufer für wiederbeschaffbare Ware – Manager Retail Einkäufer für wiederbeschaffbare Ware – Power User Retail Disponent – Power User Lieferanten-beurteilung manuell pflegen Wareneingang in Verteil-zentrum anlegen Automatische Neubeur-teilung Offene Bestellung anzeigen Bewertung von Artikeltyp/ Warengruppe durchführen Ranglisten Wareneingang in Verteil-zentrum anlegen Statusdaten für Bestellkopf anzeigen Bestellung anlegen Einzel-prognose Bestellhistorie anzeigen Einzelplanung einstufig durchführen Bestell-anforderung in Bestellung umwandeln Automatische Bestell-bündelung Ergebnisliste Bestell-bündelung Manuelle Bestell-bündelung

Bedarfsplanung

Zielsetzung Automatisierung des Beschaffungsprozesses auf Betriebsebene Bestandsüberwachung eines Betriebs Zentrale und verteilte Anwendung

Bedarfsplanung: Prognosemodell Grundwert Trendwert Saisonkennzahlen Konstantes Modell Trendmodelle Saisonale Modelle Saisonale Trendmodelle Manuell Modelle Parameter Automatische Modellauswahl Automatisch T: Trendtest S: Saisontest A: Test für Trend und Saison Manuelle Modellauswahl mit zusätzlichem automatischen Test Auswahl

Bedarfsplanung: Übersicht Dispositions- merkmal Bedarfs- planung Verbrauchs- werte 10/2000 987 11/2000 1000 12/2000 1251 Bestell- anforderung Position 10 Position 20 Bestellung Prognose- indikator ? Artikel Prognose

Prognoseanwendungen Prognoseanwendungen Bestellpunkt- disposition Berechnung des Bestell- punkts und Sicherheits- bestands durch die Prognose Die Prognosewerte werden als Bedarfe kopiert und ersetzen den Bestell- punkt. bestands durch die Prognose Bestellpunkt- disposition als Bedarfe kopiert. Der Planungslauf wird nur an vordefinierten Terminen durchgeführt. Die rhythmische Disposition kann in Kombination mit der Bestellpunktdisposition angewendet werden. Stochastische Planung Rhythmische

Bezugsquellenfindung

Bestellung: Bezugsquellenfindung Quotierung ? 60% 40% 2 Orderbuch Rahmenverträge Bestell . infosätze Regellieferant anforderung OHNE Bezugsquelle Artikel PCS-04-MRP201 für VZ01 50 St. 3 MIT Bezugsquellenind. 1 Bestands- Liefer- - pläne Lieferbetriebe • Suche externer Bezugs- quelle interner Bezugs- einer int. Bezugsquelle dann , einer externen Quelle einer ext. Bezugsquelle einer internen Quelle Bestellung Lieferant PCS-V201 Art. 3214 20 Art. 5110 15 BANF ?? 5 4 Versor-gungs- gebiet R3001

Auftragsabwicklung

Dispositionsworkbench Auswahl des Arbeitsvorrats - Betrieb - Lieferant Materialauswahl - Disponent - Warengruppe Vorgabewerte - Positionstyp - Kontierungstyp Steuerung - Sortieralgorithmen Anwendungseinstellungen - Anzeige Arbeitsvorrats- einstellungen - Reihenfolge - Bearbeiteten Arbeitsvorrat ausblenden Manuelle Planung Ebenen mit einem Element erweitern Symbole anzeigen Startvariante Internetdienste Allgemeine Einstellungen WWW E-Mail

Dispositionsworkbench: Manuelle Planung Dispositionsworkbench mit integrierter manueller Planung Personalisierung des Arbeitsvorrats Einfache Navigation in der Anzeige im Baumstrukturformat Anzeige von weiteren Informationen, z.B. Betriebs- oder Lieferantenstammdaten Direkter Zugriff auf das Internet oder das E-Mail-System Personalisierung der Arbeitsvorratsicht Manuelle Planung Anzeige der Verbrauchsdaten und/oder Prognosedaten Verwendung von Restriktionsprofilen Automatisch generierte Bestellanforderungen

Bestelloptimierung

Mengenoptimierung: Rundungsprofile 0 Keine Rundung 1 Aufrunden auf ein Vielfaches der Bestell-/Verkaufs-ME 2 Aufrunden auf Bestell-/Verkaufs-/logistische ME 3 Aufrunden auf Bestell-/Verkaufs-/logistische ME, Nullmenge nur für Bestellmengeneinheit Zulässige Mengeneinheiten prüfen, die von Lieferanten oder Empfängern verwendet werden Rundungsmethode Rundungsregel Mengeneinheitengruppe Dynamisches Profil AME % auf % ab KAR 70.0 10.0 LAG 80.0 10.0 PAL 90.0 10.0 Dynamische Rundungsprofile

Investment-Buying: Einsatzmöglichkeiten Investment-Buying ist eine Methode zur Ermittlung von Beschaffungsvorschlägen, die zukünftige Preiserhöhungen berücksichtigen und durch eine externe Beschaffung zu decken sind. Das Ziel von Investment-Buying ist die Beschaffung von Artikeln in geeigneten Mengen zur rechten Zeit so preiswert wie möglich unter Berücksichtigung verschiedener Einflussfaktoren

Investment-Buying: Übersicht Offene Bestell- mengen Lagerbestand ROI-Parameter Prognose Investment- Buying- Analyse Protokoll Aufzeichnung der zu beschaffenden Positionen Bestell- anforderungen - Arbeitsvorrat Be- stellungen Einkaufspreis- konditionen Einkaufspreis höher als künftiger Preis Tatsächlicher ROI ist kleiner als erforder-licher ROI Storno Berechnung der Bestellmenge Auswahl von Konditions-änderungen Auswahl relevanter Artikel (Infosatz) Simulation des Einkaufspreises Berechnung des ROI

Bestellbündelung Die Bestellbündelung wird eingesetzt, um Bestellungen und andere Anforderungen unter Berücksichtigung der Beschaffungseinschränkungen zu gruppieren und dadurch die Beschaffungskosten zu senken.

Bestellbündelung – Überblick Bedarfsplanung Bedarfsplanung Aktionsaufträge Best.- anf. . ... Bestellanford. . ... Best.- anf. . ... Andere Auftrags- prozesse Ohne vorhandene Bestellanforderungen Anforderungs- elemente Bestellung ... Lieferant 326 Automatischer Bestellbündelungs-prozess Simulation Listenprozess Manuelle Bestell-bündelung EDI an Lieferant EDI an K

Kapazitätsprüfung Wareneingang Bisher stand keine Prüfung zur Verfügung, um die ausreichende Kapazität für das Lieferdatum einer geplanten Lieferung im Wareneingangsbereich eines Lagers festzustellen. Wenn die Waren an ein Lager geliefert werden, das keine freien Kapazitäten hat, kann es zu einem Engpass im Wareneingangsbereich des Lagers kommen. Gleichzeitig verfügt ein anderes Lager evtl. über ausreichende Kapazitäten. Vorteile für Einzelhändler und Lieferant: Durch die Berücksichtigung der Wareneingangskapazität werden potenzielle Engpässe vermieden. Die Kapazität der Wareneingangsbereiche des Einzelhändlers wird bei der Lieferdatumsplanung des Lieferanten berücksichtigt. Der Lieferant kann die Lieferungen besser einplanen, da das geplante Zeitfenster für Anlieferungen bindend ist.

Lieferantenbeurteilung

Funktionen der Lieferantenbeurteilung Liefertermine Preise Mengen WE-Prüfungen Qualitätsaudits Reklamationen Lieferant C Regellieferant für Artikel 1 ? Lieferant A Lieferant B Lieferantenbeurteilung

Automatische Teilkriterien: Übersicht Hauptkriterien Teilkriterien Preis Preisstufe Preisentwicklung Qualität WE-Prüfung Reklamationen Audit Lieferung Liefertermintreue Mengentreue Versandvorschriften Bestätigung Service

Analysen zur Lieferantenbeurteilung TREFFERLISTE Allgemeine Lieferantenbeurteilung Insgesamt Preis Preis Qual Qual . . Lief Lief . . Service Service Lieferant B 90 92 90 93 85 Lieferant A 84 75 92 88 81 Lieferant C 81 90 76 74 84 Analyse zum Artikel und zur Warengruppe Lieferantenbeurteilung Insgesamt Preis Preis Qual Qual . . Lief Lief . Service Service Lieferant A 88 81 93 92 86 Lieferant C 81 90 76 74 84 Beurteilungsvergleich Allgemeine Lieferantenbeurteilung Beurteilung für Artikel 1 Insgesamt Preis Preis Qual Qual . . Lief Lief . Service Service Insgesamt Preis Preis Qual Qual . . Lief . Service Service Lieferant A 84 75 92 88 81 88 81 93 92 86

Legende Symbol Beschreibung Verwendungs- hinweise Symbol Beschreibung Band: Kennzeichnet eine Benutzerrolle, wie z. B. Rechnungsprüfer oder Vertriebsbeauftragter. Dieses Band kann statt einer bestimmten Rolle auch eine Organisationseinheit oder eine Gruppe kennzeichnen. Die anderen Ablaufsymbole in dieser Tabelle befinden sich in diesen Zeilen. Ihnen stehen genügend Zeilen für alle Rollen im Szenario zur Verfügung. Das Rollenband enthält die für diese Rolle üblichen Aufgaben. Externe Ereignisse: Enthält Ereignisse, die das Szenario starten bzw. beenden oder den Ablauf der Ereignisse im Szenario beeinflussen. Ablauflinie (durchgehend): Diese Linie kennzeichnet die normale Abfolge der Schritte und die Richtung des Ablaufs im Szenario. Ablauflinie (gestrichelt): Diese Linie zeigt den Ablauf seltener oder bedingter Aufgaben in einem Szenario an. Die Linie kann auch auf mit dem Ablauf verbundene Dokumente verweisen. Verbindet zwei Aufgaben in einem Szenario-ablauf oder einem Ereignis, das keinen Schritt darstellt. Geschäftsaktivität/-ereignis: Kennzeichnet eine Aktion, die entweder in das Szenario hinein oder aus dem Szenario hinaus führt oder einen externen Prozess, der sich während des Szenarios ereignet. Entspricht keinem Aufgabenschritt im Dokument. Einheitenprozess: Kennzeichnet eine Aufgabe, die in dem Szenario Schritt für Schritt behandelt wird. Entspricht einem Aufgabenschritt im Dokument. Prozessreferenz: Wenn das Szenario insgesamt auf ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier die Nummer und den Namen dieses Szenarios an. Teilprozessreferenz: Wenn das Szenario teilweise auf ein anderes Szenario verweist, geben Sie hier die Nummer, den Namen und die Schrittnummer dieses Szenarios an. Prozessentscheidung: Kennzeichnet einen Entscheidungs-/Verzweigungspunkt, an dem der Anwender eine Wahl treffen muss. Linien stellen unterschiedliche Wahlmöglichkeiten dar, die von den verschiedenen Eckpunkten des Rhombus ausgehen. Entspricht i. d. R. keinem Aufga-benschritt im Dokument; steht für eine Wahl, die nach der Durch-führung eines Schrittes getrof-fen werden muss. Symbol Beschreibung Verwendungs-hinweise Zum nächsten/vom letzten Diagramm: Führt zur nächsten/vorherigen Seite des Diagramms. Ablaufdiagramm wird auf der nächsten/vorherigen Seite fortgeführt. Papierausdruck/Dokument: Kennzeichnet ein gedrucktes Dokument, einen gedruckten Bericht oder ein gedrucktes Formular. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um ein Dokument darzustellen, das durch einen Aufgabenschritt generiert wird; von dieser Form gehen keine Ablauflinien aus. Finanzielle Istdaten: Kennzeichnet einen Finanzbuchungsbeleg. Budgetplanung: Kennzeichnet einen Budgetplanungsbeleg. Manueller Prozess: Stellt eine Aufgabe dar, die manuell durchgeführt wird. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; wird stattdessen verwendet, um eine Aufgabe darzustellen, die manuell ausgeführt wird und den Prozessablauf beeinflusst, wie z. B. das Entladen eines LKW im Lager. Bestehende Version/Daten: Dieser Block stellt Daten dar, die durch einen externen Prozess eingespeist werden. Entspricht i. d. R. keinem Aufgabenschritt in einem Dokument; stattdessen bildet diese Form Daten ab, die aus einer externen Quelle stammen; dieser Schritt enthält keine eingehenden Ablauflinien. Systementscheidung Pass/Fail: Dieser Block stellt eine automatische, durch die Software getroffene Entscheidung dar. Entspricht keinem Aufgaben-schritt im Dokument; wird stattdessen verwendet, um eine automatische Systement-scheidung darzustellen, die getroffen wird, nachdem ein Schritt ausgeführt wurde. Diagramm-verbindung <Rolle> Papierausdruck/Dokument SAP-extern Finanzielle Istdaten Geschäfts-aktivität/ -ereignis Budgetplanung Einheiten-prozess Manueller Prozess Prozess-referenz Bestehende Version/ Daten Teil-prozess-referenz Prozess-entschei-dung System-entschei-dung: Pass/Fail